Handleiding. Recruitmentsysteem ZorgSelect. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

Transcriptie

1 Handleiding Recruitmentsysteem ZorgSelect Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

2 Inhoud 1. Inloggen Organisatievoorkeuren Locaties Vacature en cv-voorkeuren... 3 Reactie statussen... 3 Standaard lettertype templates Doelgroepen Vacatures Een vacature inboeken Reacties Sollicitanten bekijken Sollicitanten afwijzen of uitnodigen CV-bank Zoekopdracht uitvoeren en bewaren Kandidaten benaderen Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

3 1. Inloggen Je logt in via werkgever.wgvzorgenwelzijn.nl of je klikt via linksboven op naar werkgevers login. 2. Organisatievoorkeuren Voordat je een vacature gaat inboeken, is het verstandig de organisatievoorkeuren in te richten. Door dit eenmalig te doen, vereenvoudig je het opmaken van de vacatures en kun je een aantal gebruikersgemakken instellen. 2.1 Locaties Onder organisatievoorkeuren kun je de locaties van je organisatie in het systeem zetten. Deze locaties kun je bij het invoeren van de vacature dan kiezen. Belangrijk is dit zo zorgvuldig mogelijk te doen, want een vacature is gekoppeld aan een locatie en de gegevens van de locatie (met name de postcode) worden door de werkzoekenden gebruikt als zoekfilter. Bij de optie werkplein-regio kies je de regio waarin de locatie valt. 2.2 Vacature en cv-voorkeuren Onder de verschillende items kun je de keuzehoeveelheden terugbrengen naar de meest voorkomende keuzes binnen je organisatie. Bij het inboeken van een vacature worden alleen de aangevinkte keuzes getoond. Reactie statussen Onder de keuze reactie statussen kun je de diverse statussen aanmaken (de vroegere tabbladen) die je kunt gebruiken bij het selecteren van sollicitanten. Naast de bekende standaard statussen kun je via de knop toevoegen je eigen statussen toevoegen. Door middel van het rode kruisje achter je eigen statussen kun je deze ook weer verwijderen. Let op: als je een status verwijdert waarin reacties staan, zie je deze reacties ook niet meer. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

4 Sollicitanten kun je verplaatsen naar de diverse statussen. Het maken van workflows is hiermee komen te vervallen. Je kan nu per vacature je eigen statussen en dus workflow samenstellen (zie 3.2 Reacties). Standaard lettertype Je kan voor de opmaak van vacatures een standaard lettertype kiezen. Deze geef je aan bij de keuze vacature lettertype. Er zijn 6 lettertypes templates Onder het kopje templates kun je standaard mailingen aanmaken waarmee je sollicitanten kunt afwijzen of uitnodigen. Deze standaard templates zijn oproepbaar bij de reacties op vacatures (zie 3.2 Reacties). Klik op template toevoegen en het onderstaande scherm verschijnt. Geef de template een Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

5 naam en kies bij template type voor vacature reactie. Benoem het onderwerp en stel de samen. Met behulp van de templatevelden aan de rechterkant kun je gegevens van de sollicitanten en de vacature automatisch laten genereren. 2.4 Doelgroepen Binnen de optie doelgroepen kun je benamingen aan doelgroepen geven. De sollicitanten of eigen medewerkers die een profiel op hebben aangemaakt, kun je in deze doelgroep(en) plaatsen (zie 3.2 Reacties). Er is een uitgebreide doelgroepenfunctie beschikbaar waarin je kandidaten (interne medewerkers) via een e-portfolio kunt matchen op eigen vacatures. Vacatures die je inboekt worden dan gelijk gematcht met de doelgroep-kandidaten (bijvoorbeeld boventallig personeel). Bij elke doelgroep bestaat de mogelijkheid extra velden toe te voegen waarop gematcht kan worden zoals: datum in dienst, contracturen, beperkingen, enz. Neem voor meer informatie of vragen contact op met het team ZorgSelect via of Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

6 3. Vacatures 3.1 Een vacature inboeken Nadat je bent ingelogd kun je een nieuwe vacature aanmaken of een bestaande vacature kopiëren. Ga boven in het scherm naar het tabblad vacatures en klik op nieuwe vacature. Of klik achter de juiste vacature in het vacature-overzicht op kopiëren. Je voert vervolgens de vacature in door alles veld voor veld in te vullen. Klik op de blauwe balk optionele velden om de extra velden te openen en zo de vacature-invoer compleet te maken. Klik op opslaan. Let op dat je de velden status en publiceren juist hebt ingevuld. Vacatures kunnen ook automatisch gemeld worden bij de werkpleinen. Hoe dit werkt wordt beschreven in de handleiding werkplein vacatures. Deze is tevens beschikbaar onder het tabblad hoe werkt het. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

7 De vacature staat nu in jouw vacature-overzicht. In de kolommen achter de vacature kun je: - de publicatiedatum zien - de sluitingsdatum zien - de status van de vacature zien - zien of er reacties zijn - zien of de vacature intern en/of extern gepubliceerd is, en/of bij het Werkplein - de vacature kopiëren - de vacature openen als pdf - statistieken bekijken - opmerkingen plaatsen bij melden vacature Werkplein Middels de zoekopdrachten kun je vacatures zoeken, maar ook sollicitanten door een naam in te geven bij de optie kandidaat. 3.2 Reacties De reacties op vacatures kun je oproepen door in het vacature-overzicht in de kolom reacties op het cijfer (aantal) te klikken. Na het klikken hierop verschijnt er een scherm met blauwe balken waaronder de reacties (sollicitanten) gesorteerd staan. Door op een van de blauwe balken te klikken, openen de reacties zich en heb je de mogelijkheid om: - deze reacties te verplaatsen naar een doelgroep (zie 2.4) - deze reacties te verplaatsen naar een reactie status (zie 2.2 reactie statussen) - te en met een template afwijzen, uit te nodigen, etc. (zie 2.3 en 3.4) - reacties versneld te mailen met een template - de reacties naar een adres door te mailen (reacties doorsturen) - de reacties naar Excel te transporteren (exporteer naar.xlsx) Heb je veel reacties dan kun je met behulp van de zoekcriteria aan de linkerkant de sollicitanten filteren op werkveld, opleidingsniveau, werkervaring en aantal uren min/max. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

8 3.3 Sollicitanten bekijken Door in het vacature-overzicht in de kolom reacties te klikken krijg je de sollicitanten inzichtelijk. Achter de sollicitanten staat een aantal kolommen. Deze kolommen geven weer: - of de sollicitant een werknemer van jou is (er staat dan een vinkje in de kolom werknemer ) - of een sollicitant van het werkplein komt (vinkje in kolom werkplein ) - of de sollicitant tot een doelgroep behoort (zie 2.4 Doelgroepen) - het geslacht, woonplaats en geboortedatum en reactiedatum - indien er een streep door de sollicitant staat wil dit alleen maar zeggen dat de kandidaat zich heeft uitgeschreven bij ZorgSelect. Dit betekent niet dat de kandidaat zich heeft teruggetrokken. Door op de naam van de sollicitant te klikken open je de gegevens van de sollicitant en zie je verschillende tabbladen: - CV: hier zie je de gegevens van de sollicitant. Links onderin het scherm zijn de gegevens van de kandidaat te downloaden. - Notities: je kan bij de sollicitant een notitie plaatsen, die dan ook door je collega s te lezen is. Deze notitie is alleen inzichtelijk bij deze kandidaat bij deze vacature. Ook kun je een notitie maken voor deze vacature onder notities van deze vacature. - Sollicitatiegeschiedenis: hier kun je zien op welke vacatures binnen jouw organisatie deze sollicitant nog meer gesolliciteerd heeft. - s: hier wordt het verkeer dat je hebt gehad met deze kandidaat opgeslagen. Dit zijn onder andere de ontvangstbevestiging en de directe mailing als afwijzing of uitnodiging. - versturen: hier kun je met de kandidaat mailen met behulp van templates, of zonder template te gebruiken. Je maakt in het keuzemenu template dan geen keuze en laat deze staan op kies een template' (zie 3.4 Sollicitanten afwijzen of uitnodigen). - Kandidaatinstellingen: hier kun je sollicitanten oormerken. Je vinkt kandidaat markeren aan en geeft een reden mee. De volgende keer dat deze kandidaat bij je solliciteert wordt de reactie rood en weet je dat je hier aandacht aan moet schenken. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

9 3.4 Sollicitanten afwijzen of uitnodigen Je kan sollicitanten afwijzen of uitnodigen met behulp van een template (zie 2.3 templates). Als je meerdere kandidaten tegelijk wilt afwijzen, vink je de kandidaten aan en kies je voor 'reacties mailen. Je kiest de juiste template bij het 2 e kiesveld dat zich opent, vult het onderwerp in en controleert de mail (template). Daarna klik je op versturen en de sollicitanten zijn afgewezen. Wil je sollicitanten uitnodigen, dan doe je dit door op de reactie te klikken. De gegevens van de sollicitant worden dan zichtbaar. Je klikt op het tabblad versturen, kiest weer voor de juiste template, vult het onderwerp in en controleert de . Daarna klik je op versturen. Nieuw in deze is dat je maximaal 3 documenten kunt uploaden die dan meegestuurd worden met de mail aan de sollicitant. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

10 4. CV-bank Onder het tabblad CV-bank kun je zoeken naar toekomstige werknemers die zich hebben ingeschreven bij ZorgSelect. 4.1 Zoekopdracht uitvoeren en bewaren Je kan diverse filters activeren waarna je direct kunt zien of er geschikte kandidaten in de CV-bank staan en zo ja hoeveel. Door de zoekopdracht een naam te geven kun je deze bewaren en telkens opnieuw activeren. De zoekopdracht screent telkens het actuele bestand. 4.2 Kandidaten benaderen Kandidaten die anoniem ingeschreven staan, kun je een inzageverzoek sturen om in de gegevens te kijken van deze kandidaat. Kandidaten die met naam en toenaam in het bestand staan kun je direct benaderen. Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11

11 Tot slot Voor vragen en/of een (complete) uitleg van de mogelijkheden binnen de recruitmentmodule van ZorgSelect kun je contact opnemen met het team van ZorgSelect, tel nr of via Handleiding recruitmentsysteem ZorgSelect augustus /11