Gebruikershandleiding Scholingsportal CA ICT. Gilde-BT

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Scholingsportal CA ICT Gilde-BT Versie 2.1 Datum

2 Inhoud Inleiding...2 Registeren...3 Beheren van uw accountgegevens...5 Algemene documenten uploaden...6 Het cursusaanbod...7 Declaratie indienen...8 Stap 1 van Stap 2 van Werknemersverklaring Declareren Deelnemersdocumenten uploaden Tabblad Deelnemers Tabblad Documenten Openstaande declaraties Declaratie definitief maken Bevestiging ingediende declaratie De status van uw declaratie Sectorplan ICT Checklist

3 Inleiding In deze handleiding wordt enerzijds beschreven hoe een declaratie op een correcte manier in de applicatie kan worden ingevoerd. Anderzijds zijn de voorwaarden opgenomen waar documenten aan moeten voldoen om een declaratie succesvol af te kunnen ronden. Deze voorwaarden staan beschreven vanaf pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.. 2

4 Registeren Ga naar de site: De eerste keer is het noodzakelijk om u te laten registreren. Daarna en alle volgende keren kunt u direct inloggen. Klik op de knop Registeren. Vul alle velden in Klik op Aanmelden 3

5 U heeft zich nu aangemeld als nieuwe klant en bent direct ingelogd. Er is een verstuurd naar het adres dat u bij de registratie hebt ingevuld met uw wachtwoord. In de mail staat tevens welke documenten u moet uploaden. Uw gebruikersnaam is dit adres. Ga terug naar de site van het scholingsportal. Klik op Accountgegevens Opmerking: Het 3-tje duidt erop dat er nog 3 handelingen uitgevoerd moeten worden. 4

6 Beheren van uw accountgegevens Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen Hier kunt u uw bedrijfsgegevens muteren Hier kunt u de gegevens wijzigen van de contactpersoon Hier kunt u de documenten uploaden die u éénmalig per werkgever moet invoeren in het systeem. Op pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. kunt u lezen waaraan deze documenten moeten voldoen 5

7 Algemene documenten uploaden U bevindt zich in de Accountgegevens Er moeten 3 documenten (rood) geüpload worden. Zie voor de voorwaarden ook pagina 20. Klik op Documenten uploaden Selecteer een DocumentType Klik op Bestand kiezen en zoek het bestand op uw computer of uw netwerk Klik op Opslaan. 6

8 Het cursusaanbod Hier kunt u zoeken in het cursusaanbod Hier kunt u meer details van de opleiding inzien. Hier kunt u meer informatie bij de opleider aanvragen. Hier kunt u een sturen aan de opleider of de website bezoeken. Let op: U kunt zich niet inschrijven via deze scholingsportal voor het volgen van een opleiding. Neem hiervoor zelf contact op met de opleider. 7

9 Declaratie indienen Klik op Indienen onder het kopje Declaraties: Stap 1 van 2 Vul de gevraagde gegevens in. Let op: tijdens de procedure van het indienen van een declaratie dient u per deelnemer de volgende documenten/scans te uploaden: 1. gewaarmerkte kopie factuur 2. gewaarmerkte kopie betaalbewijs 3. gewaarmerkte presentielijsten 4. kopie ID bewijs deelnemer 5. kopie salarisstrook laatste maand deelname cursus 6. gewaarmerkte kopie BPVO/POK (N.B. alleen van toepassing bij Aanvullende scholing BBL) Overige voorwaarden waaraan documenten moeten voldoen staan beschreven op pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.. Klik op de knop Opslaan 8

10 Stap 2 van 2 Automatisch wordt u doorgelinkt naar onderstaand venster: Vul de deelnemergegeven(s) in. Vul de deelnemergegeven(s) in en klik op OK 9

11 Als u op OK hebt geklikt verschijnt er nog een keuzelijst waarbij aangegeven dient te worden waar de deelnemer werkzaam is. Maak een keuze Vink aan dat u akkoord gaat met de voorwaarden Klik op Opslaan en naar overzicht Na het invoeren van een deelnemer verschijnt er de volgende melding: 10

12 Werknemersverklaring Na het invoeren van een deelnemer ontvangt u een mail: In de mail krijgt u een link naar een Werknemersverklaring. Dit formulier moet u uitprinten: Het ingevulde formulier moet u als het getekend is inscannen en uploaden in de webportal bij het declareren. Dit staat beschreven op pagina

13 Declareren Direct na het invoeren van de deelnemer(s) verschijnt het volgende venster: Hier kunt u nog een deelnemer toevoegen Klik hier om de werknemersverklaring te uploaden 12

14 Deelnemersdocumenten uploaden Klik achter een deelnemer op het vakje. Klik op Nieuwe Werknemersverklaring toevoegen? Klik op Bestand kiezen. Het is mogelijk om documenten aan meerdere personen tegelijk te koppelen Klik op Selecteer allen en op Document uploaden. 13

15 Tabblad Deelnemers Achter elke deelnemer wordt het vakje van het geüploade document grijs. Hier kunt u documenten toevoegen en raadplegen Hier kunt u nog deelnemers toevoegen Hier kunt u deelnemergegevens muteren Hier kunt u de werknemersverklaring uitprinten Op het tabblad Documenten kunt u: Documenten uitprinten / raadplegen Documenten verwijderen Documenten wijzigen Documenten toevoegen Klik op het tabblad Documenten. 14

16 Tabblad Documenten Tabblad Deelnemers Tabblad Documenten Documenten toevoegen Hier kunt u een document muteren Hier kunt u een document verwijderen Document raadplegen / printen 15

17 Openstaande declaraties Klik op Openstaande declaraties. Hier kunt u filteren op alle groepen waarop actie moet worden ondernomen Hier kunt u filteren op alle groepen Hier kunt u de openstaande declaratie openen en bekijken Fase: Deelnemers invoeren Documenten uploaden Declaratie definitief maken Het is mogelijk om te filteren op: Kenmerk, opleiding, instituut Datum Fase Alle groepen Groepen waarop actie moet worden genomen 16

18 Filter verwijderen Ingesteld filter activeren Declaratie definitief maken Als 80% van de documenten geüpload zijn dan verschijnt de mogelijkheid om de declaratie definitief te maken. Let wel op als er documenten ontbreken kan het zijn dat de subsidie niet verstrekt wordt. 17

19 Na het klikken op declaratie definitief maken krijg je de volgende melding: Hiermee is het waarmerken direct digitaal vastgelegd en hoeft u de documenten niet meer afzonderlijk te waarmerken. Bevestiging ingediende declaratie Als u de declaratie definitief gemaakt heeft, krijgt u vanuit het scholingsportal een Uw declaratie is nu in behandeling bij de Backoffice CA-ICT Sectorplan. Zij zullen beoordelen of de ingediende declaratie voldoet aan de gestelde voorwaarden. Indien een declaratie is goedgekeurd ontvangt u hiervan per een bevestiging. Mocht een document niet aan de gestelde voorwaarden voldoen dan wordt het betreffende document afgekeurd door Backoffice van CA-ICT Sectorplan. U heeft vervolgens nog 10 werkdagen de tijd om het juiste verantwoordingsdocument te uploaden via het scholingsportal. 18

20 De status van uw declaratie In een later stadium is het mogelijk om de status van uw ingediende declaraties te bekijken. Stel de fase in: In behandeling BackOffice en klik op de groene knop Filter Hier kunt u de ingediende declaratie bekijken We zien nu dat de Fase van de declaratie staat op In behandeling BackOffice. 19

21 Sectorplan ICT Checklist Deze checklist bevat de vereisten die zijn gesteld aan documenten die moeten worden geüpload, om in aanmerking te komen voor tegemoetkoming in scholingskosten vanuit het Sectorplan ICT. Voor meer informatie, zie de F.A.Q. of neem contact op met de helpdesk via of Werkgeversovereenkomst o De werkgeversovereenkomst moet volledig zijn ingevuld en ondertekend door een tekenbevoegd persoon (dient overeen te komen met uittreksel KvK). Kopie geldig ID bewijs ondertekenaar namens Werkgever o Als ID bewijs worden geaccepteerd: paspoort, rijbewijs, ID kaart (mogen zijn verlopen) en een geldig tijdelijk verblijfsvergunning. o Achternaam, voornaam moeten goed leesbaar zijn. Kopie uittreksel handelsregister Werkgever o Uittreksel afkomstig van de Kamer van Koophandel, afgegeven in de periode 1 juni 2014 tot en met 31 mei Kopie loonstrook maand laatste opleidingsactiviteit (zoals aangegeven op factuur) o Achternaam, voornaam (of voorletters) zijn goed leesbaar. o BSN nummer en geboortedatum zijn goed leesbaar. Ontbreekt naam, BSN nummer en/of geboortedatum, dan kopie ID bewijs aanleveren: paspoort, ID kaart, rijbewijs (mag verlopen zijn) en een geldig tijdelijk verblijfsvergunning. o Datum indiensttreding staat vermeld. Ontbreekt deze datum, dan moet een kopie loonstrook van de maand waarin de eerste opleidingsdag plaatsvindt worden aangeleverd. Kopie loonstrook mag grotendeels geanonimiseerd zijn. Gegevens medewerker, gegevens werkgever en de maand waarop de loonstrook betrekking heeft moeten echter zichtbaar zijn. Kopie bewijs van deelname o Achternaam, voornaam (of voorletters) deelnemer zijn goed leesbaar. o (diploma) datum en naam opleiding zijn goed leesbaar. o Handtekening opleider/ exameninstituut o Op papier van opleider/ exameninstituut. Als er geen examen wordt aangeboden, dan wordt als bewijs van deelname geaccepteerd: Aanwezigheidsregistratie van de volledige cursus afgegeven door de opleider; Verklaring van de opleider waarin staat dat de betreffende deelnemer de volledige opleiding heeft gevolgd. 20

22 Kopie factuur en evt. specificatie o Naam en rekeningnummer opleider en opleiding zijn goed leesbaar. o Periode van uitvoering OF data bijeenkomsten zijn vermeld. o Bruto prijs, netto prijs en korting moeten op de factuur staan vermeld. Per medio juli 2015 is het mogelijk om digitaal aan te geven dat u beschikt over de originele stukken, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van de originele stukken. Dit betekent dat de factuur niet gewaarmerkt hoeft te worden. Let wel, dit betekent dat u de originele stukken, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van de originele stukken, moet bewaren tot vijf jaar na subsidievaststelling (medio 2021). Heeft u een declaratie ingediend voordat deze mogelijkheid bestond, dan dient de factuur gewaarmerkt te zijn. o Waarmerkingseisen: naam en functie ondertekenaar, toevoeging kopie conform origineel, handtekening, datum. Betreft het een verzamelfactuur of een deelfactuur? Let er dan op dat de specificatie inzicht geeft in prijs per deelnemer. Kopie betaalbewijs en evt. specificatie Is van het betaalbewijs direct af te lezen welke factuur/facturen het betreft? a) Ja: Rekeningafschrift waarop de fysieke betaling is af te lezen met min. de volgende gegevens: o Naam en rekeningnummer opleider en factuurnummer op betalingsbewijs zijn goed leesbaar. b) Nee, het betreft een batchbetaling: (1) Rekeningafschrift waarop de fysieke betaling van de totale batch is af te lezen en (2) batchspecificatie. i. Batchspecificatie: pagina waarop de betreffende transactie zichtbaar is; laatste pagina van de batch met daarop het totaalbedrag van de batchbetaling. o Naam opleider en rekeningnummer en factuurnummer op batchspecificatie zijn goed leesbaar Per medio juli 2015 is het mogelijk om digitaal aan te geven dat u beschikt over voor de originele stukken, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van de originele stukken. Dit betekent dat het rekeningafschrift en/of batchspecificatie niet gewaarmerkt hoeven te worden. Let wel, dit betekent dat u de originele stukken, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van de originele stukken, moet bewaren tot vijf jaar na subsidievaststelling (medio 2021). Heeft u een declaratie ingediend voordat deze mogelijkheid bestond, dan dient de factuur gewaarmerkt te zijn. o Waarmerkingseisen: naam en functie ondertekenaar, toevoeging kopie conform origineel, handtekening, datum. Voor het betaalbewijs geldt: indien een betaling aan een opleider bestaat uit meerdere facturen, dan moet een specificatie van de betaling worden aangeleverd. Per factuur moet inzichtelijk zijn gemaakt wat het daadwerkelijk betaalde bedrag is. Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier met de werkgever- en werknemersverklaring o Deze moet zijn ondertekend door zowel de werkgever als werknemer. 21

23 Een declaratie is compleet wanneer de volgende informatie en documenten zijn aangeleverd: Een volledig ingevulde en ondertekende werkgeversovereenkomst met bijbehorende bijlagen: Kopie geldig identiteitsbewijs ondertekenaar namens Werkgever Kopie uittreksel handelsregister Werkgever Een volledig ingevuld digitaal aanvraagformulier; ondertekent door werknemer en gemachtigde werkgever Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier met de werkgever- en werknemersverklaring Eén of meerdere facturen van de opleiding Per factuur een bewijs van betaling van de factuur (bankafschrift + evt. betalingsbatch) Loonstrook van elke deelnemer van de maand waarin de laatste opleidingsactiviteit heeft plaatsgevonden, met daarop: o Het BSN nummer, naam en geboortedatum. Ontbreken deze gegevens dan ook kopie ID bewijs o Datum indiensttreding: ontbreekt deze datum, dan ook loonstrook van de maand waarin de eerste opleidingsactiviteit heeft plaatsgevonden Per deelnemer een bewijs van deelname van de opleiding in de vorm van een diploma, certificaat en/of cijferlijst 22