Gebruikershandleiding Digimelding BALI - HR

Transcriptie

1 Directoraat-Generaal Wonen, Bouwen en Integratie Gebruikershandleiding Digimelding BALI - HR Voor Basisregistraties Versie 3.1 Datum 05 Oktober 2016 Status Definitief

2 Inhoud Inhoud Inleiding Waarom Terugmelden? Gerede Twijfel Digimelding voor afnemers Digimelding BALI - HR Authenticatie via eherkenning Versies besturingssysteem en browser Leeswijzer Inloggen Dossieroverzicht Meldingen Melding inzien, annotatie referentie inzien en status toevoegen Melding inzien PDF downloaden Melding afgehandeld Status toevoegen Terugkeren naar dossieroverzicht en melding zoeken Terugkeren naar dossieroverzicht Melding zoeken Sluiten Pagina 2 van 15

3 1 Inleiding 1.1 Waarom Terugmelden? Basisregistraties moeten zo betrouwbaar mogelijk zijn. Bronhouders van deze basisregistraties zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens in deze basisadministraties. Daarom is terugmelden aan de bronhouder één belangrijk instrument om de kwaliteit van basisregistraties te borgen. De kwaliteit van gegevens is een voortdurend aandachtspunt. Bestuursorganen zijn daarom bij wet verplicht om in geval van gerede twijfel melding te maken van mogelijk onjuiste gegevens. De vermeende fout wordt dan onderzocht door de bronhouder en bij juistheid van de twijfel in de basisregistratie verbeterd. Zo draagt iedere gebruiker eraan bij dat de gegevens in de basisregistraties zo correct mogelijk zijn. 1.2 Gerede Twijfel Er is sprake van gerede twijfel bij een afnemer over de juistheid van een gegeven als er voldaan wordt aan de volgende criteria: 1. er is een sterk vermoeden dat een (authentiek) gegeven onjuist is, 2. dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de eigen processen en klantendoelgroep van de afnemer (een combinatie van kennis, kunde en informatie van de geregistreerde klant), 3. de afnemer kent de definitie van dit (authentiek) gegeven. De afnemer moet weten wat de definitie van een gegeven in een basisregistratie is om te kunnen beoordelen of het niet klopt. Een afnemer kan bij de basisregistratie de uitwerking van gerede twijfel opvragen. 1.3 Digimelding voor afnemers Voor het op een efficiënte en uniforme manier melden van onjuistheden in basisregistraties is de generieke oplossing Digimelding voor afnemers ontwikkeld. Digimelding voor afnemers is een webportaal dat afnemers van gegevens uit basisregistraties kunnen gebruiken om op eenvoudige wijze terug te melden. Deze voorziening is voor en met gemeenten ontwikkeld, maar ook andere organisaties dan gemeenten kunnen aansluiten op Digimelding voor afnemers om terug te melden aan de basisregistraties. In de aansluitkaart Digimelding voor afnemers wordt uitgelegd hoe u kunt aansluiten. 1.4 Digimelding BALI - HR Digimelding sluit aan op de Basisregistratievoorziening Light (BALI) voor in eerste instantie het terugmelden op het Kamer van Koophandel (KvK) Handelsregister. Digimelding BALI - HR bevat onderstaande functionaliteiten: 1. Het ontvangen en afhandelen van terugmeldingen in het kader van "gerede twijfel". 2. Het bijhouden en inzichtelijk maken van de terugmeld status. 3. Het opnemen van contactpersonen bij afnemers in terugmeldingen. 4. De mogelijkheid voor afnemers om bijlage(n) bij terugmeldingen te voegen en voor bronhouders om deze in te zien. 5. Ondersteuning van de bronhouder bij de selectie en verwerking van terugmeldingen. Pagina 3 van 15

4 6. De mogelijkheid voor de bronhouder om de terugmelddetails als PDF te downloaden. In de aansluitkaart wordt uitgelegd hoe u moet aansluiten op Digimelding BALI - HR. 1.5 Authenticatie via eherkenning Om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot Digimelding BALI - HR zet Digimelding BALI eherkenning in. Om gebruik te maken van Digimelding BALI - HR is een eherkenningsmiddel van minimaal niveau 2 benodigd. De KvK bepaalt of de gebruiker bevoegd is om gebruik te maken van Digimelding BALI - HR. Er is geen onderscheid gemaakt in gebruikerstypen binnen Digimelding BALI - HR. Eenmaal ingelogd bent u gemachtigd om alle acties als bronhouder uit te voeren. Uit veiligheidsoverwegen wordt na inactiviteit van 15 minuten de sessie gesloten. Hierna dient u opnieuw in te loggen via eherkenning. Helaas bent u ingevoerde gegevens, die u nog niet hebt verzonden, kwijt. 1.6 Versies besturingssysteem en browser Digimelding Bali is geschikt voor de meeste moderne browsers. Uitgangspunt is dat ondersteuning plaatsvindt voor de browserversies N-1 (N min 1). Dit houdt in dat als een leverancier versie 5 uitgeeft, versie 4 wordt ondersteund, als de leverancier versie 6 uitgeeft, versie 5 wordt ondersteund etc. Tabel 1 Compatibiliteitstabel Digimelding Browser (versie) Internet Explorer (11/12) Firefox Opera Chrome Safari Geschikt voor Digimelding? Ja Ja Ja Ja Ja Bij oudere besturingssystemen en browsers (bv IE 10 op Windows 7) kunnen sommige pagina s minder goed worden weergegeven Leeswijzer In hoofdstuk 2 staat hoe u via eherkenning kunt inloggen op Digimelding BALI - HR. In hoofdstuk 3 staat hoe u het dossieroverzicht inziet. Hoofdstuk 4 gaat over meldingen en hoofdstuk 5 over het inzien van meldingen, inzien van annotatiereferenties, het downloaden van een PDF en het toevoegen van een status. In hoofdstuk 6 staat beschreven hoe u terug kan keren naar het dossieroverzicht en een melding kunt zoeken. Pagina 4 van 15

5 2 Inloggen Om in te loggen op Digimelding BALI - HR gaat u naar Klik daarna op het logo van eherkenning of op de knop Inloggen. Het volgende scherm toont de aanbieders van uw eherkenningsmiddel. Selecteer uw aanbieder en klik daarna Ga verder. Pagina 5 van 15

6 U komt in het inlogscherm van de aanbieder, waar u kunt kiezen via welke manier u inlogt. U heeft minimaal eherkenning betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Het volgende scherm krijgt u bijvoorbeeld indien u kiest voor een eherkenningsmiddel van Connectis. Wanneer u de eerste optie selecteert, kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Het volgende scherm krijgt u bijvoorbeeld indien u beschikt over een eherkenningsmiddel van Connectis. Pagina 6 van 15

7 Aan de hand van de inloggegevens kan Digimelding BALI - HR de gebruiker herkennen en weet Digimelding BALI - HR dat de gebruiker bevoegd is om Digimelding BALI - HR te gebruiken. Na het inloggen verschijnt het startscherm: het dossieroverzicht. Vanuit deze pagina kunt u Digimelding BALI - HR gaan gebruiken. Pagina 7 van 15

8 3 Dossieroverzicht In het dossieroverzicht zijn alle meldingen te zien die voor uw organisatie zijn ingediend. Dit is inclusief de afgehandelde meldingen, totdat deze worden verwijderd. De meldingen zijn gesorteerd op volgorde van binnenkomst: van laatst ontvangen tot eerst ontvangen melding. Door op Laatste melding te klikken kunt u deze sortering omdraaien. Zo kunt u bijvoorbeeld op datum aanlevering sorteren met de nieuwste meldingen bovenaan, of andersom met de oudste meldingen bovenaan. Door op KvK nummer te klikken kunt u de meldingen sorteren op Kamer van Koophandel (KvK)-nummer van laag naar hoog. Door nogmaals op die knop te klikken wordt de sortering omgedraaid. Wanneer er meerdere meldingen zijn gedaan op één dossiernummer worden meerdere meldingen samengevoegd onder het dossiernummer. Deze worden getoond op de datum van de laatst gedane melding. Door op Aantal meldingen te klikken, kunt u de meldingen sorteren op het aantal meldingen van laag tot hoog. Door nogmaals op die knop te klikken wordt de sortering omgedraaid. Pagina 8 van 15

9 4 Meldingen Als u in het dossieroverzicht op een melding klikt, volgt een overzicht van de melding(en) bij het betreffende dossier. Wanneer er meerdere meldingen zijn gedaan op één dossier zijn deze gesorteerd op datum van de aanlevering van de meldingen. In dit overzicht is het mogelijk om deze sortering te wijzigen door op Laatst gewijzigd te klikken. De eerst aangeleverde melding komt dan bovenaan te staan. U kunt de meldingen ook sorteren op type melding, afnemernummer en status door op het desbetreffende kopje te klikken. Als u nogmaals klikt op hetzelfde kopje, sorteert u de gegevens in omgekeerde volgorde. De statussoorten zijn Nieuw, Wijziging, Correctie, Ingetrokken, Niet ontvankelijk, In behandeling en Afgehandeld. Pagina 9 van 15

10 5 Melding inzien, annotatie referentie inzien en status toevoegen 5.1 Melding inzien Wanneer u in het vorige scherm op een melding klikt, krijgt u in het scherm Annotatie de volgende details te zien. In het onderdeel van het scherm over wijzigingsverzoek is de datum/tijd van de melding opgenomen, het afnemernummer en een eventuele toelichting. Daarnaast wordt de gegevenswijziging weergegeven. Wanneer dit er meerdere zijn, kunt u deze sorteren op KvK of selectie door op het desbetreffende kopje te klikken. In het onderdeel van dit scherm over Attributen zijn attributen, betwijfelde waarde en voorgestelde waarde in te zien. Deze kunnen worden gesorteerd door op het desbetreffende kopje te klikken. De annotatie referentie(s) kunnen hier op dezelfde manier worden gesorteerd op tijdstip, type en waarde. Vanuit het bovenstaande scherm is het mogelijk om de melding te downloaden als PDF (inclusief de annotatie referenties) en een status toe te voegen. Deze mogelijkheden worden hierna toegelicht. Pagina 10 van 15

11 5.2 PDF downloaden Het is mogelijk om vanuit dit scherm van de melding (hieronder nogmaals weergegeven) een PDF-bestand te downloaden. U klikt hiervoor op Download als PDF onderaan in het scherm. U kunt er voor kiezen om de PDF direct te openen of op te slaan. Deze PDF bevat de melding inclusief alle annotatie referenties. 5.3 Melding afgehandeld U kunt de contactgegevens wijzigen van de terugmelding door op Contactgegevens wijzigen te klikken onderaan het scherm. U komt vervolgens in het volgende scherm Contactgegevens wijzigen Pagina 11 van 15

12 Hier kunt u ervoor kiezen om een van de volgende elementen toe te voegen: Naam, Telefoon, , Afdeling. Wanneer u op Opslaan klikt worden de gegevens verwerkt en opgeslagen. 5.4 Status toevoegen U kunt een status aan de annotatie toevoegen door op Status toevoegen te klikken onderaan in het bovenstaande scherm. U komt vervolgens in het volgende scherm Status toevoegen : Hier kunt u ervoor kiezen om een van de volgende statussen toe te voegen aan de annotatie: In behandeling, Niet ontvankelijk en Afgehandeld. Uw toelichting hierop kunt u invullen in het vakje Toelichting. Wanneer u op Status toevoegen klikt wordt de toevoeging verwerkt. U krijgt dan weer het scherm voor u waar u de details van de annotatie in ziet staan. De zojuist gedane statustoevoeging ziet u staan als laatste annotatie. Pagina 12 van 15

13 6 Terugkeren naar dossieroverzicht en melding zoeken 6.1 Terugkeren naar dossieroverzicht U kunt altijd terugkeren naar het dossieroverzicht door op Dossiers te klikken in de menubalk (bovenste balk). 6.2 Melding zoeken In de menubalk kunt u op Zoeken klikken om een melding te zoeken. U kunt zoeken naar een melding door het dossiernummer, het afnemerskenmerk of de van t/m datum (invoeren volgens format ddmm-jjjj) in te vullen en vervolgens op ophalen gegevens te klikken. U kunt ook zoeken op een meldingsstatus door een status te selecteren en vervolgens op Zoeken te klikken. Het is mogelijk om meerdere velden in te vullen alvorens u gegevens gaat ophalen. Het bovenste veld is leidend bij het ophalen van gegevens en het eerstvolgende veld is een nadere selectie hiervan. Vervolgens krijgt u het zoekresultaat of de zoekresultaten te zien. Wanneer er meerdere zoekresultaten zijn, zijn deze gesorteerd op datum van de aanlevering van de meldingen. In dit overzicht is het mogelijk om deze sortering te wijzigen door op Datum aanlevering te klikken, zodat de eerst aangeleverde melding bovenaan komt te staan. U kunt de meldingen ook sorteren op dossier, type en status door op het desbetreffende kopje te klikken. Als u nogmaals klikt op hetzelfde kopje, sorteert u de gegevens in omgekeerde volgorde. Pagina 13 van 15

14 U kunt een melding inzien door er op te klikken. U kunt dan de melding inzien, de annotatie referentie inzien en een status toevoegen zoals beschreven in hoofdstuk 5. Pagina 14 van 15

15 7 Sluiten U kunt BALI afsluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken. Uw sessie is dan beëindigd. U kunt E herkenning afsluiten via de menuoptie Uitloggen, rechtsboven in het menu. U komt hierna weer terug op de aanmeld/inlogpagina van Digimelding. Pagina 15 van 15