Medewerker handleiding Online Personeel & Salaris. Inhoud

Transcriptie

1 Medewerker handleiding Online Personeel & Salaris Versie januari 2017 Inhoud Medewerker handleiding Online Personeel & Salaris Versie januari Hoe log ik in op Online Personeel & Salaris?... 2 Ik ben mijn wachtwoord vergeten... 3 Wachtwoord wijzigen... 3 Meerdere Inlogaccounts... 4 Kan ik vanaf iedere locatie inloggen in Online Personeel & Salaris?... 4 Met welke browsers kan ik deze site openen?... 5 Loonstroken en jaaropgaven... 5 Verlof aanvragen Verlof opbouw aanvragen Verlof aankopen vanuit een reservering (vakantiegeld/eindejaarsuitkering/ikb): Mutatieformulieren voor medewerkers Wijzig Adres Wijzig Loonheffingskorting Wijzig Bankrekening Wijzig Persoonlijke informatie Declaraties... 21

2 Hoe log ik in op Online Personeel & Salaris? Je krijgt een vanuit het softwarepakket Online Personeel & Salaris, met hierin de gebruikersnaam (je adres). We verzoeken je éénmalig het account te activeren door op de link in de te klikken. Hiermee wordt onder andere het IP-adres vastgelegd. 1. Je wordt nu meteen doorgestuurd naar Online Personeel & Salaris en gevraagd om je wachtwoord twee maal in te vullen. 2. Zodra bovenstaande actie is uitgevoerd, ontvang je een bevestigingsmail dat het account is geactiveerd. 3. Vervolgens kun je inloggen door je adres en wachtwoord in te vullen en op inloggen te klikken. 4. Wil je op een ander moment inloggen en heb je de met de link niet bij de hand? Ga dan naar online.nmbrs.nl.

3 Ik ben mijn wachtwoord vergeten Als je het wachtwoord vergeten bent, vraag dan het wachtwoord opnieuw aan via de knop Wachtwoord vergeten? : Je ontvangt een link naar de pagina waar het nieuwe wachtwoord ingevoerd kan worden. Wachtwoord wijzigen Nadat je bent ingelogd, kun je het wachtwoord wijzigen. Hiervoor klik je op het pijltje rechtsboven en op Gebruiker profiel. Vervolgens verschijnt er een menu waarin je kiest voor Wachtwoord aanpassen. Na het opgeven van het oude wachtwoord kun je (tweemaal) een nieuw wachtwoord opgeven. Zodra het nieuwe wachtwoord aan de voorwaarden voldoet zie je dat de getoonde eisen van rood naar groen verkleuren. Klik vervolgens op de knop Opslaan en het wachtwoord is gewijzigd. Let op: De eisen voor het nieuwe wachtwoord zijn: - Het mag niet gelijk zijn aan het voorgaande wachtwoord - Er moeten 6 14 karakters gebruikt worden - Er moet minimaal 1 cijfer gebruikt worden

4 Naast de controle van het wachtwoord is er ook een tweede controle, via het IP-adres. Tijdens de eerste keer inloggen (en aanmaken van het wachtwoord) wordt automatisch het IP-adres van de computer opgeslagen. Als er de volgende keer vanaf dezelfde computer wordt ingelogd, dan herkent het systeem het IP-adres en kan er gewoon ingelogd worden. Als er echter van een andere computer wordt ingelogd, dan heeft deze computer een ander IP-adres en verschijnt de volgende melding: Tegelijkertijd wordt een verstuurd naar je adres. Door op de link in deze te klikken wordt het IP-adres toegevoegd aan de vertrouwde IP-adressen voor de desbetreffende login. Klik nu nogmaals op inloggen en het beginscherm wordt getoond. Door deze extra bescherming kan niet op basis van een bekend adres en (gegokt of afgekeken) wachtwoord ingelogd worden. Er zijn internet aanbieders die alleen een dynamisch IP-adres aanbieden. Dit wil zeggen dat je, elke keer als je verbinding maakt, een ander IP-adres kunt krijgen. Inloggen in Online Personeel & Salaris betekent dus dat je niet altijd met hetzelfde IP-adres inlogt. Consequentie hiervan is dat je vaker een zult ontvangen ter controle van het IP-adres. Meerdere Inlogaccounts Indien je naast het persoonlijke account ook voor één of meerdere bedrijven een inlogaccount op hetzelfde adres hebt ontvangen, dan dien je wel ieder inlogaccount apart te activeren. Zodra dit gedaan is, kun je voortaan via één inlogaccount de gegevens van al deze accounts bekijken. Om deze andere gegevens te bekijken kun je rechts bovenaan op het pijltje klikken en vervolgens kiezen voor Profiel wisselen. Nu kun je een keus maken welk account je wilt inzien. Kan ik vanaf iedere locatie inloggen in Online Personeel & Salaris? Ja, in principe kun je vanaf iedere locatie inloggen, je moet de eerste keer wel het voor ons onbekende IP-adres toevoegen aan je account. Wanneer je voor het eerst inlogt op een voor ons onbekende locatie wordt er door het systeem een gestuurd naar het bij ons bekende adres. Deze bevat een link, wanneer je hier op klikt geef je aan dat het akkoord is dat dit nieuwe IP-adres aan het inlogaccount wordt toegevoegd.

5 Er zijn internet aanbieders die alleen een dynamisch IP-adres aanbieden. Dit wil zeggen dat je, elke keer als je verbinding maakt, een ander IP-adres kunt krijgen. Inloggen in Online Personeel & Salaris betekent dus dat je niet altijd met hetzelfde IP-adres inlogt. Consequentie hiervan is dat je vaker een zult ontvangen ter controle van het IP-adres. Met welke browsers kan ik deze site openen? Online Personeel & Salaris werkt het best in de volgende browsers: Google Chrome Mozilla Firefox 2.0+ Apple Safari 3.0 Inloggen met Internet Explorer 9.0+ is ook mogelijk, maar dan worden niet alle functionaliteiten van Online Personeel & Salaris correct getoond. Loonstroken en jaaropgaven Via deze account kun je alle loonstroken en jaaropgaven bekijken. Na het inloggen kom je op onderstaande pagina, je kunt nu kiezen uit Loonstroken per periode en Loonstroken per run. Het verschil tussen de beide loonstroken is als volgt: De loonstrook per periode geeft het totaal aan van de oorspronkelijke loonstrook plus alle wijzigingen die later nog zijn doorgevoerd. De loonstrook per run geeft aan, hoe de loonstrook per periode is samengesteld. Als er bijvoorbeeld in maart een correctie voor februari wordt doorgevoerd, dan ontvang je in februari één loonstrook, en in maart twee loonstroken (de loonstrook voor maart plus de aanvulling voor februari). Deze twee loonstroken per run van februari bij elkaar opgeteld zijn vanaf dat moment de loonstrook per periode voor de maand februari. In maart wordt het volgende uitbetaald: de loonstrook per run van maart plus de loonstrook per run van februari.

6 Klik op meer > en klik het gewenste jaar aan: Klik hierna de gewenste maand aan: Vervolgens zie je de eigen loonstrook. Indien je deze wilt opslaan en/of printen kun je de loonstrook als.pdf bestand openen door op de knop Download PDF te klikken:

7 Als je een aanvullende loonstrook hebt, dan ziet dat er als volgt uit: Loonstrook per periode voor februari: netto Loonstrook per run: run 2 periode februari ( 921,75) én run 3 periode februari ( 847,63):

8 De loonstroken zijn ook via de App Nmbrs ESS voor zowel iphone als Android te bekijken. De App Nmbrs ESS is gratis te downloaden. Na het downloaden moet met het bekende adres, wachtwoord en domeinnaam ingelogd worden (de domeinnaam is: online.nmbrs.nl). Na de eerste keer inloggen moet je ook een pincode kiezen. In het vervolg is alleen deze pincode nodig om de salarisstroken en jaaropgaven in te zien. Na het inloggen zie je een opsomming van alle beschikbare loonstroken, de nieuwste staan boven aan. In het startscherm kies je voor loonstroken:

9 Je kunt hier zien, welke loonstroken nog niet via de App zijn bekeken. Indien een loonstrook wordt aanklikt zie je de loonstrook. Klik op het downloadsymbool om een pdf te openen:

10 Verlof aanvragen Als je ingelogd bent, kun je ook verlof aanvragen. Klik hiervoor op de groene knop verlof aanvragen : Het kan zijn dat je werkgever meerdere verlofgroepen heeft ingesteld. Wanneer dat het geval is en je verlof wil aanvragen van een andere groep, selecteer dan het gewenste verlof in het dropdown menu Groep : Je kunt ook via de knop meer > het verlofdashlet openen. Je krijgt dan het volgende verlofoverzicht te zien. Alle verlofgroepen staan hier onder elkaar, met een opsomming van de begin- en eindsaldi en verlofopnames. Klik op de + bij de gewenste groep, om een verlof aan te vragen:

11 Vul de begin en de einddatum van het verlof in. Dat kan door de datum in te typen of door via de kalenderfunctie de betreffende dag te selecteren. Ga op de regel totaal uren staan, dan wordt hier automatisch het gemiddelde aantal uren per werkdag ingevuld, voor de totale duur van het verlof. Dit aantal kan afwijken van de werkelijk te werken uren en kan aangepast worden door de ingevulde aantal uren te verwijderen en het werkelijke aantal uren in te vullen: Eventueel kan er een omschrijving ingevuld worden. Klik nu op opslaan, dan wordt er een naar de manager/de afdeling HR gezonden.

12 Als je op de knop meer > drukt, dan krijg je het overzicht van de aangevraagde (en goedgekeurde of afgekeurde) verlofaanvragen te zien: Verlof opbouw aanvragen Als er in plaats van een verlof opname een verlof opbouw moet gebeuren, dan worden de zelfde handelingen doorlopen, alleen wordt nu op + Verlof opbouw geklikt: Let erop, dat de omschrijving van de verlofsoort af zal wijken van het voorbeeld. Dit kan bijvoorbeeld gespaarde uren, tijd voor tijd of meeruren zijn. Dit wordt door de werkgever bepaald. Vul de begin en de einddatum van de uren-opbouw in. Dat kan door de datum in te typen of door via de kalenderfunctie de betreffende dag te selecteren.

13 Ga op de regel totaal uren staan, dan wordt hier automatisch het gemiddelde aantal uren per werkdag ingevuld, voor de totale duur van het verlof. Dit aantal kan afwijken van de werkelijk te werken uren en kan aangepast worden door de ingevulde aantal uren te verwijderen en het werkelijke aantal uren in te vullen. Eventueel kan er een omschrijving ingevuld worden: Klik nu op opslaan, dan wordt er een mail naar de manager/de afdeling HR gezonden. Je krijgt nu het overzicht van de aangevraagde (en goedgekeurde of afgekeurde) verlofaanvragen te zien: Verlof aankopen vanuit een reservering (vakantiegeld/eindejaarsuitkering/ikb): Voor de aankoop van het verlof wordt het salaris of de reservering verlaagd, dit is in de loonstrook zichtbaar. Daarnaast wordt het verlof opgebouwd in het verlofdashlet. In tegenstelling tot een gewone verlof opname of opbouw wordt hier geen extra regel voor aangemaakt, maar wordt het saldo opgebouwd rechtstreeks verhoogd met het aantal gekochte uren. In onderstaand voorbeeld is er een verlofopbouw van 18,5 uur voor het saldo van het voorgaande jaar te zien. Daarnaast zijn 17 uur uit het IKB aangekocht. Het totaal aantal uur is in de opbouw te zien:

14 Verlof aanvragen via de App ziet er als volgt uit: Open de App en selecteer het verlof. Klik op de gewenst verlofsoort en kies tussen méér dan één dag en één dag. Vul de start en eventuele einddatum in, controleer het totaal aantal uren en vul eventueel een omschrijving in. Na het verzenden wordt de status van de aanvraag zichtbaar. Zodra de aanvraag is goed- of afgekeurd, wijzigt de status.

15 Mutatieformulieren voor medewerkers Onderstaande mogelijkheden zijn alleen mogelijk, als jou werkgever dit toestaat! Als medewerker kun je zelf een aantal wijzigingen rechtstreeks aan de manager/afdeling HR doorgeven. Dit zijn een adreswijziging of een wijziging van de loonheffingskorting, bankrekening of persoonlijke informatie. Daarnaast is het ook mogelijk om een declaratie in te dienen. Onderstaande geldt voor alle mutatieformulieren: Het mutatieformulier wordt naar de manager gezonden. Deze heeft de keuze afkeuren/te verbeteren/goedkeuren. Als een mutatie afgekeurd wordt, dan ontvang je hierover een . In deze kan een opmerking van de manager staan, waarom de mutatie is afgekeurd. Je moet de mutatie opnieuw indienen. Als de mutatie verbeterd moet worden, dan zal de reden ook in de staan. Na de verbetering kan het formulier opnieuw ingediend worden. Klik op de gewenste mutatie: Wijzig Adres Vul de gevraagde gegevens in en voeg eventueel een document toe:

16 Als na het invullen van Postcode en Huisnummer op Zoek adres geklikt wordt, worden straat en plaats gevuld. Klik naar keuze op Sluiten (de gegevens worden niet opgeslagen), Opslaan en sluiten (de gegevens worden opgeslagen, maar niet verzonden) of Volgende: De mutatie wordt nu getoond. Je kunt een opmerking toevoegen, bijvoorbeeld de verhuisdatum. Door op Verzenden te klikken wordt de mutatie naar de manager/afdeling HR gestuurd: Wijzig Loonheffingskorting Een wijziging van de loonheffingskorting moet altijd schriftelijk bij de werkgever gemeld worden. Hiervoor kan de standaard Verklaring Loonheffingen van de belastingdienst gebruikt worden. Maak eerst een keuze voor de ingangsdatum (maand) van de wijziging en vink aan als de loonheffingskorting toegepast moet worden. Geen vinkje betekent niet toepassen:

17 Door op de knop Download verklaring te klikken wordt deze gedownload. De bekende gegevens worden allemaal ingevuld:

18 Na het ondertekenen kan de verklaring bij de mutatie ge-upload worden. Klik naar keuze op Sluiten (de gegevens worden niet opgeslagen), Opslaan en sluiten (de gegevens worden opgeslagen, maar niet verzonden) of Volgende: De mutatie wordt nu getoond. Je kunt een opmerking toevoegen, bijvoorbeeld de wijzigingsdatum: Door op Verzenden te klikken wordt de mutatie naar de manager/afdeling HR gestuurd. Wijzig Bankrekening Een nieuwe bankrekening (IBAN) kan op deze manier doorgegeven worden. Open het formulier en vul de volgende gegevens in: Soort: moet altijd standaard zijn IBAN nummer: het nieuwe bankrekeningnummer Land: moet altijd Nederland zijn (tenzij het om een buitenlandse rekening gaat) De BIC code hoeft alleen ingevuld te worden, als het om een buitenlandse bankrekening gaat. In dat geval moet ook het land aangepast worden.

19 Klik naar keuze op Sluiten (de gegevens worden niet opgeslagen), Opslaan en sluiten (de gegevens worden opgeslagen, maar niet verzonden) of Volgende: De mutatie wordt nu getoond. Je kunt een opmerking toevoegen, bijvoorbeeld de wijzigingsdatum: Door op Verzenden te klikken wordt de mutatie naar de manager/afdeling HR gestuurd.

20 Wijzig Persoonlijke informatie Er is veel persoonlijke informatie die je zelf kunt wijzigen: Klik naar keuze op Sluiten (de gegevens worden niet opgeslagen), Opslaan en sluiten (de gegevens worden opgeslagen, maar niet verzonden) of Volgende. De mutatie wordt nu getoond: Door op Verzenden te klikken wordt de mutatie naar de manager/afdeling HR gestuurd.

21 Declaraties Klik op Declaraties in het dashlet Mutatieformulieren. Selecteer via het dropdown menu het gewenste looncomponent: Vul de velden als volgt in: Soort: het soort declaratie, dit wordt door de werkgever bepaald Kilometers: totaal aantal te declareren kilometers/bedrag: het te declareren bedrag Beschrijving: hier kan een korte toelichting voor de werkgever ingevuld worden Datum Toevoegen bijlage (klik hiervoor in het veld bijlagen). Als je werkgever een verplicht declaratieformulier heeft, dan kun je dat hier mee sturen. Als je de loonstrook via de PC bekijkt, dan kun je bij de betreffende looncomponent de bijlage downloaden: Klik nu op Verzenden en bevestig de verzending met OK. Declaratieformulieren kunnen ook via de app ingediend worden: Kies Nieuwe declaratie Kies het type Vul de waarde (kilometers/bedrag) in Kies de datum Geef eventueel een omschrijving Maak een foto van het bonnetje of het declaratieformulier Verstuur De verzonden declaratie is zichtbaar