Uitzend Software Diensten BV. UBplusOnline. Handleiding digitale werkbriefjes voor werknemers

Transcriptie

1 Uitzend Software Diensten BV UBplusOnline Handleiding digitale werkbriefjes voor werknemers Versie 2.10 augustus 2013

2 Inhoudsopgave H1. Welkom bij UBplusOnline 1.1 Wat is UBplusOnline Contactgegevens 2 H2. Starten met UBplusOnline 2.3 Inloggen als werknemer 3 H3. Menu s 3.1 Home Urenbriefjes Functies Loonstrookjes Documenten 8 H4. Urenbriefjes 4.1 Urenbriefjes invullen Urenbriefjes wijzigen UBplusOnline App 11 H5. Overige 5.1 Ziekte-uren Feestdagen Vakantie-uren Ploegenuren 14 1

3 H1. Welkom bij UBplusOnline 1.1 Wat is UBplusOnline UBplusOnline is een platform waarmee via het internet digitale urenbriefjes verwerkt kunnen worden. Op kunt u in de rechterkolom kiezen voor Inloggen digitale werkbriefjes. U wordt nu doorgestuurd naar de website van UBplusOnline, waar u kunt inloggen en uw urenbriefje kunt invullen. De opdrachtgever krijgt automatisch bericht om de uren goed te keuren. Nadat dit is gebeurd, worden de uren door JobMotion geïmporteerd en klaargezet voor verloning. Er is ook een App beschikbaar. Zie hiervoor Hoofdstuk Contactgegevens Heeft u vragen over urenbriefjes of UBplusOnline, dan kunt u contact opnemen met JobMotion. Amanda Berends, tel loonstrook@jobmotion.leidenuniv.nl Aanwezig op: Maandag ( ) Dinsdag ( ) Woensdag ( ) Vrijdag ( ) 2

4 H2. Starten met UBplusOnline 2.1 Inloggen in UBplusOnline U ontvangt van JobMotion uw accountgegevens in een . Hierin staat beschreven op welk internetadres u kunt inloggen en met welk wachtwoord. Bij vult u het adres in waarop u de inloggegevens heeft ontvangen. U kunt na het inloggen via uw naam bij uw accountgegevens; Bij het item Mijn account kunt u uw wachtwoord wijzigen. Als u uw adres wilt wijzigen, neem dan contact op met JobMotion, dan zullen wij het voor u aanpassen. 3

5 Als u bent ingelogd, kunt u kiezen voor verschillende menu s; Home Urenbriefjes Functies Loonstroken Documenten We omschrijven op de volgende pagina s de verschillende menu s en acties die u kunt uitvoeren. 4

6 H.3 Menu s 3.1 Home Onder dit menu vindt u een overzicht van de nog niet verwerkte urenbriefjes en de stand van uw reserveringen (dit laatste indien u bij JobMotion heeft aangegeven dat u uw loonstrookje online wil ontvangen, zie hiervoor hoofdstuk 3.4). Rechtsboven wordt het weeknummer van de huidige week weergegeven, en het telefoonnummer voor als u vragen heeft. U kunt hier tevens meteen gaan naar een nieuw (leeg) urenbriefje. Klik hiervoor op de oranje button Vul een nieuw urenbriefje in. Hoe dit verder gaat, staat beschreven in hoofdstuk 4. Indien u uren heeft ingevoerd, maar nog niet heeft aangeboden blijven deze bewaard in UBplus Online (zie afbeelding onder). U ziet deze dan in uw beginscherm. U kunt dan meteen naar dit werkbriefje toegaan om het briefje compleet te maken, of u kunt het werkbriefje verwijderen indien deze niet moet worden aangeboden. 5

7 3.2 Urenbriefjes Onder het menu urenbriefjes wordt een overzicht gegeven van al uw werkbriefjes met de bijbehorende status. U kunt hier op een makkelijke manier filteren op werkbriefjes door één status te kiezen bovenaan het overzicht. Urenbriefjes kunnen de volgende status hebben (of een combinatie hiervan); Nieuw o Er is een urenbriefje nog niet aangeboden. Aangeboden o Er is een urenbriefje ingevuld en aangeboden ter accordering. Afgekeurd o Het aangeboden briefje is afgekeurd o U heeft bericht ontvangen dat de uren niet zijn goedgekeurd. Nog niet geaccordeerd o Er zijn aangeboden briefjes die nog niet zijn geaccordeerd (deze zijn ofwel nieuw, ofwel aangeboden, ofwel afgekeurd). Geaccordeerd o Er zijn urenbriefjes geaccordeerd, maar nog niet verder verwerkt door JobMotion. Nog niet verwerkt o Er zijn urenbriefjes die nog niet verder zijn verwerkt door JobMotion (deze zijn ofwel nog niet geaccordeerd, ofwel geaccordeerd). Verwerkt o De urenbriefjes zijn verwerkt door JobMotion en u heeft de betaling ontvangen, of zal deze spoedig ontvangen. Tevens kunt u vanuit deze tab een nieuw urenbriefje aanbieden (zie hoofdstuk 4). 6

8 3.3 Functies Onder dit menu kunt u de functies bekijken die u heeft binnen JobMotion. Heeft u meerdere functies bij JobMotion, dan kan het zijn dat niet alle functies via UBplusOnline werken. Functies die nog met papieren werkbriefjes werken, staan dan ook niet in dit overzicht. Voor elke functie zal een mail worden gestuurd wanneer overgegaan wordt op online werkbriefjes. Heeft u nog geen bericht ontvangen, dan kunt u dus gewoon de papieren werkbriefjes blijven inleveren. 3.4 Loonstroken Loonstroken worden, zoals u van ons bent gewend, per naar u toegestuurd. Wilt u de loonstroken ook in UBplusOnline zichtbaar hebben, stuur dan een verzoek naar loonstrook@jobmotion.leidenuniv.nl. U kunt dan onder het menu loonstroken alle loonstroken zien die zijn verstuurd naar UBplusOnline. U kunt de loonstrook als PDF openen. Tevens kunt u de reserveringen bekijken per loonstrook. 7

9 3.5 Documenten Onder dit menu is het mogelijk om documenten (bijv. loonheffingsformulier, CV etc) aan te bieden. Wij willen u echter verzoeken dit niet via UBplusOnline te doen, maar per naar uw contactpersoon binnen JobMotion. 8

10 H.4 Urenbriefjes 4.1 Urenbriefjes invullen Vanuit de tabbladen home en urenbriefjes kunt u een nieuw urenbriefje invullen. Klik op de oranje button vul een nieuw urenbriefje in. Indien u meerdere functies heeft bij een opdrachtgever, of bij verschillende opdrachtgevers werkzaam bent, dan moet u eerst de juiste functie kiezen voordat u uren kunt invoeren. U kunt nu de juiste week kiezen om de uren in te voeren (zie print-screen). Let er wel op dat je maximaal tot 6 weken terug uren kunt invoeren! Ook is het mogelijk om in de toekomst uren in te voeren, dit is echter alleen toegestaan voor vakantie-uren. U komt nu in het invulscherm. In het venster links kunt u de uren invullen. Klik eerst op toevoegen (zie print-screen onder) om aan te geven welke uren u wilt invoeren. Klik hier op alle om alle soorten uren in te kunnen voeren. Het kan zijn dat je hier uren ziet voor de verschillende projecten die uw opdrachtgever heeft ingesteld. In dat geval moet je hier ook het juiste project kiezen. U heeft hierover dan apart bericht ontvangen. 9

11 Wanneer u heeft gewerkt, kunt u het aantal uur op de juiste dag invoeren onder normale uren. In enkele gevallen wordt van u gevraagd om de begintijd, eindtijd en pauzetijd in te voeren. Ook kunt u hier andere uren, zoals vakantie-uren en ploegenuren (indien van toepassing) invoeren. Zie hiervoor de bijzonderheden in hoofdstuk 5. Na het invoeren van de uren klikt u op opslaan. Nu wordt onderaan een blauwe button aanbieden actief (zie print-screen onder). Klik hierop om de uren aan te bieden aan uw opdrachtgever. Let op: als u alleen op opslaan klikt, worden de uren nog niet aangeboden aan de opdrachtgever. U kunt dan later nog verder werken in dit urenbriefje. Pas na het daadwerkelijk aanbieden van de uren, kan de opdrachtgever uw uren accorderen. Tevens is het mogelijk om uw urenbriefje als standaard urenbriefje op te slaan. Vink daarvoor het vakje bewaar als standaard aan (naast de knop aanbieden), alvorens u de uren aanbiedt. Let op: uw opdrachtgever heeft tijd nodig om uw urenbriefje te accorderen. Urenbriefjes die maandagmiddag voor 12 uur zijn geaccordeerd worden meegenomen met de betaling van die week. Zorgt u er dus voor dat u zo snel mogelijk de uren aan uw opdrachtgever aanbiedt, zodat hij of zij tijd heeft om deze te accorderen. Bij voorkeur worden uren uiterlijk zondagavond aangeboden, zodat de opdrachtgever deze maandagochtend kan accorderen. 10

12 4.2 Urenbriefjes wijzigen Urenbriefjes die nog niet zijn aangeboden kunnen door u zelf worden aangepast. Deze uren staan in het overzicht onder nieuw. U kunt deze aanpassing op dezelfde manier doen als het invoeren van nieuwe uren. Wanneer een urenbriefje is afgekeurd door de opdrachtgever, krijgt u hierover per mail bericht. U kunt vervolgens inloggen en in het menu home ziet u welke uren zijn afgekeurd. Door vervolgens op invullen te klikken, ziet u rechts bovenaan de reden van afkeuring staan. U kunt de uren aanpassen, opslaan en opnieuw aanbieden. Mocht u vragen hebben omtrent de afkeuring, neem dan contact op met uw opdrachtgever. Wanneer uren in de verkeerde week zijn ingevuld, kunt u dit als volgt aanpassen; Ga naar het betreffende urenbriefje Zet de uren op 0 Klik op opslaan Klik op het tabblad urenbriefjes Kies vul een nieuw urenbriefje in Kies de juiste week Voer de uren opnieuw in zoals beschreven in hoofdstuk 4.1 Wanneer een urenbriefje reeds is verwerkt, maar onjuist blijkt te zijn, neem dan contact op met JobMotion. Wij kunnen dit urenbriefje voor u terugzetten, zodat u de uren kunt aanpassen. 4.3 UBplusOnline App De UBplusOnline App is te gebruiken om werkbriefjes in te vullen. De App is gratis te downloaden van Google Play en de App Store van Apple. Zoek hiervoor naar UBplusOnline. Om in te loggen klikt u op het veld achter Gebruikersnaam, waar u het adres kunt invoeren waarmee u toegang heeft tot UBplusOnline. Vul achter Wachtwoord uw wachtwoord in. Achter Domein vult u jobmotion in. Voor het invullen van werkbriefjes kunt u een dag op de kalender selecteren en voor diverse functies uren invullen. Aan de linkerkant van de kalender zijn de weeknummers te zien. Door op het weeknummer te klikken kan de hele week worden geselecteerd. De kleuren van de week geven de status van de urenbriefjes van de week: Blauw: er zijn nieuwe (openstaande) urenbriefjes in deze week Oranje: er zijn alleen aangeboden urenbriefjes in deze week Groen: er zijn alleen goedgekeurde urenbriefjes in deze week 11

13 Invullen en aanbieden van een urenbriefje: Klik op de betreffende dag, vervolgens ziet u de plaatsingen waarop geboekt kan worden, inclusief de verschillende urensoorten Per dag kunt u uren invullen o Let op: Wilt u halve uren invoeren, bijvoorbeeld 4,5 uur? U dient dan het volgende in te typen: Dit wordt omgezet naar 4:30 uur, wat in UBplusOnline zichtbaar wordt als 4,5 uur. Dit werkt dus even anders dan u gewend bent. Het is niet mogelijk om 4.5 uur in te typen Indien u alle uren en vergoedingen van eenzelfde week heeft opgeslagen, kunt u de week aanbieden. Klik hiervoor op de button links van de week Legenda: 1. Menu-icoon 2. Weeknummer met kleur 3. Vandaag 4. Ga naar de volgende dag 5. Aanbieden urenbriefje 12

14 H.5 Overige 5.1 Ziekte-uren Wanneer u ziek bent, dient u zich ziek te melden bij JobMotion en bij uw opdrachtgever. Indien van toepassing, worden ziektedagen uitbetaald. Dit verzorgt JobMotion dan voor u. De eerste ziektedag is een wachtdag, deze wordt niet uitbetaald. 5.2 Feestdagen De verplichte sluitingsdagen (ADV dagen) van de Universiteit Leiden en de lokale feestdagen krijgt u geen loon doorbetaald. Als u wel salaris wilt ontvangen, moet u zelf vakantie-uren opnemen. De verplichte vrije dagen zijn: 2013: 10 mei, 4 oktober, 27, 30 en 31 december 2014: 2 en 3 januari, 30 mei, 29, 30 en 31 december 2015: 2 januari, 15 mei, 28, 29, 30 en 31 december 2016: 6 mei, 27, 28, 29 en 30 december 2017: 26 mei, 27, 28 en 29 december 2018: 11 mei, 24, 27, 28 en 31 december De lokale feestdagen zijn: 3 oktober Goede Vrijdag Bevrijdingsdag (behalve in lustrumjaar) Op de officiële feestdagen krijgt u loon doorbetaald als u normaliter op deze dagen had moeten werken. U hoeft hier dus geen vakantie-uren voor op te nemen. Indien van toepassing, zal JobMotion deze uren voor u verwerken. De officiële feestdagen zijn: Nieuwjaarsdag 2e Paasdag Hemelvaartsdag 2e Pinksterdag Beide kerstdagen Koningsdag In lustrumjaar Bevrijdingsdag (eerstvolgend lustrumjaar is 2015) 5.3 Vakantie-uren Als er reserveringen opgebouwd worden (dit kunt u onderaan uw loonstrook zien), kunt u vakantieuren laten uitbetalen door deze in UBplusOnline in te voeren. Op uw laatste loonstrook is zichtbaar hoeveel vakantie-uren u heeft staan. Bouwt u geen reserveringen op, dan worden vakantie-uren altijd tegelijk met uw salaris uitbetaald. 13

15 5.4 Ploegenuren Wanneer u s avonds of in het weekend werkt, kan het zijn dat u hiervoor toeslag krijgt. Vul de betreffende uren in het juiste veld onder ploegenuren. 14