Instructiehandleiding King2UBL

Transcriptie

1 Inhoud Inleiding King en UBL... 2 Vereisten... 2 Registreren King2UBL... 2 Drivermapping/NetDrive... 2 Standaard instellingen King2UBL... 3 Instellingen King2UBL... 4 King Afdrukformaat instellen... 4 Instellen afdrukformaten bij de Debiteur(en)... 6 UBL-Portaal inrichten: Relatiebeheer... 7 Facturen ophalen... 9 Factuurstroming... 9 Versie Quadrant Software BV Pag. 1

2 Inleiding King en UBL UBL (Universal Business Language) is de standaard voor elektronische bedrijfsvoering, voor bijvoorbeeld het uitwisselen van digitale facturen of bestelbonnen. Zowel de Nederlandse als de Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor e-facturatie. Door het gebruik van UBL wordt het mogelijk om facturen digitaal te versturen, in te lezen en volledig automatisch te verwerken, zonder menselijk handelen. Met UBL is 100% factuurherkenning mogelijk Vereisten Registreren King2UBL Registreer uzelf eerst via Na registratie ontvangt u FTP-gegevens, bewaar deze gegevens goed, ze zijn belangrijk voor de stroming van uw facturen. Maak bedrijven aan in KingUBL bij: Mijn bedrijf > Beheer bedrijven. Hier vult u de gegevens van uw bedrijf in en kiest u voor Bedrijf aanmaken LET OP! Indien u meerdere bedrijven heeft en/of de toegang door andere personen wilt kunnen beveiligen en/of notificaties slechts op bepaalde -adressen binnen wilt laten komen dient u hiermee rekening te houden bij het indelen van de bedrijfsboom. Drivermapping/NetDrive Om uw verkoopfacturen vanuit King automatisch te uploaden naar het UBL-portaal via FTP, en om uw inkoopfacturen automatisch te kunnen importeren vanuit het UBL-portaal dient u te beschikken over een Drivermapping programma. Wij gebruiken als voorbeeld NetDrive. NetDrive koppelt een FTP locatie als standaard (vaste schijf) locatie aan uw Windows Verkenner waardoor King deze locatie kan gebruiken om (automatisch) uw Journaalposten en Digitaal archiefstukken te exporteren en inkoopfacturen te importeren. Hieronder volgen de stappen voor King2UBL (verkoopfacturen uit King exporteren). De instellingen voor UBL2King (inkoopfacturen automatisch importeren in King) kunt u in onze instructiehandleiding UBL2King vinden. Versie Quadrant Software BV Pag. 2

3 Standaard instellingen King2UBL Stap 1: DriverMapping (NetDrive) installeren Download en installeer Netdrive via Open NetDrive en kies voor Voeg (virtuele) schijf toe Vul hier de FTP gegevens in zoals u heeft ontvangen en kies voor: Soort: FTP Schijf: Kies de schijf waar u de facturen uit de boekhoudrobot van het UBL-portaal wilt downloaden. Mount als een: Lokale schijf Geef een Naam op voor deze virtuele schijf en vink Automatisch verbinden zodra NetDrive start aan, zodat deze FTP verbinding automatisch actief wordt bij het starten van uw computer (vinkje Actieve modus ). Kies voor Opslaan. Stap 2: Koppelen FTP-locatie De (virtuele) schijf is toegevoegd, kies voor Maak verbinding om verbinding te maken en de FTP locatie te koppelen zodat deze beschikbaar wordt gesteld in Windows Verkenner. Stap 3: Controleren FTP-locatie Controleer in Windows verkenner of de FTP-locatie (in ons voorbeeld een M-schijf ) daadwerkelijk is toegevoegd. Nb. Er is een In en Out directory gecreëerd. Versie Quadrant Software BV Pag. 3

4 Instellingen King2UBL King Afdrukformaat instellen In King maakt u een Afdrukformaat XML met bewaarlocatie naar de FTP-schijf aan. Start King, en ga naar: Diversen > Afdrukformaten > Toevoegen. Wijs een nummer toe aan het afdrukformaat Wijs een omschrijving toe aan het afdrukformaat Bij bestandsformaat kiest u voor het XML formaat. Bij Bestandslocatie geeft u een opslaglocatie op voor het opslaan van de XML facturen. Kies hier de opslag locatie die u heeft gekoppeld met uw Drivermapping programma. Dit betreft facturen die binnenkomen, dus kiest u op de FTP locatie voor de map IN. In ons voorbeeld is gekozen voor J:\IN\ Geef een Bestandsnaam op. Tip: Klik met de rechtermuisknop in het veld Bestandsnaam om variabelen toe te voegen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld het factuurnummer, of de naam van de betreffende debiteur door King laten invullen. Nb. In ons voorbeeld is voor bestandsnaam <naw_nummer>_<documentnummer> gekozen. Op deze manier wordt het document dus altijd opgeslagen met het debiteur- of crediteurnummer plus het factuurnummer (bijv: J:\IN\ _ xml). De factuur zal zo ook in het archief in het UBL-portaal getoond worden. Versie Quadrant Software BV Pag. 4

5 Ter Info: Wenst u ook PDF facturen mee te sturen in een eigen layout, dan kunt u die met Document-layouts per debiteur/crediteur opmaken en op dezelfde manier toevoegen, met uitzondering dat u kiest voor PDFformaat i.p.v. XML-formaat. LET OP: Het is belangrijk dat u precies dezelfde Bestandsnaam meegeeft aan het PDF bestand zoals aan de XML verkoopfactuur is gegeven. Als dit niet het geval is, kan het UBL-portaal deze PDF- en XML-bestanden niet aan elkaar koppelen. Heeft u interesse in de mogelijkheid om een eigen layout te gebruiken voor uw facturen (vanaf King Factureren Pro standaard), dan kunt u contact opnemen met onze verkoopafdeling (info@king.eu of Tel.: ). Versie Quadrant Software BV Pag. 5

6 Instellen afdrukformaten bij de Debiteur(en) Nu het afdrukformaat is aangemaakt, kunnen we bij de debiteur instellen dat hier ook daadwerkelijk gebruik van gemaakt moet worden. Stap 1: Ga naar Debiteuren > Debiteuren en kies voor wijzigen Debiteur. Stap 2: Ga naar het tabblad Documenten en klik onder de kolom Document op Factuur batch. Kies onderin dit scherm voor Toevoegen > Uitvoerformaat > en selecteer hier uit de uitvoerformaten het XML en het PDF afdrukformaat die in het vorige hoofdstuk zijn aangemaakt. Herhaal deze stappen voor Factuur direct. TIP: U kunt hier de Afdruk op papier op Nooit zetten, zodat bij het verwerken van uw facturen geen afdruk naar de printer wordt gestuurd. Op onderstaande voorbeeld wordt er voortaan een XML-en PDF-document opgeslagen op de ingestelde FTP- locatie. Als u extra facturen wilt bewaren, kunt u hier afdrukformaten toevoegen. Versie Quadrant Software BV Pag. 6

7 UBL-Portaal inrichten: Relatiebeheer Voordat facturen kunnen worden uitgewisseld tussen u en uw debiteuren/crediteuren is het belangrijk dat in het UBL-portaal een relatie met deze debiteur of crediteur is gelegd. Stap 1: Nieuw relatie toevoegen Ga in het portaal naar Mijn relaties. Hier vind u een overzicht van al uw huidige relaties Om relaties toe te voegen kiest u voor CONTACTEN en vervolgens voor Importeer relaties Versie Quadrant Software BV Pag. 7

8 Kies vervolgens voor Voeg relatie toe om handmatig een nieuwe relatie toe te voegen. Geef in het volgende invulscherm de gegevens van de relatie in en kies dan voor Voeg relatie toe. Stap 2: Specifieke kenmerken van een Relatie Om te bepalen of u facturen gaat ontvangen of gaat versturen naar uw relatie geeft u na de bovengenoemde stappen aan of de relatie een Leverancier of Klant is. Dan kiest u voor Lijst uitnodigen en de relatie krijgt een met uw uitnodiging om voortaan digitale facturen te ontvangen (Klant) of aan u te versturen (Leverancier). Stap 3: Kenmerken aan leveranciers voor herkenning facturen Inkoopfacturen worden mede herkend op basis van de kenmerken die zijn aangegeven bij de relatie. Let op: Nieuwe kenmerken kunnen pas worden toegevoegd op het moment dat er facturen in het portaal zijn geüpload voor de relatie. Versie Quadrant Software BV Pag. 8

9 Ga terug naar het relatie overzicht mijn relaties > Hier heeft u de mogelijkheid om uw relaties te beheren. Klik op Beheer en Kenmerk Toevoegen. U kunt dan bijvoorbeeld het KvK nummer en BTW nummer toewijzen aan de relatie. Wanneer facturen voor of van deze relatie worden geüpload zal op basis van deze kenmerken validatie van de betreffende facturen plaatsvinden. Ter info: U kunt meerdere debiteuren (relaties) tegelijkertijd uit King importeren in UBL-portaal via een CSVbestand. Zie voor de eisen/velden voor een csv-bestand bij: Mijn relaties > contacten > importeer relaties > CSV Template. Facturen ophalen Wanneer bovenstaande stappen zijn ingesteld worden de XML-facturen en/of PDF-facturen automatisch opgeslagen op de FTP server. Hierna kunt u uw verkoopfacturen naar uw klanten versturen of uw inkoopfacturen in King verwerken Het UBL-portaal zal voortaan automatisch en op vastgestelde tijden (elk kwartier) de facturen van de FTP ophalen. Factuurstroming De uiteindelijke stroming van uw verkoopfacturen ziet er nu als volgt uit: Zie ook onze instructiehandleiding voor de instellingen t.b.v. de inkoopfacturen UBL2King. Versie Quadrant Software BV Pag. 9