Werkinstructie CareAssist Internet Urenregistratie

Transcriptie

1 6a Werkinstructie CareAssist Internet Urenregistratie Datum Juni 2012 V3.0

2 Inhoudsopgave 1. Naar CareAssist internet urenregistratie Toegang tot CareAssist internet urenregistratie Toevoegen aan Favorieten Naar via Favorieten Inloggen als gebruiker 5 2. Uitleg CareAssist internet urenregistratie Startpagina Rooster Gebruikte symbolen Declaraties Gebruikte symbolen Wijzigen periode Berichten Gebruikte symbolen Aan de slag met internet urenregistratie Printen rooster Afspraak wijzigen of laten vervallen Afspraak toevoegen Afspraak accorderen en niet accorderen Declaraties toevoegen Declaraties wijzigen of verwijderen Declaraties accorderen 24 Copyright I tension Enschede. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 1. Naar CareAssist internet urenregistratie 1.1 Toegang tot CareAssist internet urenregistratie Om de urenregistratie via internet te kunnen laten verlopen moet de Internet Explorer eerst worden opgestart. In de adresbalk dient het volgende adres te worden ingegeven: Zie onderstaande schermafdruk 1.2 Toevoegen aan Favorieten Om de toegang tot de internet urenregistratie te vergemakkelijken kan het internet adres aan de favorieten worden toegevoegd. Dit gaat als volgt: Klik op Favorieten en kies voor Aan Favorieten toevoegen. Zie onderstaande schermafdruk Copyright I tension Enschede. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

4 Het onderstaande scherm verschijnt: Voer een naam in en klik op Toevoegen. Het adres wordt bij Favorieten neergezet. Stappen: 1 Ga naar Internet Explorer 2 Ga naar 3 Klik op Favorieten 4 Kies voor Aan Favorieten toevoegen 5 Voer een naam in 6 Klik op Toevoegen 1.3 Naar via Favorieten Om de internet urenregistratie op te starten hoeft de gebruiker nu alleen de Favorieten te openen en door middel van een klik op CareAssist internet urenregistratie wordt het adres in de adresbalk geplaatst en de urenregistratie geopend. Stappen: 1 Ga naar Internet Explorer 2 Open Favorieten 3 Klik op CareAssist internet urenregistratie 4 van 24

5 1.4 Inloggen als gebruiker Om nu daadwerkelijk bij de urenregistratie te komen dient er eerst te worden ingelogd met de naam van de organisatie, gebruikersnaam en wachtwoord. Door Gebruikersnaam onthouden aan te vinken hoeft niet elke keer bij het inloggen de gebruikersnaam te worden ingegeven. Stappen: 1 Ga naar Internet Explorer 2 Ga naar (via Favorieten ) 3 Log in met Organisatienaam 4 Gebruikersnaam = adres gebruiker 5 Voer wachtwoord in (de eerste keer is het wachtwoord careassist ) 6 Vink eventueel gebruikersnaam onthouden aan 7 Klik op inloggen 5 van 24

6 2. Uitleg CareAssist internet urenregistratie 2.1 Startpagina Klik op Inloggen en de startpagina verschijnt. Belangrijk om te weten is dat er te allen tijde kan worden teruggegaan naar de startpagina door op het logo van CareAssist te klikken. In de eerste balk bevindt zich links een kruimelpad waarmee te allen tijde kan worden bekeken waar de gebruiker zich bevindt binnen de website. Aan de rechterkant van deze balk bevindt zich een snelkoppeling om uit te loggen. De betekenis van de snelkoppeling(en) wordt getoond wanneer men met de muis over de snelkoppeling beweegt. Kruimelpad en snelkoppelingen: Eén scherm terug of vooruit bereikt men door op de pijlen helemaal links bovenaan naast de adresbalk te klikken. 6 van 24

7 Onder de bovenste balk bevindt zich aan de linkerkant het menu met de verschillende menu opties Rechts daarvan wordt het rooster van vandaag getoond. Eventuele afspraken voor die dag worden blauw in het rooster getoond en door dubbel op een afspraak te klikken wordt meer informatie inzichtelijk. Onderaan dit rooster kan gekozen worden voor de optie Toon 24 uur. In dit geval zal het mogelijk zijn om de gehele 24 uur van de desbetreffende dag te bekijken. Tevens is het onderaan mogelijk om het complete rooster te bekijken door op de tekst Toon uw weekrooster te klikken. Rechts van het rooster wordt de volgende informatie getoond: Het eerste blok bevat de meldingen die betrekking hebben op de ingelogde zorgverlener. Onderaan dit blok wordt verwezen naar de niet geaccordeerde afspraken en (indien aanwezig; in dit geval niet) de niet geaccordeerde declaraties met de optie om daar direct naar toe te kunnen gaan. Onder het blok met de meldingen kan de gebruiker het blok berichten vinden. Het kunnen hier algemene of persoonlijke berichten betreffen. Bovenaan kan gekozen worden welke berichten wel of niet getoond moeten worden. Door bijvoorbeeld de optie Toon gelezen berichten aan te vinken, ziet de gebruiker ook berichten die hij/zij in het verleden al eens heeft bekeken. 7 van 24

8 2.2 Rooster Na het inloggen zijn er drie mogelijkheden om vanuit het hoofdmenu naar het huidige rooster te gaan: 1. klik op de snelkoppeling Toon uw weekrooster in het rooster van vandaag 2. klik in het menu op het menu item Rooster inzien 3. klik in het blok meldingen, voor het accorderen van de afspraken (alleen zichtbaar indien aanwezig) Wanneer op het menu-item Rooster wordt geklikt ziet u het volgende overzichtsscherm waarin alle mogelijkheden worden getoond. Door op het item Rooster inzien te klikken, wordt naar het rooster gegaan. Door op het item Afspraak toevoegen te klikken kunt u een afspraak toevoegen: Wanneer wordt gekozen voor het item Rooster inzien wordt het volgende scherm getoond: 8 van 24

9 Onderstaand scherm toont een rooster in de diverse stadia van registratie. Boven het rooster wordt de geselecteerde week weergegeven. Indien de gebruiker op de naam van een cliënt klikt, verschijnt er een tekstvakje met het adres en telefoonnummer van de betreffende cliënt. Wanneer er bijzonderheden zijn ingevoerd, worden deze hier ook getoond. Wanneer er voor de cliënt rapportages beschikbaar zijn, worden deze inzichtelijk middels de kolom Rapportages. Er zal in dit geval een afbeelding aanwezig zijn. Door op de afbeelding te klikken wordt een venster geopend met de gewenste rapportages Gebruikte symbolen Printbare versie In de balk naast geselecteerde week staat een printersymbool. Door hierop te klikken verschijnt een overzicht voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van toegevoegde, verwijderde of gewijzigde afspraken. PDF knop Om het rooster van de benodigde week te printen klikt de gebruiker op de PDF knop. Er wordt een PDF bestandje aangemaakt waarna het rooster geprint kan worden. 9 van 24

10 Afspraak toevoegen Daarnaast staat een knop die gebruikt kan worden om een afspraak toe te voegen. Details Deze knop in het rooster is alleen zichtbaar wanneer een afspraak niet meer gewijzigd kan worden. Door op de blauwe knop te klikken worden de details van de betreffende afspraak getoond. Accorderen Door op deze knop in het rooster te klikken wordt de afspraak geaccordeerd. Niet accorderen Met deze knop worden eerder geaccordeerde afspraken op niet akkoord gezet. Wijzigen Door van deze knop gebruik te maken kan de afspraak worden gewijzigd. Verwijderen Met deze knop kan de eerder toegevoegde afspraak worden verwijderd. Rapportages openen Met deze knop kunnen (indien aanwezig) rapportages van de cliënt worden geopend 10 van 24

11 2.3 Declaraties Er zijn twee mogelijkheden om naar de declaraties te gaan: 1. wanneer er declaraties geaccordeerd moeten worden zal er in het hoofdscherm, in het blok meldingen, een melding staan dat dit het geval is. Dit gebeurd op dezelfde manier als bij afspraken. Wanneer deze melding aanwezig is, kunt u deze gebruiken door naar de declaraties te gaan. 2. klik in het menu op Declaraties Wanneer op het menu-item Declaraties wordt geklikt ziet u het volgende overzichtsscherm waarin alle mogelijkheden worden getoond. Door op het item Declaraties inzien te klikken, wordt naar het overzicht van de declaraties gegaan. Door op het item Declaratie toevoegen te klikken kunt u een declaratie toevoegen: Wanneer wordt gekozen voor de optie Declaraties inzien wordt het volgende scherm getoond: 11 van 24

12 Onderstaand scherm toont een declaratieoverzicht in de diverse stadia van registratie. Boven het declaratieoverzicht wordt de geselecteerde week weergegeven Gebruikte symbolen Printbare versie Declaratie toevoegen In de balk naast geselecteerde week staat een printersymbool. Door hierop te klikken verschijnt een overzicht voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van toegevoegde, verwijderde of gewijzigde declaraties. Daarnaast staat een knop die gebruikt kan worden om een declaratie toe te voegen. Details Accorderen Deze knop in het declaratieoverzicht is alleen zichtbaar wanneer een declaratie niet meer gewijzigd kan worden. Door op de blauwe knop te klikken worden de details van de betreffende declaratie getoond. Door op deze knop in het rooster te klikken wordt de declaratie geaccordeerd. Niet accorderen Met deze knop worden eerder geaccordeerde declaraties op niet akkoord gezet. Wijzigen Door van deze knop gebruik te maken kan de declaratie worden gewijzigd. Verwijderen Met deze knop kan de eerder toegevoegde declaratie worden verwijderd. 12 van 24

13 2.4 Wijzigen periode Er zijn verschillende manieren om een andere periode te selecteren: 1. Snel één week vooruit of één week terug wordt bereikt door op het pijltje rechts of links te klikken. 2. Door op de datumknop (naast het datumvak) te klikken of door een dubbelklik in het datumvak verschijnt de maand waarin de geselecteerde week valt. Hierin kan een willekeurige datum worden gekozen. De week waarin de datum valt wordt vervolgens getoond. Door op de pijltjes links en rechts in de kalendermaand te klikken wordt een maand terug of vooruit getoond. Door op de maand zelf te klikken verschijnt een venster met hierin alle maanden van het jaar. Zie venster hierna. 3. Door klikken op een maand wordt de betreffende maand getoond waarna een datum kan worden geselecteerd. In dit venster is het ook mogelijk een jaar terug of een jaar vooruit te kiezen door gebruik te maken van de pijltjes links en rechts van het jaar. Door op het jaar zelf te klikken verschijnt een venster met een aantal jaren waaruit gekozen kan worden. Zie venster hierna. 4. Door te klikken op een jaar wordt het betreffende jaar getoond waarna een maand en daarna weer een week of datum kan worden geselecteerd. Ook in dit venster weer de mogelijkheid om d.m.v. de pijltjes links en rechts een aantal jaren terug of vooruit te gaan. Om direct terug te keren naar het rooster van vandaag kan op de onderste regel in het vak geklikt worden, in dit voorbeeld: vandaag 21, juni, van 24

14 2.5 Berichten Er zijn twee mogelijkheden om bij de berichten te komen: 1. Vanuit de startpagina, middels het blok berichten: 2. klik in het menu op Declaraties Wanneer op het menu-item Berichten wordt geklikt ziet u het volgende overzichtsscherm waarin alle mogelijkheden worden vermeld: 14 van 24

15 Om nieuwsberichten te kunnen inzien dient te worden gekozen voor de optie Nieuwsberichten inzien. Er wordt dan naar het volgende scherm gegaan: In bovenstaand scherm kunnen alle berichten worden bekeken, door op de rood omcirkelde items te klikken. Boven in het scherm is het mogelijk om bepaalde opties aan/uit te zetten zodat de getoonde berichten gefilterd worden. Het gaat hier om de volgende opties: 1. Toon persoonlijke berichten: Als deze optie is aangevinkt worden persoonlijke berichten getoond; 2. Toon algemene berichten: Als deze optie is aangevinkt worden algemene berichten getoond; 3. Toon gelezen berichten: Als deze optie is aangevinkt worden reeds gelezen berichten ook getoond; Wanneer de gebruiker het hele bericht wil lezen en op één van bovenstaande items heeft geklikt, wordt er naar het volgende scherm gegaan: In dit scherm wordt het hele bericht getoond. Tevens worden eventuele bijlagen getoond die kunnen worden geopend door op de tekst Bestand bekijken te klikken. 15 van 24

16 Wanneer een bericht voor de eerste keer wordt geopend, wordt er een melding getoond dat het bericht gemarkeerd is als gelezen. Wanneer de gebruiker dit niet wil, kan de optie hiernaast worden gekozen. Dit houdt in dat het bericht niet langer gemarkeerd is als gelezen. Wanneer er in het overzichtsscherm niet wordt gekozen voor Nieuwsberichten inzien maar voor de mogelijkheid Uitgebreid zoeken, wordt er naar het volgende scherm gegaan: Er zijn verschillende zoekopties: 1. Trefwoorden: Dit zijn de woorden waarop gezocht wordt in het bericht; 2. Alle woorden/eén van de woorden: Deze optie geeft aan of het bericht moet voldoen aan alle trefwoorden, of dat één van de trefwoorden voldoende is; 3. Zoeken in bericht en onderwerp: Deze optie geeft aan of er naar de trefwoorden moet worden gezocht in het bericht en de onderwerp, of alleen binnen het bericht; 4. Zoeken in: Dit geeft aan in welke categorie berichten er gezocht moet worden. Een resultaat van een zoekactie is bijvoorbeeld als volgt (hierbij is gezocht op het trefwoord de ): De gebruiker kan vervolgens eenvoudig naar het gehele bericht gaan door op de tekst lees het gehele bericht te klikken. 16 van 24

17 2.5.1 Gebruikte symbolen Ga terug In sommige balken is deze afbeelding te zien. Met behulp van deze knop kan terug worden gegaan naar een vorig scherm. Markeer ongelezen Met behulp van deze knop kan een bericht worden gemarkeerd als niet gelezen Markeer gelezen Met behulp van deze knop wordt een bericht gemarkeerd als gelezen. Verwijder resultaten Wanneer er een zoekactie heeft plaatsgevonden, kunnen de resultaten weer worden verwijderd met behulp van deze knop. 17 van 24

18 3. Aan de slag met internet urenregistratie 3.1 Printen rooster Om het rooster van de benodigde week te printen wordt op de PDF knop geklikt. Er wordt een PDF bestandje aangemaakt waarna het rooster geprint kan worden. NB. Het printersymbool geeft alleen een kale print van het rooster voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van zelf toegevoegde, verwijderde of gewijzigde afspraken. Stappen: 1 Ga naar Rooster 2 Klik op de PDF knop 3 Print het rooster 18 van 24

19 3.2 Afspraak wijzigen of laten vervallen Om een afspraak te wijzigen wordt op de knop Wijzigen geklikt die voor elke niet geaccordeerde afspraak staat. Onderstaand scherm verschijnt: In dit scherm is het mogelijk de begintijd, de eindtijd of de tijdsduur te wijzigen. Als de begintijd wordt gewijzigd wordt de eindtijd vanzelf aangepast en blijft de tijdsduur gelijk Als eindtijd wordt gewijzigd wordt de tijdsduur vanzelf aangepast Als alleen de tijdsduur wordt gewijzigd blijft de begintijd staan en wordt de eindtijd aangepast. De originele begintijd, eindtijd en tijdsduur staan aangegeven naast de invulvelden. Bijzonderheden kunnen worden ingevoerd in het daarvoor bestemde tekstvak. Stappen: 1 Klik op de knop Wijzigen 2 Pas de begin- eindtijd of tijdsduur (aantal) aan 3 Geef eventueel een reden aan 4 Voer eventueel bijzonderheden toe 5 Klik op Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk de afspraak in zijn geheel te laten vervallen. Hiervoor is het voldoende een vinkje te zetten voor Afspraak komt te vervallen. Afhankelijk van wat de organisatie heeft ingevoerd kunnen er bepaalde redenen aangegeven worden waarom de uren afwijken of de afspraak is komen te vervallen. Om de wijzigingen te bewaren klikt de gebruiker op het symbool voor Opslaan en sluiten. Indien de wijziging geannuleerd moet worden klikt de gebruiker op het symbool voor Annuleren. Stappen: 1 Klik op de knop Wijzigen 2 Vink Afspraak komt te vervallen aan 3 Klik op Opslaan en sluiten 19 van 24

20 3.3 Afspraak toevoegen Om een afspraak toe te voegen klikt de gebruiker op de snelkoppeling boven het rooster naast het printersymbool of op Afspraak toevoegen in de menubalk links van het rooster. Onderstaand scherm verschijnt Vul de velden met de gevraagde informatie en klik op het symbool voor opslaan en sluiten. Indien de wijziging moet worden geannuleerd klikt de gebruiker op het symbool voor Annuleren. Door op het printersymbool in het scherm van het rooster te klikken verschijnt een overzicht voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van de toegevoegde, verwijderde/gewijzigde afspraken. Stappen: 1 Ga naar Rooster 2 Ga naar Afspraak toevoegen 3 Voer de gegevens in 4 Klik op Opslaan en sluiten 20 van 24

21 3.4 Afspraak accorderen en niet accorderen Na afloop van een zorgperiode dienen de afspraken en de declaraties geaccordeerd te worden door de zorgverlener. Het aantal niet geaccordeerde afspraken en declaraties staan bij de Meldingen op de startpagina. Via nevenstaand venster kan direct naar de eerste niet geaccordeerde afspraak of niet geaccordeerde declaratie worden doorgeklikt. Indien geen gebruikt gemaakt wordt van deze optie is het ook mogelijk om via het rooster de afspraken te accorderen. (Het accorderen van de declaraties wordt beschreven in paragraaf 3.7). Dit gebeurt door te klikken op de knop Accorderen die voor de afspraak staat. Bij de status komt Akkoord door zorgverlener te staan en de knop Accorderen verandert in de knop Niet accorderen. Om na het accorderen toch nog iets te kunnen wijzigen of te annuleren in een declaratie is het mogelijk op de knop Niet accorderen te klikken. De declaratie staat dan weer vrij om te worden gewijzigd of verwijderd. Stappen: 1 Klik op Accorderen 2 Bij wijzigingen na het accorderen: klik op Niet accorderen 21 van 24

22 3.5 Declaraties toevoegen Om een declaratie toe te voegen wordt op het symbool declaraties toevoegen geklikt boven het declaratieoverzicht naast het printersymbool of op Declaratie toevoegen in de menubalk links van het overzicht. Onderstaand scherm verschijnt. Vul de velden met de gevraagde informatie en klik op het symbool voor opslaan en sluiten. Indien de wijziging moet worden geannuleerd klikt de gebruiker op het symbool voor Annuleren. declaraties. Door op het printersymbool in het scherm van de declaraties te klikken verschijnt een overzicht voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van de toegevoegde Stappen: 1 Ga naar Declaraties 2 Ga naar Declaratie toevoegen 3 Voer de gegevens in 4 Klik op Opslaan en sluiten 22 van 24

23 3.6 Declaraties wijzigen of verwijderen Om een declaratie te wijzigen klikt de gebruiker op de knop Wijzigen die voor elke niet geaccordeerde declaratie staat. Onderstaand scherm verschijnt. In dit scherm is het mogelijk het aantal (of bedrag) van de ingevoerde declaratie te wijzigen. Om de wijzigingen te bewaren klikt de gebruiker op het symbool voor Opslaan en sluiten. Indien de wijziging moet worden geannuleerd klikt de gebruiker op het symbool voor Annuleren. Door op het printersymbool in het scherm van de declaraties te klikken verschijnt een overzicht voor de zorgverlener, bedoeld als bewaarversie van de verwijderde of gewijzigde declaraties. Stappen: 1 Klik op de knop Wijzigen 2 Wijzig het aantal of het bedrag 3 Klik op Opslaan en sluiten Indien de ingevoerde omschrijving of datum gewijzigd of verwijderd moet worden,wordt de declaratie in zijn geheel verwijderd met de optie Verwijderen. Door op Ja te klikken in onderstaande melding wordt de declaratie verwijderd. Stappen: 1 Klik op de knop Verwijderen 2 Klik op Ja 23 van 24

24 3.7 Declaraties accorderen Na afloop van een zorgperiode dienen ook de declaraties geaccordeerd te worden door de zorgverlener. Het aantal niet geaccordeerde afspraken en declaraties staan bij de Meldingen op de startpagina. Via nevenstaand venster kan direct naar de eerste niet geaccordeerde afspraak of niet geaccordeerde declaratie worden doorgeklikt. Indien geen gebruikt gemaakt wordt van deze optie is het ook mogelijk om via het declaratieoverzicht de declaraties te accorderen. (Het accorderen van de afspraken is beschreven in paragraaf 3.4). Dit gebeurt door te klikken op de knop Accorderen die voor de declaratie staat. Bij de status komt Akkoord door zorgverlener te staan en de knop Accorderen veranderd in de knop Niet accorderen. Om na het accorderen toch nog iets te kunnen wijzigen of te annuleren in een declaratie is het mogelijk op de knop Niet accorderen te klikken. De declaratie staat dan weer vrij om te worden gewijzigd of verwijderd. Stappen: 3 Klik op Accorderen 4 Bij wijzigingen na het accorderen: klik op Niet accorderen 24 van 24