Yoobi is bedrijfssoftware in de cloud en een totaaloplossing voor relatiebeheer, projectmanagement, urenregistratie, planning en facturatie.

Transcriptie

1 Welkom bij Yoobi Yoobi is bedrijfssoftware in de cloud en een totaaloplossing voor relatiebeheer, projectmanagement, urenregistratie, planning en facturatie. De Yoobi webversie is beschikbaar via je browser (Firefox, Internet Explorer, Safari of Google Chrome) of download onze app (via Google Play, de App-store of Windows Store). 1

2 Aanmelden Om je gebruikersaccount aan te maken ontvang je een uitnodiging per . Klik op de link in de mail om een nieuw wachtwoord in te voeren, wat je daarna nog een keer moet invullen ter bevestiging. Daarna kan je met Yoobi aan de slag. Tip: onderin het inlogscherm vind je de laatste meldingen, over updates e.d. 2

3 Dashboard Op het dashboard heb je een compleet overzicht van je gewerkte uren, je verlofkaart, afwezigheid van collega s, de sales-pipeline en verkoopresultaten. Alle onderdelen kun je naar eigen inzicht instellen, verwijderen of toevoegen. Gebruik snelkoppelingen om veel gebruikte rapportages toe te voegen. Menu Via het menu links in het scherm navigeer je naar de verschillende modules die voor jou beschikbaar zijn. Dit hangt af van de rechten die je binnen Yoobi hebt gekregen. In onderstaande afbeelding zijn alle modules beschikbaar, het gaat in dit geval om een beheerdersrol. - Mijn uren - Invoeren van gewerkte uren, kilometers en eventueel kosten. - Mijn verlof - Aanvragen van verlof en inzicht in je actuele verlofsaldo. - Rapporten - Rapportages van de gewerkte uren en kilometers per week/maand/jaar Help, voorkeurinstellingen en uitloggen Rechts bovenin het dashboard geef je jouw persoonlijke voorkeurinstellingen op, zoals: - Taalinstellingen - Weergave voorkeuren Hier heb je ook toegang tot de Helpfunctie met meer informatie over de werking van Yoobi. 3

4 Uren registreren In dit scherm voer je uren en/of kilometers in. Bij de uren kan je een extra opmerking plaatsen over wat er is uitgevoerd. Deze komt terug in de rapportages naar de klant. 1 e keer invoeren van uren Om de eerste keer je uren in te voeren klik je op Project toevoegen. Selecteer de projecten waar je aan werkt en klik op Toevoegen. 4

5 Uren invoeren In het volgende scherm voer je de gewerkte uren en/of kilometers in. Uren: Vul de uren in. Dat kunnen hele uren zijn, halve uren of een kwartier Voorbeeld: acht een half uur wordt ingevoerd als 8,5. Opmerking toevoegen Door te dubbelklikken op de uren verschijnt een extra invoerveld waar je een opmerking aan de uren of kilometers kunt toevoegen. 5

6 Opslaan Na elke actie slaat Yoobi automatisch je timesheet op. Afsluiten Klik op het icoon en selecteer afsluiten om de uren van de week af te sluiten. Daarna worden de uren grijs weergegeven. Je kan hier ook de week weer openen om correcties door te voeren. Indien de uren groen worden getoond, zijn ze goedgekeurd door een afdelingsmanager en kunnen ze niet meer gewijzigd worden. Niet alle activiteiten worden getoond Wanneer je een 2 e keer inlogt, zie je dat niet altijd alle activiteiten worden getoond. Yoobi toont namelijk alleen de activiteiten waar je werkelijk uren op hebt geboekt. Het voordeel hiervan is dat je niet teveel activiteiten in je scherm ziet. Toevoegen van activiteiten (waar je ook uren op mag schrijven) doe je door op Hier kan je kiezen uit overige activiteiten die je kan gebruiken. klikken. Ziek, bezoek huisarts/tandarts en vakantie Uren voor ziekte of een bezoek aan de huisarts / tandarts worden bijgehouden op het project Algemeen. Ook je vakantie-uren worden hier getoond. Wanneer hier verder allemaal kruisjes zijn ingevuld betekent dit dat je er geen uren kunt invullen, maar dat je vakantie moet aanvragen via een verlofaanvraag. 6

7 Onkosten registreren Het registreren van onkosten kan via de timesheet, maar de module mijn onkosten is eenvoudiger. Deze module is beschikbaar voor alle gebruikers en de beheerder van Yoobi deelt de rechten op de module uit. Om onkosten te declareren kies je voor +toevoegen. In het tweede venster heb je de ruimte om de bon toe te voegen, het te vergoeden bedrag in te vullen, de datum waarop de onkosten zijn gemaakt en een opmerking toe te voegen. Zodra de gegevens correct en volledig zijn ingevuld, kies je voor onkosten indienen. Je kunt na het indienen geen wijzigen meer aanbrengen. Yoobi geeft aan wie jouw verzoek tot goedkeuren ontvangt. De afdelingsmanager ontvangt een bericht waarin staat aangegeven wie er onkosten heeft gedeclareerd. Om de aanvraag te beoordelen moet de afdelingsmanager inloggen in Yoobi en de declaratie met het bedrag bekijken en beoordelen. Dit kan via de webversie en de app. 7

8 Mijn Verlof Een aanvraag voor verlof dien je in via Mijn verlof. Na het invullen van de aanvraag wordt een bericht naar de afdelingsmanager gestuurd en zal je zowel in Yoobi als via bericht ontvangen of je verlof is goed- of afgekeurd. Nieuwe verlofaanvraag indienen In het scherm van een Nieuwe verlofaanvraag klik je op de kalender om een bepaalde week, maand of periode in te vullen. Daarna klik je op Wijzig periode 8

9 Verlof aanvraag invullen In het scherm Nieuwe verlofaanvraag vul je het verlof in uren in. Je ziet direct hoeveel uren je nog aan verlof tegoed hebt en bij Rest staat hoeveel uren je nog over houdt na deze verlofaanvraag. Na het indienen wordt de verlofaanvraag via naar de afdelingsmanager gestuurd die de aanvraag zal goedkeuren of afkeuren. Je ontvangt hiervan per bericht. Indien het verlof wordt goedgekeurd, worden ze automatisch aan je urenstaat toegevoegd. Actueel verlofsaldo Een overzicht en status van je verlofaanvragen vind je op Mijn verlof. Bij de Verlof statistieken wordt het saldo van vorig jaar getoond, het saldo van dit jaar en het saldo wat je nog tegoed hebt. 9

10 App Met de app synchroniseer je de webversie van Yoobi. Zo beheer je uren, verlof, projecten en relaties via smartphone of tablet. Inloggen Nieuwe gebruikers kiezen voor inschrijven, heb je al een Yoobi-account dan kies je voor inloggen. Log hier in met je bestaande gegevens, of, kies voor Google login. Subdomein Naam Wachtwoord Het subdomein is het eerste deel van de url die toegang geeft tot jouw Yoobi-omgeving. Staat er in de url bijvoorbeeld jansen.yoobi.nl, dan is het subdomein jansen. jouw gebruikersnaam jouw wachtwoord 10

11 Urenregistratie Kies in het menu voor registreren en selecteer de dag waar je uren op wil schrijven. Tab op het + icoon om het project en de activiteit te selecteren waar de uren aan toegevoegd moeten worden. Swipe horizontaal op de statistiekbalk om van dag te wisselen. Onderaan de pagina staan drie tabbladen die je helpen om snel naar recente of favoriete projecten te gaan. Als je een nieuw project zoekt en je krijgt geen zoekresultaat, controleer dan of je op het zoeken tabblad staat. 11

12 Zie je het project of de activiteit waar je uren op wil registreren niet? Dat kan drie dingen betekenen. Je hebt geen registratierechten op die activiteit de activiteit is gesloten (status of einddatum) of het project is gesloten (status of datum) waardoor er geen activiteiten worden getoond Log in op de webapplicatie om dit aan te passen of neem contact op met de projectmanager. Tab op de blauwe tijdsvakken om tot het gewenste aantal uur te komen en tab op het vinkje om de registratie toe te voegen. Je keert terug naar het overicht en ziet de registratie staan. De registratie kun je nog aanpassen als dat nodig is. 12

13 Onkosten registreren Log in op de app en kies in het menu voor onkosten. Je komt nu op de overzichtspagina van jouw onkosten. Kies voor de + om een nieuwe aanvraag in te dienen. Er opent een nieuw scherm, waar je alle gegevens over de gemaakte onkosten kwijt kunt. Kies onderin het scherm voor een foto uit je cameraalbum, of maak direct een foto van de bon en voeg die toe aan de declaratie. Als alles ingevuld is kies je voor het vinkje rechts bovenin en de aanvraag wordt automatisch verstuurd aan de afdelingsmanager(s). Je keert terug naar het beginscherm en de nieuwe aanvraag staat opgenomen in het overzicht. 13

14 Vragen Heb je een vraag over Yoobi? Kijk dan eens op onze support-pagina of raadpleeg de uitgebreide handleiding voor beheerders, hier staat veel praktische informatie over Yoobi. Niet wat je zoekt, of ervaar je een foutmelding? Maak dit aan ons kenbaar via een supportmelding. Dit doe je door een mail te sturen naar of vul het formulier (support melding) in via de helpfunctie. 14