Elektronisch werkbriefje

Transcriptie

1 Webservice - werkbriefjes - rapportages. Persoonlijk. - facturen. - layout :30:41

2 - inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Aanmelden 4 3 Werkbriefje invullen 5 4 Werkbriefje goed of afkeuren 7 5 Rapportage 9 6 Mijn gegevens 10 7 Mijn documenten 11 8 Contact :30:41

3 - inleiding Deze webservice biedt de uitzendkracht de mogelijkheid om zijn/haar werkbriefjes via elektronische weg in te vullen en aan te bieden aan de uitzendorganisatie. Het traject van invullen en aanbieden door de uitzendkracht wordt hierdoor vereenvoudigd. De goedkeurder speelt in dit traject een belangrijke functie; hij/zij zal de ingevulde werkbriefjes moeten goedkeuren of afkeuren. De goedkeurder is als werkgever in dit traject de tussenpersoon tussen uitzendkracht en uitzendorganisatie. Om gebruik te kunnen maken van deze webservice heeft u een inlogcode en een wachtwoord gekregen. Dit wachtwoord kunt u ten allen tijde wijzigen. Het is raadzaam om dit ook periodiek te wijzigen. Mocht u het wachtwoord zijn kwijtgeraakt dan kunt u bij de uitzendorganisatie een verzoek indienen voor het herstellen van het wachtwoord. Dit kunt u doen in het aanmeldscherm. U krijgt dan via de een nieuw wachtwoord toegestuurd. Om een optimale weergave van de webservice te verkrijgen zonder beveiligingsmeldingen van uw web browser dient u de website toe te voegen aan de lijst van vertrouwde websites in uw web browser. Meldingen in de webservice worden als volgt weergegeven: Een mededeling verschijnt in een groen venster rechts onderin het scherm en verdwijnt automatisch na 5 seconden. Een waarschuwing verschijnt in een oranje/bruin venster rechts onderin het scherm. Een foutmelding verschijnt in een rood venster rechts onderin het scherm. Deze meldingen blijven op het scherm staan totdat deze wordt afgesloten door op het kruisje te klikken. Voeg de website Bij iedere volgende melding verschuift de vorige melding 1 plaats naar boven. ccdbv-tsheet.nl toe aan de lijst met vertrouwde websites in uw browser :30:41

4 - aanmelden Ga in uw web browser naar U krijgt dan het volgende inlogscherm te zien. Indien u het wachtwoord vergeten bent dan kunt u het wachtwoord laten herstellen door de link >Wachtwoord vergeten?< te selecteren. Uw wachtwoord vergeten? U kunt een nieuw wachtwoord aanvragen bij uw uitzendorganisatie. De taal waarin het inlogscherm wordt weergegeven kunt u selecteren met de taalkeuze knop. De taal die u selecteert geldt voor de complete webservice. U kunt zich nu aanmelden met de inlogcode en het wachtwoord die u heeft gekregen via de . U kunt nu uw adres in vullen. Het adres dat u invult moet bekend zijn in de webservice!. Door op de knop Reset wachtwoord te drukken wordt er een melding verstuurd naar de uitzendorganisatie met de vraag om uw wachtwoord te herstellen. Op het moment dat de uitzendorganisatie uw verzoek honoreert wordt er een nieuw wachtwoord voor u aangemaakt en naar u toegestuurd per . Zolang u dit wachtwoord niet heeft kunt u geen gebruik maken van de Webservice! :30:41

5 - werkbrief invullen Stap 1: het invullen van een werkbon Indien u niet de mogelijkheid heeft om werkbriefjes van uw flex-werkers in te vullen is deze stap niet voor u van toepassing. Om een elektronisch werkbriefje in te voeren kiest u links in het menu onder menu-item werkbrief de optie toevoegen. Indien u voor meer dan 1 persoon een het elektronische werkbriefje kunt invullen kunt u hier de juiste persoon uit de lijst kiezen. Als de persoon, waarvoor u het werkbriefje gaat invullen, meerdere accounts heeft dan kunt u het juiste account kiezen door deze in de lijst te selecteren. In de getoonde kalender kunt u de week, waarvoor de werkbon ingevuld gaat worden, selecteren door op de juiste datum te klikken. U kunt 6 weken terug en 3 weken vooruit invullen. Weken waarvoor het werkbriefje al is ingevuld worden gekenmerkt door een groene rand. Deze werkbriefjes kunt u inzien via de optie overzicht onder werkbrief in het menu. D.w.z. als u op maandag 23 mei klikt dan zal de werkbon voor week 21 ingevuld worden. U kunt vervolgens de werkbon invullen met de bij deze relatie horende specificaties (uursoort, vergoedingen,..). U kunt werkbrieven invullen tot 6 weken voor en 3 weken na de huidige datum Selecteer vervolgens de week waarvoor de werkbon ingevuld gaat worden. Als de persoon, waarvoor u het werkbriefje gaat invullen, meerdere accounts heeft dan kunt u het juiste account kiezen door deze in de lijst te selecteren. Selecteer vervolgens de week waarvoor de werkbon ingevuld gaat worden. De webservice gaat nu uit van het volgende: - U heeft de werkbrief voor de afgelopen week al ingevuld. Er bestaat dan de mogelijkheid om in de getoonde kalender een andere week te selecteren. - U heeft de werkbrief voor de afgelopen week nog niet ingevuld. Door de knop Vul het werkbriefje in voor week xx te selecteren kunt U de werkbrief voor de afgelopen week invullen. Wilt u een andere week invullen? Selecteer dan het kalender-icoontje :30:41

6 - werkbrief invullen Afhankelijk van de instellingen van de uitzendorganisatie ziet u de desbetreffende velden. Indien u de mogelijkheid heeft om de werktijden in te vullen dan vult u deze op de volgende manier in: uu:mm-uu:mm. Hierin staat uu voor uur en mm voor minuten. De uren worden ingevoerd volgens de 24 uur notatie. (voorbeeld: 09:00-17:00). In de velden voor uren kunt u het aantal gewerkte uren per dag invullen. Er kunnen ook getallen achter de komma ingevuld worden (voorbeeld: 8,50 voor 8 en een half uur). Een half uur wordt ingevuld als 0,5. Een kwartier wordt ingevuld als 0,25. uurdelen worden als volgt ingevuld: Kwartier : 0,25 Half uur : 0,50 3 kwartier : 0,75 De uursoorten die u ziet zijn afhankelijk van het gekozen account. Afhankelijk van het account kunt u eventuele vergoedingen invullen. In het veld [opmerkingen] kunt u eventuele opmerkingen voor de uitzendorganisatie invullen. De werkbrief slaat u vervolgens op m.b.v. de knop Er verschijnt een melding rechts onderin het scherm waarin wordt aangegeven dat de werkbrief is opgeslagen. Tevens wordt de uitzendkracht waarvoor u het werkbriefje heeft ingevuld op de hoogte gesteld d.m.v. een . De werkbrief wordt bij het opslaan automatisch goedgekeurd! :30:41

7 - Werkbrief goed of afkeuren Stap 2: het goedkeuren of afkeuren van een werkbriefje Als u in het menu onder werkbrief de optie overzicht kiest, krijgt u een overzicht van ingevulde werkbrieven. Standaard worden de werkbrieven van de laatste 4 weken (waarin werkbrieven zijn ingevuld) getoond. Deze selectie kan aangepast worden door in de keuzemenu s voor vanaf weeknr en tot weeknr de juiste weeknummers te kiezen en vervolgens het ververs icoontje te selecteren. U kunt de sortering van de lijst aanpassen door op de juiste kolom met de linker muisknop te klikken. De sortering en filtering van de lijst is volledig in te stellen. De sorteervolgorde wordt aangegeven door de pijltjes onder de tekst in de kolomkop. Een pijltje geeft aan dat er oplopend gesorteerd is op deze kolom. Een pijltje geeft aan dat er aflopend gesorteerd is op deze kolom. De dubbele pijltjes geeft aan dat er niet gesorteerd is op deze kolom. De lijst kan op meerdere kolommen gesorteerd worden (zowel oplopend als aflopend tegelijk) door de shift toets ingedrukt te houden terwijl u de kolommen selecteert. U kunt de lijst filteren door in de keuzemenu s onder in de lijst de te filteren waarde te selecteren. Ook hier kunt u op meerdere kolommen tegelijk filteren. Het filter schakelt u uit door in het keuzemenu de lege waarde (de eerste in de lijst) te selecteren. Filteren kan ook door in het zoekveld de te filteren waarde in te vullen. Dit kan ook een deel van een veldwaarde zijn. U kunt het ingestelde zoekfilter uitzetten door het zoekveld leeg te maken. De lijst geeft standaard maximaal 20 rijen per pagina weer. Dit aantal kunt u aanpassen in het keuzemenu links bovenin de lijst. U heeft hier de volgende keuzes: 40, 80 of alle rijen. Indien u meerdere pagina s ziet kunt u door deze pagina s bladeren m.b.v. de bladerknoppen rechts onderin de lijst :30:41

8 - Werkbrief goed of afkeuren Door een werkbrief in de lijst te selecteren krijgt u de gegevens van deze werkbrief te zien. De mogelijke knoppen onderaan de werkbrief zijn afhankelijk van de status waarin de werkbrief zich bevindt. De status waarin deze werkbrief zich bevindt wordt weergegeven in de kop van de werkbrief. De status van de werkbrief wordt ook in de lijst met werkbrieven weergegeven (zie vorige bladzijde). Werkbrieven kunnen de volgende soorten status hebben: - open - aangeboden - afgekeurd - goedgekeurd - verwerkt Werkbrieven met de status open ziet u niet in de lijst. Werkbrieven met de status aangeboden wachten op uw goedkeuring. Werkbrieven doorlopen de volgende stadia: open aangeboden af-/goedgekeurd verwerkt. Om een aangeboden werkbrief te keuren selecteert u deze in de lijst. In het venster dat verschijnt ziet u de gegevens van de aangeboden werkbrief. Indien u deze werkbrief wenst goed te keuren selecteert u de knop De werkbrief krijgt de status goedgekeurd en de flexwerker wordt d.m.v. een op de hoogte gesteld van uw goedkeuring. Indien u deze werkbrief wenst af te keuren kunt u in het veld [Reden voor afkeuring] eventueel een reden opgeven waarom u deze werkbrief afkeurt. Vervolgens selecteert u de knop. De werkbrief krijgt de status afgekeurd en de flexwerker wordt d.m.v. een op de hoogte gesteld van uw afkeuring. Werkbrieven met de status afgekeurd kunnen door de flexwerker gewijzigd en opnieuw aangeboden worden. Verwerkte werkbrieven kunt u inzien door deze te selecteren in de lijst :30:41

9 - Rapportage U kunt een lijst van werkbrieven van flexwerkers, waarvoor u de goedkeurder bent, opslaan als PDF op uw computer. Na het selecteren van de optie werkbrieven in het menu onder rapportage krijgt u het volgende venster te zien. Geef aan welke werkbrieven u in de lijst op wilt nemen. U kunt deze lijst filteren op status en periode. Na het maken van de juiste selectie(s) kunt u de lijst generen door de PDF knop onderin het scherm te selecteren. Er wordt nu een PDF bestand aangemaakt met daarin de lijst van de door u geselecteerde werkbrieven. Dit bestand wordt vervolgens geopend in een PDF-lezer van waaruit u het PDF bestand kunt opslaan op uw computer. Heeft u niet de beschikking over een PDF-lezer dan kunt u een PDF-lezer downloaden vanaf U moet uw internet browser wel opnieuw opstarten na de installatie. Een programma U kunt de lijst ook rechtstreeks printen door het printericoontje te selecteren onderin het scherm. Het rapport wordt vervolgens in HTML opmaak verstuur naar de printer die u vervolgens kunt selecteren in een lijst. waarmee u PDF bestanden kunt inzien kunt u downloaden op: :30:41

10 - mijn gegevens De gegevens waarmee u bekend bent in de webservice kunt u inzien met de optie mijn profiel onder het menu-item mijn gegevens. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen door de link wachtwoord wijzigen te selecteren. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende voorwaarden: - minimaal 6 tekens uit onderstaande lijst - minimaal 1 cijfer - minimaal 1 letter toegestane tekens: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPRQSTUVWXYZ!@#$%&*() Wachtwoorden moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: - minimaal 6 tekens Na het selecteren van de knop wordt uw wachtwoord gewijzigd in het nieuwe wachtwoord. Wanneer u zich de volgende keer aanmeld bij deze webservice dient u dit nieuwe wachtwoord te gebruiken. Als u uw huidig e wachtwoord niet correct invult verschijnt onderstaande foutmelding. Zolang u uw huidige wachtwoord niet correct invult kan deze niet gewijzigd worden!. - minimaal 1 cijfer - minimaal 1 letter In het venster dat vervolgens verschijnt geeft u uw huidige wachtwoord en het nieuwe wachtwoord in. Om typefouten te vermijden vult u het nieuwe wachtwoord nogmaals in het veld bevestig wachtwoord in :30:41

11 - mijn documenten Met de optie facturen onder menu-item mijn documenten kunt u uw digitale facturen inzien. Of hier ook daadwerkelijk facturen staan hangt af van de uitzendorganisatie. Om een factuur te bekijken kiest u een digitale factuur uit deze lijst. U wordt vervolgens om uw wachtwoord gevraagd. Dit is hetzelfde wachtwoord dat u gebruikt bij de aanmelding van deze webservice. De digitale factuur wordt in een nieuw venster geopend van waaruit u de factuur kunt printen of opslaan. Heeft u niet de beschikking over een PDF-lezer dan kunt u een PDF-lezer downloaden vanaf U moet uw internet browser wel opnieuw opstarten na de installatie. Een programma waarmee u PDF bestanden kunt inzien kunt u downloaden op: :30:41

12 - Contact Als u een fout tegenkomt in de webservice dan verzoeken wij u dit te melden aan de beheerder van de webservice. Dit kunt u doen door de optie meld een fout onder menu-item contact te selecteren. De fout zal dan zo spoedig mogelijk worden verholpen. Indien u een vraagt wilt stellen aan de accountmanager van uw uitzendorganisatie dan kunt u dit doen door de optie stel een vraag onder menu-item contact te selecteren. Omschrijf de fout die u bent tegen gekomen in het berichtvenster en selecteer het icoontje onderin het scherm. Uw fout wordt per verstuurd aan de beheerder van de webservice. Vul uw vraag in het berichtvenster in en selecteer het icoontje onderin het scherm. Uw vraag wordt per verstuurd aan uw uitzendorganisatie :30:41