Handleiding CombinatiePlanner Versie Combinatiefunctionaris

Transcriptie

1 Handleiding CombinatiePlanner Versie Combinatiefunctionaris 8 februari 2011 Versie 4.0 Multitask ICT bv, Den Haag, Nederland. Alle rechten voorbehouden.

2 Inhoudsopgave 1. Algemeen Inloggen Agendaoverzicht Dag-, week- en maandoverzicht Een afspraak toevoegen Statuswijziging Afspraak verwijderen Filters op status en actiesoorten Automatische Tellingen Dashboard Urenregistratieoverzicht Activiteiten Berichten Beschikbaarheid Bestanden Publieke bestanden Privé bestanden Forum februari 2011, Versie 4.0 Pagina 2 van 18

3 1. Algemeen Zorg ervoor dat als u de webapplicatie wilt opstarten, u in één van de volgende internet browsers zit: - Internet Explorer 7 of 8 - Mozilla Firefox 3.5 of hoger - Google Chrome 3.0 of hoger - Safari versie 4 of hoger Andere internet browsers, of oudere versies van de hierboven vernoemde internet browsers (zoals Internet Explorer 6), worden niet ondersteund. In deze browsers kunnen de modules anders worden weergegeven, of werkt de functionaliteit niet goed. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 3 van 18

4 2. Inloggen Zo opent u de CombinatiePlanner: 1. Ga in de internet-browser naar de CombinatiePlanner pagina, zoals aangegeven op het wachtwoord document. 2. Vul bij gebruikersnaam en wachtwoord de gegevens in die u heeft gekregen. 3. Plaats, indien gewenst, een vinkje bij Onthoud inloggegevens zodat u de volgende keer dat u op de CombinatiePlanner komt, automatisch ingelogd bent. Let op dat u op een openbare pc (zoals op school, bibliotheek of internet-café), dit vinkje niet aanzet. 4. Klik op inloggen. 5. Als u succesvol bent ingelogd, ziet u uw naam rechtsboven naast de knop uitloggen staan. 6. Mocht u uw wachtwoord niet meer weten, kunt u klikken op de link Je wachtwoord vergeten?. Hier kun je je adres zoals die in de CombinatiePlanner staat invullen. Vervolgens krijg je een op dat adres waarmee je je wachtwoord kan wijzigen. 7. Mocht u uw wachtwoord willen wijzigen, kunt u na inloggen klikken op het woord Account, naast Uitloggen. Daar kunt u uw wachtwoord wijzigen. Let op: Het nieuwe wachtwoord moet minimaal 6 tekens hebben. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 4 van 18

5 3. Agendaoverzicht De agenda-module biedt vele mogelijkheden. Zo kunt u: - Afspraken toevoegen in verschillende activiteitssoorten - Filters toevoegen bij deze actiesoorten, zodat alleen de gewenste categorieën zichtbaar zijn. - Filters toevoegen bij de status van de afspraken. - De agenda weergeven in een dag-, week- of maandoverzicht. - Urentellingen bijhouden in dag-, week- of maandoverzicht. Als u bent ingelogd kunt u bovenaan in het menu op Agenda klikken om naar de agenda-module te gaan. 3.1 Dag-, week- en maandoverzicht De agenda heeft drie verschillende weergaven, die aan de rechterkant onder de tellingen kunnen worden gekozen: Een dagweergave, waarin een specifieke dag wordt weergegeven. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 5 van 18

6 Een weekweergave, waarin de gehele week wordt weergegeven. Een maandweergave, waarin de gehele maand wordt weergegeven. Bij alle weergaven kan de datum worden verschoven met de pijlen naar links en naar rechts aan de linkerkant van het scherm. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 6 van 18

7 Naast deze pijlen kan specifiek worden gezocht naar een gewenste datum met de pijl naar beneden. Om een afspraak te bekijken, houdt u uw muis boven een afspraak. Boven de afspraak verschijnt vervolgens een klein berichtje met de details van de afspraak. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 7 van 18

8 3.2 Een afspraak toevoegen U kunt als volgt een afspraak toevoegen: 1. Dubbelklik op een ruimte in de agenda waar nog geen afspraak staat. 2. Er komt een zogenaamde pop-up box naar voren. 3. Bij activiteitsoort dient u een categorie in te vullen waar deze onder valt. Deze categorie is zeer belangrijk, omdat de tellingen hier rekening mee houden. 4. U vult bij onderwerp de gewenste naam van de afspraak in. 5. Bij organisatie vult u de organisatie in. 6. U vult bij de starttijd en eindtijd een datum en een tijd in. Als u het vinkje Hele dag selecteert, verdwijnt de tijdweergave en kunt u alleen een start- en einddatum invullen. De afspraak gaat er hier bij uit dat de afspraak 24 uur zal beslaan (bijvoorbeeld vakantie of privé) 7. Bij omschrijving kunt u een vrije beschrijving geven van de soort activiteit die u aan het plannen bent. 8. Bij kinderen kunt u het aantal kinderen invullen die bij de afspraak aanwezig zullen zijn (of waren). Let op: In een herhalingsafspraak worden de kinderen maar één keer meegeteld in de rapportage. Het systeem gaat er dus vanuit dat bij de afspraak dezelfde groep kinderen aanwezig is als u een herhalingsafspraak maakt! Mocht er een groep zijn met een verschillend aantal kinderen, dient u een aparte afspraak te maken. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 8 van 18

9 9. Mocht er een herhaling van een afspraak plaatsvinden, bijvoorbeeld elke maandag, dan vinkt u het vakje herhaling aan. Er verschijnen extra velden onder het vakje. 10. Aan de linkerkant selecteert u de juiste soort herhaling (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks), met aan de rechterkant de omschrijving van de herhaling. 11. Eventueel kunt u onderaan een einddatum of een bepaald aantal afspraken selecteren, waarop de herhalingsreeks moet stoppen. 12. Als laatste klikt u op Opslaan. De afspraak wordt nu opgeslagen in de agenda. 3.3 Statuswijziging De status van een afspraak kan door een Combinatiefunctionaris worden veranderd van gepland naar uitgevoerd of naar geannuleerd : 1. Klik met de rechtermuisknop de afspraak aan. 2. Selecteer status aanpassen en kies vervolgens voor uitgevoerd of voor geannuleerd. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 9 van 18

10 De status kan alleen door de Supervisor of leidinggevende worden veranderd in akkoord of afgekeurd. 3.3 Afspraak verwijderen Mocht er een afspraak niet doorgaan, kunt u de afspraak verwijderen of de status geannuleerd geven. Geannuleerde afspraken zullen zichtbaar blijven (maar niet worden meegenomen in de telling), verwijderde niet. Om een afspraak te verwijderen: 1. U gaat op een afspraak staan met uw muis. 2. Rechtsboven verschijnt een rood kruisje waarop u kunt klikken. Indien dit kruisje niet verschijnt, heeft u geen rechten om een afspraak te verwijderen. Neem in dit geval contact op met uw supervisor. 3. Er zal een scherm naar voren komen waar u de verwijder actie kunt bevestigen. Bij een herhalingsafspraak zal nog worden gevraagd of de hele reeks of alleen de huidige afspraak verwijderd zal moeten worden. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 10 van 18

11 3.4 Filters op status en actiesoorten Aan de linkerkant van het scherm, naast de agenda, kunt u een filter toepassen op de status (bijvoorbeeld gepland, uitgevoerd etc.). - of op de actiesoort (bijvoorbeeld school, sport etc.). Klikt u op één van de filters, dan verdwijnt de afspraak in de weergave van de agenda. De afspraak verdwijnt alleen in de weergave, de echte afspraak blijft dus staan! In de rechterafbeelding hieronder is de actiesoort Sport weggehaald, waardoor er twee afspraken in de maandweergave verdwijnen, die in de linkerafbeelding nog wel staan. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 11 van 18

12 3.5 Automatische Tellingen Rechtsboven de agenda vindt u de tellingen. Deze tellingen worden automatisch aangepast na het toevoegen van een afspraak. Deze wordt ook aangepast nadat u wisselt van dag-, week- of maandweergave; zo kunt u altijd makkelijk overzien hoeveel er gewerkt moet worden. Geannuleerde of afgekeurde afspraken worden niet meegenomen in de tellingen, zodat de telling puur het aantal geplande, uitgevoerde, of akkoord verklaarde afspraken bevat. Filters op de status of actiesoorten hebben geen invloed op de tellingen! 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 12 van 18

13 4. Dashboard Op het dashboard is een samenvatting te zien van verschillende functies: - Urenregistratieoverzicht - Activiteiten - Berichten - Beschikbaarheid Als u bent ingelogd kunt u bovenaan in het menu op Dashboard klikken om naar de dashboardmodule te gaan. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 13 van 18

14 4.1 Urenregistratieoverzicht In het urenregistratie overzicht kan snel worden gezien hoeveel uur u hebt gewerkt in het (school/kalender)jaar, hoeveel uur u nog moet werken, hoeveel uur gepland is en hoeveel uur nog te plannen is. Door op de pijl naar beneden te klikken, klapt de urenregistratie uit. Saldo 2009/2010: Het aantal uren dat nog gewerkt dient te worden uit het vorige (school/kalender)jaar. Aanstelling volgens CAO: Dit is de aanstelling die wordt uitgerekend op basis van de ingevoerde CAO gegevens en het per persoon ingevoerde aantal FTE + contractsdata door de Supervisor. Aftrekpost (Overige activiteiten): Hier staan uren die niet verder gespecificeerd hoeven te worden in de agenda, maar die er als één vaste aftrekpost vanaf gaan (wellicht is deze regel onzichtbaar). (Leeftijds)Verlof:Dit wordt uitgerekend op basis van de aanstelling. Aangezien er wordt uitgegaan van werkbare uren in de CAO s en de CombinatiePlanner, gaat dit gegeven in één keer van de te werken uren af. Totaal te werken uren in 2010/2011: Alle bovenstaande gegevens worden van elkaar afgetrokken/opgeteld, zodat er een getal komt dat te werken is. Erachter wordt dit getal gedeeld door de resterende aanstelling, zodat er een goed idee is wat per week dient te worden gewerkt. Gewerkte uren (akkoord): Hier worden de geaccordeerde uren in het verleden aangegeven. Dit getal zal gedurende het jaar richting de totaal te werken uren lopen. Resterende te werken uren: Hier worden de gewerkte uren van de totaal te werken uren afgetrokken, zodat je kan zien hoeveel uur je nog moet werken. Erachter wordt dit getal gedeeld door de resterende aanstelling, zodat er een goed idee is wat per week dient te worden gewerkt. Resterende werkbare weken: Hier staat het resterende aantal weken te werken. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 14 van 18

15 Geplande uren dit jaar: Uren in het verleden en in de toekomst die nog niet de status akkoord hebben bereikt (dus de status gepland of uitgevoerd hebben), worden hier weergegeven. Nog te plannen: Hier staat het aantal uur wat nog gepland dient te worden, mits de eerder geplande afspraken doorgaan. Als een gebruiker zijn agenda volplant tot aan het einde van het (school/kalender)jaar of tot het einde van de aanstelling, zal dit laatste getal op 0 uur moeten staan. 4.2 Activiteiten In het activiteitenoverzicht ziet u de eerstvolgende activiteiten die u gepland heeft. 4.3 Berichten Aan de rechterkant van het dashboard staan een aantal berichten: - Interne berichten - Laatste forumberichten - Website berichten Wellicht dat u niet alle items ziet, dit is per gemeente anders. Interne berichten: Bij interne berichten kunnen Supervisors een bericht achterlaten die zichtbaar wordt voor elke gebruiker. Hier kunnen algemene mededelingen, maar ook mededelingen over het systeem geplaatst worden. Forum berichten: Bij de laatste forumberichten zijn de laatste reacties op onderwerpen in het forum zichtbaar. Website berichten: Bij de website berichten staan de laatste nieuwsitems die overeen komen met de website die gaat over de Combinatiefuncties. Door bij één van de berichten op Lees verder te klikken, gaat u naar het bericht toe. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 15 van 18

16 4.4 Beschikbaarheid Het beschikbaarheidsoverzicht bedoelt voor de module SportMatcher. Indien deze niet is geactiveerd, zal dit geen toepassing hebben voor de gebruikers. Het doel hiervan is dat een gebruiker zijn beschikbare uren kan aangeven, waar de SportMatcher rekening mee kan houden bij het toewijzen van sporten aan een gebruiker. Om beschikbaarheid toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen. Periode: Vul hier de gewenste periode in. Dag: Geef hier de dag van de week voor de beschikbaarheid binnen de geselecteerde periode. Begin- & eindtijd: Hier kan de tijd van de beschikbaarheid worden ingegeven. Klik na het invoeren van de velden op Opslaan. De beschikbaarheid is nu opgeslagen. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 16 van 18

17 5. Bestanden Bij het onderdeel Bestanden is er de mogelijkheid documenten op te slaan op de server van de CombinatiePlanner. De bestandenmodule bestaat uit twee verschillende onderdelen: - Publieke bestanden - Privé bestanden 5.1 Publieke bestanden Bij de publieke bestanden kunnen bestanden worden gedeeld door verschillende gebruikers. Denk hierbij voornamelijk aan vergadernotulen, procedures, andere nuttige lijsten ter communicatie naar de CF en natuurlijk de handleiding van de CombinatiePlanner. Voorlopig zit er op de publieke map een maximum van 20 MB aan bestanden. 5.2 Privé bestanden De privé bestanden zijn alleen maar zichtbaar voor de gebruiker zelf. Deze map heeft een maximum van 4 MB. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 17 van 18

18 6. Forum Via het Forum kunnen er berichten worden geplaatst. Dit kan worden gebruikt als middel om discussies te voeren. Nieuwe categorieën kunnen enkel worden aangemaakt door supervisors. Binnen een categorie kan door iedereen een onderwerp worden aangemaakt. Gebruikers kunnen reageren op deze berichten door hun bericht toe te voegen. 8 februari 2011, Versie 4.0 Pagina 18 van 18