Kappershandleiding. Een initiatief van ANKO, CNV Vakmensen, FNV MOOI en het Sociaal Fonds voor Opleiding en Ontwikkeling in het Kappersbedrijf

Transcriptie

1 Kappershandleiding Een initiatief van ANKO, CNV Vakmensen, FNV MOOI en het Sociaal Fonds voor Opleiding en Ontwikkeling in het Kappersbedrijf Versie 1 juli 2016

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding... 2 Registreren... 3 Aanmelden als werkgever... 4 Aanmelden als werknemer... 5 Aanmelden als ZZP-er... 6 Inloggen... 7 Wachtwoord vergeten... 8 Beheren van uw accountgegevens...10 Documenten uploaden...11 Wachtwoord wijzigen...13 Mijn gegevens muteren...14 Gegevens contactpersoon muteren...15 Tabblad Home...16 Informatie...17 Declaraties...20 Indienen van declaraties...20 Documenten uploaden...27 Declaratie definitief maken...36 Afgekeurde documenten...37 Documenten laten vervallen...40 Declaratie vervallen...41 Afgeronde declaraties...42 Het deelnemeroverzicht...44 Tabblad Deelnemers...44 Tabblad Financieel...44 Tabblad Contact...45 Tabblad Voorwaarden...46 Tabblad Handleiding / Checklist...47 Tabblad FAQ / Release...47 Tabblad Contact P a g i n a

3 Inleiding Deze handleiding stelt de werkgevers, werknemers en ZZP-ers in staat om de activiteiten in het kader van de Sectorplannen te registreren en te administreren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uniforme webportal die door alle deelnemende werkgevers worden gebruikt voor het uploaden van bewijsdocumenten en het administreren en verantwoorden van de scholingsactiviteiten. In de handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd welke stappen doorlopen moeten worden. Door het volgen van de stappen worden de scholingsactiviteiten op de juiste manier geadministreerd. In deze handleiding beginnen we met het inloggen in de webportal en vervolgens worden de activiteiten en de registraties uitgelegd. Bij FAQ worden veel van de vragen over de Sectorplan subsidie en de Scholingsportal en al voor u beantwoord. Staat uw vraag of antwoord er niet bij? Natuurlijk staan we ook telefonisch en per voor u klaar. Telefonisch zijn wij bereikbaar op maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 17:00 uur. Telefoon: Of stuur ons uw vraag of opmerking per . info@sectorplan-kappersbranche.nl 2 P a g i n a

4 Registreren Om in de portal te kunnen werken zult u zich eerst moeten registreren. Ga naar de site: Klik op de knop Registreren. Kies voor uw account de rol als Werkgever, Werknemer of ZZP-er. 3 P a g i n a

5 Aanmelden als werkgever Vul alle velden in Klik op de knop Aanmelden. 4 P a g i n a

6 Aanmelden als werknemer Vul alle velden in Klik op de knop Aanmelden. 5 P a g i n a

7 Aanmelden als ZZP-er Vul alle velden in Klik op de knop Aanmelden. 6 P a g i n a

8 Inloggen Nadat u zich heeft geregistreerd (Aanmelden) ontvangt u in uw mailbox een bericht waarmee u uw met wachtwoord kunt inloggen. Dit wachtwoord kunt u wijzigen onder uw Accountgegevens. Zie pagina 10 t/m 13. Bij iedere volgende keer als u wilt inloggen, klik op de knop Inloggen en voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u op pagina 9 lezen hoe u een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. adres U bent nu ingelogd: 7 P a g i n a

9 Wachtwoord vergeten Het kan natuurlijk voorkomen dat u uw wachtwoord vergeet. Het is altijd mogelijk om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Klik op inloggen en vervolgens op Wachtwoord vergeten? Vul nu het adres in dat u hebt opgegeven bij het registreren. Dit is tevens uw gebruikersnaam. U ontvangt wederom een met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Nadat u een nieuw wachtwoord hebt aangevraagd krijgt u rechtsboven in uw scherm de volgende melding: 8 P a g i n a

10 Als u op de link in de mail heeft geklikt kunt u uw wachtwoord opnieuw instellen. De link heeft een geldigheidsduur en verloopt na een bepaalde tijd. adres Kies een nieuw wachtwoord Nadat u op de knop Wijzig wachtwoord hebt geklikt krijgt u rechtsboven in uw scherm de volgende melding: U kunt nu inloggen met uw adres en wachtwoord. 9 P a g i n a

11 Beheren van uw accountgegevens Het valt direct op dat er achter uw Accountgegevens een rode Werkgever of ZZP-er bent ingelogd. Bent u als werknemer ingelogd dan is dit een rode 1. 2 staat, als u als Dit geeft aan dat er nog 2 (of 1) (bedrijfs)documenten ontbreken. Klik op Accountgegevens om te bekijken welke acties er van u verwacht worden. Onder het kopje Documenten staan 2 items in het rood. Dit is een teken dat deze documenten geüpload moeten worden. Voor een werkgever gelden de volgende bedrijfsdocumenten: - Uittreksel KVK - Kopie ID bewijs Voor een werknemer gelden de volgende documenten: - Kopie ID bewijs Voor een ZZP-ers gelden de volgende bedrijfsdocumenten: - Uittreksel KVK - Kopie ID bewijs 10 P a g i n a

12 Documenten uploaden Klik hier om een Kopie ID te uploaden Alleen indien u als Werkgever of als ZZP-er bent ingelogd Nadat u op het vakje achter Kopie ID bewijs heeft geklikt kunt u doorklikken op + Nieuwe Kopie ID bewijs toevoegen? Klik hier om een Kopie ID op te zoeken op uw pc en te uploaden door erop te dubbelklikken Vervolgens klikt u op de knop Document uploaden. 11 P a g i n a

13 U ziet nu aan het grijze vierkantje dat de Kopie ID bewijs geüpload is. Wilt u een ander document uploaden dan kunt u op het grijze vakje klikken en het reeds geüploade document op vervallen zetten. Nadat u op vervallen heeft geklikt verschijnt de volgende melding: U heeft nu een halve minuut de tijd om op JA te klikken. Reageert u niet op deze melding dan zal het document niet verwijderd worden uit het systeem. Klik op JA. Het document is verwijderd. U kunt nu op dezelfde wijze een ander document uploaden. Volg dezelfde procedure voor het uploaden van het KvK-uittreksel. 12 P a g i n a

14 Wachtwoord wijzigen Rechtsboven bij Accountgegevens kunt u uw wachtwoord wijzigen. Typ uw huidige wachtwoord Typ uw nieuwe wachtwoord Herhaal uw nieuwe wachtwoord Klik hierop om het nieuwe wachtwoord op te slaan Het wachtwoord is nu gewijzigd. 13 P a g i n a

15 Mijn gegevens muteren Klik hierop om uw (bedrijfs)gegevens te muteren Nadat u de bedrijfsgegevens hebt aangepast moeten deze nog opgeslagen worden. Klik hierop om de wijzigingen op te slaan 14 P a g i n a

16 Gegevens contactpersoon muteren Klik hierop om de gegevens van de contactpersoon te muteren U kunt nu de gegevens van de contactpersoon wijzigen. Klik hierop om de wijzigingen op te slaan 15 P a g i n a

17 Tabblad Home 16 P a g i n a

18 Informatie Klik aan de linkerkant onder het kopje Informatie op Aanbod cursussen. Rechts ziet u welke opleidingen er worden aangeboden D.m.v. een formulier kunt u informatie aanvragen bij de opleider Klik hierop om naar de website van de opleider te gaan Klik hierop om een mail te sturen naar de opleider 17 P a g i n a

19 Vul uw gegevens in Geef toelichting omtrent uw informatieaanvraag Om aan te geven dat u een echte persoon bent dient u de cijfers/letters uit het plaatje over te typen Verzendt uw aanvraag 18 P a g i n a

20 Klik aan de linkerkant onder het kopje Informatie op Aanbod opleiders Als u hierop klikt ziet u alle cursussen van deze specifieke opleider Klik hierop om naar de website van de opleider te gaan Klik hierop om een mail te sturen naar de opleider 19 P a g i n a

21 Declaraties Indienen van declaraties Klik aan de linkerzijde onder het kopje Declaraties op Indienen. Stap 1: Opleidingsgegevens selecteren Maak uw keuze Vul start- en einddatum van de cursus in Vul het aantal deelnemers in Klik op Opslaan Belangrijk: Nadat u heeft opgeslagen zal de declaratie opgenomen worden bij Openstaand onder het kopje Declaraties. U kunt dus stap 2 op een ander tijdstip voortzetten. 20 P a g i n a

22 Stap 2: deelnemers invoeren Indien u stap 1 zojuist gedaan heeft kunt u direct starten met het invoeren van deelnemers. Fase: Deelnemers invoeren Vul de gegevens van de deelnemers in. Het aantal deelnemers heeft u in stap 1 opgegeven Sla op na elke deelnemer Als u bij akkoord op OK klikt, moet u akkoord gaan met de voorwaarden. Klik op het vakje om de vink te plaatsen. 21 P a g i n a

23 Als de deelnemer is opgeslagen krijgt u rechtsboven de melding: Als alle deelnemers zijn ingevoerd klikt u op de knop Opslaan en naar overzicht. NB: NB: Het blijft mogelijk om extra deelnemers toe te voegen zolang u de registratie nog niet definitief heeft gemaakt. Eenmaal eerder ingevoerde deelnemers worden door het systeem herkend en de gegevens worden automatisch ingevuld. 22 P a g i n a

24 Deelnemers invoeren op een later tijdstip Indien u na stap 1 gestopt bent met het administreren in de webportal kunt u de ingediende declaratie (opleiding) terug vinden bij Openstaand onder het kopje Declaraties. U heeft allerlei zoek- en filtermogelijkheden Kies bv de fase Deelnemers invoeren Activeer het filter Hier kunt u de declaraties bekijken Hier ziet u enkele verschillende Fases Een declaratie kan de volgende Fasen hebben: 23 P a g i n a

25 Als u de declaratie opgeroepen heeft ziet u dat er geen deelnemers zijn ingevuld. Klik op deze knop om een deelnemer toe te voegen U kunt nu op dezelfde wijze zoals besproken op pagina 21 de deelnemer gaan toevoegen. Na het invoeren van de deelnemer gaat u automatisch terug naar het scherm van de Openstaande Declaraties. Let op: Omdat er nu één deelnemer is ingevoerd verandert de fase van de declaratie van DEELNEMERS INVOEREN naar DOCUMENTEN UPLOADEN. Als er nog meer deelnemers ingevoerd moeten worden zult u bovenstaande procedure moeten herhalen. 24 P a g i n a

26 Muteren en annuleren deelnemersgegevens Als u gegevens van de deelnemer wilt muteren of u wilt de deelnemer annuleren dan klikt u op de knop vóór het BSN van de deelnemer. De gegevens van de deelnemer kunnen gemuteerd worden. Als u de deelnemer wilt annuleren voer dan een annuleringsdatum in. Klik vervolgens op OPSLAAN. Klik op de knop TERUG NAAR DEELNEMER OVERZICHT om terug te keren naar het deelnemersoverzichtspagina. 25 P a g i n a

27 Filter verwijderen in Openstaande Declaraties Als er een filter is ingesteld ziet u automatisch dat er een rode knop Verwijder is verschenen. Het filter kan verwijderd worden door hierop te klikken. Activeer het filter Activeer het filter 26 P a g i n a

28 Documenten uploaden In het Deelnemeroverzicht kunt u starten met het uploaden van de gevraagde documenten. ID bewijs Opleidingsgegevens muteren Declaratie laten vervallen. Let op: Dit kunt u niet ongedaan maken! Hier kunt u deelnemers toevoegen Deelnemer muteren Klik op het vakje om het ID bewijs te uploaden Klik op deze link om het ID bewijs toe te voegen 27 P a g i n a

29 In onderstaand venster kunt u het bestand selecteren d.m.v. de knop Choose File. Klik hier om het bestand aan meerdere personen te koppelen Met deze zoekfunktie kunt u deelnemers snel opzoeken. Klik hier om het bestand aan alle deelnemers te koppelen óf vink de deelnemers aan waarvan hun ID bewijs in dit bestand zijn opgenomen 28 P a g i n a

30 Indien u alle deelnemers aan het bestand heeft gekoppeld ziet er dat als volgt uit: Klik vervolgens op de knop In het deelnemeroverzicht is het vakje onder ID bewijs grijs geworden. 29 P a g i n a

31 Loonstrook Het uploaden van de loonstrook gaat hetzelfde als bij het ID bewijs echter met één verschil dat u moet aanvinken of het document compleet is. Zoek de loonstrook op uw pc en dubbelklik hierop Koppel de loonstrook aan de deelnemer(s) Geef aan of de loonstrookdocument(en) compleet zijn Klik vervolgens op de knop 30 P a g i n a

32 Indien u als werknemer ingelogd bent en in de webportal de loonstrook moet uploaden krijgt u nadat u het bestand gekozen hebt een vervolgscherm: Vul de gevraagde gegevens in Klik op Wijzigingen opslaan Indien de documenten nog niet compleet zijn kan het deelnemeroverzicht er als volgt uitzien: Document compleet Document deels aanwezig 31 P a g i n a

33 Factuur Ook hier gaat de procedure op dezelfde manier. Echter na het uploaden van het document komen er nog 2 vervolgschermen waarin extra informatie wordt gevraagd over de factuur. Stap 1: Factuur uploaden Zoek de factuur op uw pc en dubbelklik hierop Koppel de factuur aan de deelnemer(s) Geef aan of de factuurdocument(en) compleet zijn Belangrijke info Klik om op te slaan 32 P a g i n a

34 Stap 2: Aanvullende gegevens Vul de gevraagde informatie in Klik op deze i Gebruik dit veld voor een toelichting Als u op de i geklikt heeft ziet u dat het totaalbedrag (exclusief BTW ) van de factuur ingevuld moet worden. Klik op de knop Wijzigingen opslaan. 33 P a g i n a

35 Stap 3: Specificeren Indien de factuurkosten niet evenredig over de deelnemers verdeeld worden, kan dit hier aangepast worden Klik op de knop Wijzigingen opslaan. Het totaal wordt bij het veranderen van de bedragen op deelnemersniveau automatisch aangepast 34 P a g i n a

36 Betalingsbewijs In het gele gedeelte staat belangrijke informatie over waaraan het betalingsbewijs dient te voldoen. Zoek de betalingsbewijs op uw pc en dubbelklik hierop Koppel de betalingsbewijs aan de deelnemer(s) Geef aan of de betalingsbewijsdocument(en) compleet zijn Klik op de knop Document uploaden om alles op te slaan. Als alle documenten zijn geüpload kan de declaratie definitief gemaakt worden. Dit staat beschreven op pagina P a g i n a

37 Declaratie definitief maken Klik hier om de declaratie in te dienen Als u geklikt heeft op de knop DECLARATIE DEFINITIEF MAKEN krijgt u het volgende scherm te zien: U heeft een halve minuut om op JA te klikken. 36 P a g i n a

38 Als de declaratie definitief gemaakt is verandert de status in IN BEHANDELING BACKOFFICE U kunt de declaratie oproepen bij Openstaande Declaraties door te filteren op Alle Groepen en op In behandeling backoffice. Afgekeurde documenten Afgekeurde declaratie blijven staan onder Openstaande declaraties. Stel onderstaand filter in op Documenten afgekeurd. Klik op de knop Filter om te bevestigen. 37 P a g i n a

39 Klik op de Fase DOCUMENTEN AFGEKEURD om te bekijken om welke documenten het gaat. Klik op het rode kruisje om de reden van afkeuren te zien Klik op het pennetje om de reden van het afkeuren te bekijken Het venster Wijzig document opent zich: 38 P a g i n a

40 Reden van afkeuren Om een nieuw document te uploaden, klik op Nieuwe document (bijvoorbeeld factuur) toevoegen. Nieuw document uploaden De declaratie heeft nu niet meer de Fase DOCUMENTEN AFGEKEURD. Er kan een nieuwe factuur geüpload worden, waarna de declaratie definitief gemaakt kan worden, zodat de BackOffice het document opnieuw kan beoordelen 39 P a g i n a

41 Documenten laten vervallen Als u een foutief document heeft geupload, is het mogelijk om een document te laten vervallen. Klik op vervallen De volgende melding verschijnt: Klik op JA. 40 P a g i n a

42 Declaratie vervallen Als u een volledige declaratie wilt laten vervallen klik op de knop DECLARATIE VERVALLEN. De declaratie komt volledig te vervallen. Alle deelnemers en documenten in deze groep worden op vervallen gezet. Herstel is NIET meer mogelijk. 41 P a g i n a

43 Afgeronde declaraties Onder afgeronde declaraties verstaan we de goedgekeurde declaraties en de vervallen declaraties. De status van goedgekeurde en vervallen declaraties kunt u bekijken door onder het kopje Declaraties te klikken op Afgerond. Klik op de goedgekeurde declaratie. U belandt in het deelnemeroverzicht. U ziet dat de documenten allemaal gecontroleerd en goedgekeurd zijn. De goedkeuring van de BackOffice kunt u oproepen door op de vink van het document te klikken. 42 P a g i n a

44 Klik op de knop Wijzig Document U ziet nu de beoordeling van de BackOffice. 43 P a g i n a

45 Het deelnemeroverzicht Het deelnemeroverzicht is een aantal keren ter sprake gekomen maar kent meerdere tabbladen. Tabblad Deelnemers Op dit tabblad zijn de deelnemers ingevoerd en de documenten geüpload. Zodra een declaratie goedgekeurd is door de BackOffice wordt tabblad Financieel interessant om te bekijken. Tabblad Financieel In het deelnemersoverzicht kunt u klikken op het tabblad Financieel. Als de declaratie goedgekeurd is komt hier het totale subsidiebedrag te staan 44 P a g i n a

46 Tabblad Contact In het deelnemersoverzicht kunt u klikken op het tabblad Contact. De accountdocumenten zijn geüpload maar nog niet beoordeeld Indien een document van uw accountgegevens afgekeurd is door de BackOffice kunt u de reden hiervan opzoeken door op het i -tje te klikken 45 P a g i n a

47 Tabblad Voorwaarden 46 P a g i n a

48 Tabblad Handleiding / Checklist Op dit tabblad kan de laatste versie van deze handleiding gedownload worden. De checklist bevat de vereisten die zijn gesteld aan documenten die moeten worden geüpload, om in aanmerking te komen voor tegemoetkoming in scholingskosten vanuit het Sectorplan voor de Kappersbranche. Voor meer informatie, zie tabblad F.A.Q. of neem contact op met de helpdesk via de mail Info@sectorplan-kappersbranche.nl of telefonisch met Tabblad FAQ / Release Op dit tabblad vind je veel gestelde vragen gecategoriseerd over de diverse tabbladen. Klik op het plus-teken om het antwoord te kunnen lezen. 47 P a g i n a

49 Tabblad Contact 48 P a g i n a