Samenwerken met icounting. Beschrijving inkooprol

Transcriptie

1 Samenwerken met icounting Beschrijving inkooprol

2 Inhoudsopgave 1 Samenwerken 3 2 Inkooprol 3 3 Hoe werkt het? 3 4 Inrichting 3 5 Inkoopfacturen verwerken 4 6 Betalingen fiatteren 5 7 Betalingen uitschrijven 9 8 Informatie over crediteuren De functie Informatie De functie Rapporten 13 9 Prijzen Slot 14 2

3 1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met icounting, waarbij u gebruik maakt van de inkooprol. In deze gebruikershandleiding wordt het proces van inboeken en betalen van inkoopfacturen via icounting beschreven. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer of via het adres info@icounting.nl. 2 Inkooprol Bij de inkooprol bent u zelf verantwoordelijk voor het inboeken van de inkoopfacturen en het betalen van uw crediteuren. Alle overige handelingen, zoals het verwerken van verkoopfacturen en het inlezen van bankafschriften worden verzorgd door icounting. Voordat u de inkoopfacturen met icounting kunt betalen, dienen de facturen in de administratie verwerkt te worden. Wij noemen dit het inboeken van de inkoopfacturen. Na het inboeken van de facturen, staan ze gereed om betaald te worden. 3 Hoe werkt het? U logt in op uw administratie bij icounting. Vervolgens boekt u of één van uw bevoegde medewerkers de inkoopfacturen in. U heeft de mogelijkheid om de facturen aan de boeking te koppelen, maar dat is aan u zelf. Voordeel hiervan is wel dat de papieren facturen niet bewaard hoeven te blijven. Vervolgens kunt u in uw administratie de facturen fiatteren en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU. In de onderstaande alinea s wordt beknopt beschreven hoe u facturen kunt inboeken, fiatteren en betalen met icounting. 4 Inrichting Voordat u kunt starten met het inboeken, fiatteren en betalen van facturen via icounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 3

4 5 Inkoopfacturen verwerken Met Boeken kunt u, of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen inboeken. U geeft in de regels aan om welke crediteur het gaat en vult het factuurnummer, de factuurdatum, het factuurbedrag, het BTW bedrag en een omschrijving in. Daarnaast dient u aan te geven op welke grootboekrekening de kosten geboekt moeten worden. Wij hebben de voorkeur om zoveel mogelijk met vaste tegenrekeningen bij crediteuren te werken, zodat u minder handelingen hoeft te verrichten. Een vaste tegenrekening kan bijvoorbeeld # 4635 Mobiele telefonie bij de leverancier KPN zijn. Door dit eenmalig in te stellen, heeft u er elke maand profijt van. Vervolgens kunt u per boeking de facturen in bijvoorbeeld PDF formaat toevoegen aan de boeking. Zo kunt u deze op een later tijdstip gemakkelijk inzien en hoeft u geen ordners meer door te bladeren op zoek naar die ene factuur. Facturen kunnen toegevoegd worden door op Documenten te klikken. 4

5 6 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw adres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF. Facturen zijn eenvoudig te openen met Documenten. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen. 5

6 Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van Betwist. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur. Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen. 6

7 Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven. Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op Fiatteren inkoopfactuur te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd. 7

8 Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op Niet gefiatteerd te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel. Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren Betalingen uitschrijven. 8

9 7 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op Documenten te klikken. Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven. Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september. 9

10 Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op direct betalen. Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen. Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op Betalingen uitschrijven. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten. 10

11 8 Informatie over crediteuren Informatie over de crediteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai. Dit geldt overigens ook voor de debiteuren. 8.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw crediteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande crediteuren te tonen. Per crediteur ziet u dan het actuele saldo. 11

12 Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per crediteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande crediteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een crediteur, wordt de crediteurenkaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de crediteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden. 12

13 8.2 De functie Rapporten Informatie over de crediteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand. Dit geldt ook voor de debiteuren. U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per crediteur per jaar af te drukken of een overzicht van het inkoopsaldo. Via Rapporten Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Deze rapporten kunt u per crediteur of van alle crediteuren tezamen afdrukken. 13

14 9 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor de inkooprol. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken Rol Functies Klant Prijs per maand icounting werkzaamheden Indicatie Tarief Inkooprol - Inkoopfacturen handmatig boeken + koppelen van PDF facturen - Betalen crediteuren 20,- - Verkoopfacturen boeken - Aanmaningen versturen - Bankafschriften inlezen - Kas inlezen - Journaalposten inlezen - Nalopen administratie 3,- per factuur 3,- per aanmaning 25,- per handeling 15,- per handeling 15,- per handeling 300,- per kwartaal Extra opties - Extra rol voor autorisatie facturen - Urenregistratie - Voorraadbeheer 5,- 75,- 75,- - Inrichten administratie 200,- eenmalig *Alle prijzen zijn excl. btw 10 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van de Inkooprol binnen icounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan! Contactgevens 1814 XC Alkmaar Telefoon: info@icounting.nl 14