Handleiding urenregistratie ZZP digitaal invoeren

Transcriptie

1 Beste ZZP er, Deze handleiding beschrijft hoe je jouw maandstaat met gewerkte uren en eventuele zakelijke kilometers digitaal kunt inleveren bij je opdrachtgever. Aangeboden uren en zakelijke kilometers worden tevens digitaal door je opdrachtgever goedgekeurd. Maandelijks, na je laatste werkdag in die betreffende maand, lever je alle gewerkte uren en eventuele zakelijke kilometers digitaal in om hiermee de urenstaat ter goedkeuring aan te bieden bij de opdrachtgever. Als je meerdere projecten hebt, dienen alle uren van ieder project afzonderlijk te worden verantwoord om daarna gezamenlijk te worden ingeleverd bij de betreffende opdrachtgevers. Hieronder wordt het uren invoeren en inleveren samengevat in 3 stappen. Uren invoeren in 3 stappen: 1) De urenstaat openen Na inloggen in de portal kom je automatisch in het overzichtsscherm Selecteer de maand waarin je uren wilt schrijven Met de icoontjes << en >> blader je door de maanden heen en terug Klik achter de door jouw gewenste maandregel op open Normaal gewerkte uren invoeren Kies het project waarvoor je uren wilt schrijven. Deze rij staat standaard toegevoegd Klik op het icoon potlood om de urenregel te openen Schrijf de gewerkte uren op de dagen die je hebt gewerkt Klik op het icoon diskette, welke verschijnt in plaats van het icoon potlood, om de uren op te slaan Invoeren zakelijke kilometers Start vanaf de rij die begint met een zwarte plus. Let op! Klik nog niet op de plus Kies onder Klantnaam voor het project en onder Werksoort voor Kilometers zakelijk Klik op de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon potlood om de regel te openen Voer de zakelijke kilometers in. Vermeld een korte omschrijving in het notitieveld Klik op het icoon opslaan 2) Urenstaat inleveren Klik op Inleveren om de urenstaat te sluiten en ter goedkeuring aan te bieden bij de opdrachtgever. De urenstaat wordt dan ter verwerking gesloten en is niet meer te wijzigen zonder tussenkomst van de Maandag HR Servicedesk. Zorg dus dat je alles hebt ingevuld 3) Indien van toepassing corrigeren afgekeurde uren Is de urenstaat al ingeleverd, laat deze dan openzetten door de Maandag HR Servicedesk Afgekeurde uren worden verwijderd door de Maandag HR Servicedesk Vul de juiste uren opnieuw in door een nieuwe rij toe te voegen met de gewenste werksoort Klik op de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon potlood om de regel te openen en de uren opnieuw in te voeren Klik op het icoon opslaan Klik op Inleveren om de gecorrigeerde uren ter goedkeuring aan te bieden!! Het goedkeuringsproces is afgerond zodra alle ingeleverde uren en zakelijke kilometers digitaal zijn goedgekeurd door de opdrachtgever en de uren groen gekleurd zijn!! 1

2 Inhoudsopgave Uren invoeren in 4 stappen: ) Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers Inloggen urenportal Gewerkte uren invoeren Invoeren overwerk uren en ORT Invoeren zakelijke kilometers ) Inleveren van uren en zakelijke kilometers Corrigeren afgekeurde uren en zakelijke kilometers ) Status urenverwerkingsproces De kleurencodering in de urenstaat: De status urenverwerking op startpagina: Accorderingsstatus per periode deel Accorderingsstatus van uren die digitaal worden geaccordeerd

3 1) Invoeren gewerkte uren en zakelijke kilometers 1.1 Inloggen urenportal Let op! Voor het urenregistratie systeem, heb je als internetbrowser Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger nodig. De urenstaat (PDF bestand) openen kan met Adobe Reader versie of hoger. Let op! De urenstaat kan niet gebruikt worden om uren te accorderen. Dit gebeurt enkel nog digitaal. Je kunt de urenstaat nog wel voor je eigen administratie afdrukken. Ga naar de Maandag Urensite: Klik op naar de ZZP Portal Onderstaand venster verschijnt: Log in met de inloggegevens die je per mail toegestuurd hebt gekregen: De gebruikersnaam start altijd met TLUSR gevolgd door een 7-cijferig identificatienummer, bijvoorbeeld TLUSR Ben je het wachtwoord vergeten of blokkeert het inloggen? Laat het wachtwoord resetten door de Maandag HR Servicedesk via telefoonnummer of via vragen@maandag.nl Wil je je wachtwoord wijzigen? Dit kan nadat je voor de eerste keer bent ingelogd in de portal. 3

4 Zodra je bent ingelogd, verschijnt onderstaande startpagina, het overzichtsscherm : Vanaf het overzichtsscherm kan er met behulp van drie iconen naar verschillende vensters genavigeerd worden. Met behulp van de vensters kunnen: (1) De urenstaten ingevuld en ingeleverd worden; (2) Reeds ingeleverde en geaccordeerde uren bekeken worden. Het venster (3) reserveringen is niet voor toepassing op jouw als ZZP er, omdat er geen salarisbetaling maar een factuurbetaling plaatsvindt. 4

5 1.2 Gewerkte uren invoeren Klik op urenstaten om uren in te voeren Selecteer de in te voeren maand. Door middel van de buttons kunnen de vorige of volgende maanden geselecteerd worden. Klik vervolgens achter de juiste maand op open. Er opent nu een urenstaat. In deze urenstaat worden voor de gehele maand de uren en zakelijke kilometers ingevoerd. Let op: de uren worden per maand ingevuld en ingeleverd, facturering per week is niet mogelijk. Reverse Billing facturen worden altijd opgemaakt over de eerste tot de laatste gewerkte dag in dezelfde maand. 5

6 Onder het tabblad Uren worden de in die maand lopende projecten weergegeven. Uren worden dus per project ingevoerd. Betekenis van de kolommen: Onder de kolom Klantnaam wordt de opdrachtgever weergegeven. Onder de kolom Project wordt de functienaam van het project weergegeven. Onder de kolom Werksoort wordt weergegeven welk type uren er worden invoeren. Voor normaal gewerkte uren kies je Gewerkte Uren. Andere werksoorten zijn overwerkuren of ORT. (zie 1.3 invoeren overwerk of ORT om deze werksoorten te schrijven). Verder zie je alle kalenderdagen van die week. De weekenden zijn grijs gekleurd voor meer overzicht. Ook feestdagen zijn grijs gekleurd. 1. Een nieuwe regel aanmaken: - Selecteer onder de kolom Project de toe te voegen projectnaam. - Kies onder Werksoort de gewenste urensoort. - Klik op de Zwarte Plus om de regel toe te voegen. 2. Uren schrijven in een (nieuw aangemaakte) urenregel: - Klik op het Zwarte Potlood om de regel te openen. - (Klik op het Zwarte Kruis om de regel te verwijderen). - Vul het aantal gewerkte uren per dag in, waarbij een kwartier als 0,25 wordt ingevuld, een half uur als 0,5 en drie kwartier als 0,75. - Klik op Opslaan (icoontje van een diskette) om de uren op te slaan. Let op! Niet opgeslagen uren gaan verloren en moeten opnieuw worden ingevuld. - (Klik om Annuleren indien je de regel wilt verwijderen zonder op te slaan) 6

7 1.3 Invoeren overwerk uren en ORT Wil je overwerk- of onregelmatigheidsuren (ORT) schrijven op een project, dan voeg je hiervoor een nieuwe projectregel toe met een nieuwe urensoort. Selecteer onder Project met behulp van het drop-down menu het juiste project Selecteer onder Werksoort het percentage overwerkuren of ORT dat je wilt schrijven. Klik vervolgens op de zwarte plus om de rij toe te voegen. De nieuwe regel is nu toegevoegd. Klik op het icoon Potlood om de regel te openen en uren te schrijven. De uren opslaan doe je met het icoon van de diskette. 7

8 1.4 Invoeren zakelijke kilometers Indien je recht hebt op een vergoeding voor gereden zakelijke kilometers, kun je deze ook in de urenportal invoeren. Deze worden geschreven door onder Klantnaam voor de opdrachtgever te kiezen en onder Werksoort te kiezen voor Kilometers Zakelijk. Hierbij geldt dezelfde werkwijze als bij het invoeren van de uren, met het verschil dat naast het aantal kilometers tevens een korte omschrijving van de zakelijke ritten toegevoegd dient te worden vermeld. Vul het aantal kilometers en de omschrijving in en sla de rij op. 8

9 2) Inleveren van uren en zakelijke kilometers Door op de knop inleveren te klikken, worden ingevoerde uren en eventueel ingevoerde zakelijke kilometers ter goedkeuring verzonden naar de opdrachtgever(s). Door te klikken op Inleveren, geef je aan dat jouw urenstaat die periode volledig en correct is ingevuld. De urenstaat sluit en er kunnen geen aanpassingen meer gedaan worden, tenzij je deze laat openzetten door een collega op de Maandag HR Servicedesk. Druk dan ook pas op Inleveren zodra alle uren bekend zijn, op je laatste werkdag van de maand of na afloop van de periode. Pas wanneer op inleveren is geklikt en de zowel de werkuren als eventuele zakelijke kilometers zijn geaccordeerd zijn, worden de uren in het administratiesysteem verwerkt en kan de Reversed Billing factuur opgemaakt worden. 2.3 Corrigeren afgekeurde uren en zakelijke kilometers Uren en zakelijke kilometers die door de opdrachtgever worden afgewezen, moeten gecorrigeerd worden. Het urenregistratiesysteem verstuurt je direct een met de melding dat er uren of zakelijke kilometers zijn afgewezen. In deze staat ook welke uren en/of kilometers zijn afgewezen en er wordt een reden tot afwijzing meegegeven door de Opdrachtgever. Wanneer je een melding van afkeur krijgt, neem dan contact op met de Maandag HR Servicedesk. Zij zetten je urenstaat open en verwijderen de afgekeurde uren uit je urenstaat. Corrigeer de uren en accordeer de urenstaat opnieuw. Je opdrachtgever kan deze dan weer digitaal keuren.!! Het accorderingproces is afgerond, zodra alle aangeboden uren en eventuele zakelijke kilometers zijn goedgekeurd door je opdrachtgever en/of Maandag. De uren kleuren dan groen.!! 9

10 3) Status urenverwerkingsproces Het verloop van het accorderingsproces wordt op 2 manieren weergegeven: 1. Met kleuren in de urenstaten 2. In het overzichtsscherm op de startpagina. 3.1 De kleurencodering in de urenstaat: Grijs: De uren zijn nog niet aangeboden. Oranje: De uren zijn aangeboden en wachten op accordering van de opdrachtgever. Groen: De aangeboden uren zijn goedgekeurd. Rood: De aangeboden uren zijn afgekeurd en moeten gecorrigeerd worden. Zie onderstaande voorbeelden: Na aanbieden en/of accorderen kleuren uren oranje. De rode uren zijn afgekeurd. Deze moeten gecorrigeerd en opnieuw aangeboden en geaccordeerd worden. De groene uren zijn goedgekeurd. Ook declaraties worden geaccordeerd. De rode declaratie is afgewezen en moet gecorrigeerd worden. 10

11 3.2 De status urenverwerking op startpagina: Klik op Overzichtsscherm om vanuit de urenstaat naar de startpagina te gaan Accorderingsstatus per periode deel 1 Onder de kolom Status wordt de voortgang van de gehele urenstaat weergegeven: Er staat niets Indien er niets vermeld staat, heb je deze urenstaat nog nooit geopend Invoer De urenstaat staat open of is al eerder geopend, er zijn eventueel uren ingevoerd, maar zijn nog niet definitief aangeboden aan je opdrachtgever. In de meest rechterkolom verschijnt ook het icoon Accorderen. Via deze link kun je de uren eventueel direct ter accordering aanbieden zonder de urenstaat te openen. Controleren De urenstaat is ter accordering aangeboden en staat ter controle klaar bij je opdrachtgever. Zodra alle uren in de urenstaat digitaal zijn goedgekeurd, kan de urenstaat geboekt worden. Geboekt De urenstaat is geaccordeerd door je opdrachtgever, geboekt in het Maandag systeem en wordt verwerkt voor de opmaak van de factuur. 11

12 Accorderingsstatus van uren die digitaal worden geaccordeerd De kolommen Accordering benodigd, Aangeboden, Afgekeurd en Goedgekeurd geven de status van uren en declaraties weer. Accordering benodigd Onder Accordering benodigd verschijnt een vinkje zodra er uren zijn ingevoerd die moeten worden geaccordeerd. Aangeboden Onder Aangeboden verschijnt een vinkje zodra deze de uren zijn aangeboden ter accordering. Afgekeurd Onder Afgekeurd verschijnt een vinkje indien er uren door je opdrachtgever zijn afgekeurd en welke gecorrigeerd moeten worden. Goedgekeurd Onder Goedgekeurd verschijnt een vinkje indien alle aangeboden uren zijn goedgekeurd. 12