Tips en Tricks basis. Microsoft CRM Revisie: versie 1.0

Transcriptie

1 Tips en Tricks basis Microsoft CRM 2016 Revisie: versie 1.0 Datum: 23/03/2016

2 Inhoud 1. Basisinstellingen INSTELLEN STARTPAGINA INSTELLEN AANTAL REGELS PER PAGINA Algemene bediening HOME KNOP ONLANGS BEZOCHT MENU NAAR VOLGEND OF VORIG RECORD NAVIGEREN IN NIEUW VENSTER OPENEN WEERGAVE INSTELLEN ALS STANDAARDWEERGAVE SELECTEREN GEGEVENS ZOEKEN SORTEREN EN FILTEREN BULK BEWERKEN Persoonlijke weergaven Pagina 2 / 15

3 1. Basisinstellingen 1.1 Instellen startpagina In CRM heeft elke gebruiker de mogelijkheid in te stellen met welk scherm (entiteit) CRM opstart. De gebruiker kan dit aanpassen in de gebruikers opties van CRM. Rechts in de bovenste balk van Microsoft Dynamics CRM is onder de knop Instellingen de knop Opties te vinden. Op het tabblad algemeen van de Persoonlijke instellingen kan men aangeven welk Deelvenster (Werkplek, Verkoop, Marketing etc.) gebruikt wordt. In de picklijst Standaardtabblad kan men vervolgens kiezen voor een specifieke entiteit die getoond moet worden als bv. Accounts of Contactpersonen. Persoonlijke instellingen 1.2 Instellen aantal regels per pagina Vanwege CRM performance staat het aantal records, dat getoond wordt in de weergaven, standaard op 50 records per pagina. Pagina 3 / 15

4 Toch kan het wenselijk zijn om meer regels op een pagina te zien (bv. bij bulkbewerking). Een gebruiker kan in de Persoonlijke instellingen (zie hoofdstuk 1) zelf bepalen hoeveel regels er getoond worden. Men heeft de keuze uit 25, 50, 75, 100 of Weeknummers weergaven bij datums Bij de datumvelden is het mogelijk om ook weeknummers weer te geven. Dit kan ingesteld worden bij de gebruikersopties. Ga binnen de opties naar het tabblad Notaties en klik op Aanpassen. In het volgende scherm ga naar het tabblad Datum en vink aan Weeknummers weergeven in agenda weergaven. Sluit af met 2 keer OK. Pagina 4 / 15

5 Bij alle datumvelden zijn nu de weeknummers zichtbaar. Pagina 5 / 15

6 2. Algemene bediening 2.1 Home knop Een handige functie is CRM is de Home knop. Waar men zich ook in CRM bevindt, met een klik op de Home knop komt de gebruiker terug op zijn ingestelde startpagina. 2.2 Onlangs bezocht menu Naast de knop Accounts bevindt zich een knop. In dit menu houdt CRM bij welke records en weergaven zijn bezocht. Het laatst bezochte item staat uiterst links. Wordt het aantal groter dan getoond kan worden dan vallen de oudste er buiten. De gebruiker kan altijd direct naar het betreffende item navigeren. Dat scheelt veel klikken en tijd. 2.3 Naar volgend of vorig record navigeren Elk record afzonderlijk openen en weer sluiten is niet meer nodig. Als een record geopend wordt, bv. een Account vanaf Mijn actieve accounts, kan men met de pijltjes knoppen direct naar het volgende record en indien wenselijk weer terug. 2.4 In nieuw venster openen Soms is het gewenst om een record in een nieuw venster te openen. Door op een record te staan en vervolgens op de knop In nieuw venster openen te klikken, wordt het record in een nieuw venster geopend. Pagina 6 / 15

7 2.5 Weergave instellen als standaardweergave In CRM 2013 kan iedere gebruiker weergaven instellen als zijn of haar persoonlijke standaard weergave. Dit kunnen systeemweergaven (voor gedefinieerde) of persoonlijke weergaven zijn. Per entiteit kan een standaard weergave ingesteld worden. Als een gebruiker naar een entiteit in CRM gaat wordt als eerste weergave de standaard getoond. Als we een weergave voor open hebben staan bv. Mijn actieve accounts klikt men op de punaise die voor de betreffende weergave staat. Op deze manier wordt deze weergave voor deze gebruiker vast gepind. Formulier Accounts 2.6 Selecteren gegevens In CRM kan men op meerdere manieren records selecteren (bv. voor een export, bulk bewerking etc.). Per stuk door vooraan het record in een weergave aan te klikken Per stuk door op een record te klikken met de Ctrl toets ingedrukt (let op: klik naast de naam, anders opent het record automatisch). Meerdere tegelijk door een eerste record te selecteren en de laatste aan te klikken met de schift toets ingedrukt (let op: klik naast de naam, anders opent het record automatisch). Alle records op de huidige pagina door links naast de eerste kolomkop te klikken. Pagina 7 / 15

8 2.7 Zoeken Men kan eenvoudig naar een record zoeken door de naam, of een deel van de naam in te vullen in het vakje Records zoeken. Wanneer men wil zoeken op een record waar het woord op in zit, moet men gebruik maken van het wildcard-teken *. 2.8 Sorteren en filteren Buiten het standaard zoeken naar records en geavanceerd zoeken zijn er meer mogelijkheden om in CRM de juiste data in beeld te krijgen. In het onderstaande voorbeeld wordt de weergave Mijn actieve accounts gebruikt. Sorteren op 1 kolom In de weergave kan men sorteren door op de betreffende kolomkop te klikken bv. Accountnaam. De weergave wordt dan oplopend (a->z) en is te herkennen aan het symbool naast de kolomnaam. Klikt men nogmaals op de kolomkop dan wordt de sortering omgedraaid (z->a). Sorteren op 2 of meer kolommen De plaats kolom staat nog oplopend gesorteerd. Met de Shift toets ingedrukt klikt men op de kolomkop Telefoonnummer. Nu zijn beide kolommen oplopend gesorteerd en voorzien van het symbool. Pagina 8 / 15

9 Filteren d.m.v. het filter icoontje Zodra we op het filter teken klikken, verschijnt er achter iedere kolomnaam een. Wanneer we op dit symbool klikken, verschijnen verschillende mogelijkheden van filteren, zoals we ook van Microsoft Excel kennen. 2.9 Bulk bewerken CRM bied de mogelijkheid (mits men daar de rechten voor heeft) om in bulk records te bewerken. Een voorbeeld daarvan zou kunnen zijn, het veld (kenmerk) Nieuwsbrief op ja zetten zodat een Contactpersoon geselecteerd kan worden voor de Marketinglijst Nieuwsbrief, of bijvoorbeeld het Geslacht van een aantal contactpersonen op Vrouw zetten. Men maakt een selectie met zoeken, geavanceerd zoeken, met sorteren en filteren of handmatig. De selectie contactpersonen kan in bulk bewerkt worden met de functie bewerken. Deze is bovenaan het scherm te vinden. Pagina 9 / 15

10 Er wordt dan een leeg Contactpersonen formulier geopend. In het geval van het voorbeeld gaan we naar het tabblad details en vullen bij Geslacht Vrouw in en bevestigen dat met Wijzigen. De geselecteerde records worden vervolgens in bulk bijgewerkt. Pagina 10 / 15

11 3. Persoonlijke weergaven Gebruikers hebben de mogelijkheid om Persoonlijke weergaven te maken in CRM. Dit zijn eigenlijk selecties die we vaker willen gebruiken. In die weergave kiest een gebruiker voor een specifieke kolomindeling en of filtering van data die de gebruiker terug wil zien in zijn weergave. Voorbeeld: Een gebruiker heeft behoefte aan een weergave die gebruikt kan worden voor het exporteren van CRM data, bijvoorbeeld voor een direct mailing. In de standaard weergaven van Contactpersonen staat het bezoekadres. De gebruiker wil graag het correspondentieadres, de aanhef en het Account. Om een Persoonlijke weergave te maken kiest men in de weergave selectie (in het voorbeeld van Contactpersonen) voor Persoonlijke weergave maken. Het onderstaande scherm wordt geopend. De gebruiker heeft de mogelijkheid om een eerder opgeslagen of systeem gedefinieerde weergave te selecteren. In dit geval is gekozen voor Actieve contactpersonen. Na de keuze worden de bijbehorende selectiecriteria in het scherm getoond (Status Is gelijk aan - Actief). Pagina 11 / 15

12 Met de knop Kolommen bewerken wordt het bewerking scherm geopend waar de opbouw van de betreffende weergave te zien is. Hier kan men kolommen verplaatsen met de cursortoetsen, kolommen toevoegen of verwijderen en de sortering aanpassen. Door op een kolomkop te klikken kun je hem selecteren en een gewenste actie uitvoeren. Pagina 12 / 15

13 In het bovenstaande voorbeeld is Kolommen toevoegen gekozen. Hier kan een gebruiker velden selecteren door ze aan te vinken. We kiezen hier voor de velden van het Correspondentieadres en het T.a.v. formeel. Door de actie te bevestigen met OK worden de kolommen toegevoegd aan de weergave. De breedte van de kolommen is aanpasbaar door te dubbelklikken op de kolomkop. Selecteer de gewenste breedte en bevestig dat met OK. Met de functie Sorteren configureren kan een gebruiker bepalen op welke kolommen (maximaal 2) er gesorteerd wordt en of dat op- of aflopend moet zijn. Pagina 13 / 15

14 Om de weergave te kunnen gebruiken als Persoonlijke weergave moet deze nog worden opgeslagen. Kies hiervoor wel een benaming die duidelijk aangaaft welke data er getoond wordt. In het voorbeeld is gekozen voor: Actieve contactpersonen t.b.v. mailing. In het Contactpersonenscherm is de persoonlijke weergave terug te vinden in de weergave selectie. Pagina 14 / 15

15 Deze kan als default weergave ingesteld worden door op de punaise te klikken. Pagina 15 / 15