Handleiding Employ UrenOnline Opdrachtgevers

Transcriptie

1 Handleiding Employ UrenOnline Opdrachtgevers Versie 1.5 mei 2013 Pagina 1 van 15

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen in Employ UrenOnline 4 2. Instellingen binnen Employ UrenOnline Contactpersonen Projecten Instellingen 9 3. Uren invoeren Route Route Werknemers Facturen Rapporten Documenten Contact 15 Versie 1.5 mei 2013 Pagina 2 van 15

3 Handleiding Employ UrenOnline Urenregistratie via internet (Employ.nl) In deze handleiding willen wij u graag de basis van ons online urenregistratie systeem uitleggen. Omdat het online urenregistratie systeem continue wordt doorontwikkeld kan het zijn dat afbeeldingen niet exact meer gelijk zijn. Uiteraard proberen wij deze handleiding zo up-to-date mogelijk te houden. De meest up-to-date versie staat op onze website vermeld. Voordelen: - Tijdbesparend: U kunt alle declaraties met één druk op de knop goedkeuren. - Direct inzicht: Via een statusoverzicht heeft u op ieder moment een compleet overzicht op het urenverwerkingsproces. Zo staan alle gegevens zoals medewerkers, kosten, facturen, afdelingen en projecten overzichtelijk voor u weergegeven. - Minder kans op fouten: Het urenregistratiesysteem is rechtstreeks gekoppeld met onze back office. De kans op eventuele fouten wordt hiermee aanzienlijk verminderd. - Altijd en overal beschikbaar: Via internet is het urenregistratiesysteem van Employ altijd en overal bereikbaar. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 3 van 15

4 1. Inloggen in Employ UrenOnline Met Employ UrenOnline is het mogelijk om op ieder gewenst moment online inzage te hebben in de urenregistratie en facturatie van de flexkrachten die u bij Employ inleent. U kunt zelf uren invoeren of door de flexkracht ingevoerde uren controleren en accorderen, voortgang van de verwerking van de uren raadplegen, uw facturen bekijken en verschillende rapporten opmaken, printen en exporteren naar Excel. U kunt bij het gebruik van Employ UrenOnline zelf bepalen welke route het proces van de verwerking van de uren aflegt. U maakt dus zelf de keuze wie de uren invoert, controleert en accordeert. Employ biedt u daarbij de volgende mogelijkheden: Route Invoeren uren door: Akkoord uren door: Jouw route: 1 Werknemer Opdrachtgever 2 Opdrachtgever Werknemer 3 Opdrachtgever Opdrachtgever Individueel per werknemer invoeren of gegroepeerd invoeren 5 Werknemer Werknemer De gekozen route wordt als standaard ingesteld voor alle flexkrachten die bij u te werk worden gesteld. Inloggen Om in te loggen op uw persoonlijke pagina in Employ UrenOnline, gaat u naar de pagina employ.ubplusonline.nl. Hier komt u direct in het inlogscherm terecht. Stap 1: Inloggen Voer hier het juiste adres en het wachtwoord in. Selecteer de button 'Login' (zie afbeelding 1) door er op te klikken. De bevestiging van het adres en het wachtwoord heeft u na de aanmelding voor Employ UrenOnline per ontvangen. Dit adres wordt tevens gebruikt voor het verzenden van attentieberichten. Bij relevante ontwikkelingen ontvangt u automatisch een bericht van Employ UrenOnline. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe uren zijn goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer u dit e- mailadres wilt laten wijzigen, kunt u contact opnemen met de salarisadministratie van Employ. Afbeelding 1: Inlogscherm Employ UrenOnline Tip! Het wachtwoord dat u heeft ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kunt u wijzigen door, na het inloggen, op uw persoonlijke pagina op de link met uw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 4 van 15

5 Stap 2: Persoonlijke inlogpagina wordt geopend Nadat u bent ingelogd, wordt uw persoonlijke pagina geopend (zie afbeelding 2). Afbeelding 2: Persoonlijke pagina in Employ UrenOnline Op deze startpagina (home) vind je direct de volgende informatie: 1. Urenbriefjes die nog moeten worden geaccordeerd (route 1) 2. Link naar een nieuw urenbriefje Vul een nieuw urenbriefje in (route 2) 3. Status van de ingevoerde, maar nog niet verwerkte urenbriefjes 4. Contactgegevens van de salarisadministratie van Employ 5. Tabblad Urenbriefjes: naar het overzicht van alle niet verwerkte en verwerkte urenbriefjes 6. Tabblad Werknemers: naar het overzicht van de flexkrachten die bij u werkzaam zijn 7. Tabblad Facturen: naar het overzicht van de facturen 8. Tabblad Rapporten: naar de verschillende rapporten 9. Tabblad Documenten: binnen deze pagina kunt u diverse documenten uploaden Versie 1.5 mei 2013 Pagina 5 van 15

6 2. Instellingen binnen Employ UrenOnline Wanneer u na het inloggen rechts boven in de pagina klikt op de bedrijfsnaam kan er uit de volgende opties worden gekozen: - Contactpersonen - Projecten (indien van toepassing, dit is optioneel) - Instellingen 2.1 Contactpersonen Als hoofdcontactpersoon kunt u zelf contactpersonen toevoegen. Indien er op het item contactpersonen wordt geklikt wordt er een overzicht van de contactpersonen geopend. Om een contactpersoon toe te voegen kunt u hiervoor kiezen met de button contactpersoon toevoegen; Er moet aan worden gegeven voor welke afdelingen deze contactpersoon mag accorderen. Daarnaast kan er eventueel toegang worden verleend tot het inzien van de facturen. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 6 van 15

7 Let op; de hoofdcontactpersoon kan niet worden gewijzigd zolang hij hoofdcontactpersoon is. Er kan een nieuwe hoofdcontactpersoon worden aangemeld bij Employ welke dit in haar systeem zal verwerken. Nadat het is doorgegeven zal Employ deze persoon toevoegen in Employ UrenOnline. Contactpersonen die al uren hebben geaccordeerd kunnen nooit worden verwijderd. Wel kunnen deze worden geblokkeerd. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 7 van 15

8 2.2 Projecten Bij de eerste synchronisatie kan er gekozen worden om de reeds bestaande projecten te verzenden, indien deze bij u worden gebruikt, naar Employ UrenOnline. Dit is echter eenmalig, nieuwe projecten kunnen toegevoegd worden in Employ UrenOnline. Indien u gebruik maakt van projecten dan kunnen deze door de contactpersoon zelf worden aangemaakt zodra er een nieuw project gebruikt gaat worden. Indien de werknemer de projecten toevoegt bij het invullen van uren dan kan de werknemer deze direct gebruiken nadat het project is toegevoegd. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 8 van 15

9 2.3 Instellingen Via de instellingen van uw account (zie print-screen onder) kan de hoofdcontactpersoon verschillende instellingen maken voor het account. Deze instellingen zijn afhankelijk van de instellingen waarvoor u heeft gekozen. Indien u bij uw bedrijfsinstellingen heeft gekozen om zelf te laten bepalen welke velden verplicht zijn, dan zijn onderstaande instellingen instelbaar; Versie 1.5 mei 2013 Pagina 9 van 15

10 Aanvulling op bovenstaande opties: notificaties: indien er is gekozen om de notificaties aan te zetten dan ontvangt u een notificatie indien er een briefje is aangeboden/ er een factuur is verstuurd. Gegroepeerde notificaties: indien hiervoor is gekozen krijgt de klant niet bij elke melding een aparte notificatie, maar wordt er eens per dag een mail gestuurd met alle meldingen. 3. Uren invoeren 3.1 Route 1 Onder het tabblad urenbriefjes kunt u een overzicht bekijken van alle urenbriefjes in Employ UrenOnline die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Tevens staat er bij wat de huidige status is van de urenbriefjes. Eventueel kan er ook een selectie worden gemaakt op status. Daarnaast zijn er een aantal buttons waar de u verschillende opties heeft bij een urenbriefje; Keuren van het werkbriefje (bekijken en accorderen of afkeuren) Werkbriefje bekijken Het urenbriefje converteren naar een PDF-bestand Versie 1.5 mei 2013 Pagina 10 van 15

11 3.2 Route 3 Wanneer u bij Employ heeft aangegeven route 3 te gebruiken (zelf de urenbriefjes invullen en tevens accorderen) komt u in het onderstaande scherm terecht wanneer u op het tabblad urenbriefjes, en vervolgens op urenbriefjes invullen klikt: U kiest dan de button Urenbriefjes invullen en komt in het volgende scherm terecht: Wilt u snel en gemakkelijk uren invoeren voor meerdere werknemers? Kies dan de button meerdere urenbriefjes tegelijk invoeren. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 11 van 15

12 Binnen dit scherm kiest u de week waarop u de uren van de werknemer(s) wilt invullen. En het urenbriefje voor de betreffende week wordt geopend. Klik op toevoegen om de urenregel te openen waar u de uren op wilt invoeren. Wanneer er reisuren/overuren etc. zijn afgesproken met Employ vindt u deze terug in de menurol. Geef het aantal uren per dag in en klik vervolgens op opslaan. Indien de werknemer recht heeft op vergoedingen zoals een km. vergoeding voor het rijden met eigen auto kunt u deze opgeven bij Km. onbelast woon-. Geef hier het aantal km. in en klik vervolgens op opslaan. Verantwoording van kilometers is noodzakelijk voor een correcte verwerking, wij vragen u dan ook de routebeschrijving aan te geven welke de werknemer heeft gereden. Kies vervolgens de button aanbieden om de uren op te slaan en daarbij ook direct te accorderen. Het urenbriefje wordt nu opgeslagen en kunt u terugvinden in het overzicht Urenbriefjes en/of Home. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 12 van 15

13 4. Werknemers Onder het tabblad werknemers krijgt u een overzicht van alle werknemers die aan uw bedrijf gekoppeld zijn. Daarnaast staat de functie van de werknemer aangegeven. Ook is het mogelijk om het overzicht in alfabetische volgorde in te stellen op de voornaam of achternaam. Eventueel kunnen vanuit dit overzicht ook urenbriefjes worden bekeken die bij de betreffende werknemer horen met de button Om de contactgegevens en de eigenschappen van een werknemer te bekijken (zie figuur onder) kan er op de werknemer-naam geklikt worden. Hier heeft u verschillende opties, zoals het zoeken van urenbriefjes en het aanpassen voor projecten. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 13 van 15

14 5. Facturen Onder het tabblad Facturen wordt een overzicht getoond van de gesynchroniseerde facturen. Tevens kunt u hier de factuur converteren naar een PDF bestand. 6. Rapporten De hoofdcontactpersoon bij de klant kan op dit moment bekijken hoeveel uren er geboekt zijn bij de werknemers; * de rapporten zullen op termijn worden uitgebreid waarbij u meer mogelijkheden krijgt om te zoeken. Versie 1.5 mei 2013 Pagina 14 van 15

15 7. Documenten De hoofdcontactpersoon heeft de mogelijkheid contracten digitaal aan te bieden aan u. Hij stuurt deze rechtstreeks naar Employ. Door middel van een zoek functie kunt u browsen naar documenten op het werkstation. 8. Contact Vragen? Neem contact met ons op! Heeft u vragen of opmerkingen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met onze salarisadministratie. Bel of mail naar juliette@employ.nl. Wij helpen u graag verder! Versie 1.5 mei 2013 Pagina 15 van 15