Formulieren o.b.v. Vrije Overzichten

Transcriptie

1 Formulieren o.b.v. Vrije Overzichten EDUscope Administratie Versie Bergerweg KD Sittard

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding Formulier toevoegen Sjabloon Voorselectie Voorbeeld Exporteren Overnemen (importeren)

3 INLEIDING Via Menu Administratie Exporteren Vrije Overzichten is het mogelijk om een eigen overzicht met gegevens van leerlingen of personeelsleden samen te stellen, af te drukken of op te slaan als csvbestand. In tegenstelling tot de diverse vaste rapportages die via het menu Rapportages beschikbaar zijn, kan de gebruiker hier zelf de inhoud van het rapport (overzicht) samenstellen en via een export in andere programma s verder bewerken/gebruiken. Deze handleiding gaat echter NIET over het samenstellen van een vrij overzicht, maar om op basis van zo n vrij overzicht een formulier (brief) op te stellen, die via een interne mailmerge functionaliteit van EDUscope gevuld wordt met bepaalde velden uit het betreffende vrije overzicht. 1.1 FORMULIER TOEVOEGEN 1. Ga naar Menu Administratie Exporteren Vrije Overzichten. Er verschijnt een overzicht met alle reeds aangemaakt vrije overzichten. 2. Klik met de rechter muisknop op het vrije overzicht op basis waarvan u een formulier wenst op te stellen. Kies Formulier toevoegen. 3. Er verschijnt een nieuw venster met de naam Formulieren, met daaronder de naam van het vrije overzicht dat gebruikt zal worden om bepaalde velden in het formulier automatisch te vullen. 4. Vul een herkenbare naam in voor het formulier en desgewenst nog een omschrijving. 5. U kunt tussentijds opslaan door in de linker bovenhoek op de kleine diskette te klikken.. 6. U kunt (het concept van) het formulier nu terugzien ónder het betreffende vrije overzicht. 1.2 SJABLOON De volgende stap is om nu een sjabloon te ontwerpen, waarin u bepaalde velden uit het vrije overzicht kunt opnemen. 1. Klik links in het venster onder Ontwerp op Sjabloon. U ziet een eenvoudige editor waarmee u een formulier (brief) kunt tikken. 2. In de beschikbare functionaliteiten van de editor ziet u ook de knop Velden. Via die knop worden alle velden getoond die ook in het vrije overzicht zijn toegevoegd. 3. Type uw tekst en voeg op de plaats van de cursor een veld uit het vrije overzicht toe, door op de knop Velden te klikken en het desbetreffende veld te selecteren. 3

4 4. Sla via de kleine diskette uw tekst (tussentijds) op. 1.3 VOORSELECTIE 1. Kies links in het scherm onder Ontwerp voor Voorselectie. 2. Selecteer de velden op basis waarvan u het formulier wilt gaan afdrukken/exporteren. 1.4 VOORBEELD 1. Kies links in het scherm onder Uitvoer voor Voorbeeld. 2. Geef de teldatum op die in het vrije overzicht dient te worden gebruikt en selecteer de formulieren die u wilt afdrukken. Zorg dat Blanco niet aangevinkt is, zodat de velden verschijnen die u in de vorige stap bij de voorselectie heeft aangevinkt. 3. Kies daarna onder aan het scherm voor Voorbeeld. 4

5 U kunt het voorbeeld weer via het kruisje sluiten. 4. Klik onder aan het scherm voor Afdrukken om de formulieren (brieven) daadwerkelijk af te drukken. 5. U kunt daarna het formulier opslaan en afsluiten. 1.5 EXPORTEREN 1. Open opnieuw het formulier dat onder 1.1. is toegevoegd (dubbelklik op de naam). 2. Het scherm dat dan verschijnt bevat onderaan o.a. de knop Exporteren. Klik hier op. 3. Er opent zich dan een verkenner-venster, waarmee u de mogelijkheid geboden krijgt een locatie op uw PC aan te geven, waar het formulier als xml-bestand wordt opgeslagen. Geef ook een herkenbare naam voor dit bestand op. 4. Kies voor opslaan. De melding dat deze handeling geslaagd is volgt. 1.6 OVERNEMEN (IMPORTEREN) 1. Herhaal de stappen 1 t/m 4 zoals beschreven onder 1.1 om wederom een nieuw formulier bij een vrij overzicht toe te voegen. 2. Het scherm waar u de naam geeft aan het formulier bevat onderaan ook de knop Overnemen. Klik hier op. Er volgt eerst een waarschuwing dat evt. gemaakte wijzigingen worden overschreven. Klik op Ja om door te gaan. 3. Een verkenner-venster verschijnt. Selecteer daar het xml-bestand, dat u onder 1.5 (stap 3-4) heeft geëxporteerd en opgeslagen. 4. Voer desgewenst nog specifieke wijzigingen door in het geïmporteerde formulier. Klik daarna in de linker bovenhoek op de diskette om het geïmporteerde formulier op te slaan. Het spreekt voor zich dat bepaalde velden, die in het geïmporteerde bestand aanwezig zijn, alleen gevuld worden als deze in het betreffende vrije overzicht aanwezig zijn. 5