In drie stappen uw Partijenpost versturen met MijnPost

Transcriptie

1 In drie stappen uw Partijenpost versturen met MijnPost

2 MijnPost is een online omgeving waar u snel en gemakkelijk gratis al uw postzaken kunt regelen. Zoals de verzending van uw Partijenpost. Met MijnPost kunt u: Orders aanmaken voor Partijenpost, Aangetekende zendingen en Pakketten. De status van uw orders volgen. Managementrapportages bekijken voor inzicht in uw kostenverdeling. Uw orderbevestigingen en facturen inzien. Hulpmiddelen bestellen. Stappenkaart Partijenpost Met deze stappenkaart maakt u in drie stappen een orderformulier voor uw Partijenpost aan: 1. Eigenschappen van de partij invoeren 2. Het passende Partijenpost-product kiezen 3. De partij afronden Voorbeeld startpagina op MijnPost 2

3 Stap 1: Eigenschappen partij invoeren Log in op postnl.nl/mijnpost met uw adres en wachtwoord; u komt dan op uw persoonlijke MijnPost startpagina. Klik onder Partijenpost op Nieuwe partij invoeren. Op uw scherm verschijnt Eigenschappen partij. Tip: U kunt de de veldnamen bij Eigenschappen partij zelf aanpassen in lijn met de terminologie en werkwijze in uw bedrijf. Ook het instellen van kostenplaatsen behoort tot de mogelijkheden. U heeft hier wel beheerrechten voor nodig. Deze kunt u aanvragen bij de beheerder van uw klantnummer. Ga hiervoor naar Instellingen, kies dan Uw persoonlijke account, kies dan Klantnummers en u ziet de beheerder van uw klantnummer. Als u klikt op het klantnummer, verschijnt er een lijst met alle klantnummers waarvoor u geautoriseerd bent om partijen aan te maken. Selecteer het gewenste klantnummer. Selecteer dan de gewenste verzenddatum. Vervolgens kunt u een omschrijving meegeven aan uw partij (met maximaal 3 kenmerken), zodat u uw partij gemakkelijk kunt herkennen. Deze omschrijving komt steeds terug: op de overzichten, op de rapportage en op uw facturen. U kunt nu door naar stap 2. 3

4 Stap 2: Product kiezen Nu kiest u een product(code) voor uw partij. Dit kunt u doen op drie manieren: Via de tab Kies uit de productselectie kunt u meteen een keuze maken uit de producten die u vaak gebruikt. Deze selectie kunt u zelf samenstellen via Instellingen (zie: Tip 1). Via de tab Voer het product in kunt u rechtstreeks een productcode of productnaam invullen. Via de tab Zoek het passende product krijgt u aan de hand van een aantal keuzemogelijkheden over de kenmerken van de partij advies van PostNL over de juiste productcode. Als u de gewenste productcode geselecteerd heeft, vult u de kenmerken van de partij in, zoals aantal stuks, gewicht, frankeerwijze en bestemming. U kunt nu door naar stap 3. Tip 1: Ga om uw eigen productselectie samen te stellen naar Instellingen, kies dan Instellingen voor uw PostNL-klantnummer en vervolgens Partijenpost productselectie. U heeft hiervoor wel beheerrechten nodig. Tip 2: Via MijnPost kunt u grote partijen direct voormelden. Dan zijn wij van tevoren op de hoogte dat u een grote partij bij ons komt aanbieden. Om voor te melden vult u eerst onder Product kiezen de gevraagde gegevens in (afmeting, dikte, verpakking en aanbiedlocatie). Vervolgens klikt u op de oranje knop Voormelden. Kleine partijen hoeft u niet voor te melden. U kunt deze velden dan gewoon leeglaten. 4

5 Stap 3: Partij afronden U kunt nu de partij afronden. Hierbij heeft u drie opties: Opslaan en nog een partij invoeren De optie Opslaan en nog een partij invoeren gebruikt u als u een tweede (of volgende) orderregel op uw orderformulier wilt afdrukken. De partij die u zojuist heeft ingevoerd wordt opgeslagen en u kunt de gegevens voor de tweede orderregel gaan invoeren. Maak gebruik van de optie Kopieer de gegevens van deze partij naar een nieuw in te voeren partij als de tweede orderregel erg lijkt op de eerste. Op die manier hoeft u alleen de afwijkende gegevens aan te passen en maakt u snel een tweede orderregel aan. Tip: Verschijnt het orderformulier niet automatisch als u kiest voor afdrukken? Controleer dan of de pop-up blokkering van uw internet browser is uitgeschakeld. Opslaan en partij direct aanbieden De optie Opslaan en partij direct aanbieden gebruikt u als u het orderformulier direct wilt afdrukken. Heeft u meerdere orderregels aangemaakt en is dit de laatste orderregel die u op het orderformulier wilt zetten, zet dan een vinkje bij Ook alle andere partijen voor deze verzenddatum aanbieden. Er opent nu een nieuw scherm met het orderformulier dat u kunt afdrukken. U vindt het overzicht van uw aangeboden partijen onder Verzonden partijen. Opslaan en later aanbieden De optie Opslaan en later aanbieden gebruikt u als u het orderformulier nog niet wilt afdrukken (bijvoorbeeld omdat u later op de dag nog een tweede orderregel wilt toevoegen of omdat de gegevens die u net heeft ingevoerd nog kunnen wijzigen). MijnPost slaat uw partij op, zodat u deze op een later moment alsnog kunt afdrukken. U vindt het overzicht van uw opslagen partijen onder Ingevoerde partijen. 5

6 Uw Partijenpost beheren Partijen die u alvast heeft aangemaakt maar waarvan u nog geen orderformulier heeft afgedrukt, vindt u terug onder de tab Ingevoerde partij. Door te klikken op een orderregel, kunt u een partij bewerken, verwijderen, kopiëren of aanbieden. Wilt u meerdere partijen in één keer wijzigen, dan zet u bij elk van deze partijen een vinkje aan de rechterkant. Vervolgens klikt u onderaan op Kies actie voor selectie. Tip 2: Lees voor uitgebreide informatie de handleiding op postnl.nl/mijnpost, onder de tab Downloads. Partijen waarvoor u een orderformulier heeft afgedrukt, vindt u terug onder de tab Verzonden partijen. Door te klikken op een orderregel, worden de details van de order zichtbaar. Onder de tab Details ziet u het orderformulier dat u heeft aangemaakt. Onder de tab Bevestiging ziet u of en wanneer uw partij door PostNL is bevestigd en welke afwijkingen hierbij mogelijk zijn geconstateerd. Onder de tab Prijs vindt u een pdf van de orderbevestiging. NB: De tab Prijs kunt u alleen zien als u daarvoor geautoriseerd bent. Tip 1: U kunt ook een overzicht van uw ingevoerde en verzonden partijen downloaden (in pdf), of exporteren naar een csv-(excel) of xml-bestand. Hiervoor klikt u aan de rechterkant op respectievelijk Bekijk overzicht pdf of Exporteer. De exportbestanden bevatten alle beschikbare informatie over invoer, bevestiging en facturatie. Handig voor uw administratie of analyses van uw poststromen. Partijenpost in 3 stappen December 2011 Meer weten? Neem contact op met de MijnPost helpdesk via postnl.nl/mijnpost of