Gebruikershandleiding Green Leaf Excel tool Groenbericht

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Green Leaf Excel tool Groenbericht Versie 1.0 (13 februari 2007) Het Green Leaf project wordt ondersteund door Garden Retail Services, Intratuin, Life & Garden, Ranzijn en Tuincentrum Overvecht.

2 Inhoudsopgave 1. HANDLEIDING EXCEL TOOL TOEGEVOEGDE MENU OPTIES KEUZEOPTIE NIEUW HET INLEZEN VAN EEN GLF BESTAND OPSLAAN ALS... 8 Pagina 2 van 9

3 1. Handleiding Excel tool Voor het aanmaken van Green Leaf artikelbestand voor levende artikelen, het zogenaamde Groenbericht, wordt een Excel tool ter beschikking gesteld. Met behulp van deze tool wordt het voor leveranciers ook mogelijk om direct vanuit Excel een bestand aan te maken conform de GLF standaard. De Excel tool is te downloaden via de website en is in feite een Excel blad, waarbij d.m.v. macro s extra functies aan zijn toegevoegd. Het grote verschil tussen de Excel tool Groenbericht en de Excel tool Hardwarenbericht is het feit dat de één toegespitst is op velden specifiek voor groen en de ander tool uitsluitend de velden toont voor hardwaren. Daarnaast is er ook een grafische verschil, de veldnamen voor de Excel tool Groenbericht zijn groen en rood. Na het opstarten van het programma verschijnt het volgende scherm: Figuur 1. Macro s inschakelen Aangezien de Excel tool gebruik maakt van macro s, dient u hier Macro s activeren te kiezen. Na dit te hebben gekozen verschijnt een grijs blad met boven de keuze menu s van Excel. Als laatste is een extra menu optie toegevoegd genaamd Green Leaf Groenbericht. Pagina 3 van 9

4 2. Toegevoegde Menu opties De opties die zijn toegevoegd, hebben de standaard functionaliteit als het openen en opslaan van een bestand. Het verschil met het openen van een gewoon Excel bestand is, dat met deze opties alleen GLF bestanden kunnen worden ingelezen, bewerkt of opgeslagen. Het gaat dan om de volgende opties: Nieuw.. Openen.. Opslaan als.. Verwijder rij(en) Figuur 2. Green Leaf Groenbericht optie Wanneer geen menu wordt getoond kan dit komen omdat de beveiliging in Excel op hoog staat. In dat geval dient de beveiliging op medium gezet te worden. Dit gaat als volgt : 1. Kies menu optie extra/tools 2. Ga naar macro 3. Kies beveiliging/security Voor u verschijnt een nieuw dialoog venster beveiliging, waarbij het tabblad Beveiligingsniveau is geopend. Kies nu de middelste optie oftewel Medium. Pagina 4 van 9

5 2.1 Keuzeoptie Nieuw Het eerste menu item is nieuw, waarmee een nieuw blad kan worden geopend die volgens de GLF standaard dient te worden ingevuld. Dit ziet er als volgt uit: Figuur 3. Nieuw blad Zoals u misschien bekend is, bestaat een GLF bericht uit minimaal twee regels. Het gaat hier om de kopregel en 1 of meerdere artikelregels. De kopregel bestaat onder andere uit identificatie van verzender/ontvanger en soort bericht, in de Excel tool is dat rij twee. Vanaf rij vier kunnen de verschillende artikelen worden ingevoerd. Zoals u misschien weet bestaat het GLF bericht uit een aantal velden die optioneel zijn (groen) en velden die verplicht zijn (rood). Voor een opsomming van deze velden wordt verwezen naar de gebruikershandleiding van de Green Leaf standaard die ook vanaf de website op te halen is. Verder wordt tijdens invoer gecontroleerd of de ingevoerde waarden correct zijn. De velden worden gecontroleerd op : Type (getal/tekst) Lengte (aantal tekens) Pagina 5 van 9

6 Bij het invoeren van foutieve gegevens kan dan de volgende foutmelding verschijnen: Figuur 4. Foutieve invoer Daarnaast is er een aantal velden waarbij de waarden uit een keuzelijst kunnen worden geselecteerd. Het gaat om de volgende velden: Mutatiecode Assortimentsgroepcode Merkcode Assortimentstype Verkoopdimensie Toeslagcode Opdrukcode Kleurcode Verpakkingsvorm Inkoopdimensie Promotietype Pagina 6 van 9

7 Een voorbeeld wordt hieronder grafisch weergegeven: Figuur 5. Selectielijst merkcodes Zoals u ziet worden hier alleen de codes weergeven. Dit is het geval bij alle selectielijsten. Voor een omschrijving van de codes wordt verwezen naar de codetabellen die in de gebruikershandleiding Green Leaf standaard staan. Als laatste kan extra informatie over het in te voeren veld worden verkregen door met de muis over de kolomtitel heen te gaan. Nu verschijnt er een extra infobox met gegevens over het veld. 2.2 Het inlezen van een GLF bestand Naast het maken van een GLF bestand, is het ook mogelijk om GLF bestanden in te lezen en vanuit het Excel blad te bewerken. Het inlezen gaat als volgt: 1. Kies Green Leaf Groenbericht 2. Klik op Openen, waarna een dialoog venster verschijnt: Pagina 7 van 9

8 Figuur 6. Openen GLF Het dialoogvenster geeft alleen de bestanden weer van het type Green Leaf Groenbericht (oftewel.glf ). Selecteer nu het gewenste bestand en klik op Openen. Nu wordt het inlezen gestart. De gegevens worden in de cellen geplaatst, waarbij de volgende punten worden meegenomen: Scheiding van de velden door de komma Getallen met een punt als decimaalscheidingsteken worden omgezet naar de lokale instellingen Datums worden omgezet naar de datumindeling conform de lokale instellingen (meestal dd-mm-jjjj i.p.v. jjjjmmdd of mmddjjjj ) 2.3 Opslaan als De laatste handeling is het opslaan van het CSV bestand en de conversie naar het GLF formaat. Na invoer van alle gegevens kan de conversie beginnen. Dit gaat d.m.v. menu item Opslaan als... Figuur 7. Opslaan CSV Pagina 8 van 9

9 Er wordt meteen een controle gestart die controleert of alle verplichte velden zijn ingevoerd. Als dit niet het geval is verschijnt de volgende foutmelding: Figuur 8. Foutmelding Na het invoeren van alle verplichte velden, wordt de conversie voltooid en is het bestand omgezet naar het formaat.glf. Nu is in feite een bestand aangeleverd volgens het Green Leaf formaat. Verstandig is wel om de eerste keer bestand te laten controleren door de helpdesk, zij kunnen naast een technische controle ook een inhoudelijke controle uitvoeren. : Pagina 9 van 9