In dit document zal de werkwijze met betrekking tot ons registratiesysteem worden uiteengezet.

Transcriptie

1 Inleiding Rubes Personeeldiensten B.V. maken gebruik van een online uren registratiesysteem. Deze methode van urenverwerking brengt veel voordelen met zich mee ten opzichte van de papieren urenbriefjes. Via het registratiesysteem kunnen uren worden geadministreerd, documenten worden getekend en facturen worden ingezien. Daarnaast kunt u werknemer gegevens inzien en het overzicht van de plaatsingen en de bijbehorende geboekte en verwerkte urenbriefjes bekijken. In dit document zal de werkwijze met betrekking tot ons registratiesysteem worden uiteengezet. Hoe te beginnen U hebt van ons een link ontvangen waarmee u met uw adres en wachtwoord kunt inloggen in uw dossier. Het wachtwoord kunt u vervolgens desgewenst aanpassen. Klik hiervoor rechtsboven in het scherm op de naam waarmee u bent geregistreerd. Afhankelijk van de gemaakte afspraken tussen u en ons, wordt u gevraagd om urenbriefjes in te vullen, te accorderen, of alleen maar te bekijken. Als u inlogt zal dit snel duidelijk worden. Uren accorderen Hoeft u alleen uren te accorderen? Raadpleeg dan pagina 4 voor een uitleg. Uren invullen Indien u een urenbriefje dient in te vullen, dan ziet u dit aan de grote button met de tekst: Urenbriefjes invullen. Als u op de button klikt, wordt u gevraagd om één of meerdere werknemers op te geven en vervolgens een week te selecteren waarvoor u uren wilt registreren.

2 In het wekenoverzicht staan de weken van het jaar vermeld. Als de muis over een specifieke week wordt bewogen, worden ook de bijbehorende begin- en einddatum van deze week getoond. Wanneer de week grijs wordt weergegeven, dan is deze week nog niet invulbaar. De kleuren van de week geven in een later stadium aan wat de status is van deze specifieke week (zie hiervoor de legenda die op deze pagina wordt weergegeven.

3 Het urenbriefje uitgelegd Wanneer de week is geselecteerd, kan het urenbriefje worden ingevuld. 1. Dit is de urenregel met ingevulde (normale) uren voor de dagen van de week./ Het type uren en de omschrijving hiervan zijn in overleg bepaald. 2. De gehele urenregel kan worden gewist door op de button wissen te klikken. 3. Andere uur soorten waarop kan worden geboekt, kunnen worden aangegeven door op toevoegen te klikken. De lijst van de urensoorten die mogelijk zijn, zijn afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt. 4. Onkostenvergoedingen kunnen worden opgegeven m.b.v. het onkostenformulier. In het tweede keuzevak, kunt u aangeven op welke dag de onkosten betrekking hebben, maar dit hoeft niet. U kunt ook het totaal van de hele week invullen in het laatste invul venster. Onkosten die automatisch kunnen worden berekend (bijvoorbeeld per dag, of per gewerkt uur), worden hier niet weergegeven. 5. Voordat het urenbriefje ter ondertekening wordt aangeboden, kunnen opmerkingen worden toegevoegd, door op deze button te klikken; 6. Wanneer alle uren en onkosten van de week zijn ingevuld, kan het urenbriefje ter ondertekening worden aangeboden. Klik hiervoor op de button Aanbieden. Wanneer het urenbriefje ter ondertekening is aangeboden, kunnen de uren niet meer worden aangepast. Mocht later toch blijken dat het urenbriefje foutief was, dan verzoeken wij u om telefonisch contact met ons op te nemen via telefoonnummer: De uren worden per week verwerkt. Voor een goede loonverwerking is het belangrijk dat de uren wekelijks voor dinsdag worden ingevuld en/of geaccordeerd.

4 Uren accorderen Ontvangt u een met de melding dat er een urenbriefje is ingevuld en aangeboden? Dan kunt u via de meegestuurde link inloggen, om vervolgens het aangeboden urenbriefje te bekijken, te controleren en te accorderen. Afhankelijk van de gemaakte afspraken, kunt u hier het urenbriefje accorderen, afkeuren of aanpassen. Door op het duimpje te klikken, opent u het urenbriefje en zijn er verschillende opties mogelijk. Accorderen: Het gehele briefje is akkoord. Wanneer het urenbriefje ter ondertekening is aangeboden, kunnen de uren niet meer worden aangepast. Mocht later toch blijken dat het urenbriefje foutief was, dan verzoeken wij u om telefonisch contact met ons op te nemen via telefoonnummer: De uren worden per week verwerkt. Voor een goede loonverwerking is het belangrijk dat de uren wekelijks voor dinsdag worden ingevuld en/of geaccordeerd.

5 Afkeuren: U dient hierbij eerst een reden op te geven in het vak opmerkingen. Zonder reden kan een urenbriefje niet worden afgekeurd. Uw medewerker kan dan zijn/haar urenbriefje aanpassen. Aanpassen: Deze optie is alleen beschikbaar als dit is overeengekomen.

6 Documenten Met behulp van ons registratiesysteem kunnen naast uren, ook documenten worden verwerkt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een contract aan te bieden. De maximum grootte van een document bedraagt 2MB. Een digitale handtekening plaatsen Het is mogelijk om een digitale handtekening onder een document te plaatsen. Het is dan niet meer noodzakelijk om het document uit te printen en per post te versturen, of in te scannen. Wanneer voor een bepaald document een handtekening van u is vereist, kunnen wij u om een digitale handtekening vragen. Voor het plaatsen van een digitale handtekening, wordt er per een link naar u verstuurd. Mogelijk wordt er ook een SMS met een verificatiecode verzonden naar uw mobiele telefoon. Wanneer u op de link inde klinkt, wordt u verzocht in te loggen. Na het inloggen verschijnt het scherm waarmee de 4-letterige verificatiecode kan worden ingevuld. Ook kan het document zelf nog worden getoond (of geprint).

7 1. Klik op deze link om het document te kunnen bekijken en/of printen. 2. Vul hier de 4-letterige verificatie in die u per mail/sms heeft ontvangen. 3. Plaats hier eventuele op- en/of aanmerkingen. 4. Selecteer het vinkje bij Ik heb het document gelezen. 5. Plaatst de handtekening door op Akkoord te klikken Na het ondertekenen of weigeren van de handtekening, is het document zichtbaar in het documentenoverzicht.