Uitgebreide gebruikershandleiding MijnGGN

Transcriptie

1 Uitgebreide gebruikershandleiding MijnGGN

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen en gebruikersbeheer Inloggen Uitloggen Wachtwoord vergeten/verlopen Een nieuw wachtwoord instellen Kopieën ontvangen van notities Aanmaken gebruiker Wijzigen en verwijderen gebruiker Aanmaken nieuwe incasso-opdracht(en) in MijnGGN Indienen van één nieuwe incasso-opdracht Indienen meerdere incasso-opdrachten tegelijkertijd Wijzigen en verwijderen van uw zojuist ingediende incasso-opdracht Dossiers volgen in MijnGGN Dossiers volgen (o.a. lopende en gesloten zaken) Schuldbewakingsdossiers volgen Notitie toevoegen in een dossier via MijnGGN Betalingsmutatie doorgeven via MijnGGN Contactformulier voor algemene vragen Overige Gegevens exporteren naar Excel Zoekfunctie in MijnGGN Button verwijder alle filters... 11

3 1. Inloggen en gebruikersbeheer 1.1. Inloggen Via komt u in MijnGGN: klik op minnelijke & gerechtelijke incasso vul uw gebruiker in (dat is uw adres) daaronder het wachtwoord dat u per mail hebt ontvangen en neem vervolgens de code over uit het veld. Als de code slecht leesbaar is kunt u een nieuwe code opvragen door te klikken op de ververs knop 1.2. Uitloggen U kunt MijnGGN uitloggen via het icoon, deze vindt u in de rechterbovenhoek van MijnGGN. Als u er op klikt, wordt u meteen uitgelogd Wachtwoord vergeten/verlopen Indien u langere tijd geen gebruik heeft gemaakt van MijnGGN verloopt uw wachtwoord automatisch. Om een nieuw wachtwoord aan te vragen neemt u contact op met mijnggn@ggn.nl Een nieuw wachtwoord instellen Als u in MijnGGN bent ingelogd, is het mogelijk om het wachtwoord te veranderen. Wij raden u aan om dit direct te doen om zo misbruik te voorkomen. U kunt uw wachtwoord veranderen via het icoon rechtsboven. Let op: een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie mag maar één keer voorkomen. Wanneer u meerdere accounts heeft met dezelfde gebruikersnaam dient u voor elk account een apart wachtwoord in te stellen Kopieën ontvangen van notities Als u in een dossier een notitie achterlaat bestaat de mogelijkheid dat u hiervan een bevestiging ontvangt via . Deze functie is standaard ingeschakeld. Indien u deze functie wilt uitzetten, kan dat via het icoon rechtsboven. U zet het vinkje uit en slaat deze instelling op.

4 1.6. Aanmaken gebruiker Het aanmaken van een gebruiker gaat als volgt: ga naar Gebruikersbeheer in de menubalk -> gebruikers klik linksboven op de button om een nieuwe gebruiker aan te maken En vul gegevens in op onderstaand scherm en klik op opslaan Let op: als de gebruiker notities mag toevoegen in het dossier, zet u het vinkje bi an Hetzelfde geldt voor betalingsmutatie en incasso-opdracht Na het opslaan wordt het wachtwoord gewijzigd in een regel met cijfers en letters. Dat heeft te maken met de beveiliging. Het wachtwoord dat u heeft ingevoerd is nog steeds gewoon van toepassing De nieuwe gebruiker is nu toegevoegd aan het systeem en kan inloggen met zijn/haar adres en wachtwoord Wijzigen en verwijderen gebruiker Soms is het nodig om een gebruiker te wijzigen of te verwijderen. Dat gaat als volgt: ga naar Gebruikersbeheer in de menubalk -> gebruikers klik op de gebruiker die je wilt wijzigen of verwijderen klik linksboven op de button wijzig en overschrijf de gegevens die je wilt wijzigen en klik op opslaan klik linksboven op de button verwijderen om een gebruiker te verwijderen

5 2. Aanmaken nieuwe incasso-opdracht(en) in MijnGGN In MijnGGN kunt u één of meerdere nieuwe incasso-opdracht(en) indienen en bijbehorende documenten uploaden 2.1. Indienen van één nieuwe incasso-opdracht Ga naar Dossiers in de menubalk -> nieuwe incasso Op dit scherm ziet u het overzicht van incasso-opdrachten die u onlangs heeft ingediend. Kies linksboven voor de button om een nieuwe incasso in te voeren. Vervolgens komt u op het tabblad Nieuwe incasso. Vul hier alle velden in, upload de bijbehorende documenten en klik op opslaan. o Upload hier uw documenten U heeft de mogelijkheid om, bij het aanleveren van een nieuwe incasso, relevante documenten te uploaden. Via het dropdownmenu kunt u de keuze maken welk type document u wenst toe te voegen. Let op: voor een goede verwerking vragen we u in ieder geval de betreffende factuur altijd toe te voegen. U krijgt nu een controlescherm waarop u uw gegevens kunt controleren. Na akkoord hierop volgt een bevestigingsscherm en kunt u deze nieuwe incasso inzien op het tabblad overzich. Als het dossier bij GGN is verwerkt, dan verschijnt in dit overzicht ook het dossiernummer. Ongeveer 48 uur later kunt u het dossier inzien via de menubalk Dossiers -> lopende zaken. - zoals hierboven beschreven - steeds 1 incassoopdracht tegelijk indienen. Nadat u op opslaan heeft geklikt krijgt u de vraag of u nog meer incasso-opdrachten wilt indienen. Kies voor ja, zelfde debiteur: indien u van dezelfde debiteur nog een incassoopdracht wilt aanleveren Kies voor Ja: indien u een incasso-opdracht van een andere debiteur wilt aanleveren Kies voor Nee: indien u geen nieuwe incasso-opdracht wenst aan te leveren Let op: indien u meerdere debiteuren op één vordering heeft of uw debiteur is woonachtig/gevestigd in het buitenland, dan is het niet mogelijk om dit middels dit formulier in te dienen en dient u gebruik te maken van het contactformulier. Klik hiervoor op het icoon.

6 2.2. Indienen meerdere incasso-opdrachten tegelijkertijd Ga naar Dossiers in de menubalk -> nieuwe incasso Op dit scherm ziet u het overzicht van incasso-opdrachten die u onlangs heeft ingediend. Kies linksboven voor de button incasso in te voeren. om uw nieuwe loop hier alle stappen: o Download via de button de template, vul deze met uw incasso-opdrachten en sla het bestand op. Bij punt in deze handleiding staat per kolom een korte omschrijving. Deze omschrijvingen staan tevens als opmerkingen geplaatst bij elke kolom in de template. o Stap 1: Selecteer uw zojuist gemaakte bestand met incasso-opdrachten door te kiezen voor de button o Kies vervolgens voor de button o Stap 2: Kies een eisende partij. Dit is de partij die daadwerkelijk recht heeft op het openstaande bedrag. Indien er sprake is van een ontbrekende eiser, dient u het contactformulier in te vullen. Wij maken dan de eiser voor u aan. Klik hiervoor op het icoon. o Stap 3: Importeer het bestand door te kiezen voor de button U krijgt nu een controlescherm waarop wordt aangegeven of alle incasso s juist zijn aangemaakt. Indien één of meerdere incasso( s) niet aangemaakt kunnen worden, dan wordt per incasso aangegeven welke fout zich voordoet. Tevens krijgt u de vraag of u de in o Kies Ja om deze te corrigeren. U komt nu op het incassoformulier en kunt hier de fout corrigeren. Klik daarna op opslaan. o Kies Nee, als u deze niet wilt corrigeren. Let op! Uw incasso-opdrachten worden niet aangemaakt. U kunt de nieuwe incasso Als de verwerking bij ons heeft plaatsgevonden, dan verschijnt in dit overzicht ook het bijbehorende dossiernummer. Ongeveer 48 uur later kunt u het dossier inzien via de menubalk Dossiers -> lopende zaken. Let op: indien u meerdere debiteuren op één vordering heeft of uw debiteur is woonachtig/gevestigd in het buitenland, dan is het niet mogelijk om dit middels dit formulier in te dienen en dient u gebruik te maken van het contactformulier. Klik hiervoor op het icoon.

7 Omschrijving per kolom van de template Kolom Titel Omschrijving Verplicht veld? A Uw referentie Hiermee kunt u uw incasso-opdracht herkennen. Ja Let op! Elke incasso-opdracht dient een unieke referentie te bevatten. B Soort relatie Maak uw keuze uit de keuzelijst: Ja Natuurlijk persoon (N): De debiteur is een particulier. Rechtspersoon (R): De debiteur is een bedrijf/onderneming. C Naam Natuurlijkpersoon: vul hier de volledige achternaam Ja van uw debiteur in. Inclusief meisjesnaam (indien bekend). Rechtspersoon: Vul hier de bedrijfsnaam van uw debiteur in. D Tussenvoegsel Bijvoorbeeld: de, van de, van (indien van toepassing). Nee E Voorletters Vul hier de voorletters van uw debiteur in. Ja, indien kolom B is gevuld met N F Geboortedatum Vul hier de geboortedatum van uw debiteur in (bij een Nee natuurlijk persoon). G KvK Nummer Vul hier het KvK nummer (8 cijfers) van uw debiteur in Nee (bij een rechtspersoon). H Postcode Vul hier de postcode in waar uw debiteur Ja woonachtig/gevestigd is, bijvoorbeeld 3313AW. I Huisnr Vul hier het huisnummer in waar uw debiteur Ja woonachtig/gevestigd is. J Huisnr toevoeging Vul hier de toevoeging bij het huisnummer in waar uw Nee debiteur woonachtig/gevestigd is (indien van toepassing). K Telefoonnummer Vul hier het telefoonnummer van uw debiteur in (indien Nee bekend). L adres Vul hier het adres van uw debiteur in (indien Nee bekend). M IBAN-nr. Vul hier het IBAN-nummer van uw debiteur in. Dit is Nee nodig indien GGN genoodzaakt is over te gaan tot bankbeslag. N Factuurnummer Vul hier het factuurnummer in van de incasso-opdracht Ja die u indient. O Factuurbedrag Vul hier altijd het volledige factuurbedrag in van de Ja betreffende factuur. Ook wanneer er een deelbetaling op is gedaan. P Factuurdatum Vul hier de factuurdatum in van de betreffende factuur. Ja Q Vervaldatum Vul hier de datum in waarop de factuur uiterlijk betaald Nee had moeten zijn. R Omschrijving Geef hier een omschrijving waar de factuur over gaat. Nee S Reeds betaald Geef hier het bedrag in dat reeds betaald is op de Nee betreffende factuur. T Betaaldatum Vul hier de datum in waarop u de betaling van de betreffende factuur heeft ontvangen. Nee

8 2.3. Wijzigen en verwijderen van uw zojuist ingediende incasso-opdracht Nadat u de incasso verwijderen en/of te wijzigen. Dit doet u door op het betreffende dossier te klikken en rechtsboven te kiezen voor verwijderen wijzigen. Staan deze buttons er niet meer bij, dan kunt u niet meer zelf verwijderen en/of wijzigen. Wilt u toch uw dossier intrekken of wijzigen, dan dient u dit aan te geven via een notitie in het dossier. 3. Dossiers volgen in MijnGGN U kunt in MijnGGN uw dossiers volgen. Deze kunt u terugvinden via Dossiers of Schuldbewaking in de menustructuur. Dit is afhankelijk van de status van uw dossier Dossiers volgen (o.a. lopende en gesloten zaken) Als u ingelogd bent in MijnGGN ziet u onderstaand scherm met menubalk, klik op Dossiers en u ziet de volgende mogelijkheden: Wacht op uw reactie: hier vindt u dossiers die we niet verder kunnen behandelen, omdat wij wachten op uw reactie. Zodra u in een van deze dossier een notitie toevoegd verdwijnt het dossier uit de lijst met dossiers die op een antwoord wachten en wordt het betreffende dossier zichtbaar in de lijst met lopende zaken. Lopende zaken: hier vindt u alle lopende dossiers. Door op het betreffende dossier te klikken kunt u het dossier inzien. Ook kunt u in dit dossier een notitie toevoegen of een betalingsmutatie aan ons doorgeven. Afgesloten zaken: hier vindt u alle gesloten dossiers. Door op het betreffende dossier te klikken kunt u dit dossier inzien. Ook kunt u in dit dossier een notitie toevoegen of een betalingsmutatie aan ons doorgeven Inhoudingen: hier vindt u een lijst van alle periodieke beslagen (o.a. loonbeslag) in de lopende dossiers. Regelingen: hier vindt u een lijst van alle regelingen in de lopende dossiers. Nieuwe incasso: hier vindt u een overzicht van de door u recent ingediende incasso-opdrachten. vanuit deze keuze kunt u ook nieuwe incasso-opdrachten toevoegen (zie hoofdstuk 2). Overzicht betalingsmutaties: hier vindt u een overzicht van alle betalingsmutaties in de lopende dossiers.

9 3.2. Schuldbewakingsdossiers volgen Als u ingelogd bent in MijnGGN ziet u in de menubalk schuldbewaking staan. Hierin vindt u alle dossiers die bij GGN in de schuldbewaking zitten, omdat incasseren niet gelukt is. Klik hierop en er volgt een overzicht van mogelijkheden. Deze komen in grotendeels overeen met de mogelijkheden van Dossiers. Voor toelichting zie Notitie toevoegen in een dossier via MijnGGN Dossier inhoudelijke vragen dossier) stellen. Notitie toevoegen in een dossier: In alle lopende en gesloten (schuldbewaking-) dossiers heeft u de mogelijkheid notities aan het dossier toe te voegen. Door vanuit het overzichtscherm op een dossier te klikken komt u terecht in een scherm met detailinformatie. In dit scherm vindt u linksonderin de button. In een nieuw tabblad wordt een notitie formulier geopend. bladeren 5. Betalingsmutatie doorgeven via MijnGGN Om een betalingsmutatie door te geven, opent u via de menubalk Dossiers ->lopende zaken en kies uit het overzicht het betreffende dossier. Nu kiest u voor de button links onderin.

10 Vul hier alle velden in en klik op opslaan. U ontvangt nu een bevestiging op uw scherm. De betalingsmutatie kunt u nu in het dossier inzien, via de menubalk Dossiers -> overzicht betalingsmutaties. 6. Contactformulier voor algemene vragen Rechtsbovenin via het icoon treft u een overzicht van de vaak gestelde vragen (Frequently asked questions). Mocht het antwoord er niet bij staan, dan kunt u contact met GGN opnemen d.m.v. het Contactformulier. Deze vindt u ook rechtboven via het icoon. Het contactformulier gebruikt u indien: U meerdere debiteuren heeft op 1 vordering U een internationale vordering heeft U een adreswijziging wilt doorgeven U een vraag heeft over een factuur van GGN U een klacht heeft U een andere vraag heeft Maak de juiste keuze uit het keuze menu, vul uw telefoonnummer in en specificeer uw vraag zo concreet mogelijk in het opmerkingenveld. Dossier inhoudelijke vragen dossier stellen (zie hoofdstuk 4). bij het betreffende 7. Overige 7.1. Gegevens exporteren naar Excel rechtsboven in uw scherm. U dient pop-ups wel tijdelijk toe te staan.

11 7.2. Zoekfunctie in MijnGGN In de menubalk, via zoeken, kunt u uw zoekcriteria opgeven. Bijvoorbeeld een specifieke debiteur of een dossiernummer. Dit is tevens mogelijk via de zoekbalk welke u in uw scherm rechtsboven ziet. Via het uiklapmenu kunt u uitgebreide zoekfilters toepassen Button verwijder alle filters Op diverse overzichtschermen zoals bij Dossiers en Schuldbewaking, kunt u filters plaatsen op de diverse kolommen. Indien u deze weer wilt uitzetten drukt u op de button