Simply Free handleiding

Transcriptie

1 Simply Free handleiding Versie Om gebruik te kunnen maken van dit systeem, is het belangrijk om bij het eerste gebruik het hoofdstuk Eerste gebruik door te nemen en uit te voeren! Onderwerp Pagina Eerste gebruik 3 Inleiding 3 Profiel eerste keer instellen 7 Systeem instellen 10 Gebruikers aanmaken 15 Sessie als admin 20 Gebruikers aanmaken 20 Gebruikers inzien + wijzigen 20 Verlofaanvragen voor de gebruiker 21 Verlofaanvragen beantwoorden 24 Verlof inzien 25 Sessie als gebruiker 26 Verlof aanvragen 26 Reactie op verlofaanvragen bekijken 26 Verlof inzien 28 Gegevens inzien + wijzigen 29 Sessie als super user/manager 30 Verlofaanvragen voor gebruiker 30 Verlofaanvragen beantwoorden 30 Verlof inzien 30

2 Gebruikers inzien 30 2

3 3 Eerste gebruik Inleiding Als u Simply free voor het eerst gebruikt dient u de knop in Simplex te gebruiken. Het Simply Free account dat aangemaakt wordt zal het adres gebruiken dat bekend is in Simplex bij: Applicatieinstellingen > Algemene instellingen > Praktijk > . Als u op deze plaats géén adres heeft ingevuld dan gebruikt Simplex het adres bij Applicatie-instellingen > Systeem > accounts instellen > Wijzigen ( ) Het adres dat is ingevuld bij Uw eigen amil adres zal worden gebruikt voor uw Simply Free account als het vak bij Account is aktief is aangevinkt. Let op: Indien u meerdere aktieve accounts heeft in uw Simplex pakket, pakt Simply Free het account waarbij het vak Default account aangevinkt is. Simply Free zal eerst een account proberen aan te maken als er bij situatie 1 (Applicatieinstellingen > Algemene instellingen > Praktijk > ) een adres is ingevuld. Als dit niet het geval is zal Simply Free automatisch optie 2 (Applicatie-instellingen > Systeem > accounts instellen > Wijzigen ( )) gebruiken. Wanneer u de Simply Free knop (Verlof registratie) heeft gebruikt in Simplex opent de browser zich en komt u terecht bij Simply Free. Als u deze knop niet gebruikt is de website ook te benaderen via

4 Bij gebruik via Simplex wordt het serienummer automatisch voor u ingevuld. Opent u de website rechtstreeks dan dient u deze nog handmatig in te vullen. Het serienummer kunt u vinden in het beginscherm van Simplex (alle tabs moeten gesloten zijn). De gebruikersnaam en het wachtwoord uit uw kunt u gebruiken om in te loggen. Heeft u deze mail niet meer, dan kunt u nog altijd klikken op wachtwoord vergeten. Na het invullen van uw gegevens krijgt u een met een nieuw wachtwoord. 4

5 5 Nadat u succesvol bent ingelogd heeft u de mogelijkheid te kiezen in welke bevoegdheid u Simply Free wilt gaan gebruiken. Wanneer u over de iconen hovert ziet u een korte omschrijving van de bevoegdheden. Omdat u het account voor het eerst gaat gebruiken kiest u voor beheerder. U komt op de instellingen pagina. Deze bevat de drie essentiele instellingen die dit programma laten functioneren. Het systeem wordt ingesteld op volgorde. Van links naar rechts, boven naar onder (geel, groen, perzik).

6 Voordat u het systeem gaan instellen is het belangrijk dat u uw persoonlijke profiel naar wens instelt. 6

7 7 Profiel eerste keer instellen Klik hiervoor op de profiel icoon rechtsboven in de menubalk. De profielpagina omvat alle informatie omtrent uw persoonlijk profiel. Als eerste stelt u uw persoonlijke gegevens in. Klik hiervoor op het tandwiel rechtsboven in het groene vlak. U komt hierna op de pagina waar u uw persoonlijke gegevens kunt wijzigen. Het linker vak geeft u de mogelijkheid uw persoonlijk gegevens te wijzigen. In het rechter vak kunt u uw wachtwoord wijzigen. Wijzig alle gegevens inclusief het wachtwoord. Om de wijzigingen door tevoeren klikt u op de blauwe knoppen onder het gewijzigde vak. Normaal = Kan alleen inloggen en vrije dagen aanvragen/inzien. Manager = Kan de vrije dagen van alle accounts inzien/goedkeuren. Admin = Kan accounts wijzigen, het systeem instellen en vrije dagen van alle accounts inzien/goedkeuren.

8 8 Klik op de profiel icoon om terug te gaan naar de profielpagina. Scrollt u nu naar beneden om uw werkweek in te stellen. Klik wederom op het tandwiel. Aan de hand van uw werkweek worden uw verlofuren later verwerkt.

9 9 Vink aan op welke dagen u werkt en vul in hoeveel uren en minuten dat zijn per dag. Druk hierna op de blauwe knop om dit op te slaan. Als laatst geeft u aan hoeveel verlofuren u heeft voor dit jaar en wat u over heeft van deze uren. Helemaal onderaan staat het vak mijn verlofuren. Klik op totaal en vul daarna de twee vakken in.

10 10 Systeem instellen Nu uw profiel compleet is gaan we weer naar de instellingen pagina om het systeem in te stellen. Dit doen we door op het wiel instellingen aan de linkerzijde van de menubalk te klikken. Als eerst stelt u de werk instellingen in. Klik op het gele vak op de pagina. Stel in hoeveel uur/minuten verlof een gebruiker standaard in een jaar heeft. Geef ook aan wat de werktijden per dag zijn voor de gebruikers. Het voordeel hiervan is dat dit bij het aanmaken van nieuwe gebruikers deze gegevens standaard zijn ingesteld. Het volgende is het instellen van de categorieën. Dit zijn categorieën waarvoor een gebruiker een vrije dag mag aanvragen. Klik hiervoor op het groene vak bij de instellingen pagina. U maakt als eerst een nieuwe categorie aan door op de pagina op de blauwe icoon met de plus te klikken.

11 11 Hier kunt u een nieuwe categorie aanmaken. Vul hierbij in wat van toepassing is. Naam: de naam van de categorie. Bijv. artsbezoek; Iedereen, vrouwen, mannen. Zwangerschaps verlof voor mannen heeft bijv. een andere waarde dan voor vrouwen. Maak voor het gemak dus hiervoor een aparte categorie Zwangerschapsverlof man aan; Gaat van het verlof af: Zal worden verrekend. De waarde die u hier invult geeft aan of het van het totaal aantal verlofuren wordt afgetrokken. Onbetaald verlof wordt bijvoorbeeld niet afgetrokken. Bij het aanmaken van deze categorie hoeft dit dan ook niet aangevinkt te worden. Beperkte hoeveelheid in een jaar. Dit is van toepassing als u wilt dat ongeacht het hebben van genoeg totale verlofuren (of wanneer deze niet verrekend wordt), de gebruiker niet meer dan de opgegeven hoeveelheid verlofuren mag aanvragen. Denk hierbij aan niet meer dan 8 uur per jaar mogen besteden bij artsbezoek; Aantal keer. Het verlof mag maar een aantal keer per jaar worden aangevraagd. Voorbeeld is het 2 keer kunnen aanvragen van zwangerschapsverlof in een jaar; Op deze manier kunnen alle categorieën waarvoor gebruikers verlof mogen aanvragen worden toegevoegd. De categorie kan vervolgens inactief worden gemaakt door op de duim omlaag te klikken, in de kolom acties. De categorie is nu niet meer beschikbaar voor alle gebruikers.

12 Daarnaast kan een categorie ook worden gewijzigd door op de regel van de categorie te klikken. Het scherm waarop u terecht komt geeft de mogelijkheid de categorie te wijzigen. Voor toekomstige, huidige en alle gebruikers. Toekomstige gebruikers zijn alle gebruikers die hierna worden aangemaakt deze categorie automatisch krijgen toegekend wanneer van toepassing (bijv. de categorie die geldt voor vrouwelijke gebruikers, wordt toegekend wanneer een vrouwelijke gebruiker wordt aangemaakt). Huidige gebruikers betekent dat deze functie voor al bestaande gebruikers wordt gewijzigd. Let op: wanneer u waardes aanpast zullen de oude waardes van huidig gebruikers overschreven worden. Om dit te voorkomen kunt u het beste alleen categorieën wijzigen waarvoor nog geen verlofaanvragen zijn, of zoals nu, wanneer er nog geen gebruikers zijn. Wanneer dit wel het geval is, wijzig voor deze gebruiker in zijn persoonlijke profiel zijn waardes voor de categorie. Later daarover meer. 12

13 13 Om snel categorieën te kunnen opzoeken kunt u zoeken via de zoekbalk of op de gele knop met filtericoon klikken. Hieronder komen drie knoppen tevoorschijn (geel: alles; groen: actieve categorieën; rood: inactieve categorieën). U kunt nu de laatste instelling van het systeem invoeren. Ga terug naar de instellingen pagina en klik op de het perzik kleurige vak. Hier kunt u notificatie instellingen aanpassen. U wilt natuurlijk wel op de hoogte gehouden worden wanneer een gebruiker bijvoorbeeld een verlofaanvraag doet. De twee mogelijkheden waarvoor s worden verstuurd zijn: er is een verlofaanvraag gedaan en er is een verlofaanvraag beantwoord. Admins kunnen verlofaanvragen beantwoorden. Om alle admins snel in één keer toe te kunnen voegen, vink in het vak aan wat van toepassing is, en klik op de blauwe knop om dit op te slaan.

14 14 Deselecteren en opslaan, verwijderd deze instelling weer voor alle admins. Daarnaast kunnen handmatig adressen worden verwijderd, door op de prullenbak te klikken in de kolom acties. Handmatig adressen toevoegen (die niet gekoppeld hoeven te zijn aan een gebruiker), kunnen via de groene plus knop worden toegevoegd. Vul op de pagina die daarna verschijnt, de gewenste gegevens in. Het systeem is nu ingesteld! U heeft aangegeven 1) wat het werkrooster van het bedrijf is, 2) welke categorieën kunnen worden aangevraagd, 3) welke s wanneer notificaties ontvangen. De volgende stap is gebruikers aanmaken.

15 15 Gebruikers aanmaken We kunnen op de gebruikerspagina komen door op de knop gebruikers te klikken in de zij menubalk. Op deze pagina bevindt zich een overzicht van alle gebruikers. Deze kunnen worden gefilterd door de zoekbalk functie. Ook kan worden geselecteerd wat u graag zou willen zien van de gebruiker door op de gele knop te klikken en vervolgens in het submenu bijvoorbeeld de rode knop ( gegevens) te klikken. Om een gebruiker aan te maken klikt u op de groene knop.

16 16 Vul de waardes naar wens in. Onder bevoegdheden vallen drie mogelijkheden: Normaal: deze gebruiker kan alleen zijn eigen verlof aanvragen, bekijken en inzien. Manager: deze gebruiker kan voor iedereen verlof aanvragen, deze bekijken en inzien. Admin: kan hetzelfde als super gebruiker, plus dat deze instellingen mag wijzigen. Denk hierbij aan de net ingestelde systeeminstellingen, maar ook de instellingen van gebruikers. Let op: De gebruiker moet op zijn minst een normale gebruiker zijn, daarnaast kan hij ook super of admin gebruiker zijn. Daarnaast ziet u dat de zojuist ingestelde werkinstellingen automatisch zijn ingevoerd. Deze kunt u voor de gebruiker worden aanpassen naar wens. Denk hierbij aan een variabel resterende uren, wanneer deze gebruiker nog uren in de min had van vorig jaar, maar ook wanneer deze gebruiker bijvoorbeeld niet op maandag werkt, deselecteert u maandag.

17 17 Na het opslaan van de gebruiker kunnen we inzien en wijzigen welke categorieën automatisch zijn toegekend aan de gebruiker op het volgende scherm. Alle groene categorieën gelden voor de gebruiker en zijn actief. Alle rode categorieën gelden niet voor de gebruiker, deze zijn inactief of gelden niet voor zijn/haar geslacht. Om snel een categorie op te zoeken is er en een zoekbalk, en een filter knop.

18 18 Klik op de gele knop (alles weergeven), groene knop (actieve categorieën weergeven), of de rode knop (inactieve categorieën weergeven). Om een categorie met defaultwaardes actief te maken, klikt u op de stekker in de kolom acties. Als deze al actief is kunt u het deactiveren door weer op de stekker de klikken.

19 U kunt voor deze categorie ook andere waardes toekennen die alleen voor deze gebruiker gelden. Klik op de gewenste categorie, vul alles zo compleet mogelijk in en klik op de blauwe knop om de wijzigingen op te slaan. 19

20 20 Sessie als admin Gebruikers aanmaken Gebruikers aanmaken pagina 15 Gebruikers inzien + wijzigen Een gebruiker kan worden gewijzigd door naar de pagina gebruikers te gaan links in het menu. Op de pagina ziet u een overzicht van alle gebruikers. Een gebruiker kan niet worden verwijderd, wel kan deze inactief worden gemaakt door op de stekker icoon te klikken. Klik vervolgens op de gebruiker die u wilt wijzigen. Hierna komt u op het profiel van de gebruiker. Hier kunt u elk blok wijzigen door rechts boven elk blok op het tandwiel te klikken.

21 21 Verlof aanvragen voor gebruiker Om verlof aan te vragen gaan we naar de gebruikers pagina. Nu klikken we in de kolom acties op de agenda icoon. Normaal: deze gebruiker kan alleen zijn eigen verlof aanvragen, bekijken en inzien. Manager: deze gebruiker kan voor iedereen verlof aanvragen, deze bekijken en inzien. Admin: kan hetzelfde als super gebruiker, plus dat deze instellingen mag wijzigen. Denk hierbij aan de net ingestelde systeeminstellingen, maar ook de instellingen van gebruikers. U komt hierna op de pagina om verlof aan te kunnen vragen. Als u verlof wilt aanvragen voor een periode van minimaal één dag, klikt op het blok met de agenda icoon.

22 22 Vul de datum van en tot en met in door deze in te typen of te selecteren. Kies vervolgens de categorie en geef eventueel een korte toelichting. Om de aanvraag te doen klikt u op het blauwe vak. Als u verlof wilt aanvragen voor een aantal minuten/uren op één dag dan klikt op het blok met de klok icoon.

23 23 Herhaal de stappen voorgaande stappen. Bij een succesvolle aanvraag krijgen de gebruiker en de relevante notificatie s, een bevestigings . Na het aanvragen van verlof, krijgt u een overzicht van de verlofaanvraag. Wanneer u naar onder scrolled, ziet u de nieuwe staat van zowel het totaal aantal verlofuren als de desbetreffende categorie. Als u de verlof aanvraag toch niet wilt doen, klik dan op de oranje icoon en vervolgens de verwijder knop. De verlofuren worden weer, indien van toepassing, teruggegeven.

24 24 Verlof aanvragen beantwoorden Om een verlofaanvraag te beantwoorden, klikt u op inbox in het menu. Met de zoekbalk kunt u snel berichten eruit filteren. Om het gewenste bericht te openen, klikt u op de verlof aanvraag. Wilt u eerst het profiel van de aanvrager zien, klik dan op de naam in de aanvragen lijst. U ziet alle relevante data over deze aanvraag. Klik op de kruis om af te keuren of de vink om goed te keuren.

25 25 Verlof inzien Voor een overzicht van al het verlof, klikt u op de knop verlof in het menu. Op deze pagina ziet u een overzicht met het verlof van alle gebruikers. Met behulp van de zoekbalk kunt u het gewenste verlof uitfilteren. Denk hierbij aan naam van de gebruiker, categorie of datum. Ook de oranje filter knop, geeft de mogelijk het verlof wat wordt weergeven te filteren. Geel: alles Groen: al het goedgekeurde verlof Rood: al het afgekeurde verlof Blauw: al het verlof in afwachting.

26 26 Sessie als gebruiker Verlof aanvragen Om verlof aan te kunnen vragen klikt up verlof in de menubalk. HIerna komt u op het scherm waarop u kunt kiezen tussen uw verlofoverzicht bekijken, zie de agenda icoon. Of verlof aanvragen, zie de send icoon. Wanneer u op het vlak met de send icoon klikt komt u op de pagina om verlof aan te kunnen vragen. Vanaf hier volg de stappen bij Verlofaanvragen pagina 21. Reactie op verlofaanvragen bekijken Wanneer een verlofaanvraag beantwoord is, krijg u een bericht in uw inbox. U gaat naar de inbox door op de inbox icoon he menu te klikken. Hier ziet u alle ontvangen berichten. In één oogopslag kunt u zien wat goed- en afgekeurd is. Alle goedgekeurde verlofaanvragen zijn groen, de afgekeurde verlofaanvragen zijn rood. Met behulp van de zoekbalk kunt ook makkelijk filteren. Met behulp van de oranje icoon kunt u ook filteren.

27 27 Hier zien we alle relevante data, waarbij duur de kalender duur is. Verlofuren, hoeveel verlofuren deze aanvraag in beslag neemt ongeacht of dit wordt verrekend. En het gemiddeld aantal werkdagen zijn de werkdagen die deze aanvraag in beslag neemt. Wanneer u gemiddeld 8 uur werkt op een dag kost een aanvraag van 8 uur u gemiddeld 1 werkdag. Om het bericht te verwijderen kunt op op de rode knop met de prullenbak klikken. Ook in de inbox kunt u het bericht zonder deze te hoeven openen verwijderen. Doe dit door op de prullenbak icoon, in de kolom acties te klikken.

28 28 Verlof inzien U kunt uw verlof bekijken door op verlof te klikken in het menu. Vervolgens op het vlak met de agenda icoon. U krijgt een overzicht van al uw verlof aanvragen. Door de zoekbalk of de oranje knop met subknoppen te gebruiken krijgt u snel een gewenst overzicht. U kunt het specifiek verlof bekijken door op de regel met het verlof te klikken.

29 29 Gegevens inzien & wijzigen Om uw gegevens in te kunnen zien, klikt u op de profiel icoon in het topmenu. U komt in uw profielpagina. Die 3 vakken bevat informatie over uw profiel. U kunt de vakken wijzigen doot op de tandwiel icoon te klikken.

30 30 Sessie als super user/manager Verlofaanvragen voor gebruiker Verlofaanvragen voor de gebruiker pagina 21 Verlofaanvragen beantwoorden Verlofaanvragen beantwoorden pagina 24 Verlof inzien Verlof inzien pagina 25 Gebruikers inzien Om gebruikers in te zien, klikt u op gebruikers in het menu. De zoekbalk maakt het gemakkelijk gebruikers te filteren. De gele knop, geeft de mogelijkheid te kiezen wat er weergegeven wordt van de gebruiker. Gele knop: alles Blauwe knop: adres Rode knop: telefoonnummer Groene knop: wel of niet actief.

31 31 Klik vervolgens op de gewenste gebruiker om de profielpagina van de gebruiker te openen. Hier kunt u de persoonlijke gegevens, werkweek en verlofuren per categorie inzien. Om de specificaties van de categorie te zien, klikt u op de desbetreffende categorie.

32 32 De specificaties hebben het volgende formaat. Actief. Of de categorie momenteel actief is voor de gebruiker, en deze dus hier aanspraak op kan maken. Verrekenen: gaat van het verlof af. Dit geeft aan of het van het totaal aantal verlofuren wordt afgetrokken. Onbetaald verlof wordt natuurlijk niet hiervan afgetrokken, bij het aanmaken van deze categorie zal dit dan ook niet aangekruist worden; Beperkte hoeveelheid in een jaar. Dit is van toepassing als ongeacht het hebben van genoeg totale verlofuren (of wanneer deze niet verrekend wordt), de gebruiker niet meer dan de opgegeven hoeveelheid verlofuren mag aanvragen. Denk hierbij aan niet meer dan 8 uur per jaar mogen besteden bij artsbezoek; Meenemen naar volgend jaar. Of de resterende hoeveelheid aan het einde van het jaar, bij het nieuwe jaar wordt opgeteld. Aantal keer. Het verlof mag maar een aantal keer per jaar worden aangevraagd. Voorbeeld is het 2 keer kunnen aanvragen van zwangerschapsverlof in een jaar;