Sectorplannen. Handleiding voor werkgevers

Transcriptie

1 Sectorplannen Handleiding voor werkgevers Versie februari 2015

2 Inhoud Een activiteit aanmaken... 2 Marktconformiteit... 3 Eigen offerte procedure... 3 Offerteprocedure via webportal... 7 Een activiteit op non-actief zetten of laten ververvallen...11 Een inactieve activiteit actief maken...11 Een declaratie indienen...12 Deelnemers invoeren...13 Documenten uploaden...15 Loonstrook uploaden...15 Factuur uploaden...16 Betalingsbewijs uploaden...18 Bewijs van deelname uploaden...19 Documenten bekijken...20 Declaratie definitief maken...21 Status van de ingediende declaraties

3 Een activiteit aanmaken Nadat u als werkgever bent ingelogd kunt u een nieuwe activiteit aanmaken op onderstaande wijze. Klik op maatregel 3b Scholing Klik hier om een nieuwe activiteit toe te voegen Vul de opleidingsnaam in Als u hierop klikt krijgt u extra informatie Maak uw keuze hoe u de marktconformiteit voor deze opleiding wilt uitvoeren 2

4 Marktconformiteit Met marktconformiteit wordt bedoeld dat alle gehanteerde prijzen en tarieven passend zijn bij een aanbieding van vergelijkbare omvang. Er zijn 4 opties om de marktconformiteit te waarborgen: Optie 1. Door BTB goedgekeurde eigen inkoopprocedure. Optie 2. Eigen offerteprocedure d.m.v. het uploaden van 3 offertes en het volgen van het proces in de BTB-portal. Deze wordt besproken op pagina 3. Optie 3. offerteprocedure via de Webportal van BTB. Bij deze keuze wordt er een verstuurd vanuit de webportal naar de door de werkgever geselecteerde opleidingsinstituten om een offerte uit te brengen. Deze wordt besproken op pagina 7. Optie 4. vrije inkoop tot ,- waarbij de marktconformiteit niet hoeft te worden aangetoond. Op de volgende pagina s worden de verschillende opties verder beschreven. Eigen offerte procedure 3

5 Nadat u hebt opgeslagen volgt Stap 2 Vul het aantal klokuren in Minimaal 250 karakters. D.m.v. kopiëren en plakken van tekst moet u even op de spatiebalk drukken zodat hij het aantal tekens telt Vul de gevraagde informatie in: Hier klikken om de juiste offerte te zoeken op uw pc of netwerk Als u dubbelklikt op de juiste offerte dan wordt het bestand klaargezet om te uploaden. U bent verplicht om 3 offertes te uploaden. 4

6 Nadat u hebt opgeslagen volgt Stap 3: De offertes zijn geüpload en u Hier kunt kunt ze bekijken u de offertes door erop bekijken te klikken Vul voor elke opleider de velden in conform de offertes Als alles in ingevuld kunt u hier een kwaliteitscijfer geven aan elke opleider 5

7 Motivatie Nadat u het kwaliteitscijfer hebt gegeven kunt u een Opleider kiezen en een goede motivatie schrijven. De activiteit is nu aangemaakt en de AMR (ArbeidsMarktRelevantie) en MCF (MarktConFormiteit) zijn aanwezig. Zodra deze goedgekeurd zijn worden de grijze vakjes wit met een vink erin. Als ze afgekeurd zijn door de BackOffice verschijnt er een rood kruis. De activiteit moet nu geregistreerd worden. Dit staat beschreven op pagina 12. 6

8 Offerteprocedure via webportal Eerst moet er een activiteit aangemaakt worden. Klik op maatregel 3b Scholing Klik hier om een nieuwe activiteit toe te voegen Na het opslaan beland u in stap 2. 7

9 Belangrijke informatie Vul de gevraagde velden in U ziet dan kort de melding: Naar deze adressen wordt de uitvraag vanuit de webportal gestuurd nadat u op Opslaan hebt geklikt In het overzicht ziet u dat de marktconformiteit deels uitgevoerd is. U kunt de status van de offertes bekijken door op het vergrootglas te klikken. 8

10 Er is nog geen offerte ingediend. De die de opleider ontvangt ziet er als volgt uit: De opleider kan door op deze link te klikken de offerte indienen De opleider kan de offerteaanvraag hier downloaden Zodra er een offerte ingevuld is wordt dit zichtbaar in de activiteit: 9

11 In dit scherm kunnen tevens de offertes opgeroepen en bekeken worden. Ook is het mogelijk een vergelijkpagina op te roepen. Bekijk de vergelijking Bekijk de offerte Kies de opleider Schrijf de motivatie Sla uw motivatie op De activiteit is nu aangemaakt en de AMR en MCF zijn aanwezig. Zodra deze goedgekeurd zijn worden de grijze vakjes wit met een vink erin. Als ze afgekeurd zijn door de BackOffice verschijnt er een rood kruis. De activiteit moet nu geregistreerd worden. Dit staat beschreven op pagina

12 Een activiteit op non-actief zetten of laten ververvallen Als een activiteit is aangemaakt maar nog niet geregistreerd is bestaat de mogelijkheid om deze op non-actief te zetten. Klik op het vergrootglas bij de activiteit. Klik vervolgens op tabblad Stap 1. Een activiteit staat standaard op Actief. Als u de activiteit (tijdelijk) op non-actief wilt zetten moet u het vinkje wegklikken U kunt de activiteit laten vervallen door dit aan te vinken. Dit kunt u niet ongedaan maken! Wijzigingen opslaan Een inactieve activiteit actief maken Als een activiteit op non-actief staat is deze niet meer standaard zichtbaar als u onder het kopje Activiteiten aanmaken op Extern klikt. Vink dit aan om ook de inactieve activiteiten zichtbaar te maken Klik op de training en op tabblad Stap 1. Plaats een vink bij Actief. Sla de activiteit op. 11

13 Een declaratie indienen Klik op het icoontje Declaratie indienen. Vul de start-, einddatum en het aantal deelnemers in Klik op Opslaan De activiteit is vanaf dit moment opgenomen in de Openstaande Declaraties. Als u het venster sluit vindt u de activiteit hier terug. 12

14 Deelnemers invoeren Bij Openstaande Registraties kunt u de Fases bekijken. Als de activiteit weer geopend wordt (aanklikken) kunt u deelnemers gaan invoeren. Hier kunt u opleidingsgegevens muteren Hier kunt u de declaratie laten vervallen. Dit kunt u niet ongedaan maken! Hier kunt u deelnemers invoeren Klik op de knop Deelnemer toevoegen. Typ het BSN nummer van de deelnemer in Klik na elke ingevoerde deelnemer op opslaan! 13

15 Vul de gegevens in Klik op Opslaan Een BSN nummer dat al eerder door u ingevoerd is wordt herkend. Naam, geslacht en geboortedatum hoeft u dan niet meer in te vullen. Opleidingsgegevens muteren Complete declaratie laten vervallen Hier kunt u een deelnemer toevoegen Deelnemers muteren Documenten uploaden 14

16 Documenten uploaden Nadat de deelnemers zijn ingevoerd kunt u de gevraagde documenten gaan uploaden. Loonstrook uploaden Klik op het vierkantje in de kolom Loonstrook achter Deelnemer 1. Klik op de link Nieuwe Loonstrook toevoegen? Zoek het bestand op uw pc of op het netwerk en dubbelklik erop om het te uploaden Klik de keuzelijst open Als u de laatste Loonstrook gaat uploaden moet u aanvinken dat het document compleet is Als alle loonstroken in één bestand zijn opgeslagen kunt u Selecteer allen aanvinken Klik op de knop Document uploaden om op te slaan. 15

17 Factuur uploaden Er kunnen meerdere facturen geüpload worden. Klik op vakje in de kolom Factuur De Loonstroken zijn aanwezig Klik op Nieuwe Factuur toevoegen? Stap 1: Vul onderstaand venster in Bestand kiezen Deelnemers selecteren Aanvinken bij de laatste factuur Opslaan 16

18 Stap 2: Factuurgegevens invullen Bij elke factuur die u upload wordt er extra informatie gevraagd. Vul de velden in conform de factuur Totaalbedrag van de factuur! Opslaan Stap 3: Verdeling van de factuurkosten over de deelnemers Als de factuurkosten niet gelijk verdeeld moeten worden kunt u dit hier aanpassen Opslaan 17

19 Betalingsbewijs uploaden Ook voor het uploaden van het betalingsbewijs (of de betalingsbewijzen) doorloopt u dezelfde stappen als bij de Loonstrook. Bestand kiezen Deelnemers selecteren Alleen bij het laatste betalingsbewijs aanvinken dat het dossier compleet is Opslaan 18

20 Bewijs van deelname uploaden Dit kan een certificaat, diploma of presentielijst zijn. Het uploaden gaat weer hetzelfde als bij het uploaden van de Loonstrook. Bestand kiezen Deelnemers selecteren Opslaan Het uploaden van de gevraagde documenten is nu voltooid. De declaratie moet alleen nog definitief gemaakt worden ter beoordeling van de BackOffice. Dit staat beschreven op pagina

21 Documenten bekijken Het is te allen tijde mogelijk om de geüploadde documenten te bekijken, te wijzigen of er nog iets aan toe te voegen. Klik hiervoor op het tabblad Documenten. Documenten bekijken Document toevoegen Na het definitief maken van de declaratie kunt u de status van beoordeling door de BackOffice bekijken Documenten bekijken / wijzigen 20

22 Declaratie definitief maken Alle benodigde documenten zijn geüpload. De fase van de declaratie staat nu op Declaratie definitief maken. Als u het venster sluit kunt u deze activiteit terugvinden bij Openstaande declaraties. Declaratie definitief maken Externe kosten zijn compleet Klik op de knop Declaratie definitief maken. Onderstaand venster verschijnt. Pas als u op JA klikt is de declaratie definitief. 21

23 Status van de ingediende declaraties Vanaf het moment dat de declaratie definitief gemaakt is lijkt hij verdwenen uit de lijst bij de Openstaande Declaraties Bij Openstaande Declaraties hebt u allerlei filtermogelijkheden. Zoekfuncties Filter activeren Zoekfuncties Filter verwijderen Activiteit bekijken Fase van de activiteit Bij de zoekfunctie klikken op: Alle groepen Stel de Fase in op: In behandeling BO Filterknop aanklikken om het filter te activeren U kunt nu de gewenste activiteit bekijken. Op het tabblad Documenten ziet u welke documenten al beoordeeld zijn door de BackOffice. 22