Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Datum Versie 23 januari Auteur Telefoonnummer PostNL

2 Inhoudsopgave 1 Welkom bij MijnPost Systeemeisen Onderdelen in MijnPost 4 2 Snel aan de slag met MijnPost Inloggen MijnPost instellen naar uw wensen Stap 1: Persoonlijke instellingen: Stap 2: Klant instellingen (alleen voor de KlantAdmin): Partijen invoeren Partijen aanbieden Verzonden partijen raadplegen 7 3 MijnPost aanmelden en inloggen Inloggen in MijnPost Aanmelden voor MijnPost met activatiecode Aanmelden voor MijnPost zonder activatiecode Het invoeren van een nieuwe partij Stap 1: Eigenschappen partij Stap 2a: Product kiezen Stap 2b: Partij voormelden Stap 2c: Prijs berekenen Stap 3: Afronden Partijen importeren Ingevoerde partijen Raadplegen ingevoerde partij Aanbieden partijen Verwijderen partij(en) Bekijk overzicht ingevoerde partijen Exporteer ingevoerde partijen E-Sort export partijen Verzonden partijen Bekijk overzicht verzonden partijen Exporteer verzonden partijen Rapportage verzonden partijen 47 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 1 van 84

3 4 MijnPost Facturen 48 5 Rapportage 51 6 Instellingen Uw persoonlijke account Persoonlijke gegevens Wachtwoord wijzigen Weergave Klantnummers Instellingen voor uw klantnummer Gebruikers en bevoegdheden Toegangsaanvragen Velden en waarden Partijenpost Productselectie 68 7 Hulp nodig? 70 8 Definitielijst 71 9 Bijlagen 72 Bijlage 1: Importeren partijen 73 - De tag <partij-bestand> 73 - De tag <partij> 74 - Voorbeeld 76 Bijlage 2: export ingevoerde partijen en verzonden partijen 77 Bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen 82 Bijlage 4: exporteren rapportage 84 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 2 van 85

4 1 Welkom bij MijnPost MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis. Met MijnPost kunt u snel en eenvoudig: Partijen registreren, voormelden en uw orderformulier printen; Pakketten en aangetekende zendingen verzendklaar maken en voormelden (wordt later opgeleverd); Uw totale postadministratie raadplegen en deze gegevens downloaden (partijgegevens, orderformulieren en orderbevestigingen tot 3 maanden beschikbaar, facturen en managementrapportages tot 14 maanden beschikbaar); Direct hulpmiddelen online bestellen; De status van uw aangetekende zendingen of pakketten opvragen (Track&Trace). Daarnaast is het voordeel: (Grote) partijen kunnen voorgemeld worden voor een snellere verwerking. Altijd up-to-date, MijnPost maakt gebruikt van de basisregistratie van uw klant- en contractgegevens waardoor u altijd met de juiste en productcodes, contracten en tarieven werkt. U kunt kostenplaatsen gebruiken, waardoor alle partijen gemakkelijk herkenbaar zijn voor uw administratie. MijnPost kan gebruikt worden als: o rapportage- en managementtool; o klantenbestandsysteem; o elektronisch registerboekje (na oplevering onderdeel pakketten &Aangetekend); MijnPost kan worden weergegeven in de Engelse taal. Zelf controle over gebruikers van uw klantnummer (zelf gebruikers toevoegen en beheren). In de toekomst worden er meer zakelijke diensten aan MijnPost toegevoegd. In deze handleiding staat een beschrijving van de mogelijkheden van MijnPost plus een stap voor stap uitleg over de werking van het programma. De schermafbeeldingen kunnen qua kleur afwijken van wat u op het scherm ziet. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 3 van 84

5 1.1 Systeemeisen MijnPost werkt op PC s en imac s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: XP; Vista; Windows7. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: OS: 10.4 Tiger (2005) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: Microsoft Internet Explorer 6.0 tot en met 8.0; Mozilla Firefox 2.0 tot en met 3.5; Safari 3.1 tot en met 4.0; Google Chrome. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar om dit gratis te installeren. 1.2 Onderdelen in MijnPost Afhankelijk van de autorisatie (afgegeven door de KlantAdmin) kan een medewerker voor één of meer onderdelen van MijnPost geautoriseerd zijn. De KlantAdmin is de medewerker(s) binnen uw organisatie die de autorisaties en instellingen in MijnPost voor de klantnummers van uw organisatie beheert. Op dit moment zijn de beschikbare onderdelen van MijnPost: Instellingen: gebruikers toevoegen/wijzigen/verwijderen, per gebruiker kunnen aangeven welke autorisatie hij/zij mag hebben (bijvoorbeeld prijzen mag inzien), kostenplaatsen en favoriete producten instellen,. Partijenpost; partijen invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen van verzonden partijen en orderbevestigingen. Uw PostNL facturen. Rapportage; Pakketten; zendingen invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen; Aangetekend; zending invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen; Orderbevestigingen; uw orderbevestigingen kunt u ook terugvinden op één centrale plaats in MijnPost, onder de knop orderbevestigingen. Hier vindt u alle orderbevestigingen van uw partijenpost, aangetekende zendingen en pakketten overzichtelijk bij elkaar. Antwoordnummerverbruik; In de module Antwoordnummers staat dagelijks het aantal antwoordstukken dat uw klanten aan u hebben teruggestuurd. Zodra deze stukken bij ons zijn geregistreerd, verschijnen ze in het overzicht. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 4 van 84

6 Hieronder is de startpagina van MijnPost weergegeven. Als u inlogt op krijgt u dit scherm te zien. De blokken in het midden kunnen anders zijn. Dit hangt af van de onderdelen waar u voor bent geautoriseerd. U ziet ook andere diensten van PostNL op het scherm (boven de oranje streep). Alles onder de oranje streep is MijnPost. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 5 van 84

7 2 Snel aan de slag met MijnPost In dit hoofdstuk wordt in een aantal korte stappen uitgelegd hoe u snel kunt starten met MijnPost. Voor een uitgebreide beschrijving zie de volgende hoofdstukken. 2.1 Inloggen Ga naar Log in met gebruikersnaam( adres) en wachtwoord. Het startscherm wordt getoond. 2.2 MijnPost instellen naar uw wensen Stap 1: Persoonlijke instellingen: Ga naar Instellingen Kies voor uw persoonlijke account om uw persoonlijke gegevens te raadplegen en actueel te houden Kies voor Wachtwoord om uw wachtwoord te wijzigen Kies voor Weergave om MijnPost voor uzelf in te stellen op de juiste gegevens Stap 2: Klant instellingen (alleen voor de KlantAdmin): Kies voor Instellingen voor uw klantnummer, selecteer uw klantnummer(s) om MijnPost voor uw klant en gebruikers in te stellen op de juiste gegevens; Kies voor Velden en waarden om voor uw klantnummer(s) de volgende velden te definiëren: o Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt op de orderbevestiging en de factuur); o Optioneel: Kostenplaatsen; o Optioneel: een derde identificatie voor uw partijen. Kies Partijenpost Productselectie om de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) in te stellen, hieruit kunt u direct kiezen bij het aanmaken van een partij; Kies Gebruikers en bevoegdheden om uw medewerkers voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren; Kies Toegangsaanvragen om medewerkers die autorisatie voor MijnPost willen hebben voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren. 2.3 Partijen invoeren Klik op Nieuwe partij invoeren (deze kunt u vinden in het blok: Partijenpost) Invoeren partij bestaat uit drie (vier) stappen: 1. Eigenschappen partij: vul hier de eigenschappen van de partij in(o.a. op welke dag en op welk klantnummer u de partij wilt aanbieden). Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 6 van 84

8 2. Product kiezen: Selecteer hier het product en vul de gegevens, aantal/gewicht enzovoort in. 3. Optioneel: grote partijen (vanaf 2000 stuks) kunt u voormelden door vier logistieke gegevens over uw partij in te vullen en te kiezen voor Nu voormelden; 4. Afronden: selecteer een optie en klik op opslaan Indien gekozen is voor o nog een partij invoeren, herhaal stap 2: partij invoeren. o partij aanbieden, een PDF aanbiedformulier wordt geopend die u kunt uitprinten en kunt meegeven aan uw partij. o Later aanbieden, krijgt u scherm ingevoerde partijen te zien. Eenmaal aangeboden kan u de partij niet meer wijzigen. In dit scherm kunt u partijen selecteren en aanbieden, verwijderen, wijzigen of kopiëren. 2.4 Partijen aanbieden Klik op Ingevoerde partijen (deze kunt u vinden in het blok: Partijenpost) Selecteer de partijen die u wilt aanbieden, door een vinkje in de rechter kolom te plaatsen Kies voor Aanbieden U kunt nu het orderformulier printen, de partijen zijn definitief gemaakt en te raadplegen in verzonden partijen. 2.5 Verzonden partijen raadplegen Als u een partij heeft aangeboden wordt het scherm verzonden partijen getoond. U kunt verzonden partijen ook opvragen vanuit het startscherm: 1. Klik op bekijk uw verzonden partijen in het blok Partijen post. 2. Gebruik de filterinstellingen om een selectie op te vragen(bv. van een bepaalde periode of parijen met alleen productnummer xxxx). De werkdag nadat een partij is aangeboden kunt u in dit scherm zien of de partij is bevestigd. Onder het kopje details vindt u de details van de partij zoals die is ingevoerd in MijnPost. Tevens kunt u hier nog een kopie van het aanbiedformulier P1700 opvragen en eventueel printen. Onder het kopje bevestigd vindt u de volgende gegevens: nummer van de orderbevestiging; bevestigd door: datum en tijdstip van de bevestiging door PostNL, met toelichting op eventuele wijzigingen die zijn aangemaakt in de partij door de business balie (b.v. de aangeboden hoeveelheid is hoger/lager dan was aangegeven op het aanbiedformulier). Onder het kopje prijs wordt, indien u voor deze functie geautoriseerd bent, de totaalprijs van de partij getoond. De details kunt u zien op de orderbevestiging die hierop te vragen is. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 7 van 84

9 3 MijnPost aanmelden en inloggen U kunt van MijnPost gebruik maken als u hiervoor geautoriseerd bent. Dat kan op de volgende manieren:: U heeft een van MijnPost gekregen met daarin een activeringslink; U heeft een activatiecode ontvangen waarmee u een account kunt aanvragen; U bij uw gegevens achterlaat als u geen activatiecode heeft. U kunt geautoriseerd worden door uw KlantAdmin of door PostNL. Hiervan zult u bericht ontvangen. 3.1 Inloggen in MijnPost Ga naar Aan de rechterkant van het scherm ziet u een inlogscherm. Hier vult u uw e- mailadres in (het adres waarop u uw activeringslink hebt ontvangen) en het wachtwoord dat u hebt ingevoerd bij het activeren van uw account. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 8 van 84

10 3.2 Aanmelden voor MijnPost met activatiecode U hebt een activatiecode ontvangen van PostNL. Ga naar Onderaan het Inloggen MijnPost scherm aan de rechterkant is een link Maak een account aan. Klik op deze link. Het scherm hieronder wordt getoond: Vul hier uw gegevens in. Selecteer de bullit ja, activatiecode en een invoerveld verschijnt waar u uw activatiecode kunt invullen. Als u alles hebt ingevuld klikt u op de knop Aanmelden. Een met activatielink wordt gestuurd naar uw opgegeven zakelijke adres. Klik op deze activitatielink. U kunt hier een wachtwoord opgeven en op Opslaan klikken. Zie hoofdstuk 3.1 inloggen MijnPost. 3.3 Aanmelden voor MijnPost zonder activatiecode Ga naar Onderaan het Inloggen MijnPost scherm aan de rechterkant is een link Maak een account aan. Klik op deze link. Vul de gegevens in en selecteer bullit nee bij Heeft u een brief met activatiecode van PostNL ontvangen?. Klik op Aanmelden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 9 van 84

11 Als er voor het opgegeven klantnummer al een klantbeheer is ingesteld, wordt het scherm hiernaast getoond. U kunt in dit tekstveld een motivatie voor uw aanvraag schrijven. Klik op Aanmelden. Het scherm hieronder wordt getoond. Klik op OK. Als er voor het opgegeven klantnummer nog geen KlantAdmin is ingesteld verschijnt een dialoog venster dat de aanvraag door PostNL zal worden beoordeeld. Klik op de knop OK. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 10 van 84

12 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 11 van 84

13 MijnPost - Partijenpost In dit hoofdstuk wordt onderdeel Partijenpost van MijnPost stap voor stap met schermafbeeldingen beschreven. Om bij dit onderdeel te komen moet u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord op Als u bent geautoriseerd voor het onderdeel partijenpost dan ziet u in het midden van het scherm een blok Partijenpost met daaronder drie links naar nieuwe partij invoeren en bekijk uw ingevoerde partijen en bekijk uw verzonden partijen. Het scherm Partijenpost wordt getoond. Dit scherm kent 3 tabbladen Nieuwe partij invoeren; Ingevoerde partijen; Verzonden partijen. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 12 van 84

14 3.4 Het invoeren van een nieuwe partij Klik hiervoor op tabblad Nieuwe partij invoeren, In dit scherm kunt u partijen in drie stappen aanmaken. 1. Eigenschappen partij; 2. Product kiezen; 3. Afronden Stap 1: Eigenschappen partij In het eerste blok 1 Eigenschappen partij vult u de eigenschappen van de partij in. LET OP: de eerste twee velden moeten ingevuld zijn om de partij te kunnen opslaan. Om de partij te kunnen aanbieden moeten alle velden zijn ingevuld. Als u alvast partijen voor in de toekomst wilt aanmaken (en dus nog niet aanbieden) kan het zijn dat u nog niet de kostenplaats weet. Let dus op als u de partij wilt gaan aanbieden, u moet dan nog wel de kostenplaats invullen. Dit kan door de partij in ingevoerde partijen op te zoeken en wijzigen te selecteren(zie hoofdstuk 4.2). Deze drie kenmerken worden ook op de orderbevestiging en factuur getoond. Klantnummer Hier wordt uw eigen klantnummer getoond. Wilt u voor een ander klantnummer partijen aanbieden dan kunt u een ander klantnummer selecteren. Dit kan door op het veld klantnummer te klikken. Een lijst met beschikbare klantnummers wordt getoond (door de KlantAdmin toegekend). Klik het klantnummer aan waar u een partij voor wilt aanbieden. Omschrijving Hier vult u de naam van de partij in. Let op: deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. Deze omschrijving wordt getoond in de ingevoerde partijen, verzonden partijen, op overzichten en in de Rapportage. Kostenplaats (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin) Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Door op het vinkje te klikken opent u de lijst met beschikbare kostenplaatsen. U selecteert vervolgens de juiste kostenplaats. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 13 van 84

15 Let op: deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. De kostenplaatsomschrijving kan ook uit nummers bestaan. De kostenplaatsen komen terug in de overzichten en in de Rapportage. Projectnummer Derde identificatie van een partij, in dit voorbeeld Projectnummer genoemd (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin). Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Dit is een open invoerveld waar u bijvoorbeeld het projectnummer kunt noteren. Ook hier kan de titel van dit veld worden aangepast door de KlantAdmin. De omschrijving wordt getoond bij detailweergave Stap 2a: Product kiezen Stap 2 is het kiezen van het juiste product. Hier kunt u alle algemene producten kiezen en de producten waarover u een contract met PostNL heeft afgesloten. U kunt op 3 manieren een productkeuze maken: 1. Zoek het passende product: d.m.v. het beantwoorden van een aantal vragen wordt het passende product voor u gepresenteerd; 2. Kies uit de productselectie: hier ziet u een selectie van alle producten. Dit is een soort favorietenlijst. Deze lijst is in te stellen / te wijzigen door de KlantAdmin bij instellingen (zie hoofdstuk 7.2.4); 3. Voer product of nummer direct in: als u het nummer of de naam weet van het product dat u wilt selecteren, kunt u dat hier invullen. Welke tabs beschikbaar zijn is door de KlantAdmin in te stellen(zie hoofdstuk Gebruikers en bevoegdheden). Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 14 van 84

16 Optie 1 Zoek het passende product: Selecteer de bestemming voor uw partij door op tab Binnenland of Buitenland te klikken. Hieronder worden de stappen bij Binnenland uitgewerkt. Daarna wordt de tab Buitenland toegelicht. Selecteer het juiste formaat. U kunt kiezen uit: Gemengd, Klein, Groot of Bijzonder. Uw keuze heeft invloed op de volgende vragen. Binnenland - Gemengd Heeft u voor Gemengd gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven wat de bestemming is: Door heel Nederland of Streekpost Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 15 van 84

17 Selecteer een bestemming. Onderstaand scherm wordt getoond: Voer hier het Totaal gewicht van de partij in of het Gemiddeld gewicht per stuk. Als u het gewicht niet weet kunt u ook een vinkje zetten bij ik weet het gewicht niet. Als u het gewicht heeft ingevoerd kunt u op de knop Bevestig gewicht klikken. Onderstaand scherm wordt getoond: Vul het aantal stuks in en klik op Bevestig aantal. Knop Volgende wordt getoond. Heeft u een aantal van 2000 of meer ingevoerd dan worden na het invoeren van een verzend- en bezorgdatum de invoervelden voor partij voormelden getoond. Voor toelichting op voormelden zie hoofdstuk: Stap 2b: Partij voormelden. Klik op knop Volgende. Bovenstaande schermen verdwijnen en onderstaand scherm wordt getoond: In het geeltje aan de rechter kant staat een optie < wijzig partij. Klik hierop als u nog wijzigingen wilt maken in bijvoorbeeld aantal. Klopt de informatie in het geeltje wel, selecteer dan de verzenddatum. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 16 van 84

18 In dit scherm kunt u ervoor kiezen om of eerst de bezorgdatum te selecteren of eerst de verzenddatum. U dient beide te selecteren om tot een voorstel van een product te komen. Als u een verzenddatum heeft geselecteerd wordt onderstaand scherm getoond: U kunt nu een bezorgdatum selecteren. U heeft de keuze uit 24 uur Snel bezorgd of 72 uur basic Meest voordelig. Selecteer een bezorgdatum. U kunt ook in plaats van eerst een verzenddatum te selecteren eerst een bezorgdatum selecteren. Het scherm ziet er dan als volgt uit: Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 17 van 84

19 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 18 van 84

20 Selecteer een verzend- en bezorgdatum. Onderstaand scherm wordt getoond, waarin het geeltje aan de rechter kant is bijgewerkt met product- en prijsgegevens U kunt nog de frankeerwijze en eventueel een contractafspraak selecteren. Het geselecteerde contract kan resulteren in een andere prijs voor uw partij. U kunt nu door naar stap 3: afronden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 19 van 84

21 Binnenland - Klein Heeft u voor formaat Klein gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven of uw partij Direct Mail is. Selecteer of uw partij Direct Mail is. Onderstaand scherm wordt getoond: Vul hier het gewicht in per stuk in gram of kies een gewichtsklasse. Als u het gewicht niet weet vink dan ik weet het gewicht niet aan. Voer het gewicht in en klik op de knop Bevestig gewicht. De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij Gemengd, zie uitleg hierboven. Binnenland - Groot De stappen die doorlopen moeten worden zijn gelijk aan de stappen zoals beschreven bij Klein, zie uitleg hierboven. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 20 van 84

22 Binnenland - Bijzonder De stappen die doorlopen moeten worden zijn gelijk aan de stappen zoals beschreven bij Klein, zie uitleg hierboven. Indien er bij aantal meer dan 5000 stuks worden ingevoerd bij Bijzonder wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven of uw partij is gesorteerd. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 21 van 84

23 Buitenland Als u de partij naar het buitenland wil sturen moet u eerst de bestemming invoeren. Het scherm hieronder wordt getoond. Selecteer een zone of een land. Vervolgens wordt het onderstaande scherm wordt getoond. U kunt nu selecteren welk formaat uw partij heeft: Gemengd, Klein, Groot, Bijzonder of Pakjes. Buitenland Gemengd Heeft u voor Gemengd gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 22 van 84

24 Voer hier het Totaal gewicht van de partij in of het Gemiddeld gewicht per stuk. Als u het gewicht niet weet kunt u ook een vinkje zetten bij ik weet het gewicht niet. Als u het gewicht heeft ingevoerd kunt u op de knop Bevestig gewicht klikken. Onderstaand scherm wordt getoond: Vul het aantal stuks in en klik op Bevestig aantal. Knop Volgende wordt getoond. Heeft u een aantal van 2000 of meer ingevoerd dan worden er na het invoeren van een verzend- en bezorgdatum invoer velden voor partij voormelden getoond. Voor toelichting op voormelden zie hoofdstuk: Stap 2b: Partij voormelden. Klik op knop Volgende. Bovenstaande schermen verdwijnen en onderstaand scherm wordt getoond: In het geeltje aan de rechter kant staat een optie < wijzig partij. Klik hierop als u nog wijzigingen wilt maken in bijvoorbeeld aantal. Klopt de informatie in het geeltje wel, selecteer dan de verzenddatum en de bezorgsnelheid. In het voorbeeld hieronder wordt één bezorgsnelheid weergegeven, dit kunnen voor andere partijen meer zijn. Bovenstaand scherm wordt getoond, waarin het geeltje aan de rechter kant is bijgewerkt met product- en prijsgegevens. U kunt nog de frankeerwijze en eventueel een contractafspraak selecteren. Het geselecteerde contract kan resulteren in een andere prijs voor uw partij. U kunt nu door naar stap 3: afronden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 23 van 84

25 Buitenland Klein Heeft u voor Klein gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Selecteer of uw partij Direct Mail is. Onderstaand scherm wordt getoond: Vul hier het gewicht in per stuk in gram of kies een gewichtsklasse. Als u het gewicht niet weet vink dan ik weet het gewicht niet aan. Voer het gewicht in en klik op de knop Bevestig gewicht. De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij Gemengd, zie uitleg hierboven. Buitenland Klein Heeft u voor Groot gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 24 van 84

26 Selecteer of uw partij Direct Mail is. Onderstaand scherm wordt getoond: De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij Gemengd, zie uitleg hierboven. Buitenland Bijzonder Heeft u voor Bijzonder gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Selecteer of uw partij Direct Mail is. Onderstaand scherm wordt getoond: Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 25 van 84

27 De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc. werken hetzelfde als bij Gemengd, zie uitleg hierboven. Buitenland Pakjes Heeft u voor Pakjes gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Voer hier het Totaal gewicht van de partij in of het Gemiddeld gewicht per stuk. Als u het gewicht niet weet kunt u ook een vinkje zetten bij ik weet het gewicht niet. Als u het gewicht heeft ingevoerd kunt u op de knop Bevestig gewicht klikken. Onderstaand scherm wordt getoond: De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij Gemengd, zie uitleg hierboven. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 26 van 84

28 Optie 2 - Kies uit de productselectie: U kunt hier op een product klikken en de gegevens die bij dat product horen invullen. Er worden 9 producten getoond. Als er meer producten zijn ingesteld kunt u deze bekijken door op klikken. Voor sommige producten moet u aanvullend een contractafspraak selecteren of een editienummer invoeren. te LET OP: veld bestemming / zone hoeft niet ingevuld te zijn bij het opslaan van de partij, maar moet wel zijn gevuld bij het aanbieden van de partij. Als u alvast partijen voor in de toekomst wilt aanmaken (en dus nog niet aanbieden) kan het zijn dat u nog niet de bestemming of zone weet. Let dus op als u de partij wilt gaan aanbieden, u moet dan nog wel de bestemming of zone nog invullen. Dit kan door de partij in ingevoerde partijen op te zoeken en wijzigen te selecteren (zie hoofdstuk 4.2). Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 27 van 84

29 Optie 3 - Voer productnummer of naam direct in: Als u het nummer of de naam van het product weet, kunt u dat hier invullen. MijnPost vult automatisch uw invoer aan. Vult u bijvoorbeeld 16 in, dan zal MijnPost alle producten weergeven waar 16 in voorkomt. U kunt ook op naam zoeken. Selecteer het product. Vul de gegevens aantal, gewicht, frankeerwijze en bestemming in. Afhankelijk van het product dat u hebt geselecteerd moet u gewicht per stuk of totaal gewicht invullen, een contractafspraak selecteren en/of editienummer invullen. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 28 van 84

30 3.4.3 Stap 2b: Partij voormelden Het voormelden van een partij in module Partijenpost is mogelijk voor partijen vanaf 2000 stuks. Bij kleinere aantallen worden de velden om een partij te kunnen voormelden niet getoond. De velden worden getoond na het invoeren van de verzend- en bezorgdatum, zie hieronder. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 29 van 84

31 Vul deze velden in en klik op de knop nu voormelden. Onderstaande afbeelding wordt getoond. Het voortijdig verkrijgen van partijgegevens stelt PostNL in staat om uw postzendingen op de juiste wijze en tijdig te verwerken waardoor de gewenste kwaliteit geboden kan worden. Bij bepaalde producten zoals Basic is voormelden een voorwaarde. Na klikken op Verder met de partij afronden komt u weer terug in het scherm om uw partij in te voeren. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 30 van 84

32 3.4.4 Stap 2c: Prijs berekenen Als u de bevoegdheid hebt om prijzen in te zien dan wordt ook het onderstaande scherm getoond met de mogelijkheid om de prijs van de partij op te vragen. Klik op berekenen om de prijs van de ingevoerde partij te laten berekenen. Op het scherm wordt dan de prijs getoond die u voor het product moet betalen, hierbij wordt rekening gehouden met uw contracttarieven. Op de factuur wordt de definitieve prijs voor uw partij aangegeven Stap 3: Afronden In deze derde stap geeft u aan of u de partij wilt: Opslaan en nog een partij invoeren; kies voor deze optie als u nog een partij wilt invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens te kopiëren van de zojuist aangemaakte partij. Klik hiervoor op het vierkantje voor de tekst: Kopieer de gegevens van deze partij naar de nieuw in te voeren partij en klik op de knop Ga verder. Opslaan en partij direct aanbieden; kies voor deze optie als u de zojuist aangemaakte partij meteen wilt aanbieden. Hebt u nog partijen in ingevoerde partijen (zie hoofdstuk 4.2) met dezelfde verzenddatum en wilt u deze ook meteen aanbieden? Selecteer dan het vierkantje voor de tekst: Ook alle andere partijen voor deze verzenddatum aanbieden. Als u op de knop Ga verder klikt wordt een PDF aanbiedformulier geopend die u kunt uitprinten en kunt meegeven aan uw partij(zie afbeelding hieronder). De partijen die u heeft aangeboden kunt u terug zien bij verzonden partijen (zie hoofdstuk 4.3). Opslaan en later aanbieden, kies deze optie als u de partij wel wilt opslaan, maar nog niet wilt aanbieden. Zo kunt u gemakkelijk vooruit werken. Als u op Ga verder klikt krijgt u scherm ingevoerde partijen te zien. Eenmaal aangeboden kunt u de partij niet meer wijzigen. NB: eventueel gekoppelde kostenplaatsen zijn wel te wijzigen van aangeboden partijen. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 31 van 84

33 3.4.6 Partijen importeren Het is mogelijk dat u uw partijen initieel niet aanmaakt in MijnPost, maar in een ander systeem. Deze gegevens kunt u opnemen in een XML-importbestand en vervolgens kunt u dit importeren in MijnPost. Het XML-importbestand kan één of meerdere partijen bevatten, maximaal 250 partijen kunnen in één bestand worden opgenomen. Importeren van partijen kan worden gestart met de link in stap 1: nieuwe partijen importeren uit bestand, zoals hieronder getoond. Klik op de link nieuwe partijen importeren uit bestand. Scherm hieronder wordt getoond. Klik op de link aan welke voorwaarden moet dit bestand voldoen? voor de voorwaarden voor importeren van partijen. Deze voorwaarden zijn ook te vinden in Bijlage 1: Importeren partijen. Als de knop 'Bladeren' wordt geselecteerd wordt een standaard Windows 'Kies bestand' venster geopend waar een bestand geselecteerd kan worden. (Het bestand mag niet groter zijn dan 1mb). Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 32 van 84

34 Klik op de knop Ga verder als het bestand is geselecteerd. Als de inhoudelijke validatie van een importbestand fouten constateert, dan worden die als volgt op het scherm getoond: Zolang er fouten geconstateerd worden zal er niets worden geïmporteerd. Als de inhoudelijke validatie goed gaat, wordt onderstaand scherm getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 33 van 84

35 Selecteer een van de opties in klik op Ga verder De volgende velden zijn na import per partij nog aan te passen in het detailscherm: - Aanbieddatum - Omschrijving - Kostenplaats (indien gebruikt voor dit klantnummer) - Eigen kenmerk (indien gebruikt voor dit klantnummer) - Contractafspraak (indien van toepassing voor product) - Editienummer (indien van toepassing voor product) - Aantal - Gewicht per stuk (indien geen gemengde partij) of Totaalgewicht (indien gemengde partij) - Radio buttons Land en Zone (Land selecteren indien een land of zowel geen land als geen zone is ingevuld; anders Zone selecteren) - Bestemming (igv Land vullen met ondersteunde landen voor dit product; igv Zone vullen met ondersteunde zones voor dit product; selectie afhankelijk gegeven uit import) Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 34 van 84

36 3.5 Ingevoerde partijen Partijen die u alvast hebt aangemaakt, maar nog niet hebt verzonden, vindt u terug in het scherm Ingevoerde partijen. U kunt dus makkelijk vooruit werken. U komt in dit scherm door vanaf het startscherm op bekijk ingevoerde partijen in het blok Partijenpost te klikken. In dit scherm kunt u uw ingevoerde partijen raadplegen of verder verwerken: 1. Raadplegen ingevoerde partij(en); 2. Aanbieden partij(en); 3. Verwijderen partij(en); 4. Bekijk overzicht partijen; 5. Exporteer overzicht partijen; 6. e-sort export partijen Raadplegen ingevoerde partij Zoek de partijen die u wilt raadplegen door bovenin het scherm de juiste selectie te maken voor: Klant, initieel worden alle klantnummers geselecteerd Periode, initieel wordt de afgelopen week geselecteerd Filter, hier kunt u filteren op productnummer of (deel van de) omschrijving, deze opties worden mogelijk nadat eerst een klant is geselecteerd. Vervolgens worden de geselecteerde ingevoerde partijen getoond. Let op: deze partijen zijn ingevoerd maar nog niet aangeboden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 35 van 84

37 U kunt de details van een partij raadplegen door te klikken op een item in de partijregel. Vervolgens worden de details van de ingevoerde partij getoond. In het detailscherm kunt u eventueel de kostenplaats wijzigen. Vanuit de details van de partij kunt u ook kiezen voor: Aanbieden, het scherm om deze ene partij aan te bieden wordt getoond; Bewerken, de partij wordt geopend in scherm Nieuwe partij invoeren; Kopiëren, van de partij wordt een kopie gemaakt waarbij alle gegevens uit de gekopieerde partij worden overgenomen naar scherm Nieuwe partij invoeren, alleen de verzenddatum krijgt de actuele datum; Verwijderen, als u hiervoor kiest dan wordt na bevestiging de geselecteerde partij uit MijnPost verwijderd Aanbieden partijen U kunt partijen aanbieden op de volgende manieren: Direct vanuit scherm Nieuwe partij invoeren; Door in scherm Ingevoerde partijen te klikken op de aanbieddatum van de partij Door in scherm Ingevoerde partijen meerdere partijen te selecteren en vervolgens te kiezen voor aanbieden Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 36 van 84

38 Nadat u voor aanbieden gekozen hebt verschijnt er een scherm met de partijen die u geselecteerd heeft om aan te bieden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 37 van 84

39 Partijen samenvoegen Indien u meerdere partijen wilt aanbieden kan het zijn dat u een aantal partijen met hetzelfde productnummer of productgroep hebt aangemaakt. MijnPost zal komen met een voorstel om deze partijen samen te voegen, mogelijk zal MijnPost ook voorstellen om partijen samen te voegen naar een ander product. Door partijen op het orderformulier samen te voegen zal het aanbieden eenvoudiger worden. Het samenvoegen van partijen naar een ander product (optimaliseren) wordt door MijnPost voorgesteld als voor het totaal aantal van samen te voegen de partijen een goedkoper product mogelijk is (dat een hoger verplicht minimum aantal heeft). U kunt zelf beslissen of u het samenvoeg voorstel wilt opvolgen door het vierkantje te (de)selecteren voor de tekst deze partijen samenvoegen en een omschrijving te geven aan de samengevoegde partij. De gegevens van de samengevoegde partijen blijven in MijnPost beschikbaar. Ook de eventueel gekoppelde kostenplaatsen blijven in het systeem. In de Rapportage wordt rekening gehouden met samengevoegde partijen, de kosten worden geboekt op de oorspronkelijke (niet samengevoegde) partijen. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 38 van 84

40 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 39 van 84

41 Tot slot kiest u voor Afdrukken orderformulieren. Er wordt een PDF exemplaar van het orderformulier op uw werkplek aangemaakt. Deze kunt u printen en samen met uw post aanbieden. Adobe Reader is nodig om het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar om dit gratis te installeren. Nieuw op het aanbiedformulier zijn: Het formulier is tweetalig (Nederlands en Engels). de vermelding (rechts onderin) van de gebruikersnaam en de klantnaam van de aanbieder. Gebruik van KIX-code wordt niet meer weergegeven. Zie de volgende bladzijde voor een voorbeeld van het aanbiedformulier. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 40 van 84

42 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 41 van 84

43 3.5.3 Verwijderen partij(en) U selecteert in het scherm Ingevoerde partijen de te verwijderen partijen en kiest vervolgens rechts onder voor Verwijderen. Er wordt bevestiging gevraagd om de partijen definitief te verwijderen. Als u kiest voor OK worden de partijen definitief verwijderd uit MijnPost Bekijk overzicht ingevoerde partijen U kiest in het scherm Ingevoerde partijen voor bekijk overzicht PDF. Van de ingevoerde partijen wordt een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd Exporteer ingevoerde partijen U kiest in het scherm Ingevoerde partijen voor exporteer. Van de ingevoerde partijen wordt een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een.xml of.csv export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie bijlage 2: exporteren ingevoerde partijen en verzonden partijen voor uitleg van de velden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 42 van 84

44 3.5.6 E-Sort export partijen Van ingevoerde partijen is het mogelijk om de partijgegevens te exporteren en beschikbaar te stellen aan het sorteerprogramma e-sort. Door MijnPost worden deze partijgegevens op een door de gebruiker te bepalen plaats op de computer geplaatst. e-sort kan deze partijgegevens ophalen en gebruiken. Hierdoor hoeven de partijgegevens niet opnieuw te worden ingevoerd in e-sort. Deze functie is beschikbaar in scherm ingevoerde partijen, in de combobox kies actie voor selectie e- Sort export. Nadat hiervoor gekozen is volgt een dialoogscherm waarin de gebruiker kan aangeven waar het bestand moet worden opgeslagen met de naam "MijnPost_eSort_EEYYMMDD_CUSTOMERID.xml", waarbij CUSTOMERID gevuld wordt met het klantnummer van de ingelogde gebruiker. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 43 van 84

45 3.6 Verzonden partijen In het scherm Verzonden partijen staan de partijen die zijn aangeboden. Tevens worden hier de partijen getoond die bevestigd zijn door PostNL, deze zijn zichtbaar aan een ingevulde datum in kolom bevestigd. Gefactureerde partijen zijn zichtbaar aan een ingevulde datum in kolom gefactureerd. Klik op de datum onder bevestigd om de details van de bevestiging te bekijken. Als de datum van bevestiging wordt getoond in een oranje kader betekent dit dat er een verschil is geconstateerd tussen de door de gebruiker (klant) in MijnPost opgegeven partijgegevens en dat wat er is geconstateerd en geregistreerd op de businessbalie. Het kan een verschil zijn op aantal, gewicht, productnummer, contractnummer, etc. Dit is zichtbaar onder tab Bevestiging. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 44 van 84

46 Klik op de datum met oranje kader van de betreffende regel om de afwijking(en) inzichtelijk te krijgen (zie afbeelding hieronder). De in MijnPost ingevoerde partij is dan weergegeven in het rood en in het groen staan de bevindingen van de businessbalie. Er is geen vervolgactie nodig, tenzij u het niet eens bent met de door PostNL bevestigde gegevens. Onder het kopje details vindt u de details van de partij zoals die is ingevoerd in MijnPost. Tevens kunt u hier nog een kopie van het aanbiedformulier P1700 opvragen en eventueel printen. Als u in het scherm Verzonden partijen alleen de partijen wilt opvragen die opgenomen zijn in dezelfde order die u net opgevraagd heeft, klik dan op de link bekijk alle partijen op deze orderbevestiging. Op het scherm worden dan alleen de partijen getoond die op dezelfde orderbevestiging staan opgenomen. Het raadplegen van de berekende prijs In de details van een partij is ook een tab prijs opgenomen. U komt in deze tab door te klikken op prijs of in het overzicht op de omschrijving of het productnummer van de betreffende partij te klikken. Deze functie is alleen beschikbaar als u hiervoor geautoriseerd bent. Het is mogelijk om vanuit dit scherm een PDF-document op te vragen en te bekijken van de orderbevestiging door te klikken op bekijk pdf orderbevestiging. U kunt een partij kopiëren (de partij wordt gekopieerd naar Ingevoerde partijen ) door te kiezen voor kopiëren en u kunt de bijbehorende factuur bekijken door te klikken op de link Ga naar facturen. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 45 van 84

47 3.7 Bekijk overzicht verzonden partijen U kiest in het scherm Verzonden partijen voor bekijk overzicht PDF. Van de verzonden partijen wordt een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. 3.8 Exporteer verzonden partijen U kiest in het scherm Verzonden partijen voor exporteer. Van de geselecteerde partijen wordt een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een.xml of.csv export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie bijlage 2: export ingevoerde partijen en verzonden partijen voor uitleg van de velden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 46 van 84

48 3.9 Rapportage verzonden partijen U kiest in het scherm Verzonden partijen voor Rapportage. Van de ingevoerde partijen wordt een rapportage samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een rapportage in Excel- of PDF-formaat. De rapportage bevat alle partijen die op het moment van selecteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt de rapportage opslaan op de locatie die u wenst of printen. Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de selectie. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is worden opgenomen in het cluster "Overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "Overige" als onderste. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt, dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze overzicht PDF, er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond in uw webbrowser. U kunt een overzicht in Excel opvragen via de keuze export in Excel, het overzicht wordt dan geopend in Excel. Deze overzichten hebben een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie bijlage 4: exporteren rapportage. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 47 van 84

49 4 MijnPost Facturen Klik op bekijk Uw PostNL facturen in het blok Uw PostNL facturen op het startscherm. Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 48 van 84

50 U kunt facturen opvragen met de volgende filterinstellingen: de factuur van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); facturen van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de facturen t/m 14 maanden oud) in het filter een specifiek factuurnummer opvragen U kunt bijvoorbeeld filteren op alleen facturen van de vorige maand. Na klikken op Zoek worden de geselecteerde facturen in het resultaat gedeelte van het scherm getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 49 van 84

51 Door op een datum, het factuurnummer of het bedrag te klikken klapt het scherm uit zoals hieronder is weergegeven. U hebt hier de mogelijkheid om: De facturen te bekijken (klik op bekijk Factuurdocument ) De factuurbijlagen te bekijken (klik op bekijk Factuurbijlage); De regels van de factuur zijn te exporteren met exporteer alle regels voor dit klantnummer. Het factuurdocument en de factuurbijlagen zijn PDF-documenten die identiek zijn aan de originele documenten die u ontvangt van PostNL. Via keuze exporteer alle regels voor dit klantnummer wordt een exportbestand met factuurregels samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een.xml of.csv export. Het exportbestand bevat alle factuurregels van partijen, pakketten, aangetekenden, abonnementen en andere gefactureerde gegevens die aangeboden zijn op deze factuur op het geselecteerde klantnummer en alles wat daar in uw klantorganisatie onder hoort (ongeacht factuurautorisatie op die onderliggende klantnummers). MijnPost toont vervolgens een 'Opslaan' dialoog. U kunt hier specificeren waar het bestand opgeslagen moet worden. Uitleg over de velden is in bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen beschreven. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 50 van 84

52 5 Rapportage Klik op inzicht in uw kostenverdeling in het blok Rapportage op het startscherm. Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 51 van 84

53 U kunt de rapportage opvragen met de volgende filterinstellingen: de rapportage van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); rapportages van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de rapportages t/m 14 maanden oud) Het overzicht toont alle partijen die in de geselecteerde periode gefactureerd zijn voor de geselecteerde klant, dus inclusief alle partijen die zijn aangeboden op onderliggende klantnummers in de klantorganisatie (onafhankelijk van de autorisaties op die onderliggende klantnummers). Naast partijen kunnen ook de volgende zaken op de factuur vermeld staan: pakketten aangetekenden antwoordnummergegevens frankeermachinegegegens postbussen haal-/brengabonnementen overige producten en diensten Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 52 van 84

54 Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de gestelde periode. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is worden opgenomen in het cluster "Overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "Overige" als onderste. Voor alle partijen en andere producten en diensten waarvoor nog geen kostenplaats ingevoerd is geeft MijnPost u de gelegenheid om alsnog een kostenplaats in te vullen en op te slaan. U selecteert hiervoor in de betreffende regel de juiste kostenplaats en kiest voor Opslaan. Deze kostenplaats wordt vervolgens opgeslagen en direct verwerkt in uw rapportage. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt, dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze bekijk overzicht PDF. Er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond in uw webbrowser. Dit overzicht heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Via keuze exporteer wordt een Excelbestand met de rapportage samengesteld. Dit overzicht in Excel heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie bijlage 4: exporteren rapportage. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 53 van 84

55 6 Instellingen Om het maximale uit MijnPost te kunnen halen is het belangrijk te starten met het juist instellen van uw voorkeuren zowel persoonlijk als voor het betreffende klantnummer. Dit kunt u doen door te klikken op instellingen aan de rechterkant van MijnPost. Er zijn 2 soorten instellingen voor MijnPost: 1. Uw Persoonlijke account (door de gebruiker zelf in te stellen) 2. Instellingen voor uw klantnummer (alleen door de KlantAdmin in te stellen) 6.1 Uw persoonlijke account In dit scherm (zie menukeuzes rechts) kan de gebruiker de volgende onderdelen beheren van zijn/haar account: Persoonlijke gegevens; Wachtwoord; Weergave; Klantnummers. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 54 van 84

56 6.1.1 Persoonlijke gegevens De gebruiker kan in het veld Persoonlijke gegevens een aanpassing maken in zijn persoonlijke gegevens (zie afbeelding vorige bladzijde): Geslacht; Naam; adres. Let op: Het adres is de user-id van de gebruiker in MijnPost. Deze moet dus goed en uniek zijn. Een nieuw wachtwoord wordt ook naar dit adres verzonden, dus bij voorkeur geen adressen van groepen of algemeen adres van het bedrijf gebruiken Wachtwoord wijzigen In dit scherm kan het wachtwoord worden gewijzigd. Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters waar tenminste 1 cijfer of (lees-)teken in voorkomt. De gebruiker kan ervoor kiezen om zijn/haar wachtwoord af te schermen voor collegae door op het vierkantje te klikken voor de tekst: Ik zit in een omgeving waar anderen mee kunnen kijken. Laat daarom mijn nieuwe wachtwoord niet zien in het invoerveld. Als u het wachtwoord hebt gewijzigd klikt u op Opslaan. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 55 van 84

57 6.1.3 Weergave Via het tabblad Weergave kan de gebruiker aangeven: of alle gegevens (partijen) getoond moeten worden die door de gebruiker en anderen zijn ingevoerd; of alleen de door de gebruiker ingevoerde gegevens (partijen) getoond moeten worden; in welke taal hij/zij de applicatie gepresenteerd wil hebben (Nederlands of Engels). Stel de gewenste weergave in en klik op Opslaan. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 56 van 84

58 6.1.4 Klantnummers Onder klantnummers staat een overzicht met klantnummers, inclusief naam van de organisatie en de naam + het adres van de contactpersoon. Tot deze klant(en) heeft de gebruiker toegang met zijn/haar MijnPost account. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 57 van 84

59 6.2 Instellingen voor uw klantnummer De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die de MijnPost autorisaties kan verstrekken aan gebruikers. Hiervoor gaat de KlantAdmin naar: Instellingen en vervolgens Instellingen voor uw PostNL klantnummer. In dit scherm (zie menukeuzes rechts) kan de KlantAdmin de volgende onderdelen beheren: Gebruikers en bevoegdheden; Toegangsaanvragen; Velden en waarden; Partijenpost productselectie. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 58 van 84