Taxis Pitane Link. (gebruikershandleiding) Censys BV - Eindhoven

Transcriptie

1 Taxis Pitane Link (gebruikershandleiding) Censys BV - Eindhoven

2 Inhoud Wat is Taxis Pitane Link?... 4 Inloggen in Taxis Pitane Link... 5 Wachtwoord vergeten... 6 Startscherm of hoofdmenu... 7 Helpvensters gebruiken in de software... 8 Reizigers... 9 Adressen Kaart Status van een ritopdracht op de kaart Boeken Automatisch zoeken van een straat Gebruik van vaste adressen Vervoersvormen Meldingen per reiziger De centrale agenda Vast werk Historie Klachten Klachten details Nieuwe klacht Beheer van de software Wijzigen van het wachtwoord Taxis Pitane Link Pagina 2

3 Transacties van een reiziger Importeren van ritopdrachten Importeren van adressen Uitloggen Taxis Pitane Link Pagina 3

4 Wat is Taxis Pitane Link? Taxis Pitane link is het online portaal voor opdrachtgevers en reizigers. Opdrachtgevers, ook wel betalende instanties genoemd, kunnen alle opdrachten inzien en desgewenst nieuwe opdrachten plaatsen. Alle reizigers die onder de opdrachtgever of betalende instantie hangen zijn zichtbaar en kan men individueel benaderen. De opdrachtgever ziet alle informatie en boekingen van zichzelf en de personen A, B en C. Persoon B ziet alle informatie van zichzelf en personen 1, 2 en 3. De software is geschikt voor alle browsers (Internet Explorer, Firefox en Safari) en biedt eveneens ondersteuning voor het gebruik op de ipad. Taxis Pitane Link Pagina 4

5 Inloggen in Taxis Pitane Link 1. Vul in het veld loginnaam uw inlognaam in. 2. Vul in het veld wachtwoord uw wachtwoord in die bij de opgegeven inlognaam hoort. 3. Klik op de knop Aanmelden om uzelf in te loggen in Taxis Pitane Link. Indien u uw wachtwoord vergeten bent van uw account kunt u op de knop Wachtwoord vergeten? klikken om uw wachtwoord op te vragen. Taxis Pitane Link Pagina 5

6 Wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten en u op de knop wachtwoord vergeten? hebt geklikt schuift het volgende scherm uit: 1. Vul in het veld adres uw adres in. 2. Klik op de knop Opvragen om uw wachtwoord op te vragen. Bij een correcte invoer van het adres wordt uw wachtwoord verzonden naar het desbetreffende adres. Indien u een foutief adres ingevuld heeft krijgt u een melding dat het adres niet gevonden is. Indien u het scherm wilt afsluiten klikt u op de knop Sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 6

7 Startscherm of hoofdmenu Na succesvol inloggen, wordt het volgende scherm weergeven. Dit scherm staat standaard op de betalende instantie, reiziger of opdrachtgever. Na het selecteren van een andere reiziger ziet men automatisch de locatie van de reiziger (huisadres of primair adres). Wanneer u in het veld Zoek locatie een adres ingeeft en daarna op de knop Toon klikt wordt het desbetreffende adres weergeven op de kaart. Taxis Pitane Link Pagina 7

8 Helpvensters gebruiken in de software Alle schermen zijn rechts bovenaan voorzien van een HELP knop. Per scherm ziet u de betreffende informatie over de mogelijkheden. Alle functies zijn gekoppeld aan een rechtenstructuur in de software. Het kan dus voorkomen dat u bepaalde functies niet mag uitvoeren. In het laatste geval zijn de knoppen dan licht van kleur. Taxis Pitane Link Pagina 8

9 Reizigers Onder deze knop ziet u alle reizigers die kunnen reizen onder uw account. Reizigers die reizen onder uw account staan gemarkeerd met u als betalende instantie. In de kolom Zoek naam wordt de naam weergeven van de reiziger(s), gesorteerd op achternaam. In de kolom Adres wordt het adres weergeven van de desbetreffende reiziger. In de kolom Referentie wordt het account of debiteurnummer weergegeven (binnen de administratie van de vervoerder). Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 9

10 Adressen Deze functie biedt een overzicht van alle persoonlijke adressen van de geselecteerde reiziger. Het primaire en secundair adres kunnen niet worden gewijzigd. Alle overige adressen kunnen worden gewijzigd. Deze adressenlijst is zichtbaar tijdens de ritaanvraag voor de geselecteerde reiziger. Op deze manier kan men eenvoudig veelgebruikte adressen selecteren tijdens de ritaanvraag. In de kolom Adres kunt u het desbetreffende adres zien. In de kolom Telefoon kunt u het desbetreffende telefoonnummer zien. In de kolom Status ziet u de desbetreffende adresstatus. Primair - standaard woonadres Secundair - administratief adres Overig - persoonlijk aangemaakt adres In de overige velden kunt u de Postcode, Huisnummer, Toevoeging, Straat, Stad, Land en telefoonnummer invullen. Klik op de knop Toevoegen om het nieuwe adres toe te voegen. Indien u op een adres klikt met de status Overig heeft u de mogelijkheid om het adres te wijzigen en/of te verwijderen. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 10

11 Kaart Deze functie toont alle ritopdrachten ongeacht de status van de opdracht. Wanneer men met de muiscursor een rit aanklikt ziet men in de hint op de kaart het ophaaladres, het bestemmingsadres en de opmerking. Alle adressen zijn de ophaaladressen, behalve wanneer de rit werd uitgevoerd. Dan ziet men het bestemmingsadres van de betreffende ritopdracht. Taxis Pitane Link Pagina 11

12 Status van een ritopdracht op de kaart Elke status is herkenbaar aan de kleur van de pin. Bovenstaande tabel geeft de uitleg over de betreffende kleuren. Wanneer men dit scherm laat openstaan, zal de status van de ritopdracht automatisch worden aangepast bij scherm update (elke minuut). Taxis Pitane Link Pagina 12

13 Boeken Bij het boeken ziet men een overzicht van alle reizigers die onder het account vallen van de betalende instantie of opdrachtgever. Wanneer de reiziger zelf inlogt ziet hij enkel zijn eigen reizigers die onder zijn account vallen. Vul in het veld Zoeken een naam van een reiziger in om specifiek alle ritten van de desbetreffende reiziger weer te geven. Klik op de knop Boeken om een rit te boeken in het systeem. Klik op de knop Transacties om alle transacties te bekijken van de specifieke reiziger. Let op: u dient eerst een reiziger te selecteren uit de reizigerslijst. Klik op de knop Terug om terug te keren naar het startscherm. Taxis Pitane Link Pagina 13

14 Het helpscherm ter ondersteuning: Indien u op het pijltje klikt naast Persoonlijke adressen wordt er een lijst weergeven van al uw persoonlijke adressen. (Zie hoofdstuk Adressen). Met de knoppen Ophaaladres en Bestemming kunt u aangeven wat voor adres het persoonlijke adres dient te zijn in de ritaanvraag. Indien u op één van de knoppen (0 t/m 8) klikt naast Zitplaatsen dan kunt u aangeven hoeveel reizigers er in de vervoersvorm komen te zitten. Indien u op één van de knoppen (0 t/m 8) klikt naast Rolstoelplaatsen kunt u aangeven hoeveel reizigers er een rolstoelplaats moeten hebben. Bij het kopje Ophaaladres kunt u de Postcode, huisnummer, straat en stad gegevens invullen van het ophaaladres. Taxis Pitane Link Pagina 14

15 Bij het kopje Bestemming kunt u de Postcode, huisnummer, straat en stad gegevens invullen van het bestemmingsadres. Indien u op de knop Wissel klikt dan wordt het ophaaladres en het bestemmingsadres gewisseld. Automatisch zoeken van een straat Wanneer u een geldige combinatie postcode en huisnummer invoert zal bij het verlaten van het veld de straatnaam, stad en het land automatisch worden opgehaald. Gebruik van vaste adressen Wanneer u gebruik wenst te maken van vaste adressen (restaurants, hotels, ziekenhuizen, etc.) kunt u minimaal 4 karakters invoeren in het adres veld. Een verschijnt dan automatisch een keuzelijst met alle overeenkomstige waarden. Door te klikken in de keuzelijst zal het adres worden overgenomen op basis van de keuze Ophaaladres / Bestemming. Taxis Pitane Link Pagina 15

16 Vervoersvormen Deze vervoersvormen bepalen de uitvoering van het vervoer. Deze keuze is zichtbaar wanneer er meerdere mogelijkheden beschikbaar zijn voor uw account bij de betreffende reiziger. Klik op de knop Opslaan ritaanvraag om uw ritaanvraag te boeken in het systeem. Let op: Het tijdstip mag niet in het verleden liggen Indien u de ritaanvraag opslaat, ook dient deze ver genoeg vooruit geboekt te zijn. De waarden worden bepaald per reiziger door de administratie en kunnen per vervoersvorm verschillend zijn. Indien uw rit succesvol geboekt is wordt er een melding weergeven met uw ritnummer. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 16

17 Meldingen per reiziger Het is mogelijk om tijdelijke meldingen uit te voeren voor uw reizigers zoals: Ziek melden Beter melden Afwezig melden Alle meldingen kunnen worden ingevoerd voor een bepaalde periode en enkel hebben invloed op de opmerking van het vervoer wat zichtbaar is voor de centralist of de chauffeur. Taxis Pitane Link Pagina 17

18 De centrale agenda De centrale agenda is de plaats waar alle nog niet uitgevoerde ritopdrachten samen komen per dag en biedt mogelijkheden zoals: - Een kopie maken van een ritopdracht - Een eerdere boeking verwijderen - Een retourrit aanmaken van een ritopdracht - Een ritopdracht om zetten naar vast werk Indien u klikt op de knoppen (1 t/m 12) om een maand te kiezen en de knoppen (1 t/m 31) om een specifieke dag te kiezen kunt u alle ritten zien van de specifieke dag. De volgende acties zijn toegankelijk wanneer u een rit selecteert uit de rittenlijst. Indien u op de knop? klikt dan wordt het huidige adres weergeven op de kaart. Indien u op de knop Wijzigen klikt kunt u de huidige ritdetails wijzigen. (Zie hoofdstuk boeken) (Indien u de ritdetails wilt wijzigen en later wilt opslaan wordt u terug verwezen naar het Boeken scherm.) Taxis Pitane Link Pagina 18

19 Indien u op de knop Verwijderen klikt kunt u de huidige rit verwijderen uit het systeem. (Bevestigen) Indien u op de knop Kopieer klikt kunt u de huidige rit kopiëren. (Onder nieuw ritnummer) Indien u op de knop Omzetten naar vast werk klikt kunt u de huidige rit omzetten naar vast werk. (Zie hoofdstuk 10: Omzetten naar vast werk) Klik op de knop Terug om terug te keren naar het startscherm. Vast werk Indien u op de knop Vast werk heeft geklikt schuift het onderstaande scherm uit. Deze actie dient aangeroepen te worden vanuit het Boekingen scherm. Klik op de Ja of Nee knop bij de desbetreffende dag om aan te geven dat de rit op de betreffende dag gereden moet worden. Vul bij de betreffende dag van de week (met Ja aangegeven) de ophaaltijd in. Vul in het tekstveld Aanvang de datum in vanaf wanneer deze rit gereden dient te worden. Vul in het tekstveld Einde de datum in tot wanneer deze rit gereden dient te worden. Taxis Pitane Link Pagina 19

20 Let op: Zorg ervoor dat de rit op Actief staat zodat het vaste werk ook geactiveerd wordt. (Als deze rit op Niet actief staat zal deze rit nooit gereden worden op alle dagen.) Klik op de knop Opslaan om het vaste werk op te slaan. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Helpvenster: Taxis Pitane Link Pagina 20

21 Historie Indien u op de knop historie heeft geklikt schuift het volgende scherm uit: In dit scherm kunt u met behulp van de knoppen wachtend, afgewerkt, loos en verwijderd kijken welke ritten er de huidige status hebben. Ook kunt u navigeren via de knoppen (1 t/m 12) om een maand te kiezen. En de knoppen (1 t/m 31) om een specifieke dag te kiezen. U kunt dan alle ritten zien die op die dag de huidige status hebben. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 21

22 Klachten Indien u op de knop Klachten heeft geklikt wordt het volgende scherm weergeven. In dit scherm kunt u de huidige klachten bekijken of een nieuw klacht toevoegen. Vul een te zoeken opmerking in, in het veld Zoeken om te zoeken naar een bepaalde klacht (gebaseerd op de opmerking) Klik op een opmerking in de lijst en verschijnt nu een extra knop, door op de knop Toon details klikken worden de details van de desbetreffende klacht weergeven. (Zie hoofdstuk klachten details voor meer informatie over het klachten details scherm) Klik op de knop Nieuwe klacht om een nieuwe klacht toe te voegen. (Zie hoofdstuk Nieuwe klacht voor meer informatie over het nieuwe klacht scherm) Klik op de knop Terug om terug te keren naar het startscherm. Taxis Pitane Link Pagina 22

23 Klachten details Indien u op de knop Toon details heeft geklikt wordt het volgende scherm weergeven (Deze actie dient aangeroepen te worden vanuit het Klachten scherm. In het veld Registratie kunt u de registratiedatum zien wanneer de klacht gemeld was in het systeem. In het veld Behandelaar kunt u de naam zien van de behandelaar van de klacht. In het veld Ritnummer kunt u het ritnummer zien van de klacht. In het veld Omschrijving kunt u een omschrijving zien van de klacht In het veld Toelichting behandelaar kunt u eventuele opmerkingen zien van de behandelaar. In het veld Toelichting klager kunt u eventuele opmerkingen zien van de klager. Met behulp van de knoppen (Open, Behandeling, Wacht, Afgesloten) kunt u de status van de klacht zien. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 23

24 Nieuwe klacht Indien u op de knop Klacht registreren heeft geklikt wordt het volgende scherm weergeven. (Deze actie dient aangeroepen te worden vanuit het Klachten scherm. In het veld klachtnummer wordt aangegeven dat er een nieuw klachten nummer werd aangemaakt. In het veld Registratie staat de registratiedatum van de desbetreffende nieuwe klacht. Indien u op het pijltje klikt naast Klacht ingediend door kunt u selecteren door wie deze klacht is ingediend. In het veld Omschrijving (beknopt) kunt u een beknopte omschrijving geven over de klacht. In het veld Toelichting voor de behandelaar kunt u eventuele toelichting geven die handig kan zijn voor de behandelaar van de klacht. In het veld Toelichting voor het voorval kunt u eventuele toelichting geven die handig kan zijn voor de behandelaar van de klacht. (Een toelichting van wat er voor de foutmelding gedaan is) Klik op de knop Opslaan om de klacht op te slaan in het systeem. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. Taxis Pitane Link Pagina 24

25 Beheer van de software Via deze optie kunt u de software beheren en bestanden importeren. Een en ander heeft te maken met de ingestelde rechten die beschikbaar zijn. Taxis Pitane Link Pagina 25

26 Wijzigen van het wachtwoord In het veld Loginnaam kunt u uw loginnaam zien. (Deze kunt u niet aanpassen) In het veld Wachtwoord kunt u uw wachtwoord wijzigen. In het veld Wachtwoord controle dient u hetzelfde wachtwoord nog een keer in te voeren. In het veld adres kunt u uw adres wijzigen. In het veld Naam kunt u uw weergave naam wijzigen. Klik op de knop Opslaan om uw instellingen te bewaren. Klik op de knop Sluiten om het huidige scherm af te sluiten. De inlognaam kan men niet wijzigen. Taxis Pitane Link Pagina 26

27 Transacties van een reiziger Met Taxis Pitane Online is het eveneens mogelijk de transacties van passen die worden gebruikt door uw reizigers te controleren op het gebruik. Alle transacties en hun historie zijn beschikbaar voor de vervoersvormen die afgeboekt worden met passen, klantenkaarten of VPN pas systemen van de software. In sommige gevallen is het mogelijk om online passen op te waarderen. Taxis Pitane Link Pagina 27

28 Importeren van ritopdrachten Het is mogelijk ritten afkomstig uit een Excel bestand te importeren via het portaal wanneer deze werden opgeslagen in een CSV formaat. Alle veldnamen zijn beschikbaar maar optioneel op enkele velden na zoals de straat en de stad. Raadpleeg uw vervoerder voor meer informatie en de mogelijkheid om ritopdrachten online aan te bieden via het portaal voor een reiziger. Importeren van adressen Het is mogelijk adressen afkomstig uit een Excel bestand te importeren via het portaal wanneer deze werden opgeslagen in een CSV formaat. Alle veldnamen zijn beschikbaar maar optioneel op enkele velden na zoals de straat en de stad. Raadpleeg uw vervoerder voor meer informatie en de mogelijkheid om adressen online aan te bieden via het portaal voor een reiziger. Taxis Pitane Link Pagina 28

29 Uitloggen Indien u op de knop Uitloggen heeft geklikt wordt u meteen uitgelogd uit het systeem. De sessie wordt verbroken. Wanneer u de software gedurende een bepaalde periode niet gebruikt wordt de sessie automatisch verbroken. Taxis Pitane Link Pagina 29