Samenwerken met icounting. Beschrijving verkooprol

Transcriptie

1 Samenwerken met icounting Beschrijving verkooprol

2 Inhoudsopgave 1 Samenwerken 3 2 Verkooprol Verkoopfacturen Inkoopfacturen 3 3 Hoe werkt het? Verkoopfacturen Inkoopfacturen 4 4 Inrichting Verkoopfacturen Inkoopfacturen 6 5 Verkooporders invoeren 7 6 Informatie over debiteuren De functie Informatie De functie Rapporten 11 7 Aanmaningen versturen 12 8 Betalingen fiatteren 13 9 Betalingen uitschrijven Informatie over betalingen Prijzen Slot 20 2

3 1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met icounting, waarbij u gebruik maakt van de verkooprol. In deze gebruikershandleiding wordt het proces van het verwerken en versturen van verkoopfacturen alsmede het betalen van inkoopfacturen via icounting beschreven. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer of via het e- mailadres info@icounting.nl. 2 Verkooprol Bij de verkooprol bent u zelf verantwoordelijk voor het maken van de verkoopfacturen en de verwerking hiervan. Daarnaast kunt u met icounting uw crediteuren betalen. Alle overige handelingen, zoals het verwerken van de inkoopfacturen en inlezen van bankafschriften, kas en loonjournaalposten worden verzorgd door icounting. 2.1 Verkoopfacturen Voordat de verkoopfacturen aangemaakt kunnen worden, dient de basis van de administratie juist en volledig te worden ingevuld. Op deze manier kunnen verkoopfacturen per worden verzonden, maar per post is ook nog mogelijk. Tevens kunnen contracten maandelijks worden gefactureerd. Doordat u gebruik maakt van de verkooprol, worden de facturen automatisch in de administratie verwerkt en kunt u vanuit icounting aanmaningen versturen. Hierdoor zijn er geen dubbele systemen noodzakelijk, zijn alle verkoopfacturen correct en direct ingeboekt en per verzonden naar de klant. 2.2 Inkoopfacturen Voordat u de inkoopfacturen kunt betalen met icounting, zullen wij deze voor u verwerken via UBL. UBL staat voor Universal Business Language en geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Doordat wij werken met UBL is het voor u mogelijk om de inkoopfacturen in icounting in PDF te openen. Op deze manier kunt u de facturen altijd en overal benaderen. 3

4 3 Hoe werkt het? 3.1 Verkoopfacturen Als eenmaal de basisgegevens van de administratie zij ingevoerd, is het zeer eenvoudig factureren. U maakt de verkoopfactuur aan binnen icounting. De verkoopfactuur wordt door icounting per naar het opgegeven adres gestuurd en de factuur wordt automatisch in het systeem verwerkt. Kortom: als u factureert met icounting, zal het u tijd en portokosten besparen. Daarnaast kunt u op basis van de openstaande posten zelf bepalen welke debiteuren u wilt aanmanen via icounting. 3.2 Inkoopfacturen U stuurt uw inkoopfacturen naar uw eigen adres [KVKNUMMER@icounting.nl] of laat uw leveranciers de facturen per versturen naar dit adres. Van alle inkoopfacturen die naar uw adres bij icounting worden verzonden, krijgt u een cc bericht. Zodra wij de inkoopfacturen hebben ontvangen, zullen wij deze voor u verwerken in uw administratie. Houd er rekening mee dat de verwerking van de facturen minimaal 1 dag duurt. Vervolgens logt u of een medewerker die bevoegd is in op uw administratie bij icounting. U kunt in uw administratie de facturen bekijken en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU. In de onderstaande alinea s wordt beknopt beschreven hoe u verkoopfacturen kunt maken, inkoopfacturen kunt fiatteren en betalen met icounting. 4

5 4 Inrichting 4.1 Verkoopfacturen Voordat u kunt starten met het factureren van facturen via icounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de basisgegevens van uw onderneming ingevuld te worden, zoals de rechtsvorm van uw onderneming en uw IBAN nummer. Deze gegevens zullen op uw factuur vermeld worden en zijn van belang in verband met de factuurvereisten die door de Belastingdienst zijn gesteld. Deze basisgegevens kunt u invullen bij Tabellen Algemeen Basisgegevens algemeen. Vervolgens dient het tabblad Kamer van Koophandel ingevuld te worden. Hierbij is uw KvK-nummer van belang. 5

6 Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw afnemers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiele gegevens, zoals de betalingscondities. Deze condities kunnen zowel voor uw debiteuren als crediteuren gelden. Om efficiënter te werken kunnen de condities gekoppeld worden aan de debiteuren en crediteuren. Op die manier hoeft u ze slechts eenmaal in te vullen. In onze standaard administratie hebben wij alvast een aantal betalingscondities voor u aangemaakt. Deze kunt u uiteraard aanvullen, zodat u ze kunt toepassen voor uw eigen administratie. Nadat alle basisgegevens zijn ingevuld, kunt u starten met het invoeren van verkooporders. 4.2 Inkoopfacturen Voordat u kunt starten met het fiatteren en betalen van facturen via icounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 6

7 5 Verkooporders invoeren Verkooporders kunnen worden ingevoerd via Verkoop - verkooporders invoeren. Bij de order dient u aan te geven voor welke debiteur u een factuur wilt maken. Vervolgens geeft u aan welke artikelen u heeft geleverd of verricht. Deze artikelen zijn gekoppeld aan artikelgroepen. Het voordeel van werken met artikelgroepen is dat deze gekoppeld kunnen worden aan de juiste grootboekrekening. Wanneer u dan een factuur maakt waarin deze groep voorkomt, wordt de omzet direct op de juiste grootboekrekening geboekt. 7

8 U kunt bij het maken van een verkooporder de prijs ingeven. U kunt er ook voor kiezen om te werken met standaard verkoopprijzen. Deze kunnen per artikel ingesteld worden. Zo hoeft u bij het maken van de verkoopfactuur de prijs niet handmatig in te vullen. De prijzen, maar ook andere gegevens met betrekking tot de artikelen of artikelgroepen, kunt u invullen bij Tabellen Artikelen/werksoorten. Als u alle informatie met betrekking tot de verkoopfactuur heeft ingevuld, kunt u eerst een proforma factuur afdrukken om de factuur te beoordelen. Dit gaat via Bewerken - Proforma factuur afdrukken. Indien u akkoord gaat met de factuur, kan deze afgedrukt en verwerkt worden. Dit doet u middels Bewerken - Factuur afdrukken. Nadat de factuur is afgedrukt, wordt deze automatisch ook geboekt in de administratie. 8

9 6 Informatie over debiteuren Informatie over de debiteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai. Dit geldt overigens ook voor de crediteuren. 6.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw debiteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande debiteuren te tonen. Per debiteur ziet u dan het actuele saldo. 9

10 Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per debiteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande debiteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een debiteur, wordt de debiteurenkaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de debiteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden. 10

11 6.2 De functie Rapporten Informatie over de debiteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand. Dit geldt ook voor de crediteuren. U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per debiteur per jaar af te drukken of een overzicht van het verkoopsaldo. Ook kunt u via Rapporten een kopie van de gemaakte (proforma) facturen afdrukken. 11

12 7 Aanmaningen versturen Via Rapporten Financieel Debiteur kunt u aanmaningen afdrukken voor de openstaande facturen. Hierbij dient u de datum van de aanmaning in te vullen en aan te geven tot welke datum de laatste betalingen verwerkt zijn. Een voorbeeld van een aanmaning ziet u hieronder: 12

13 8 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw adres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF. Facturen zijn eenvoudig te openen met Documenten. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen. 13

14 Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van Betwist. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur. Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen. 14

15 Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven. Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op Fiatteren inkoopfactuur te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd. 15

16 Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op Niet gefiatteerd te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel. Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren Betalingen uitschrijven. 16

17 9 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op Documenten te klikken. Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven. Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september. 17

18 Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op direct betalen. Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen. Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op Betalingen uitschrijven. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten. 18

19 10 Informatie over betalingen Via Rapporten Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Ook hier heeft u de mogelijkheid om aan te geven van welke crediteur u de lijst wilt afdrukken, of dat u de lijst van alle crediteuren wilt afdrukken. 19

20 11 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor de verkooprol. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken Rol Functies Klant Prijs per maand icounting werkzaamheden Indicatie Tarief Verkooprol - Betalen crediteuren - Verkoopfacturen maken en versturen - Werken met contracten - Aanmaningen versturen 20,- - Inkoopfacturen verwerken via UBL tot 60 facturen op jaar basis - Inkoopfacturen verwerken via UBL vanaf 60 facturen op jaar basis - Bankafschriften inlezen - Kas inlezen - Journaalposten inlezen - Nalopen administratie 3,- per factuur 2,25,- per factuur 25,- per handeling 15,- per handeling 15,- per handeling 300,- per kwartaal Extra opties - Extra rol voor autorisatie facturen - Urenregistratie - Voorraadbeheer 5,- 75,- 75,- - Inrichten administratie 200,- eenmalig *Alle prijzen zijn excl. btw 12 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van de Verkooprol binnen icounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan! Contactgevens 1814 XC Alkmaar Telefoon: info@icounting.nl 20