Handleiding Employee Self Service ESS Module

Transcriptie

1 Software Consultancy Projectmanagement Training Handleiding Employee Self Service ESS Module Inzien & Aanvragen Uitgebracht door: Planbition B.V. Datum van uitgifte: 7 februari 2013 Referentie: Handleiding_ESS Versie: 1.1 Definitief Planbition BV Jonkerbosplein AB Nijmegen The Netherlands [email protected] Tel.: +31 (024) Fax: +31 (024)

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Inloggen wachtwoord vergeten Navigatie Dashboard Aanvragen sinds laatste bezoek Roosterwijzigingen sinds laatste bezoek Planning Mijn rooster Weergave wijzigen Door de tijd navigeren Aanvragen Aan- en afwezigheden Nieuwe aanvraag indienen Aanvraag wijzigen Aanvraag verwijderen Copyright 2013 Planbition BV 2 / 12

3 1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld ter ondersteuning van het gebruik van de Employee Self Service (ESS) van Planbition. De handleiding voorziet in de volgende onderwerpen: Dashboard Inzien rooster Aanvragen aan- en afwezigheden Rapporten genereren Planbition is zeer flexibel, waardoor sommige onderdelen binnen uw organisatie af kunnen wijken van de beschrijving in deze handleiding. Daarnaast heeft de functioneel beheerder de mogelijkheid om enkele gebruikers toegang te geven tot bepaalde onderdelen, derhalve kan het voorkomen dat u geen toegang heeft tot onderdelen zoals deze in de handleiding beschreven zijn. Indien u vragen heeft kunt u te allen tijde contact opnemen met uw Timing vestiging. Copyright 2013 Planbition BV 3 / 12

4 2. Inloggen U kunt inloggen in uw planning door in een webbrowser de volgende URL te typen: Figuur 1: Inlogscherm In het inlogscherm kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord, dat u van uw functioneel beheerder heeft ontvangen, invoeren. Als u op klikt worden de gegevens gecontroleerd. Indien u de juiste gegevens heeft ingevoerd wordt u automatisch doorgestuurd naar het dashboard (zie hoofdstuk 4 Dashboard ) van de Employee Self Service module. 2.1 wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u op de link wachtwoord vergeten? klikken. Figuur 2: Wachtwoord vergeten In bovenstaande dialoog kunt u uw gebruikersnaam invoeren en uw adres waarmee u geregistreerd bent in Planbition. U ontvangt automatisch een met uw wachtwoord. Copyright 2013 Planbition BV 4 / 12

5 3. Navigatie Linksbovenin het scherm vindt u de navigatiemogelijkheden. Hiermee kunt u te allen tijde navigeren naar het dashboard, de planning of rapporten genereren. Figure 3: navigatie De exacte werking van de verschillende onderdelen vindt u verderop in deze handleiding. 4. Dashboard De onderdelen die op het dashboard getoond worden is afhankelijk van uw organisatie. De onderdelen van het dashboard bestaand uit zogenaamde tegels ( tiles ) die u verschillende informatie kunnen tonen. In dit hoofdstuk worden de mogelijke onderdelen beschreven. Figuur 4: Dashboard 4.2 Aanvragen sinds laatste bezoek De aanvragen sinds het laatste bezoek geeft het aantal verzoeken weer die u heeft ingediend. Daarnaast wordt het aantal verzoeken weergegeven die een gewijzigde status hebben ten opzichte van de laatste keer dat u ingelogd was. Copyright 2013 Planbition BV 5 / 12

6 figuur 5: Aanvragen sinds laatste bezoek U kunt op de tegel klikken, waarna u doorgestuurd wordt naar het aanvraagoverzicht. Voor een beschrijving van het aanvraagoverzicht ga naar hoofdstuk 5.2 Aanvragen. 4.3 Roosterwijzigingen sinds laatste bezoek Deze tegel is In ontwikkeling en toont nog geen actuele gegevens. figuur 6: Roosterwijzigingen sinds laatste bezoek 5. Planning Het onderdeel planning bevat alle onderdelen die met uw planning te maken hebben. Afhankelijk van de door de functioneel beheerder gemaakte instellingen heeft u de keuze uit: - Mijn rooster - Groepsrooster - Aanvragen 5.1 Mijn rooster Mijn rooster toont uw individuele planning. Nadat u mijn rooster heeft geopend wordt uw planning in een maandweergave weergegeven. Copyright 2013 Planbition BV 6 / 12

7 Figure 7: Mijn rooster maandweergave Mijn rooster toont alle geplande diensten en aan- en afwezigheden met start- en eindtijd Weergave wijzigen Links boven uw planning kunt u de weergave wijzigen m.b.v. de buttons Dag, week en maand. figuur 8: Weergave wijzigen Copyright 2013 Planbition BV 7 / 12

8 figuur 9: Mijn rooster weekoverzicht Door de tijd navigeren Rechts boven uw planning kunt u de geselecteerde periode die getoond wordt wijzigen. figuur 10: Navigatie door de tijd Met behulp van de pijltjes kunt u 1 periode vooruit of achteruit navigeren. De periode wordt bepaald door de weergave die u geactiveerd heeft. Dit betekent dat als u de weekweergave heeft geactiveerd en 1 periode vooruit navigeert, de volgende week wordt getoond. In het geval van de maandweergave is dat 1 maand. Als u op de kalender klikt wordt een kalender getoond waarmee u snel naar elke gewenste datum kunt navigeren. 5.2 Aanvragen Als u geautoriseerd bent door de functioneel beheerder kunt u met behulp van de menuoptie Aanvragen aan- en afwezigheden indienen. Nadat u op de tegel Aanvragen sinds laatste bezoek of het menuitem Planning Aanvragen heeft geklikt verschijnt het aanvraagoverzicht: Copyright 2013 Planbition BV 8 / 12

9 figuur 11: aanvraagoverzicht Het aanvraagoverzicht toont alle aanvragen die u ingediend heeft of die aan u verzonden zijn inclusief de status. In de lijst kunt u een aanvraag selecteren, waarna onderin beeld de details van de geselecteerde aanvraag worden getoond. Tussen het indienen van een aanvraag en de uiteindelijke afhandeling kunnen meerdere stappen zijn. Links onderin het scherm wordt de workflow (=stappen) getoond en waar uw aanvraag zich in het proces bevindt. figuur 12: Workflow voortgang In bovenstaand voorbeeld heeft de planner de aanvraag afgehandeld, waarna de afdelingsmanager de uiteindelijke beslissing zal nemen. Pas als het laatste station gepasseerd is en iedereen de aanvraag goedgekeurd heeft wordt de aanvraag definitief in de planning verwerkt. U kunt op een stap in de workflow klikken en de details bekijken. In bovenstaand voorbeeld is de eerste stap van de Planner+ geselecteerd en wordt aan de rechterzijde de details van die gebruiker weergegeven: Copyright 2013 Planbition BV 9 / 12

10 figuur 13: workflow details Aan- en afwezigheden Nieuwe aanvraag indienen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een nieuwe aanvraag indienen door op de button Toevoegen te klikken en te kiezen voor de optie Aan-/Afwezigheid. Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin uw scherm: Onderstaand scherm wordt getoond: Copyright 2013 Planbition BV 10 / 12

11 figuur 14: Aanvragen aan/afwezigheid In bovenstaande dialoog bent u verplicht om een aan-/afwezigheid te kiezen die u aan wilt vragen. Uit welke aan-/afwezigheden u kunt kiezen is afhankelijk van de instellingen die door uw functioneel beheerder zijn gemaakt. U dient een startdatum/tijd en een einddatum/tijd op te geven voor het tijdvak dat u wilt aanvragen. Als u de aanvraag voor één of meerdere hele dagen in wilt dienen kunt u de optie Gehele dag? selecteren. In het opmerkingenveld kunt u een opmerking plaatsen voor de persoon die de aanvraag zal afhandelen. Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt onderstaande melding getoond. Uw aanvraag is succesvol ingediend, maar is nog niet goedgekeurd. Nadat u op OK heeft geklikt verschijnt de aanvraag in het aanvraagoverzicht Aanvraag wijzigen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag wijzigen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Wijzigen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag geopend en kunt u de wijziging doorvoeren. Een aanvraag kan alleen gewijzigd worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te wijzigen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner. Copyright 2013 Planbition BV 11 / 12

12 Aanvraag verwijderen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag verwijderen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Verwijderen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag verwijdert. Een aanvraag kan alleen verwijdert worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te verwijderen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner. Copyright 2013 Planbition BV 12 / 12