Elektronisch werkbriefje

Transcriptie

1 Webservice - werkbriefjes - rapportages - configuratie. Persoonlijk. - facturen. - layout. Superuser 1

2 - inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Legenda 4 3 Aanmelden 5 4 Werkbriefje invullen 6 5 Werkbriefjes beheren Werkbriefjes goedkeuren of afkeuren Het weeknummer van een werkbriefje corrigeren Werkbriefje handmatig verwerken 11 6 Rapportage Rapportage werkbrieven Rapportage verwerkte werkbrieven Rapportage gebruikers 14 7 Mijn gegevens 15 8 Mijn documenten 16 9 Contact Nieuwe accounts aanmaken Aanmaken van nieuwe accounts in Vesuvius Inlezen van de accounts in de Webservice Exporteren goedgekeurde werkbriefjes naar Vesuvius Beheer Beheer administratiegegevens Beheer inloggegevens Beheer accountgegevens onderhoud Handmatig versturen van Inzien van verstuurde 32 Superuser 2

3 - inleiding Deze webservice biedt de uitzendkracht de mogelijkheid om zijn/haar werkbriefjes via elektronische weg in te vullen en aan te bieden aan de uitzendorganisatie. Het traject van invullen en aanbieden door de uitzendkracht wordt hierdoor vereenvoudigd. U als superuser draagt hierbij zorg voor het beheer van de webservice. Om gebruik te kunnen maken van deze webservice heeft u een inlogcode en een wachtwoord gekregen. Dit wachtwoord kunt u ten allen tijde wijzigen. Het is raadzaam om dit ook periodiek te wijzigen. Mocht u het wachtwoord zijn kwijtgeraakt dan kunt u bij de uitzendorganisatie een verzoek indienen voor het herstellen van het wachtwoord. Dit kunt u doen in het aanmeldscherm. U krijgt dan via de een nieuw wachtwoord toegestuurd. Om een optimale weergave van de webservice te verkrijgen zonder beveiligingsmeldingen van uw web browser dient u de website toe te voegen aan de lijst van vertrouwde websites in uw web browser. Meldingen in de webservice worden als volgt weergegeven: Een mededeling verschijnt in een groen venster rechts onderin het scherm en verdwijnt automatisch na 5 seconden. Een waarschuwing verschijnt in een oranje/bruin venster rechts onderin het scherm. Een foutmelding verschijnt in een rood venster rechts onderin het scherm. Deze meldingen blijven op het scherm staan totdat deze wordt afgesloten door op het kruisje te klikken. Bij iedere volgende melding verschuift de vorige melding 1 plaats naar boven. Voeg de website ccdbv-tsheet.nl toe aan de lijst met vertrouwde websites in uw browser Superuser 3

4 - legenda In deze webservice wordt gebruik gemaakt van keuzelijsten. Een voorbeeld van zo n keuzelijst ziet u hieronder. Voor al deze keuzelijsten geldt het volgende: U kunt de sortering van de lijst aanpassen door op de juiste kolom met de linker muisknop te klikken. De sorteervolgorde wordt aangegeven door de pijltjes onder de tekst in de kolomkop. Een pijltje geeft aan dat er oplopend gesorteerd is op deze kolom. Een pijltje geeft aan dat er aflopend gesorteerd is op deze kolom. De dubbele pijltjes geeft aan dat er niet gesorteerd is op deze kolom. De lijst kan op meerdere kolommen gesorteerd worden (zowel oplopend als aflopend tegelijk) door de shift toets ingedrukt te houden terwijl u de kolommen selecteert. U kunt de lijst filteren door in de keuzemenu s onder in de lijst de te filteren waarde te selecteren. Ook hier kunt u op meerdere kolommen tegelijk filteren. Het filter schakelt u uit door in het keuzemenu de lege waarde (de eerste in de lijst) te selecteren. Filteren kan ook door in het zoekveld de te filteren waarde in te vullen. Dit kan ook een deel van een veldwaarde zijn. U kunt het ingestelde zoekfilter uitzetten door het zoekveld leeg te maken. Superuser 4

5 - aanmelden Ga in uw web browser naar U krijgt dan het volgende inlogscherm te zien. Indien u het wachtwoord vergeten bent dan kunt u het wachtwoord laten herstellen door de link >Wachtwoord vergeten?< te selecteren. Uw wachtwoord vergeten? U kunt een nieuw wachtwoord aanvragen bij uw uitzendorganisatie. De taal waarin het inlogscherm wordt weergegeven kunt u selecteren met de taalkeuze knop. De taal die u selecteert geldt voor de complete webservice. U kunt zich nu aanmelden met de inlogcode en het wachtwoord die u heeft gekregen via de . U kunt nu uw adres in vullen. Het adres dat u invult moet bekend zijn in de webservice!. Door op de knop Reset wachtwoord te drukken wordt er een melding verstuurd naar de uitzendorganisatie met de vraag om uw wachtwoord te herstellen. Op het moment dat de uitzendorganisatie uw verzoek honoreert wordt er een nieuw wachtwoord voor u aangemaakt en naar u toegestuurd per . Zolang u dit wachtwoord niet heeft kunt u geen gebruik maken van de Webservice!. Superuser 5

6 - werkbrief invullen Stap 1: het invullen van een werkbon U als superuser kunt altijd werkbriefjes voor uw flex-werkers in vullen. Om een elektronisch werkbriefje in te voeren kiest u links in het menu onder menu-item werkbrief de optie toevoegen. Indien u voor meer dan 1 persoon een het elektronische werkbriefje kunt invullen dient u eerst de juiste persoon uit de lijst te selecteren. In de getoonde kalender kunt u de week, waarvoor de werkbon ingevuld gaat worden, selecteren door op de juiste datum te klikken. U kunt 6 weken terug en 3 weken vooruit invullen. Weken waarvoor het werkbriefje al is ingevuld worden gekenmerkt door een groene rand. Deze werkbriefjes kunt u inzien via de optie overzicht onder werkbrief in het menu. D.w.z. als u op maandag 23 mei klikt dan zal de werkbon voor week 21 ingevuld worden. U kunt vervolgens de werkbon invullen met de bij deze relatie horende specificaties (uursoort, vergoedingen,..). U kunt werkbrieven invullen tot 6 weken voor en 3 weken na de huidige datum Als de persoon waarvoor u het werkbriefje gaat invullen meerdere accounts heeft dan kunt u het juiste account kiezen door deze in de lijst te selecteren. De webservice gaat nu uit van het volgende: - U heeft de werkbrief voor de afgelopen week al ingevuld. Er bestaat dan de mogelijkheid om in de getoonde kalender een andere week te selecteren. - U heeft de werkbrief voor de afgelopen week nog niet ingevuld. Door de knop Vul het werkbriefje in voor week xx te selecteren kunt U de werkbrief voor de afgelopen week invullen. Wilt u een andere week invullen? Selecteer dan het kalender-icoontje. Superuser 6

7 - werkbrief invullen Afhankelijk van de instellingen van de uitzendorganisatie ziet u de desbetreffende velden. Indien u de mogelijkheid heeft om de werktijden in te vullen dan vult u deze op de volgende manier in: uu:mm-uu:mm. Hierin staat uu voor uur en mm voor minuten. De uren worden ingevoerd volgens de 24 uur notatie. (voorbeeld: 09:00-17:00). In de velden voor uren kunt u het aantal gewerkte uren per dag invullen. Er kunnen ook getallen achter de komma ingevuld worden (voorbeeld: 8,50 voor 8 en een half uur). Een half uur wordt ingevuld als 0,5. Een kwartier wordt ingevuld als 0,25. uurdelen worden als volgt ingevuld: Kwartier : 0,25 Half uur : 0,50 3 kwartier : 0,75 De uursoorten die u ziet zijn afhankelijk van het gekozen account. Afhankelijk van het account kunt u eventuele vergoedingen invullen. In het veld [opmerkingen] kunt u eventuele opmerkingen voor de uitzendorganisatie invullen. De werkbrief slaat u vervolgens op m.b.v. de knop Er verschijnt een melding rechts onderin het scherm waarin wordt aangegeven dat de werkbrief is opgeslagen. Tevens wordt de uitzendkracht waarvoor u het werkbriefje heeft ingevuld op de hoogte gesteld d.m.v. een . Deze kan de werkbrief dan aanbieden aan de goedkeurder. Ook u als superuser kunt deze werkbrief aanbieden bij de goedkeurder! Superuser 7

8 - werkbriefjes beheren Stap 2: het beheren van de werkbriefjes Als u in het menu onder werkbrief de optie overzicht kiest, krijgt u een overzicht van alle ingevulde werkbrieven. Standaard worden de werkbrieven van de laatste 4 weken (waarin werkbrieven zijn ingevuld) getoond. Deze selectie kan aangepast worden door in de keuzemenu s voor vanaf weeknr en tot weeknr de juiste weeknummers te kiezen en vervolgens het ververs icoontje te selecteren. De sortering en filtering van de lijst is volledig in te stellen. In deze lijst vindt u alle werkbriefjes van alle flex-werkers binnen uw administratie. Superuser 8

9 - werkbriefjes beheren 4.1 Werkbriefjes goedkeuren of afkeuren Door een werkbrief in de lijst te selecteren krijgt u de gegevens van deze werkbrief te zien. De mogelijke knoppen onderaan de werkbrief zijn afhankelijk van de status waarin de werkbrief zich bevindt. De status waarin deze werkbrief zich bevindt wordt weergegeven in de kop van de werkbrief. De status van de werkbrief wordt ook in de lijst met werkbrieven weergegeven (zie vorige bladzijde). Werkbrieven kunnen de volgende soorten status hebben: - open - aangeboden - afgekeurd - goedgekeurd - verwerkt Iedere werkbon in deze lijst, uitgezonderd de verwerkte werkbonnen, kunt u verwijderen door deze te selecteren en vervolgens de knop te selecteren. Werkbrieven doorlopen de volgende stadia: open aangeboden af-/goedgekeurd verwerkt. Werkbrieven met de status open kunt u wijzigen en aanbieden. Werkbrieven met de status aangeboden kunt u goedkeuren of afkeuren. Indien u deze werkbrief wilt goedkeuren selecteert u de knop De werkbrief krijgt de status goedgekeurd en de flex-werker wordt d.m.v. een op de hoogte gesteld van uw goedkeuring. Indien u deze werkbrief wilt afkeuren kunt u in het veld [Reden voor afkeuring] eventueel een reden opgeven waarom u deze werkbrief afkeurt. Vervolgens selecteert u de knop De werkbrief krijgt de status afgekeurd en de flex-werker wordt d.m.v. een op de hoogte gesteld van uw afkeuring. Werkbrieven met de status afgekeurd kunnen door de flex-werker gewijzigd en opnieuw aangeboden worden. Verwerkte werkbrieven kunt u inzien door deze te selecteren in de lijst. Superuser 9

10 - werkbriefjes beheren 4.2 Het weeknummer corrigeren van een werkbriefje Indien een werkbriefje op een verkeerde week is ingevuld heeft u als superuser hier de mogelijkheid om het weeknummer van de werkbrief te wijzigen. Dit gaat uiteraard alleen bij nog niet verwerkte werkbriefjes. Na het selecteren van de werkbrief in de lijst te selecteren krijgt u de gegevens van deze werkbrief te zien. In het onderdeel werkboninfo ziet u achter het weeknummer een keuzeveld. Door deze te selecteren krijgt u een lijst van geldige weeknummers te zien voor deze account. Deze lijst bevat de weeknummers waarvoor er nog geen werkbriefje is ingevuld voor deze account. Na het selecteren van het juiste weeknummer in de lijst verschijnt er een venster waarin u wordt gevraagd of de wijziging van het weeknummer correct is. U kunt het weeknummer van onverwerkte werkbriefjes nog corrigeren. Na het selecteren van de knop [ok] wordt de werkbrief gecorrigeerd en opgeslagen. Het selecteren van de knop [Cancel] brengt u terug naar de details van de werkbrief zonder het weeknummer te wijzigen. Superuser 10

11 - werkbriefjes beheren 4.3 Werkbriefje handmatig verwerken De status van werkbriefjes van goedgekeurd naar verwerkt veranderen kan op 2 manieren: - Door het opstarten van de export naar Vesuvius (zie hoofdstuk 10) - Handmatig De gebruikelijke manier van verwerken geschiedt door het opstarten van de export naar Vesuvius. De goedgekeurde werkbriefjes kunnen zo worden ingelezen in Vesuvius. In Vesuvius vindt de verdere afhandeling van de ingevulde uren en vergoedingen van deze werkbriefjes plaats. (Zie ook hoofdstuk 10. Export) Werkbrieven die geexporteerd zijn uit de webservice krijgen automatisch de status verwerkt. Het is ook mogelijk om werkbriefjes handmatig te verwerken. Hiermee wordt alleen de status van de werkbrief gewijzigd van goedgekeurd in verwerkt! D.w.z. er vindt geen koppeling plaats met Vesuvius. Deze handeling is bijvoorbeeld noodzakelijk indien de werkbrief ook al handmatig in Vesuvius is ingevuld. Door het handmatig verwerken van de werkbrief wordt deze dan niet opgenomen in de export maar blijft wel bestaan in de webservice. Selecteer de goedgekeurde werkbrief in de lijst om de details te zien. Door het selecteren van de knop wordt de status van de werkbrief gewijzigd in verwerkt. Superuser 11

12 - rapportage 5.1 Rapportage werkbrieven U kunt een lijst van werkbrieven van flexwerkers, waarvoor u de goedkeurder bent, opslaan als PDF op uw computer. Na het selecteren van de optie werkbrieven onder menu-tem rapportage krijgt u het volgende venster te zien. Geef aan welke werkbrieven u in de lijst op wilt nemen. U kunt deze lijst filteren op status, relatie, kantoor, persoon en periode. Na het maken van de juiste selectie(s) kunt u de lijst generen door de PDF knop onderin het scherm te selecteren. Er wordt nu een PDF bestand aangemaakt met daarin de lijst van de door u geselecteerde werkbrieven. Dit bestand wordt vervolgens geopend in een PDF-lezer van waaruit u het PDF bestand kunt opslaan op uw computer. Een programma waarmee u PDF bestanden kunt inzien kunt u downloaden op: Heeft u niet de beschikking over een PDF-lezer dan kunt u een PDF-lezer downloaden vanaf U moet uw internet browser wel opnieuw opstarten na de installatie. U kunt de lijst ook rechtstreeks printen door het printericoontje te selecteren onderin het scherm. Het rapport wordt vervolgens in HTML opmaak verstuur naar de printer die u vervolgens kunt selecteren in een lijst. U heeft ook de mogelijkheid om het rapport te versturen per . Selecteer daarvoor het icoontje onder in het scherm. Er wordt een venster geopend waarin u het adres kunt invullen van de persoon waarnaar u dit rapport wilt versturen. Standaard staat hier het adres van uw administratie in. Dit standaard adres kunt u wijzigen. Zie hiervoor hoofdstuk 11 Beheer. Superuser 12

13 - rapportage 5.2 Rapportage verwerkte werkbrieven De lijst die verstuurd wordt tijdens het exporteren van de goedgekeurde werkbriefjes naar Vesuvius kunt u opnieuw samenstellen door in de rapportage werkbrieven onder het keuze-item status de optie verwerkt te selecteren. Een nieuw keuze-item wordt zichtbaar: export Vesuvius. In dit keuze-item kunt u het rapport filteren op export-datum. Na het maken van de juiste selectie(s) kunt u de lijst generen door de PDF knop onderin het scherm te selecteren. Er wordt nu een PDF bestand aangemaakt met daarin de lijst van de door u geselecteerde werkbrieven. Dit bestand wordt vervolgens geopend in een PDF-lezer van waaruit u het PDF bestand kunt opslaan op uw computer. U kunt de lijst ook rechtstreeks printen door het printericoontje te selecteren onderin het scherm. Het rapport wordt vervolgens in HTML opmaak verstuur naar de printer die u vervolgens kunt selecteren in een lijst. U heeft ook de mogelijkheid om het rapport te versturen per . Selecteer daarvoor het icoontje onder in het scherm. Er wordt een venster geopend waarin u het adres kunt invullen van de persoon waarnaar u dit rapport wilt versturen. Superuser 13

14 - rapportage 5.3 Rapportage gebruikers U kunt een lijst van alle gebruikers in de webservice opslaan als PDF op uw computer. Na het selecteren van de optie gebruikers in het menu onder rapportage krijgt u het volgende venster te zien. Geef aan welk gebruikertype u in de lijst op wilt nemen. In de lijst kunt u eventueel de accountgegevens opnemen. Voor personen geldt dat alle accounts van de desbetreffende persoon wordt weergegeven. Voor contactpersonen geldt dat alle accounts worden weergegeven waar zij de goedkeurder van zijn. Deze accountgegevens kunnen nog uitgebreid worden met de uursoorten en vergoedingen van de desbetreffende account(s). Na het maken van de juiste selectie(s) kunt u de lijst generen door de PDF knop onderin het scherm te selecteren. Er wordt nu een PDF bestand aangemaakt met daarin de lijst van de door u geselecteerde werkbrieven. Dit bestand wordt vervolgens geopend in een PDF-lezer van waaruit u het PDF bestand kunt opslaan op uw computer. Heeft u niet de beschikking over een PDF-lezer dan kunt u een PDF-lezer downloaden vanaf U moet uw internet browser wel opnieuw opstarten na de installatie. U kunt de lijst ook rechtstreeks printen door het printericoontje te selecteren onderin het scherm. Het rapport wordt vervolgens in HTML opmaak verstuurd naar de printer die u vervolgens kunt selecteren in een lijst. Superuser 14

15 - mijn gegevens De gegevens waarmee u bekend bent in de webservice kunt u inzien met de optie mijn profiel onder het menu-item mijn gegevens. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen door de link wachtwoord wijzigen te selecteren. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende voorwaarden: - minimaal 6 tekens uit onderstaande lijst - minimaal 1 cijfer - minimaal 1 letter Wachtwoorden moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: - minimaal 6 tekens - minimaal 1 cijfer toegestane tekens: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPRQSTUVWXYZ!@#$%&*() Na het selecteren van de knop wordt uw wachtwoord gewijzigd in het nieuwe wachtwoord. Wanneer u zich de volgende keer aanmeld bij deze webservice dient u dit nieuwe wachtwoord te gebruiken. Als u uw huidige wachtwoord niet correct invult verschijnt onderstaande foutmelding. Zolang u uw huidige wachtwoord niet correct invult kan deze niet gewijzigd worden!. - minimaal 1 letter In het venster dat vervolgens verschijnt geeft u uw huidige wachtwoord en het nieuwe wachtwoord in. Om typefouten te vermijden vult u het nieuwe wachtwoord nogmaals in het veld bevestig wachtwoord in. Superuser 15

16 - mijn documenten Met de optie facturen onder menu-item mijn documenten kunt u alle digitale facturen op deze webservice inzien. Deze digitale facturen kunnen door Canisius Computer Diensten B.V. tijdens de verwerking van uw loonadministratie geplaatst worden op de webservice. Met de optie loonstroken onder menu-item mijn documenten kunt u alle digitale loonstroken op deze webservice inzien. Ook hiervoor geldt dat deze digitale loonstroken door Canisius Computer Diensten B.V. tijdens de verwerking van uw loonadministratie geplaatst kunnen worden op de webservice. Om een digitale factuur of digitale loonstrook te bekijken kiest u deze in de lijst. U wordt vervolgens om uw wachtwoord gevraagd. Dit is hetzelfde wachtwoord dat u gebruikt bij de aanmelding van deze webservice. De digitale factuur of digitale loonstrook wordt in een nieuw venster geopend van waaruit u deze kunt printen of opslaan. Heeft u niet de beschikking over een PDF-lezer dan kunt u een PDF-lezer downloaden vanaf U moet uw internet browser wel opnieuw opstarten na de installatie. Een programma waarmee u PDF bestanden kunt inzien kunt u downloaden op: Superuser 16

17 - contact Als u een fout tegenkomt in de webservice dan verzoeken wij u dit te melden aan de beheerder van de webservice. Dit kunt u doen door de optie meld een fout onder menu-item contact te selecteren. De fout zal dan zo spoedig mogelijk worden verholpen. Omschrijf de fout die u bent tegen gekomen in het berichtvenster en selecteer het icoontje onderin het scherm. Uw fout wordt per verstuurd aan de beheerder van de webservice. Superuser 17

18 - nieuwe accounts aanmaken 10.1 Aanmaken van nieuwe accounts in Vesuvius Het aanmaken van accounts doet u in Vesuvius;ons loonadministratiepakket. Hier kunt u accounts aanmaken, toeslagen en/of vergoedingen toekennen aan de account. Om werkbriefjes voor deze account(s) in te kunnen vullen in de webservice moeten deze accountgegevens aanwezig zijn in de webservice. Dit doet u door middel van de optie import uit Vesuvius onder menu-item externelinks. Om een account in de webservice te krijgen dient deze account in Vesuvius aan de volgende voorwaarden te voldoen: - In de account dient de optie exporteren naar E-Timesheet? aangevinkt te zijn. (U vindt deze optie op het tabblad Diversen in de accountgegevens) - De 1 e contactpersoon (optie contactpersoon i.v.b. upload ) dient ingevuld te zijn. (U vindt deze optie op het tabblad Diversen in de accountgegevens) De 2 e contactpersoon is niet noodzakelijk, maar kan handig zijn bij afwezigheid van de 1 e contactpersoon. Alle communicatie geschiedt dan naar beide contactpersonen!. - Bij deze contactpersoon/contactpersonen dient het adres te zijn ingevuld. Dit adres wordt in de webservice gebruikt voor de communicatie naar de goedkeurder/contactpersoon. (U vindt deze optie op het tabblad NAW in de contactpersoonsgegevens) - Bij de persoonsgegevens behorende bij dit account dient het adres ingevuld te zijn. Dit adres wordt in de webservice gebruikt voor de communicatie naar de flex-werker. (U vindt deze optie op het tabblad Diversen in de persoonsgegevens) - Er dient minimaal 1 intercedent aan deze account te zijn toegewezen. communicatie naar de flex-werker. (U vindt deze optie op het tabblad Diversen in de persoonsgegevens) Als aan al deze voorwaarden is voldaan dan kunnen de accounts overgezet gaan worden naar de webservice. De eerste stap is het klaarzetten van de accountgegevens uit Vesuvius om ze in te kunnen lezen in de webservice. Selecteer in Vesuvius de optie Export naar E-Timesheet onder menu-item Bestandsbeheer. Zorg ervoor dat de optie Gegevens uploaden naar Webserver?? is aangevinkt en selecteer de knop [Ok]. Indien dit de eerste keer is dat deze export uitgevoerd wordt op uw computer dan verschijnt er een melding zoals hiernaast weergegeven. De verbinding met de webserver is beveiligd. Deze melding geeft dit weer d.m.v. een hostkey. Om bij een volgende export niet weer deze melding te krijgen drukt u op de letter y op uw toetsenbord en vervolgens de ENTER toets. De hostkey wordt dan opgeslagen op uw computer en zal bij een volgende export deze gebruiken. Als de export klaar is verschijnt de melding dat de gegevens verstuurd zijn. U kunt deze gegevens nu gaan inlezen in de Webservice. Superuser 18

19 - nieuwe accounts aanmaken 10.2 Inlezen van de accounts in de Webservice Om de accountgegevens in de webservice in te lezen selecteert u de optie Import uit Vesuvius onder menuoptie externe links. De datum waarop de accountgegevens uit Vesuvius zijn aangemaakt kunt u zien achter de tekst datum importbestanden. In de lijsten worden alleen de items weergegeven waarvoor een wijziging plaats vindt als deze gegevens worden geïmporteerd in de webservice. Het aantal wijzigingen wordt weergegeven tussen haakjes () achter het item. Om de details te zien van een wijziging selecteert u een item uit de lijst. Het volgende scherm verschijnt indien er geen wijzigingen t.o.v. de bestaande gegevens in de webservice zijn. D.w.z. de gegevens in de webservice zijn up to date. Superuser 19

20 - nieuwe accounts aanmaken Na het selecteren van een item uit een van de lijsten voor de import wordt er een venster geopend met daarin de wijziging die gaan plaatsvinden indien u overgaat tot de werkelijke import. Een voorbeeld van zo n wijziging ziet u in onderstaande vensters. Het betreft hier een persoonswijziging waarvan de naam is gewijzigd in Vesuvius. Tevens is de omschrijving van account 5 behorende bij deze persoon gewijzigd. De toeslag omschrijving voor 100% is gewijzigd. Er is een nieuwe toeslag (110%) toegekend aan deze account. Bij het uitvoeren van de import zal deze nieuwe toeslag worden aangemaakt in de webservice en zullen de wijzigingen worden doorgevoerd in de account en persoonsgegevens van deze persoon. Superuser 20

21 - nieuwe accounts aanmaken Hier betreft het een nieuw persoon. Deze persoon heeft een nieuw account 201. Account 201 heeft 2 toeslagen: Normaal, 100% Overwerk, 125% Account 201 heeft 2 vergoedingen: Reiskosten, 0,19 Onkostenvergoeding, 1,00 Bij het uitvoeren van de import zullen deze nieuwe account, toeslagen en vergoedingen worden aangemaakt in de webservice. Er wordt een webaccount voor deze persoon aangemaakt in de webservice zodat deze persoon zich kan aanmelden. Deze persoon zal een ontvangen (op het in Vesuvius opgegeven adres) met daarin zijn/haar inlogcode en het wachtwoord voor toegang tot deze webservice. Deze inlogcode is een samenvoeging van de letter P, het persoonsnummer uit Vesuvius, het en de administratiecode (P1234@VOORB). Het wachtwoord is een uniek gegenereerde code van 6 karakters. Contactpersonen (goedkeurders) krijgen een inlogcode die bestaat uit een samenvoeging van de letter C, het contactnummer in Vesuvius, het relatienummer in Vesuvius, het en de administratiecode (C100-1@VOORB). Intercedenten krijgen een inlogcode die bestaat uit de letter I, het intercedentnummer in Vesuvius, het en de administratiecode (I1@VOORB). Om een overzicht van deze import in een rapport te krijgen selecteert u het icoontje onderin het scherm. Er verschijnt een venster waarin u het e- mailadres kunt invullen van degene waar het rapport naartoe gestuurd moet worden. Standaard is dit het adres van de administratie. Indien alles akkoord is kunt u de import uitvoeren met de import knop onder in het scherm. Nadat de import is uitgevoerd wordt u erop gewezen om de geïmporteerde gegevens te controleren. Hoe u dit doet kunt u lezen in hoofdstuk 11 Beheer. Superuser 21

22 - exporteren werkbriefjes Exporteren van de goedgekeurde werkbriefjes naar Vesuvius Werkbriefjes die zijn goedgekeurd kunnen voor verdere verwerking overgezet worden naar Vesuvius; ons loonadministratiepakket. Om de werkbriefjes in te kunnen lezen in Vesuvius dienen deze klaargezet te worden in de Webservice. Selecteer de optie export naar Vesuvius onder menu-item externe links. Als er werkbriefjes met de status goedgekeurd aanwezig zijn in de webservice dan verschijnt het volgende venster. De lijst die standaard weergegeven wordt bevat alle goedgekeurde werkbriefjes! In het selectieveld verwerk t/m weeknummer kunt u een selectie maken van werkbriefjes. Dit is handig als er werkbriefjes zijn aangemaakt die u nu (nog) niet wilt verwerken in Vesuvius. Na het selecteren van een weeknummer zal de lijst gelijk aangepast worden. Door een werkbrief in deze lijst te selecteren kunt u de details van deze werkbrief inzien. U heeft hier de mogelijkheid om deze werkbrief te verwijderen of handmatig te verwerken; deze werkbrief wordt dan niet opgenomen in de export naar Vesuvius. Mocht het weeknummer van de werkbrief niet kloppen dan kunt u deze ook hier nog aanpassen. Indien alles akkoord is dan kunt u de werkbriefjes klaar gaan zetten voor Vesuvius door de export knop onderin het scherm te selecteren. Nadat de werkbriefjes die voldoen aan uw selectie zijn klaargezet voor Vesuvius verschijnt er een venster waarin u kunt aangeven waar het rapport van deze handeling per naar toe gestuurd moet worden. Standaard staat hier het adres van uw administratie. Dit rapport bevat alle gegevens van de klaargezette werkbrieven alsmede controlegetallen op de laatste pagina. Superuser 22

23 - exporteren werkbriefjes Werkbriefjes die zijn klaargezet in de webservice kunnen voor verdere verwerking ingelezen worden in Vesuvius. Selecteer in Vesuvius de optie Ophalen/inlezen E-timesheet gegevens onder menu-item Werkbonnen Inlees en controlemodules. Selecteer de optie Ophalen gegevens Webserver CCD om de klaargezette werkbrieven uit de webservice op te halen. Om deze werkbrieven gelijk in te lezen selecteert u de optie Inlezen gegevens. Selecteer vervolgens de optie [Ok] om de werkbrieven op te halen en in te lezen. Indien er nog werkbrieven uit een vorige export bestaan dan zal er eerst gevraagd worden of deze werkbrieven ingelezen moeten worden voordat er de huidige werkbrieven worden opgehaald uit de webservice. In de die verstuurd is bij de export vanuit de webservice (zie vorige pagina) staan op de laatste pagina controlegetallen. Deze controlegetallen maken het u gemakkelijker om te controleren of de communicatie tussen de webservice en Vesuvius correct is verlopen. Na het inlezen van de uren van de werkbriefjes in Vesuvius krijgt u controlegetallen te zien. Deze controlegetallen dienen overeen te komen met de controlegetallen in het rapport uit de webservice. Als dit niet zo is dan zijn er gegevens niet ingelezen in Vesuvius. Dit kan bijv. zijn omdat er in Vesuvius een toeslag is verwijderd die nog wel in de webservice staat. Dit ziet u ook in de foutenlijst die verschijnt tijdens de import in Vesuvius. Na correctie kunt u deze nog niet ingelezen gegevens alsnog inlezen. Na het inlezen van de vergoedingen krijgt u de controlegetallen voor deze vergoedingen te zien. Ook voor deze geldt hetzelfde als wat voor de toeslagen geldt. Werkbriefjes die in Vesuvius zijn ingelezen worden verwijderd uit het bestand dat is opgehaald uit de webservice. De lokatie van deze bestanden kunt u zien in het veld Importdirectory externe bestanden op het tabblad mappen onder menu-item Bestandsbeheer Gebruikerinstellingen algemeen. Superuser 23

24 - beheer 12.1 Beheer administratiegegevens De volgende administratiegegevens kunt u wijzigen bij optie administratie onder menu-item beheer: - Omschrijving - adres (afzender) - adres (lijst geëxporteerde werkbrieven) - Vesuviuscode - versturen - Contactpersoon kan werkbrief invullen - Werktijden op werkbrief - Handtekening - Disclaimer De administratie omschrijving wordt o.a. gebruikt in de die verstuurd wordt. Het adres (afzender) is het adres dat gebruikt wordt als afzender voor verstuurde . Indien degene die een ontvangen heeft hierop antwoord zal deze naar dit adres gestuurd worden. Het adres (lijst geëxporteerde werkbrieven) wordt gebruikt als standaard adres waar het rapport bij het exporteren van de werkbrieven naartoe gestuurd moet worden. De vesuviuscode wordt gebruikt bij de synchronisatie met Vesuvius. Dit is de administratiecode in Vesuvius. Met de optie versturen kunt u bepalen of de die verstuurd wordt vanuit de webservice gebundeld verstuurd wordt of dat de afzonderlijk verstuurd wordt. in de webservice wordt standaard verstuurd naar de ontvanger van de als wel naar het adres van de administratie als wel naar Canisius Computer Diensten. Indien de hostingprovider van het domein waaronder uw adres valt geen gebundelde toestaat (via TO + BCC) dan kiest u hier voor de 1 e optie Apart naar ontvanger en administratie. De optie Contactpersoon kan werkbrief invullen maakt het voor uw contactpersonen mogelijk om zelf de werkbriefjes voor de flex-werkers in te kunnen vullen en gelijk goed te keuren. Indien u wilt dat uw flex-werker hun werktijden op de werkbrief noteren dan schakelt u de optie Werktijden op werkbrief in. Deze werktijden worden NIET meegenomen in de export naar Vesuvius! Superuser 24

25 - beheer 12.2 Beheer inloggegevens Het beheren van de inloggegevens van alle gebruikers die bekend zijn in de webservice kunt u met de optie logins onder menu-item beheer. In de lijst van logins ziet u welke gebruikers er bekend zijn. Door een gebruiker in de lijst te selecteren kunt u de details inzien van deze gebruiker. De gegevens van een gebruiker kunt u hier niet wijzigen. Indien u bijvoorbeeld een naam of het adres wilt wijzigen dan dient u deze wijziging in Vesuvius uit te voeren en vervolgens via de importmodule (zie hoofdstuk 11) deze wijziging door te voeren in deze webservice. Superuser 25

26 - beheer In dit venster staan de details van de gekozen gebruiker. Hieruit is op te merken dat deze gebruiker is aangemaakt (lees geïmporteerd uit Vesuvius) op 10 mei 2010 om 14:27:42. Deze persoon heeft als logincode D.w.z. deze persoon heeft het persoonsnummer 1 in Vesuvius. Het adres waarop deze persoon de meldingen van deze webservice krijgt is uzk1@ccdbv.nl Contactpersonen en intercedenten hoeven hun webaccount niet te activeren dit in tegenstelling to flex-werker. Flex-werkers krijgen na het aanmaken van de webaccount in de webservice een met daarin een activeringscode. Indien u het wachtwoord van een gebruiker wilt resetten dan selecteert u de knop De gebruiker wordt via medegedeeld dat zijn/haar wachtwoord opnieuw is ingesteld. Het nieuw toegekende wachtwoord wordt verstuurd in deze . Een kopie van deze e- mail gaat ook naar het adres van uw administratie (Zie hoofdstuk 12.1 Beheer administratiegegevens). Mocht er om wat voor reden dan ook de niet gearriveerd zijn bij de gebruiker dan kunt u deze ook in de box van de administratie vinden. Mocht deze ook hier niet gearriveerd zijn dan kunt u in de lijst met verzonden kijken of deze wel verzonden is vanuit de webservice. Zie hiervoor hoofdstuk 13 onderhoud. Superuser 26

27 - beheer Om een actieve gebruiker te deactiveren selecteert u het gele lampje (deze wordt grijs na het selecteren) en selecteert u daarna de knop Om een gedeactiveerde gebruiker (opnieuw) te activeren selecteert u het grijze lampje (deze wordt geel na het selecteren) en selecteert u daarna de knop De gebruiker wordt via medegedeeld dat zijn/haar webaccount gedeactiveerd is en dus niet meer in kan loggen op de webservice. De gebruiker wordt via medegedeeld dat zijn/haar webaccount geactiveerd is en dus (weer) in kan loggen op de webservice. Superuser 27

28 - beheer 12.3 Beheer accountgegevens Het beheren van de accountgegevens van alle accounts die bekend zijn in de webservice kunt u met de optie accounts onder menu-item beheer. Door een account in de lijst te selecteren kunt u de details inzien van deze account. De gegevens van een account kunt u hier niet wijzigen. Indien u bijvoorbeeld een naam of het adres wilt wijzigen dan dient u deze wijziging in Vesuvius uit te voeren en vervolgens via de importmodule (zie hoofdstuk 11) deze wijziging door te voeren in deze webservice. Superuser 28

29 - beheer In dit venster staan de details van de gekozen account. De naam van de account is account4 Relatie3. Dit is de accountomschrijving zoals is ingegeven in Vesuvius. Deze account behoort bij persoon Mr. J. Uitzendkracht3 met persoonsnummer 100. Het adres waarop deze account de meldingen van deze webservice krijgt is Deze account is actief; er kan voor deze account dus werkbriefjes ingevuld worden. Deze account heeft 2 uursoorten: Normaal 100% en Overwerk 125%. Alleen Normaal 100% is actief. Op nieuwe werkbriefjes die ingevuld worden voor deze account kan dus alleen voor de 100% uursoort uren ingevuld worden. Deze account heeft 1 vergoeding: Reiskosten Deze vergoeding is actief en dus in te vullen op nieuwe werkbriefjes. Superuser 29

30 - beheer Om een actieve account te deactiveren (Zodat er geen nieuwe werkbriefjes voor deze account ingevuld kunnen worden) selecteert u het gele lampje in accountinfo (deze wordt grijs na het selecteren) en selecteert u daarna de knop Het deactiveren van actieve uursoorten en toeslagen gaat op dezelfde wijze. U krijgt een melding op het scherm met een opsomming van de uitgevoerde wijzigingen. Om een gedeactiveerde account (opnieuw) te activeren selecteert u het grijze lampje (deze wordt geel na het selecteren) en selecteert u daarna de knop Het activeren van actieve uursoorten en toeslagen gaat op dezelfde wijze. U krijgt een melding op het scherm met een opsomming van de uitgevoerde wijzigingen. Superuser 30

31 - onderhoud 13.1 Handmatig versturen van een In deze webservice is het mogelijk om een zelf geschreven te versturen naar 1 of meerdere gebruikers van de webservice. Dit kunt u met de optie verstuur onder menu-item . Als afzender wordt hier het standaard adres van de administratie ingevuld. Deze kunt u hier wijzigen. In de 2 e regel verstuur de naar: vult u het adres in van degene naar wie deze e- mail verstuurd moet worden. ` U kunt ook het adres automatisch in laten vullen door een persoon/contactpersoon of intercedent uit 1 van de lijsten te selecteren. Om een naar alle flex-werkers te versturen selecteert u de optie alle flexwerkers ; om een (ook) naar alle contactpersonen te versturen selecteert u de optie alle contactpersonen, enz.. Vul vervolgens het onderwerp en het bericht in en selecteer het icoontje onder in het scherm om de te versturen. Het versturen van de wordt uitgevoerd door een script. Dit houdt in dat als Het versturen van de wordt uitgevoerd door een script. Dit houdt in dat als deze naar meerdere adressen verstuurd moet worden er een melding kan verschijnen in uw webbrowser die aangeeft dat er langere tijd geen respons is geweest van de webbrowser. Deze melding kunt u dan negeren. Het versturen van de wordt afgerond. Superuser 31

32 - onderhoud 13.2 Inzien van verstuurde die verstuurd wordt vanuit deze webservice wordt opgeslagen in een log-database. Deze kunt u inzien. Dit kunt u met de optie verzonden onder menu-item . In de lijst staan de s die verzonden zijn in de afgelopen maand vanuit de webservice. Door een in deze lijst te selecteren krijgt u de details van de te zien (zie volgende pagina). Superuser 32

33 - onderhoud Het tijdstip van versturen en het soort e- mail wordt weergegeven onder het bericht. Voor ieder die verstuurd wordt in de webservice wordt gebruik gemaakt van een template. Deze templates bepalen welke tekst er in de verstuurde staat, welke opmaak de heeft alsmede welke gegevens van gebruikers er in staan. Mocht u een van deze templates gewijzigd willen hebben, neemt u dan contact op met Canisius Computer Diensten B.V. Zij zullen dan uw wijziging(en) doorvoeren. Vanuit dit venster kunt u deze nogmaals versturen naar het adres of de adressen die weergegeven worden achter ontvanger(s). Superuser 33