Handleiding mijndienstrooster. voor medewerkers

Transcriptie

1 Handleiding mijndienstrooster voor medewerkers versie maart 2015

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 Aanmelden...3 Wachtwoord wijzigen...3 Homepage...4 Rooster bekijken...5 mijnrooster...6 Agenda...7 Verlof aanvragen en roosterwensen invoeren...8 Vakantiekaart...9 Ruilen Urenregistratie Eigen gegevens bekijken Overzicht Medewerkers Synchroniseren met de Google Agenda Synchroniseren met de Outlook Agenda Mobiele versie Problemen V1.2 Maart 2015 Pagina 2 van 18

3 Inleiding Deze handleiding geeft een kort overzicht van de werking van mijndienstrooster voor medewerkers. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de roosterplanner van uw bedrijf of afdeling. Deze handleiding gaat uit van de meest gebruikte instellingen van het rooster. Aangezien de werking van mijndienstrooster op diverse gebieden kan worden aangepast, kan de werking van uw rooster anders zijn of bepaalde modules niet toegankelijk zijn. Aanmelden Om miindienstrooster te starten gaat u naar of start.mijndienstrooster.com en vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in mijndienstrooster wordt nu gestart. Bij de eerste keer aanmelden wordt u verzocht uw wachtwoord te wijzigen. Dit wachtwoord moet minimaal 8 karakter hebben en minimaal 1 hoofdletter. Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord op elk moment te wijzigen klikt u in het menu Medewerkers Wachtwoord wijzigen. V1.2 Maart 2015 Pagina 3 van 18

4 Homepage Op de homepage vindt u diverse informatie (zie afbeelding 1). Afbeelding 1 1. Menu en knoppenbalk 2. Informatie blok Hier worden mededelingen van de roosterbeheerder(s) getoond. 3. Algemene activiteiten en feestdagen Hier worden belangrijke data en feestdagen getoond. 4. Kalender Selecteer een maand en klik op een datum om het rooster van die dag onder de kalender te zien. 5. Planning vandaag 6. Eigen planning komende dagen 7. Publicatie periode De getoonde publicatieperiode is de periode waarin het rooster gereed en gepubliceerd is. Buiten deze periode wordt alleen afwezigheid getoond. 8. Verlofsaldo Het openstaande verlofsaldo van het huidige jaar wordt getoond en de Verlofkaart kan worden geopend. 9. Periode verlof aanvragen De periode waarin verlof en andere afwezigheid wordt getoond en de eigen agenda kan worden geopend. 10. Tijdregistratie De laatste week waarin de urenregistratie is ingevuld wordt getoond en de urenregistratiepagina kan worden geopend. 11. Ziek- en beter melden 12. Verjaardagen V1.2 Maart 2015 Pagina 4 van 18

5 Rooster bekijken Om het rooster van alle collega s of de afdeling te bekijken klikt u op selecteert u in het menu Rooster Rooster (zie afbeelding 2). of Afbeelding 2 In het bovenste deel kunt u de selectie aanpassen zoals de getoonde maand of week, de functiegroepen(en), taken/diensten, diensttype(n) of de getoonde periode (maand/week/dag). Om het rooster te verversen klikt u op Verversen. Onderaan het rooster selecteert u de getoonde pagina (indien meerder pagina s aanwezig) en het aantal getoonde regels in het rooster. Om het hele rooster te tonen selecteert u bij items per pagina Alles. Onderaan het rooster wordt de legenda weergegeven. Standaard staan aan de linkerkant van het rooster de medewerkers. In de dropdownlist linksboven het rooster is het mogelijk om het rooster te tonen per dienst/taak of per locatie. Afbeelding 3 V1.2 Maart 2015 Pagina 5 van 18

6 Diverse instelling van het rooster kunnen worden gewijzigd door te klikken op de link Instellingen rechtsboven het rooster (zie afbeelding 4). Afbeelding 4 mijnrooster Om uw eigen rooster in een jaaroverzicht te bekijken klikt u op in het menu Rooster mijnrooster (zie afbeelding 5) of selecteert u Afbeelding 5 V1.2 Maart 2015 Pagina 6 van 18

7 Agenda Om uw eigen rooster in een agenda te bekijken klikt u op menu Rooster Agenda (zie afbeelding 6). Op de agenda worden de voor u geplande items getoond. Selecteer in de kalender linksboven de gewenste maand. of selecteert u in het Afbeelding 6 V1.2 Maart 2015 Pagina 7 van 18

8 Verlof aanvragen en roosterwensen invoeren Open de Agenda (zie hierboven) en klik op een datum waarop u verlof wilt aanvragen of een andere afwezigheid wilt plannen. Dit kan alleen in de in de linker marge vermelde periode. Afbeelding 7 Selecteer de juiste (start)datum van het verlof, afwezigheid of roosterwens en selecteer het in te voeren item (b.v. Verlof, Cursus) of roosterwens (Niet inplannen of Voorkeur). Klik op [OK] om op te slaan. Indien Verlof of andere items door de roosterbeheerder of manager moeten worden goedgekeurd, dan krijgt u hierover een melding en een . Op de kalender wordt dit verzoek dan met een weergegeven. Na goedkeuring van de aanvraag krijgt u een ter bevestiging. Roosterwensen worden getoond aan de planner die bij het plannen hiermee rekening kan houden. V1.2 Maart 2015 Pagina 8 van 18

9 Vakantiekaart Start de Vakantiekaart via het menu Medewerkers Vakantiekaart met de knop of vanaf de homepage in het blok Verlofsaldo. Afbeelding 8 Selecteer het juiste jaar bovenin de Vakantiekaart. In de tabel wordt zowel het opgebouwde saldo alsook de opgenomen dagen/uren getoond. Boven de tabel worden de totaalsaldo s weergegeven. De kolom Saldo toont het cumulatieve saldo per datum. Klik op [OK] op de Vakantiekaart af te sluiten. V1.2 Maart 2015 Pagina 9 van 18

10 Ruilen Diensten en taken kunnen optioneel geruild worden met collega s of worden overgenomen door of van collega s. Ruilen kan via het menu Rooster Ruilen, via de knop of door in het Rooster met de rechtermuistoets te klikken op een dienst of taak en Ruilen te selecteren Afbeelding 8 Selecteer eerst of het een ruiling of een overname van een dienst/taak is. Bij een ruiling worden 2 geplande diensten kruislings geruild. Bij een overname neemt een collega een dienst over of neemt u een dienst van een collega over. Selecteer hierna links de datum, de dienst/taak en eventueel de periode. Selecteer hierna rechts de dienst/taak, datum en medewerkers waarmee geruild moet worden. Bij een overname selecteert u alleen de medewerker die de dienst/taak overneemt. Afhankelijk van de roosterinstellingen moet de ruiling worden goedgekeurd door de medewerker waarmee geruild wordt en/of de roosterbeheerder. Deze krijgen een om de ruiling goed te keuren. De aanvrager van de ruiling krijgt tevens een ter bevestiging van de aanvraag en een na het goedkeuren van de ruiling. Een ruiling of overname wordt pas in het rooster verwerkt na goedkeuring van de collega en/of roosterbeheerder(s). V1.2 Maart 2015 Pagina 10 van 18

11 Urenregistratie Start de tijdregistratie pagina via het menu Rooster Tijdregistratie of vanaf de homepage in het blok Tijdregistratie (linkerzijde). Afbeelding 9 Selecteer de in te voeren week (jaar en weeknummer). In de tabel worden initieel de geplande diensten/taken/afwezigheid getoond. Indien gewenst kunnen de geplande uren worden gewijzigd indien is afgeweken van de planning. Afhankelijk van de roosterinstellingen moeten de uren of de start- en eindtijden worden ingevoerd. Afhankelijk van de roosterinstellingen worden de ingevoerde uren of tijden afgerond op 15, 30 of 60 minuten. Indien een dienst/taak niet wordt getoond in de tabel kunt u deze toevoegen met de knop [Regel toevoegen]. Afhankelijk van de roosterinstellingen kunnen de uren worden geboekt per locatie. Voer eventueel de Reiskosten en/of Overige kosten en Opmerkingen in. Klik op de knop [Opslaan] om de ingevoerde gegevens op te slaan en de totalen te laten berekenen. Klik op de knop [Opslaan en gereedmelden] om de ingevoerde week gereed te melden. Hierna kunnen de ingevoerde uren en kosten niet meer gewijzigd worden. Om alsnog uren of kosten te wijzigen in een gereedgemelde week moet contact worden opgenomen met de roosterbeheerder. V1.2 Maart 2015 Pagina 11 van 18

12 Eigen gegevens bekijken Bekijk uw eigen gegevens via het menu Medewerkers Eigen gegevens. Afbeelding 10 Overzicht Medewerkers Bekijk de lijst met alle medewerkers via het menu Medewerkers Overzicht medewerkers. Afbeelding 11 V1.2 Maart 2015 Pagina 12 van 18

13 Synchroniseren met de Google Agenda Start de synchronisatie met uw Google Agenda via het menu Rooster Synchroniseren met Google Agenda. Afbeelding 12 Klik op de knop [Start]. U wordt doorgeleid naar het aanmeldscherm van Google. Hier dienst u zich aan te melden met uw Google-account. Hierna wordt gevraagd om mijndienstrooster toestemming te geven om uw Google Agenda offline bij de werken. Accepteer dit. Afbeelding 13 Vanaf nu worden alle geplande items uit mijndienstrooster automatisch gekopieerd naar uw Google Agenda. Alleen items in de publicatie periode van het rooster worden gesynchroniseerd. Om de synchronisatie te stoppen klikt u op de knop [Stop]. Om alle items van mijndienstrooster te verwijderen uit uw Google Agenda klikt u op de knop [Alles verwijderen]. N.B. Uw Google gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet bekend bij mijndienstrooster en worden ook niet opgeslagen. V1.2 Maart 2015 Pagina 13 van 18

14 Synchroniseren met de Outlook Agenda Voor de synchronisatie met uw Outlook agenda zijn er twee methoden: 1. Via SyncMijnDienstrooster 2. Via invoeren gebruikersnaam en wachtwoord in mijndienstrooster Via SyncMijnDienstrooster Download en installeer de software SyncMijnDienstrooster via Afbeelding 14 Vul uw mijndienstrooster Gebruikersnaam en Wachtwoord in en selecteer de gewenste Opties. Klik op [START] om de synchronisatie te starten. SyncMijnDienstrooster zal vanaf nu op de achtergrond uw mijndienstroosterplanning synchroniseren met de op deze pc actieve Outlook agenda. SyncMijnDienstrooster is actief indien in de taakbalk rechtsonderin op de Desktop wordt getoond. Om instellingen te wijzigen of de synchronisatie te stoppen klikt u met de rechtmuistoets op rechtsonder in de taakbalk op de Desktop en selecteert u Opties. V1.2 Maart 2015 Pagina 14 van 18

15 Via invoeren gebruikersnaam en wachtwoord in mijndienstrooster Start de synchronisatie met uw Outlook Agenda via het menu Rooster Synchroniseren met Outlook Agenda. Afbeelding 15 Voer uw Outlook gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer de gewenste opties. Klik op de knop [Start]. Uw Outlook accountgegevens worden gecontroleerd en indien juist wordt de synchronisatie gestart. Vanaf nu worden alle roosterwijzigingen in mijndienstrooster automatisch gesynchroniseerd met uw Outlook agenda. Alleen items in de publicatie periode van het rooster worden gesynchroniseerd. Om de synchronisatie te stoppen klikt u op de knop [Stop]. Om alle items van mijndienstrooster te verwijderen uit uw Outlook Agenda klikt u op de knop [Alles verwijderen]. LET OP: Uw Outlook gebruikersnaam en wachtwoord worden door mijndienstrooster versleuteld opgeslagen. Deze gegevens worden alleen voor de synchronisatie van uw planning gebruikt en niet aan derden ter beschikking gesteld. V1.2 Maart 2015 Pagina 15 van 18

16 Mobiele versie Indien u mijndienstrooster op een smartphone of tablet start via wordt automatisch de mobiele versie gestart. De versie is een aangepaste en beperkte versie van mijndienstrooster en biedt de mogelijkheid om het rooster te raadplegen. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op [Aanmelden]. Gebruik de volgende knoppen: Toon de items inclusief start- en eindtijd en opmerking Toon de items zonder eindtijd en opmerking V1.2 Maart 2015 Pagina 16 van 18

17 Toon het rooster van alle medewerkers Toon alleen uw eigen rooster Selecteer een deel van het rooster Toon de geplande items in lijst vorm Toon de geplande items per maand Meld u af en sluit mijndienstrooster af V1.2 Maart 2015 Pagina 17 van 18

18 Problemen Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten Klik op de homepage van op de link wachtwoord of gebruikersnaam vergeten. Vul uw gebruikersnaam of adres in en klik op Versturen. U ontvangt een met uw gegevens. Indien u geen ontvangt neemt u contact op met uw roosterbeheerder. Ik krijg de melding Gebruiker geblokkeerd bij het aanmelden. Uw gebruikersaccount is verlopen of geblokkeerd. Neem contact op met uw roosterbeheerder. Deze kan uw account weer activeren. Ik zie alleen een leeg rooster. Mogelijke oorzaak: U probeert een rooster te bekijken in een periode die nog niet gepubliceerd is. Controleer de publicatieperiode (rechts bovenin) en de geselecteerde maand of week. Ik kan geen verlof aanvragen. Controleer de periode waarin u verlof kunt aanvragen (in de Agenda in linker marge). Buiten deze periode kunt u geen verlof aanvragen Ik krijg geen van mijndienstrooster Mogelijke oorzaak: Bij uw persoonlijke gegevens is geen of een onjuist adres geregistreerd. Controleer uw adres via Eigen gegevens bekijken of neem contact op met uw roosterbeheerder. Mogelijke oorzaak: de van mijndienstrooster wordt als spam gezien en door uw applicatie automatisch in uw spam-box geplaatst. Voor overige problemen neemt u contact op met uw roosterbeheerder of met de mijndienstrooster helpdesk via het menu Help - Helpdesk. V1.2 Maart 2015 Pagina 18 van 18