( u i t g e b r e i d e v e r s i e )

Transcriptie

1 H andleiding P - services D igitaal inschrijven ( u i t g e b r e i d e v e r s i e ) In deze handleiding staat stapsgewijs beschreven hoe u uw medewerker digitaal in kunt schrijven. De digitale inschrijving kan op drie manieren plaatsvinden: Optie 1. Optie 2. Optie 3. De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit om zich in te schrijven en vult vervolgens de ingevoerde gegevens zelf ter volledigheid aan. De opdrachtgever gaat een contract aan met een al bestaande werknemer. Deze handleiding is verdeeld in de drie hoofdstukken aan de hand van de hiervoor genoemde situatieschetsen. Voor elke inschrijvingsoptie is een beschrijving beschikbaar. Hieronder volgt een totaaloverzicht van de stappen die worden doorlopen door de opdrachtgever en de werknemer in het inschrijvingsproces. Een uitgebreide schematische weergave is na elk hoofdstuk toegevoegd. Opdrachtgever en werknemer vullen digitale inschrijfset in Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan IDbewijs uploaden P-services controleert opdrachtbevestiging en IDbewijs P-services kan nu de ingevoerde uren verlonen. Wij vragen u de gegevens die tijdens dit proces gevraagd worden aandachtig en volledig in te vullen, aangezien de informatie rechtstreeks in het contract wordt verwerkt. Mocht u vragen hebben of twijfelt u over een bepaald onderdeel, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet, P-services HR group [email protected] Antwoordnummer VB Barneveld Versie 1.1 juli 2014

2 Inhoudsopgave Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving Stap 1: Nieuw contract aanmaken 3 Stap 2: Keuze - nieuw contract voor nieuwe medewerker 3 Stap 3: Gegevens invullen werknemer 3 Stap 4: Aanvullende vragen 4 Stap 5: Status werknemer en type arbeidsovereenkomst 4 Stap 6: Beloning van de werknemer 4 Stap 7: Geplande werktijden van de werknemer 5 Stap 8: Loonbelastingverklaring 5 Stap 9: Pensioen 5 Stap 10: Inlichtingen arbeidsverleden 6 Stap 11: Aanvullende vragen arbeidsverleden 6 Stap 12: Contact 6 Stap 13: Vergoedingen 7 Stap 14: Bevestigen 7 Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien en versturen van de inschrijving (stap 1 t/m 14). Stap 1: Opdrachtbevestiging 8 Stap 2: Activati werknemer 8 Stap 3: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren 8 Stap 4: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren (vervolg) 8 Stap 5: Berichten - ID-bewijs uploaden en goedkeuren 9 Stap 6: Goedgekeurd 9 Stap 7: Urenbriefje 9 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces 10 Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit Stap 1: Nieuw contract aanmaken 11 Stap 2: Keuze - Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te komen werken 11 Stap 3: Uitnodiging 11 Stap 4: Gegevens invullen door werknemer 12 Na het afronden van voorgaande stappen wordt u verwezen naar stap 3 van optie 1 om uw werkwijze te vervolgen Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien, aanvullen en versturen van de digitale inschrijving Stap 1: Bericht werkgever 14 Stap 2: Bericht werknemer 14 Stap 3: Afronding 14 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces 15 2

3 Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving Stap 1: Nieuw contract aanmaken 1.1 Log in op uw digitale account via Open het tabblad contracten. 1.3 Klik op 'nieuw contract' om het inschrijvingsproces te starten. Stap 3: Gegevens invullen werknemer 3.1 Vul de gegevens van de medewerker in. Onderstaande afbeelding is toegevoegd ter illustratie. Stap 2: Keuze - nieuw contract voor nieuwe medewerker 2.1 Er verschijnt vervolgens een lijst met drie keuzes, kies voor de optie "nieuw contract voor een nieuwe medewerker". 3

4 Stap 4: Aanvullende vragen 4.1 Na het invullen van onderstaande vragen klikt u op het kopje 'gegevens voor het type contract' en gaat op deze manier alle tabbladen af. LET OP: U dient niet op 'volgende' te klikken, tenzij u alle tabbladen en gevraagde gegevens volledig heeft ingevuld. Stap 5: Status werknemer en type arbeidsovereenkomst 5.1 Indien de werknemer alleen in de (zomer)vakantie aan het werk gaat en de werknemer een student/scholier is kan de vakantiekrachten-regeling worden toegepast. 5.2 Is de weknemer AOW-gerechtigd (65+ 2 maanden)? Dan is het AOW-fasensysteem van toepassing. Deze gegevens zijn essentieel om de rechtspositie van de werknemer te bepalen. Zonder volledige informatie kan het proces geen doorgang vinden. Deze gegevens komen namelijk ook direct in het contract van de medewerker te staan. Vandaar zullen in de volgende stappen alle tabbladen achtereenvolgens worden beschreven. Stap 6: Beloning van de werknemer 6.1 De werknemer heeft recht op dezelfde beloning als uw werknemers in eigen beheer (inlenersbeloning). Vul deze gegevens correct in. Heeft u vragen over de beloning? Vraag uw accountmanager om nadere uitleg. 6.2 Weet u nog niet precies wanneer en hoeveel de werknemer gaat werken, vult u dan bij arbeidsuren 0 in. 6.3 De normtabel toepassen? Dan hoeft u de inlenersbeloning de eerste 26 weken niet toe te passen. Neem daarvoor eerst contact op met uw accountmanager. 4

5 Stap 7: Geplande werktijden van de werknemer 7.1 Wanneer u vaste geplande werktijden heeft afgesproken kunt u deze hier invullen (optioneel). De (eventueel) ingevoerde werktijden komen in de arbeidsovereenkomst te staan. Stap 8: Loonbelastingverklaring 8.1 Vink aan of u de loonheffingskorting toe wilt passen, gelieve de datum overeen laten komen met de start van de arbeidsovereenkomst. Stap 9: Pensioen 9.1 Wanneer de werknemer in de afgelopen 52 weken gewerkt heeft voor een ander uitzendbureau moet dit worden meegenomen voor de telling van het pensioen. 9.2 Heeft de werknemer in de bouw gewerkt en gaat de werknemer weer aan het werk in de bouw, dan kan het zijn dat de werknemer recht heeft op Cordares pensioen. 5

6 Stap 10: inlichtingen arbeidsverleden 10.1 Heeft de werknemer al eerder voor u of P-services gewerkt dan moeten wij dit arbeidsverleden meenemen in onze fasentelling. Het is belangrijk dat dit van te voren correct wordt ingevoerd Heeft u vragen over opvolgend werkgeverschap, neem u dan gerust contact met ons op Tot slot is er nog ruimte voor overige opmerkingen die u wellicht heeft. Deze kunt u hier kwijt. Stap 11: Aanvullende vragen arbeidsverleden 11.1 Deze vragen zijn relevant voor u, eventueel is er een (loon)subsidie, loondispensatie, mobiliteitsbonus of premiekorting van toepassing. Vraagt u dit dus goed uit bij de werknemer. Stap 12: Contact 12.1 Hier kunt u de afdeling (kostenplaats) vermelden waar de werknemer aan het werk gaat. Ook kunt u de contactpersoon aangeven Vult u de ingangsdatum en de einddatum van het contract in. Let op de correcte wijze van de datuminvulling: 2 maanden is van 1 februari t/m 31 maart, en niet bijvoorbeeld t/m 1 april Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, geeft u hier dan het aantal contracten op Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, via een ander uitzendbureau? Vult u dan de gewerkte weken in. Deze kunt u opvragen bij het uitzendbureau. 6

7 Stap 13: Vergoedingen 13.1 Hier ziet u alle uursoorten / vergoedingen die van toepassing kunnen zijn op uw werknemer en welk brutoloon de werknemer hier voor ontvangt U kunt aanvinken welke kostenvergoedingen op de werknemer van toepassing zijn Klik op de button 'volgende' om door te gaan. Stap 14: Bevestigen 14.1 controleer nog eenmaal de belangrijkste gegevens 14.2 Klik op de button 'volgende' om door te gaan en de inschrijving naar P-services te versturen, het volgende bericht verschijnt. 7

8 Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien en versturen van de inschrijving Stap 1: De opdrachtbevestiging 1.1 Indien P-services akkoord is met de inschrijving ontvangt u binnen 24 uur een bericht dat uw opdrachtbevestiging klaar staat. 1.2 Klik op de link in de mail om de opdrachtbevestiging te bekijken. Stap 3: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren 3.1 U kunt de opdrachtbevestiging openen en goedkeuren. Na goedkeuren kunt u uw bericht archiveren. 3.2 Controleert u de opdrachtbevestiging goed voordat u de overeenkomst goedkeurt. 3.3 Ook onder het tabblad Documenten vindt u de opdrachtbevestiging en de status. Stap 2: Acitivati werknemer 2.1 De werknemer ontvangt een en dient zijn account te activeren. Stap 4: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren (vervolg) 4.1 Controleert u de gegevens in de inschrijfbevestiging goed. 4.2 Indien u akkoord bent, kunt u op de button goedkeuren klikken. 4.3 Daarna kunt u onder het tabblad Documenten het ID-bewijs uploaden en goedkeuren. 8

9 Stap 5: Berichten - ID-bewijs uploaden en goedkeuren 5.1 U kunt het document ID-bewijs afdrukken. 5.2 U dient het document samen met de werknemer te ondertekenen. 5.3 Maak een kopie van het ID-bewijs (voor- en achterzijde) met gebruik van het afgedrukte document. 5.4 U kunt dit document nu uploaden door op Kiezen te klikken en daarna op uploaden. 5.5 Na goedkeuring van het ID-bewijs en de opdrachtbevestiging zal P-services dit nog eenmaal controleren. Indien P-services akkoord gaat ontvangt de werknemer de arbeidsovereenkomst. Stap 7: Urenbriefje 7.1 De werknemer heeft de arbeidsovereenkomst goedgekeurd, u kunt nu uren invoeren voor de werknemer. Wanneer u deze verstuurt zal P-services de uitbetaling verzorgen. Wanneer de uren vóór elke dinsdag om bij P-services binnen zijn, worden deze dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Nb. In het onderstaande voorbeeld hebben wij het ID-bewijs bekeken en afgekeurd. U dient het ID-bewijs dan opnieuw te uploaden. Stap 6: Goedgekeurd 6.1 Indien P-services het ID-bewijs goedkeurt, zal er een arbeidsovereenkomst naar de werknemer worden gestuurd. 6.2 Op het moment dat de werknemer de arbeidsovereenkomst goedkeurt, ontvangt u een bericht dat er een urenbriefje klaar staat voor de werknemer. Zie volgende afbeelding. 9

10 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces S T A R T Opdrachtgever en werknemer vullen samen de digitale inschrijfset in. Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. ± 24 uur P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren. Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal. Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. ± 24 uur ± 24 uur Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden. P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs. Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen. Legenda = Opdrachtgever = Doorlooptijd controlepunt ± 24 uur bij compleet contract = Werknemer = Aanvullende opmerking Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. = P-services HR group 10

11 Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit 2.2 Vervolgens kunt u de onderstaande gegevens invullen. Het inschrijvingsproces voor zowel optie 1 als optie 2 is vrijwel identiek. Enkel de eerste stappen wijken licht af, vandaar dat u na het doorlopen van de beschreven stappen in dit hoofdstuk vanaf stap 4 de beschrijving en uitleg van optie 1 weer kunt volgen. Deze kunt u vinden op pagina 4 van deze handleiding. Stap 1: Nieuw contract aanmaken 1.1 Log in op uw digitale account via Open het tabblad contracten. 1.3 Klik op 'nieuw contract' om het inschrijvingsproces te starten. 2.3 Na het invullen en versturen van de gegevens wordt onderstaand bericht weergeven. Stap 2: Keuze - Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te komen werken 2.1 Er verschijnt vervolgens een lijst met drie keuzes, kies voor de optie "Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te werken". Stap 3: Uitnodiging 3.1. De werknemer ontvangt onderstand bericht en kan via de link zijn of haar gegevens invullen. 11

12 Stap 4: Gegevens invullen door medewerker 4.1 De medewerker vult hier zijn of haar gegevens in. Onderstaande afbeelding is toegevoegd ter illustratie. 4.2 Na het invullen van de hiervoor genoemde vragen klikt de medewerker op het kopje 'Loonbelastingverklaring' en gaat op deze manier alle tabbladen af. LET OP: de medewerker dient niet op 'volgende' te klikken, tenzij alle tabbladen en gevraagde gegevens volledig zijn ingevuld. Tabblad pensioen 12

13 Tabblad inlichtingen arbeidsverleden Wanneer de medewerker alle gegevens heeft ingevuld en op verzenden heeft gedrukt, dan ontvangt u een bericht dat u de inschrijving af kunt ronden. Dit betekent dat u de gegevens van de medewerker controleert en ter volledigheid aanvult. Hierbi j kunt u gebruikmaken van de handleiding van optie 1. U kunt vanaf stap 3 de werkwijze volgen. Voor de verdere stappen die gevolgd dienen te worden om de inschrijving succesvol af te ronden, verwijzen wij u naar stap 3 van optie 1 op pagina 3. U kunt vervolgens deze stappen volgen om uw inschrijving succesvol af te ronden. Tabblad Aanvullende vragen over het arbeidsverleden van de medewerker 13

14 Toelichting procedure en berichtgeving van de inschrijving Stap 1: Bericht opdrachtgever 1.1 Wanneer de werknemer de gegevens heeft ingevuld en verzonden, krijgt u het onderstaande bericht in uw portal. Indien u deze link opent kunt u alle gegevens nalopen en verder aanvullen. Wij verwijzen u hiervoor naar stap 3 van optie 1 op pagina 3, deze stappen kunt u vervolgens tot het einde doorlopen om de inschrijving succesvol af te ronden. Stap 2: Bericht arbeidsovereenkomst werknemer 2.1 Wanneer de opdrachtgever de gegevens volledig heeft aangevuld en verzonden en deze zijn door P-services goedgekeurd, krijgt de werknemer uiteindelijk een bericht in zijn of haar portal met de arbeidsovereenkomst en kan de werknemer deze vervolgens goedkeuren. 2.2 De werknemer heeft twee opties met betrekking tot het goedkeuren van zijn arbeidsovereenkomst: d.m.v. een tan-code of door het uitprinten en ondertekenen van de arbeidsovereenkomst en deze per post te verzenden aan P-services HR group. 14

15 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces S T A R T Opdrachtgever nodigt werknemer uit. De werknemer vult de gegevens in, waarna de opdrachtgever een bericht ontvangt en de gegevens controleert en naar volledigheid aanvult. Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. ± 24 uur P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren. Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal. Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. ± 24 uur ± 24 uur Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden. P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs. Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen. Legenda = Opdrachtgever = Doorlooptijd controlepunt ± 24 uur bij compleet contract = Werknemer = Aanvullende opmerking Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. = P-services HR group 15