Handleiding Employee Self Service ESS Module

Transcriptie

1 Software Consultancy Projectmanagement Training Handleiding Employee Self Service ESS Module Uitgebracht door: Planbition B.V. Datum van uitgifte: 14 februari 2014 Referentie: Handleiding_ESS Consolid. Versie: 1.3 Definitief Planbition BV Jonkerbosplein AB Nijmegen The Netherlands Tel.: +31 (024) Fax: +31 (024)

2 Inhoudsopgave 1.Inloggen wachtwoord vergeten Navigatie Dashboard Bevestigen Planning Mijn rooster Weergave wijzigen Door de tijd navigeren NIET Beschikbaarheid beheren Aanvragen Aan- en afwezigheden Nieuwe aanvraag indienen Aanvraag wijzigen Aanvraag verwijderen Rapportage Copyright 2014 Planbition BV 2 / 14

3 1.Inloggen U kunt inloggen in uw planning door in een webbrowser de URL te typen. De URL bestaat meestal uit Figuur 1: Inlogscherm In het inlogscherm kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord, dat u van uw functioneel beheerder heeft ontvangen, invoeren. Als u op klikt worden de gegevens gecontroleerd. Indien u de juiste gegevens heeft ingevoerd wordt u automatisch doorgestuurd naar het dashboard (zie hoofdstuk 2 Dashboard ) van de Employee Self Service module. 1.1wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u op de link wachtwoord vergeten? klikken. Figuur 2: Wachtwoord vergeten In bovenstaande dialoog kunt u uw gebruikersnaam invoeren en uw adres waarmee u geregistreerd bent in Planbition. U ontvangt automatisch een met uw wachtwoord. Copyright 2014 Planbition BV 3 / 14

4 2. Navigatie Linksboven het scherm vindt u de navigatiemogelijkheden. Hiermee kunt u te allen tijde navigeren naar het dashboard, de planning of rapporten genereren. Figuur 3: navigatie De exacte werking van de verschillende onderdelen vindt u verderop in deze handleiding. 2. Dashboard De onderdelen die op het dashboard getoond worden is afhankelijk van uw organisatie. De onderdelen van het dashboard bestaand uit zogenaamde tegels ( tiles ) die u verschillende informatie kunnen tonen. Figuur 4: Dashboard 2.2 Bevestigen Als u inlogt ziet u op uw dashboard het aantal diensten die u nog moet bevestigen. Copyright 2014 Planbition BV 4 / 14

5 Door op de tegel te klikken verschijnt onderstaand scherm: In bovenstaand scherm heeft u de mogelijkheid om één of meerdere diensten te selecteren in de laatste kolom, of met behulp van de optie Selecteer alle om te bevestigen in één keer alle diensten te bevestigen. 4. Planning Het onderdeel planning bevat alle onderdelen die met uw planning te maken hebben. - Mijn rooster - Aanvragen 4.1 Mijn rooster Mijn rooster toont uw individuele planning. Nadat u mijn rooster heeft geopend wordt uw planning in een maandweergave weergegeven. Copyright 2014 Planbition BV 5 / 14

6 Figure 5: Mijn rooster maandweergave Mijn rooster toont alle geplande diensten en aan- en afwezigheden met start- en eindtijd Weergave wijzigen Links boven uw planning kunt u de weergave wijzigen m.b.v. de buttons Dag, week en maand. figuur 6: Weergave wijzigen Copyright 2014 Planbition BV 6 / 14

7 figuur 7: Mijn rooster weekoverzicht Door de tijd navigeren Rechts boven uw planning kunt u de geselecteerde periode die getoond wordt wijzigen. figuur 8: Navigatie door de tijd Met behulp van de pijltjes kunt u 1 periode vooruit of achteruit navigeren. De periode wordt bepaald door de weergave die u geactiveerd heeft. Dit betekent dat als u de weekweergave heeft geactiveerd en 1 periode vooruit navigeert, de volgende week wordt getoond. In het geval van de maandweergave is dat 1 maand. Als u op de kalender klikt wordt een kalender getoond waarmee u snel naar elke gewenste datum kunt navigeren. Copyright 2014 Planbition BV 7 / 14

8 4.2.3 NIET Beschikbaarheid beheren Standaard staat u beschikbaar. U kunt uw NIET beschikbaarheid zelf beheren door met uw rechtermuisknop op uw agenda klikken en de optie Beheer beschikbaarheid klikken: Als u dubbelklikt op een reeds aanwezige niet beschikbaarheid kunt u deze bewerken. Als u op een dag/tijdstip dubbel klikt kunt u uw niet beschikbaarheid opgeven: Met behulp van bovenstaand scherm kunt u: M.b.v. de optie Beschikbaarheid aangeven of u een niet beschikbaarheid in wilt plannen; Copyright 2014 Planbition BV 8 / 14

9 Een opmerking plaatsen bij de niet beschikbaarheid (optioneel) De dagen opgeven waarop de niet beschikbaarheid gepland moet worden De start- en einddatum opgeven. Hiermee kunt u dus bijvoorbeeld aangeven dat u de komende 8 weken niet beschikbaarheid bent op woensdag van 07:30-12:15 uur. De start- en eindtijd van de niet beschikbaarheid vastleggen. U kunt bij het opgeven van de datum/tijd velden op maken: klikken om een keuze per dag/uur te Als u een andere tijd wilt invoeren, kunt u deze ook in het datum/tijdveld typen. Nadat u op heeft geklikt wordt de door u opgegeven niet beschikbaarheid in uw rooster getoond: 4.2 Aanvragen U kunt u met behulp van de menuoptie Aanvragen aan- en afwezigheden, zoals verlof indienen. Copyright 2014 Planbition BV 9 / 14

10 Nadat u op de tegel Aanvragen sinds laatste bezoek of het menuitem Planning Aanvragen heeft geklikt verschijnt het aanvraagoverzicht: figuur 9: aanvraagoverzicht Het aanvraagoverzicht toont alle aanvragen die u ingediend heeft of die aan u verzonden zijn inclusief de status. In de lijst kunt u een aanvraag selecteren, waarna onderin beeld de details van de geselecteerde aanvraag worden getoond. Tussen het indienen van een aanvraag en de uiteindelijke afhandeling kunnen meerdere stappen zijn. Links onderin het scherm wordt de workflow (=stappen) getoond en waar uw aanvraag zich in het proces bevindt. figuur 10: Workflow voortgang In bovenstaand voorbeeld heeft de planner de aanvraag afgehandeld, waarna de afdelingsmanager de uiteindelijke beslissing zal nemen. Pas als het laatste station gepasseerd is en iedereen de aanvraag goedgekeurd heeft wordt de aanvraag definitief in de planning verwerkt. U kunt op een stap in de workflow klikken en de details bekijken. In bovenstaand Copyright 2014 Planbition BV 10 / 14

11 voorbeeld is de eerste stap van de Planner+ geselecteerd en wordt aan de rechterzijde de details van die gebruiker weergegeven: figuur 11: workflow details Aan- en afwezigheden Nieuwe aanvraag indienen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een nieuwe aanvraag indienen door op de button Toevoegen te klikken en te kiezen voor de optie Aan-/Afwezigheid. Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin uw scherm: Copyright 2014 Planbition BV 11 / 14

12 Onderstaand scherm wordt getoond: figuur 12: Aanvragen aan/afwezigheid In bovenstaande dialoog bent u verplicht om een aan-/afwezigheid te kiezen die u aan wilt vragen. Uit welke aan-/afwezigheden u kunt kiezen is afhankelijk van de instellingen die door uw functioneel beheerder zijn gemaakt. U dient een startdatum/tijd en een einddatum/tijd op te geven voor het tijdvak dat u wilt aanvragen. Als u de aanvraag voor één of meerdere hele dagen in wilt dienen kunt u de optie Gehele dag? selecteren. In het opmerkingenveld kunt u een opmerking plaatsen voor de persoon die de aanvraag zal afhandelen. Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt onderstaande melding getoond. Uw aanvraag is succesvol ingediend, maar is nog niet goedgekeurd. Nadat u op OK heeft geklikt verschijnt de aanvraag in het aanvraagoverzicht Aanvraag wijzigen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag wijzigen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Wijzigen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag geopend en kunt u de wijziging doorvoeren. Copyright 2014 Planbition BV 12 / 14

13 Een aanvraag kan alleen gewijzigd worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te wijzigen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner Aanvraag verwijderen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag verwijderen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Verwijderen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag verwijdert. Een aanvraag kan alleen verwijdert worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te verwijderen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner. Copyright 2014 Planbition BV 13 / 14

14 5. Rapportage Met behulp van de menuoptie Rapportage heeft u de mogelijkheid om rapporten te genereren. Welke rapporten getoond worden is klantspecifiek. figuur 13: Rapport selecteren Er is een rapport Individuele planning opgenomen, waarmee u uw eigen planning uit kunt printen. Alle benodigde informatie inclusief instructie wordt op het rapport getoond. U kunt in het menu het gewenste rapport selecteren, waarna onderstaand scherm getoond wordt. Aan de linkerzijde kunnen parameters gevraagd worden die noodzakelijk zijn voor de juiste werking van het rapport. Geef bij de parameters de gewenste waarden op en klik op Submit. Een rapportvoorbeeld wordt gegenereerd: figuur 14: Afdrukvoorbeeld Copyright 2014 Planbition BV 14 / 14