Wijzigen BTW-codes in stambestanden

Transcriptie

1 V 3.1-Pag 1 Wijzigen BTW-codes in stambestanden 1. BTW-codes Crediteuren en Debiteuren aanpassen Exporteer het stambestand Crediteuren of Debiteuren Menu : Inkoop > Crediteuren/ Leveranciers of Menu: Verkoop > Debiteuren/ Opdrachtgevers Exporteer het stambestand door op het Excel-icoontje te klikken en doorloop de volgende stappen : 1. Belangrijk! Sla dit bestand op en bewaar het zorgvuldig als backup. Als de import niet naar wens verloopt, dan kan met dit bestand de oorspronkelijke situatie weer hersteld worden. 2. Sla dit bestand vervolgens nogmaals op via de functie Opslaan als en geef het bestand een nieuwe naam zodat duidelijk is dat het hier om het bestand met de wijzigingen gaat. Bijvoorbeeld Crediteuren met nieuwe BTW codes. Dit wordt de werkkopie die voorzien wordt van de nieuwe codes voordat deze geimporteerd wordt..

2 V 3.1-Pag 2 TIP : Het exportbestand moet opgeslagen worden in het CSV formaat. Dit formaat wordt in een Windows omgeving veelal automatisch geselecteerd. Werkt u op een Apple Mac, dan dient u het bestand expliciet op te slaan in het formaat: CSV (MS-DOS). Mocht het desondanks niet lukken om het bestand te importeren, neemt u dan contact op met de Helpdesk. Na de voorgaande handelingen kan het nieuwe importbestand gemaakt worden als volgt : Open de werkkopie. Alleen de kolommen A (Leveranciersnr) B (Naam) en L (BTW Code) heeft u nodig. Selecteer de kolommen en verwijder de kolommen. Herhaal dit voor de kolommen D t/m N Dit levert het volgende resultaat op:

3 V 3.1-Pag 3 Klik kolom C aan en activeer de gehele kolom met de kolom BTW-codes Klik op Ctrl-F. Hiermee opent de zoek (en vervang) functie. Klik in dit venster het tabblad Vervang of Replace Vul de oude BTWcode in en vervang deze door de nieuwe. Gebruik volledige BTW-codes bijv. IN19 of INBI19 en IN21 en INBI21. Klik op het tabblad Vervang alles of Replace all

4 V 3.1-Pag 4 Herhaal dit voor alle gewijzigde BTW-codes Controleer of alle codes gewijzigd zijn. Controleer of de leverciersnummers ongewijzigd zijn. Sla het bestand op Ga naar Im- export basis > Import stamgegevens Selecteer het bestand Selecteer importdefinitie BTW-codes Crediteuren of BTW-Codes Debiteuren TIP: Kopieer eventueel vooraf de kolommen voor de extra controle binnen het document: Bij de import zullen alleen de kolommen A, B en C geïmporteerd worden.

5 V 3.1-Pag 5 2. IMPORTEREN Deb/Cred BESTAND MET GEWIJZIGDE CODES Vóórdat u deze stap uitvoert, controleer dan nogmaals of u een backup heeft bewaard van het originele exportbestand. Ga in de module Financieel aan het menu Extra > Im- Export Basis > Import Stamgegevens Selecteer het te importeren bestand Selecteer de definitie BTW-Code Crediteuren of BTW-code Debiteuren Klik na het zorgvuldig lezen van de Disclaimer op Akkoord en doorgaan Vink het veld Eerste rij bevat veldnamen eventueel uit en vervolgens weer aan om de kopregel niet mee te importeren. Linksonder op de pagina verschijnt de knop Verwerken Wanneer deze knop niet verschijnt is het formaat van een ingevulde BTW-code niet correct of is een foutieve importbestandsdefinitie gekozen.

6 V 3.1-Pag 6 Klik op Verwerken. Controleer na de import steekproefgewijs of de crediteuren voorzien zijn van de nieuwe BTW-code TIP: Wanneer de BTW-code niet herkend wordt (BTW Code is ongeldig!), controleer dan of de omzet BTW-codes gekenmerkt zijn als Verkoopcode en de inkoop BTW-codes als Inkoopcode.

7 V 3.1-Pag 7 3. Artikelbestand verkoopprijzen incl. BTW hoog aanpassen Wanneer op de artikelkaart gewerkt wordt met pijzen incl. BTW, dan zullen deze prijzen mogelijk opnieuw moeten worden berekend. Het aanpassen van de prijzen gaat op analoge wijze als voor de debiteuren stamgegevens, met een speciaal beschikbaar gestelde template bestandsdefinitie. Als de verkoopprijzen op de artikelkaart exclusief BTW zijn, is onderstaande instructie niet van toepassing. Ga naar module Facturatie of intrade naar het menu > Artikelen >Artikelbeheer Klik op Zoeken Exporteer het stambestand door op het Excel-icoontje te klikken en doorloop de volgende stappen : 1. Belangrijk! Sla dit bestand op en bewaar het zorgvuldig als backup. Als de import niet naar wens verloopt, dan kan met dit bestand de oorspronkelijke situatie weer hersteld worden. 2. Sla dit bestand vervolgens nogmaals op via de functie Opslaan als en geef het bestand een nieuwe naam zodat duidelijk is dat het hier om het bestand met de wijzigingen gaat. Bijvoorbeeld Artikelen met nieuwe BTW codes. Dit wordt de werkkopie die voorzien wordt van de nieuwe codes voordat deze geimporteerd wordt.. TIP : Het exportbestand moet opgeslagen worden in het CSV formaat. Dit formaat wordt in een Windows omgeving veelal automatisch geselecteerd. Werkt u op een Apple Mac, dan dient u het bestand expliciet op te slaan in het formaat: CSV (MS-DOS). Mocht het desondanks niet lukken om het bestand te importeren, neemt u dan contact op met de Helpdesk.

8 V 3.1-Pag 8 Na de voorgaande handelingen kan het nieuwe importbestand gemaakt worden als volgt : De BTW wijziging van 19% naar 21% heeft alleen betrekking op de artikelen met het BTW-hoog tarief. Selecteer de artikelen die niet van toepassing zijn (Dit is af te leiden van de verkoopsoort,bij. Omzet 6% of Laag en 0% of Geen). Verwijder deze artikelregels. Pas vervolgens het bestand aan naar de vereisten van de importdefinitie: Artikelnummer, Omschrijving, Verkoopprijs, Verkoopprijs2 Selecteer de kolommen C t/m Q, Verwijder de kolommen. Selecteer de kolommen E t/m L Verwijder de kolommen. Voeg 2 nieuwe kolommen toe.

9 V 3.1-Pag 9 Pas vervolgens de prijzen aan en voeg deze toe in de 3 e en 4 e kolom (C en D). De 5 e en 5 e kolom mogen ingevuld blijven. Deze zullen niet worden ingelezen. Verwijder de kolom Omschrijving en sla het bestand op. 4. IMPORTEREN VAN NIEUWE ARTIKELBESTAND Vóórdat u deze stap uitvoert, controleer dan nogmaals of u een backup heeft bewaard van het originele exportbestand. Ga in de module Financieel naar Extra > Im- en export basis > Import stamgegevens Selecteer het te importeren bestand

10 V 3.1-Pag 10 Selecteer de definitie BTW 21% Artikelverkoopprijzen Klik na het zorgvuldig lezen van de Disclaimer op Akkoord en doorgaan Wanneer het formaat van de in te lezen velden correct is en de verplichte waardes zijn ingevuld zal linksonder op de pagina de knop Verwerken verschijnen. Klik op Verwerken Controleer na het importeren steekproefgewijs of de import het gewenste resultaat heeft gehad. TIP: verschijnen in regel 1 foutmeldingen, dan is deze mogelijk gevuld met koptitels. Klik dan nogmaals op vink bij Eerste rij bevat veldnamen om het inlezen van deze regel te inactivereren.