HANDLEIDING PERSONAL PAYROLL (versie werknemers)

Transcriptie

1 HANDLEIDING PERSONAL PAYROLL (versie werknemers) Wat kunt u in de digitale omgeving van Personal Payroll? Als werknemer kunt u in deze beveiligde omgeving alle informatie terugvinden over uw dienstverband met Personal Payroll. U kunt er uw contract goedkeuren, loonstroken in terugvinden en, afhankelijk van de afspraak met uw opdrachtgever, zelf uren en onkosten in declareren. In dit document staan de belangrijkste vragen van de digitale omgeving van Personal Payroll voor u stapsgewijs uitgelegd en beschreven. Deze handleiding is verdeeld in drie hoofdstukken aan de hand van de onderstaande vragen. Vraag 1. Vraag 2. Vraag 3. Hoe werkt het inloggen en activeren van mijn account? Hoe kan ik mijn contract goedkeuren en ondertekenen? Hoe kan ik mijn gewerkte uren invoeren en doorgeven? Voor elke vraag is een beschrijving beschikbaar. Om u een totaalbeeld te geven van de stappen die doorlopen worden in het proces van inschrijving tot en met het doorgeven van uw uren. Hieronder volgt een schematisch overzicht van de stappen die worden doorlopen door de opdrachtgever, Personal Payroll en uzelf. Voor vragen kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.

2 W AT KUNT U IN DE DIGITALE OMGEVING VAN PERSONAL PAYROLL? Als werknemer kunt u in deze beveiligde omgeving van Personal Payroll digitaal alle informatie terugvinden over uw dienstverband met Personal Payroll. U kunt er uw contract goedkeuren, loonstroken in terugvinden en, afhankelijk van de afspraak met uw opdrachtgever, zelf uren en onkosten in declareren. VRAAG 1: HOE W ERKT HET INLOGGEN EN ACTIVEREN VAN MIJN ACCOUNT? U ontvangt een bericht van Personal Payroll naar aanleiding van uw inschrijving bij uw opdrachtgever. Het kan ook zijn dat uw opdrachtgever uw account heeft gestart door u uit te nodigen om in te schrijven bij Personal Payroll.

3 STAP 1: ACCOUNT ACTIVEREN 1.1 U ontvangt onderstaand bericht. Hierin staan uw login en wachtwoord. Bewaar deze mail dus goed. 1.2 Activeer uw account door op de groene link te klikken.

4 STAP 2: W ACHTW OORD W IJZIGEN 2.1 Nadat u ingelogd bent, ziet u rechtsboven in de hoek een afbeelding van een sleutelbos met daarnaast uw gebruikersnaam en daaronder de datum. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen, door in dit geval te klikken op de sleutels naast de naam. W ACHTW OORD VERGETEN? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten of probeert in te loggen met de verkeerde gegevens, krijgt u onderstaande afbeelding te zien. Wanneer u op 'aanmaken' klikt, kunt u een nieuw wachtwoord opvragen. Deze wordt vervolgens via naar u verzonden.

5 VRAAG 2: HOE KAN IK MIJN CONTRACT GOEDKEUREN EN ONDERTEKENEN? Het is mogelijk om uw contract makkelijk, veilig en snel volledig online af te handelen. Voor u als werknemer heeft dit als groot voordeel dat het proces sneller verloopt. Bovendien kunt u op uw gemak uw contract doornemen voordat u deze digitaal ondertekent. De digitale ondertekening gaat via een beveiligde 'sms-code' ofwel TAN-code. Hieronder nemen wij u stap voor stap mee in het proces. STAP 1: BERICHT ARBEIDSOVEREENKOMST 1.1 U ontvangt onderstaand bericht. Hierin wordt u gevraagd uw arbeidsovereenkomst goed te keuren. 1.2 Klik op de groene link om in te loggen. LET OP: wanneer u geen bericht ontvangt dan is deze mogelijk in de map ongewenste terecht gekomen. Het is naast uw eigen mail ook mogelijk om het bericht in uw persoonlijke account te bekijken. Dit doet u door in te loggen op en vervolgens op het tabblad 'berichten' te klikken. Hier staat ook het bericht van uw contract klaar, zoals op onderstaande afbeelding is weergeven.

6 TAP 2: GOEDKEUREN VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST 2.1 Klik na het inloggen op het tabblad 'documenten' links in het menu. U krijgt vervolgens de onderstaande afbeelding te zien. 2.2 Klik op de groene tekst om uw contract te bekijken, vervolgens wordt een PDF-bestand met uw contract geopend.

7 STAP 3: DIGITAAL ONDERTEKENEN VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST 3.1 Wanneer u uw contract heeft doorgenomen en klaar bent om deze te ondertekenen, dient u op de button 'goedkeuren' te klikken. Onderstaande afbeelding geeft het bericht weer dat vervolgens tevoorschijn komt. U ontvangt na het klikken op 'goedkeuren' een sms-code (TAN-code) op uw mobiele telefoon. 3.2 Vul de 6-cijferige code uit het sms je in onder het kopje 'code' en voer het wachtwoord van uw huidige account in waarmee u bent ingelogd. Na deze stappen zal onder het kopje 'goedkeuringen' het vraagteken bij 'beoordeling medewerker' veranderen in een groen vinkje. Personal Payroll controleert vervolgens nogmaals het contract en keurt deze daarna goed. Hierdoor worden er urenbriefjes aangemaakt en kunt u uw gewerkte uren invullen. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt in het volgende hoofdstuk behandeld.