5. Documenten Wat kan ik met Documenten? 1. Over LEVIY. 5.1 Documenten terugvinden Uitleg over vinden van documenten.

Transcriptie

1 Versie

2 02 1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? Documenten Wat kan ik met Documenten? 2. Algemene definities Behandelen van terugkerende definities Documenten terugvinden Uitleg over vinden van documenten Inloggen Uitleg over het inloggen in de app Inloggen dashboard Hoe logt u in op het Dashboard? Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? Overzichtspagina Wat ziet u? Instellingen Wat kan ik instellen? Documenten Uitleg over Documenten in het dashboard Mijn Objecten Uitleg over Mijn Objecten Document toevoegen Uitleg over het toevoegen van een document Mijn Units Uitleg over Mijn Units.

3 1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? De naam LEVIY betekent mensen samenbrengen. Dat is exact wat wij doen. Door het ontwikkelen van op maat gemaakte sofware applicaties maken wij processen efficiënter, inzichtelijker en dynamischer. Doordat processen vloeiender en efficiënter worden ingericht komen mensen dichter bij elkaar door het uitvoeren van hun werkzaamheden. 2. Algemene definities Wat wordt er bedoeld? De volgende termen worden in deze handleiding meerdere malen gebruikt. Hieronder is hun betekenis beschreven. LEVIY dashboard Het LEVIY dashboard is een gepersonaliseerde omgeving die beschikbaar is via Een ingelogde gebruiker ziet enkel zijn of haar gegevens en de functionaliteiten die aan hem of haar zijn toegewezen. In het dashboard worden gegevens beheerd, zijn resultaten beschikbaar en kan een analyse worden uitgevoerd. LEVIY app De LEVIY app is bedoeld om op locatie gegevens door te geven. Met de app kan bijvoorbeeld een controle worden uitgevoerd of de status van het schoonmaken worden doorgegeven. Relevante gegevens uit het dashboard zijn beschikbaar voor de gebruiker. De analyses en bepaalde andere functionaliteiten kan de gebruiker terugvinden op het dashboard. Het dashboard is op mobiele apparaten tevens te gebruiken, zodat men ook mobiel bij alle gegevens kan. Klanten Klanten zijn voorzien van een naam en een logo. De logo s worden gebruikt ter visuele herkenning in het dashboard als in de app. Ook komen de logo s terug in de PDF-rapportages. Objecten Het begrip objecten wordt gebruikt voor gebouwen, locaties en dergelijke. Objecten hebben doorgaans adresgegevens en een geografische locatie die op een kaart wordt getoond. Objecten behoren tot een klant. Mijn Objecten De lijst Mijn objecten geeft een snelle toegang tot de objecten die voor die gebruiker het meest relevant zijn. In het LEVIY dashboard wordt per gebruiker ingesteld welke objecten dit zijn. Units Units zijn onderdelen van een object of ruimte. Bijvoorbeeld vakantiehuisjes of hotelkamers. Page 2

4 3. Inloggen Wat heb je nodig? Hoe ga je te werk? 1. Een LEVIY-account met een daarbij horende gebruikersnaam en wachtwoord. 2. Een Android of ios apparaat (een smartphone of een tablet) met daarop de LEVIY app geïnstalleerd. Volg de volgende stappen om in te loggen: 1. Open de LEVIY app. Het inlogscherm verschijnt; 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in; 3. Klik op de knop [OK] om in te loggen. Kunt u niet inloggen? Controleer de volgende zaken: Heeft u een werkende Internetverbinding? Zijn uw gegevens juist ingevoerd? Kunt u nog steeds niet inloggen? Neem dan contact op met uw systeembeheerder om de gegevens te controleren. Page 3

5 4. Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? Na het inloggen wordt deze homepagina getoond. Het kan zijn dat u extra knoppen ziet. Dit is afhankelijk van de wensen. Hierop zijn de volgende onderdelen van belang: Berichten. Hier kunt u zien of u berichten hebt gekregen. Dit kan bijvoorbeeld een bericht zijn van een statuswijziging die aan u toegewezen is. Wie is LEVIY? Hier staat informatie over wat LEVIY doet en u kan doorklikken naar onze website. Te verzenden. Indien er onderdelen klaar staan voor verzending, staan deze hier vermeld. Door op een onderdeel te klikken, kan de actie eventueel bewerkt of verwijderd worden. Activiteiten. Hier staan alle geplande activiteiten. Klanten. In dit scherm zijn alle klanten en objecten te vinden waar u als gebruiker recht op heeft. Mijn Objecten. Deze knop leidt u naar de pagina Mijn objecten. Meer hierover in hoofdstuk 4.2. Meldingen. Via deze knop komt u terecht op de pagina Meldingen. Hier vindt u alle gemaakte meldingen. Activiteiten. Hier staan alle geplande activiteiten. Documenten. Onder Documenten kunt u aan u toegewezen documenten bekijken. Bijvoorbeeld protocollen. Logo organisatie. In het midden van het scherm wordt het logo van uw oganisatie getoond. Homepagina. Deze pagina is op dit moment actief. Naast het icoon ziet u altijd het aantal nog te verzenden onderdelen. Synchroniseerknop. Door op deze knop te klikken worden de nieuwste gegevens opgehaald uit het LEVIY dashboard. Daarnaast worden de nog te verzenden onderdelen verzonden. Instellingen. Op deze pagina kunt u uw taalkeuze, lettergrootte etc. aanpassen. Page 4

6 4.1 Instellingen Wat kan ik instellen? Op het instellingenscherm kunt u uw instellingen wijzigen. De volgende acties zijn mogelijk: Berichten. Hier kunt u zien of u berichten hebt gekregen. Dit kan bijvoorbeeld een bericht zijn van een nieuw document dat is toegevoegd en die aan u toegewezen is. Taalkeuze. Hiermee kunt u de gewenste taal instellen. Tekstgrootte. Met deze knoppen kunt u de tekstgrootte in de app instellen. Internetkeuze. Dit is voor het automatisch synchroniseren, indien van belang, om onnodige Internetkosten te voorkomen. Notificaties. Hier kan ingesteld worden waar u notificaties van ontvangt of wilt ontvangen. Geheugen wissen. Hiermee wist u de opgeslagen afbeeldingen en gegevens uit het tijdelijke geheugen. Deze kunnen, indien nodig, later opnieuw gedownload worden. Uitloggen. Op deze manier kunt uitloggen op de app. Page 5

7 4.2 Mijn Objecten Wat zijn mijn objecten? In het scherm Mijn Objecten worden de, voor u, meest relevante objecten getoond. In het scherm zijn deze onderdelen aanwezig: Filter. Indien gewenst kan er met de filterknop eenvoudig een overzicht per status naar voren komen. Sorteer op afstand. Door op deze knop te klikken, wordt de afstand tot de objecten berekend. Hierna wordt er een lijst getoond, gesorteerd op afstand. Zo is snel overzichtelijk welk object het meest dichtbij is. Zoekveld. Door in dit veld een zoekterm in te geven, worden alleen de objecten weergegeven die aan de gezochte term voldoen. Klantnaam en logo. De objecten worden getoond per klant. In dit scherm worden de klanten onder elkaar weergegeven. Objecten. De lijst met de objecten per klant. Page 6

8 4.3 Mijn Units Wat zijn mijn units? In het scherm Mijn Units worden de, voor u, meest relevante units getoond. In het scherm zijn deze onderdelen aanwezig: Filter. Indien gewenst kan er met de filterknop eenvoudig een overzicht per status naar voren komen. Sorteer op afstand. Door op deze knop te klikken, wordt de afstand tot de units berekend. Hierna wordt er een lijst getoond, gesorteerd op afstand. Zo is snel overzichtelijk welke unit het meest dichtbij is. Zoekveld. Door in dit veld een zoekterm in te geven, worden alleen de units weergegeven die aan de gezochte term voldoen. Klantnaam. De units worden getoond per klant. In dit scherm worden de klanten onder elkaar weergegeven. Units. De lijst met de units per klant. LEVIY Handleiding Statussen Versie 1.0 Page 7

9 5. Documenten Wat zijn documenten? In de LEVIY app en het LEVIY dashboard is het mogelijk om documenten in te zien. Dit houdt in dat iedere klant, object of unit voorzien kan worden van eigen documenten, zoals protocollen. Binnen het LEVIY dashboard kunnen de documenten toegevoegd worden en gekoppeld worden aan de betreffende klanten, objecten of units. Enkel de documenten van de objecten of units waar u als gebruiker toegang tot hebt komen terug in uw overzicht in de app en het dashboard. Het overzicht van uw toegewezen objecten of units kunt u vinden via de homepagina door op de blauwe knop Mijn Objecten of op de oranje knop Mijn Units te klikken. De documenten kunt u op drie manieren terugvinden in de app. Wanneer u op de homepagina op de lichtblauwe knop [Documenten] klikt komt u op bovenstaand scherm terecht. Hier ziet u de volgende zaken: Sorteren. Wanneer u op deze knop klikt kunt u kiezen hoe u de documenten wilt sorteren, bijvoorbeeld Naam A-Z. Zoekveld. Door in dit veld een zoekterm in te geven, worden alleen de units weergegeven die aan de gezochte term voldoen. Filteren. Door middel van deze knop kunt u de documenten filteren naar uw keuze. Zo kunt u de documenten filteren op Protocollen zodat alleen de documenten met protocollen naar voren komen. Overzicht. Hier vindt u een overzicht van alle toegevoegde documenten voor alle klanten of voor alle objecten of units. De tweede en derde manier om de documenten in te zien in de app wordt uitgelegd in hoofdstuk 5.1. Page 8

10 5.1 Documenten terugvinden Hoe vind ik een document? In het vorige hoofstuk heeft u de eerste manier leren kennen hoe u documenten terug kunt vinden in de LEVIY app. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u op twee andere manieren, veel gerichter, de documenten kunt vinden. De tweede manier om een document terug te vinden is via de knop [Klanten] op de homepagina. U komt dan op een scherm terecht zoals linksbovenin weergegeven. Hier vindt u onder het onderdeel Documenten alle toegevoegde documenten terug voor deze klant. De derde manier om documenten terug te vinden is via de knoppen [Mijn Objecten] of [Mijn Units]. Hier kunt u de documenten op object- of unitniveau terugvinden, zodat u zeker weet dat u bijvoorbeeld het juiste protocol hanteert bij het juiste object of unit.wanneer u op één van deze knoppen klikt, komt u op een scherm zoals hiernaast weergegeven terecht. Hier vindt u onder het onderdeel Documenten alle toegevoegde documenten terug voor het gekozen object of unit. Wanneer u een document wilt openen klikt u op het document dat u wilt openen, waarna een scherm zoals linksonderin verschijnt. U klikt dan u op de knop [Openen]. Verschillend bij Android of ios is de manier hoe het document wordt geopend. Bij Android wordt het document, mits Adobe Reader is geïnstalleerd, direct geopend. Bij ios komt er eerst nog een tussenscherm met de vraag op welke manier u het document geopend wilt hebben. Kies dan voor Open in ibooks. Wanneer u deze stappen hebt doorlopen kunt u het gekozen document bekijken. Page 9

11 6. Inloggen op het LEVIY Dashboard Hoe log ik in op het Dashboard? Zodra een controle vanuit de LEVIY App is verstuurd, is deze direct beschikbaar in het LEVIY Dashboard. Het Dashboard is beschikbaar via Om toegang te krijgen tot het LEVIY Dashboard zijn de volgende twee zaken nodig: 1. Een computer (of tablet) met Internetverbinding. 2. Een gebruikersaccount om in te loggen in de LEVIY App en het LEVIY Dashboard. Hoe ga ik te werk? Volg de volgende stappen om in te loggen in het Dashboard: 1. Typ in de browser in. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Klik op de knop [Inloggen] om in te loggen. Page 10

12 6.1 Overzichtspagina Wat zie ik? Nadat u bent ingelogd komt u op de overzichtspagina terecht. In het overzichtsscherm zijn de gegevens verzameld over de gelopen DKS-controles en Checklistcontroles. Deze onderdelen staan onder elkaar weergegeven; bovenin staat het overzicht van de DKS-controles en onderin staat het overzicht van de Checklistcontroles en andere gegevens. De volgende zaken worden weergegeven: Het gemiddeld aantal fouten van de gekozen periode en een overzicht van de best en de slechtst scorende locatie. DKS-controles met de minste fouten in de gekozen periode. Een taartgrafiek van het aantal DKS-fouten verdeeld over Vuil, Methode of Periodiek. Met deze knoppen is het mogelijk om een bepaalde periode te kiezen en de resultaten van een bepaalde klant te bekijken. Een overzicht met het element waarop de meeste fouten zijn geconstateerd. Door op deze knop te klikken kan u een andere taal selecteren. Een trendgrafiek waarin de resultaten over een bepaalde periode worden getoond. DKS-controles met de meeste fouten in de gekozen controle. Via deze knop kan er voor de persoonlijke pagina gekozen worden of er kan gekozen worden om uit te loggen. Page 11

13 7. Documenten Waar vind ik de documenten? Wanneer u de documenten op het dashboard wilt bekijken of toevoegen, volgt u de volgende stappen: 1. U klikt op de overzichtspagina in het menu op [Beheer]. 2. Vervolgens klikt u op de knop [Documenten]. U komt dan op onderstaand beeldscherm terecht. Hier ziet u de volgende onderdelen: Naam Klant. Dit is de naam en het logo van uw klant. Zoekveld. Door in dit veld een zoekterm in te geven, worden alleen de units weergegeven die aan de gezochte term voldoen. Overzicht. Hier vindt u een overzicht van alle toegevoegde documenten voor deze klant of voor dit object of unit. Ook vindt u hier terug wat voor type document het betreft en de omschrijving. Toevoegen. Door middel van deze knop kunt u een nieuw document toevoegen aan de lijst. Meer hierover in hoofdstuk 7.1. Tevens kunt u in het dashboard de documenten op nog twee andere manieren terugvinden. De eerste manier is door in het hoofdmenu op de knop [Klanten] te klikken. Hierna klikt u in het linkermenu op de knop [Documenten]. Zo vindt u alle toegevoegde documenten voor de gekozen klant. De tweede manier is door in het hoofdmenu op de knop [Mijn Objecten] te klikken. Hierna klikt u op de knop [Documenten]. Zo vindt u alle toegevoegde documenten voor het gekozen object. Page 12

14 8. Document toevoegen Hoe voeg ik een document toe? Wanneer u een document wilt toevoegen kan dit via de knop Toevoegen. Deze vindt u in hoofstuk 7, verwijspunt 4. Wanneer u op deze knop klikt, komt u op een scherm zoals hierboven terecht en zie u de volgende zaken: Document. Hier kunt u een bestand toevoegen. Door op de knop Selecteren te klikken kunt u een bestand selecteren. Titel. Vul hier een titel in voor het document. De titel is zichtbaar in het dashboard en in de applicatie. Versie. Wanneer er meerdere versies van het document beschikbaar zijn, kunt u hier invullen welke versie dit document betreft. Vervaldatum. Vul hier, indien nodig of aanwezig, een vervaldatum in voor het document. Omschrijving. Hier kunt u een omschrijving invullen voor het document. Overzicht. Hier kunt u invullen voor welke klanten, objecten en/of units het document bestemd is. Document type. Vul hier een type in voor het document, bijvoorbeeld Protocollen. Wanneer u bovenstaande zaken compleet hebt ingevuld klikt u op de knop Opslaan. Hierna is het nieuwe document succesvol toegevoegd. Page 13