1. Over LEVIY 5. Openen van de activiteit 2. Algemene definities 6. Inloggen op het LEVIY dashboard 3. Inloggen 6.1 Overzichtspagina 3.

Transcriptie

1 Versie

2 02 1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? Openen van de activiteit Hoe wordt de activiteit geopend? 2. Algemene definities Behandelen van terugkerende definities Inloggen op het LEVIY dashboard Uitleg over het inloggen in het dasboard Inloggen Uitleg over het inloggen in de app Overzichtspagina Beoordelen per onderdeel Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? Plannen van een activiteit Hoe ga jij te werk? Instellingen Wat kan ik instellen? Vul de gegevens in Vuil, Methode of Periodiek Plannen van een activiteit Uitleg over het plannen van een activiteit Actie toevoegen aan de activiteit Zijn er aanwezigen bij de DKS-controle? Vul de gegevens in Wat kan er ingevuld worden?

3 1. Over LEVIY Wat doet LEVIY? De naam LEVIY betekent mensen samenbrengen. Dat is exact wat wij doen. Door het ontwikkelen van op maat gemaakte sofware applicaties maken wij processen efficiënter, inzichtelijker en dynamischer. Doordat processen vloeiender en efficiënter worden ingericht komen mensen dichter bij elkaar door het uitvoeren van hun werkzaamheden. 2. Algemene definities Wat wordt er bedoeld? De volgende termen worden in deze handleiding meerdere malen gebruikt. Hieronder is hun betekenis beschreven. LEVIY dashboard Het LEVIY dashboard is een gepersonaliseerde omgeving die beschikbaar is via Een ingelogde gebruiker ziet enkel zijn of haar gegevens en de functionaliteiten die aan hem of haar zijn toegewezen. In het dashboard worden gegevens beheerd, zijn resultaten beschikbaar en kan een analyse worden uitgevoerd. LEVIY app De LEVIY app is bedoeld om op locatie gegevens door te geven. Met de app kan bijvoorbeeld een controle worden uitgevoerd of de status van het schoonmaken worden doorgegeven. Relevante gegevens uit het dashboard zijn beschikbaar voor de gebruiker. De analyses en bepaalde andere functionaliteiten kan de gebruiker terugvinden op het dashboard. Het dashboard is op mobiele apparaten tevens te gebruiken, zodat men ook mobiel bij alle gegevens kan. Klanten Klanten zijn voorzien van een naam en een logo. De logo s worden gebruikt ter visuele herkenning in het dashboard als in de app. Ook komen de logo s terug in de PFD-rapportages. Objecten Het begrip objecten wordt gebruikt voor gebouwen, locaties en dergelijke. Objecten hebben doorgaans adresgegevens en een geografische locatie die op een kaart wordt getoond. Objecten behoren tot een klant. Mijn Objecten De lijst Mijn objecten geeft een snelle toegang tot de objecten die voor die gebruiker het meest relevant zijn. In het LEVIY dashboard wordt per gebruiker ingesteld welke objecten dit zijn. Page 2

4 3. Inloggen Wat heb je nodig? Hoe ga je te werk? 1. Een LEVIY-account met een daarbij horende gebruikersnaam en wachtwoord. 2. Een Android of ios apparaat (een smartphone of een tablet) met daarop de LEVIY app geïnstalleerd. Volg de volgende stappen om in te loggen: 1. Open de LEVIY app. Het inlogscherm verschijnt; 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in; 3. Klik op de knop [OK] om in te loggen. Kunt u niet inloggen? Controleer de volgende zaken: Heeft u een werkende Internetverbinding? Zijn uw gegevens juist ingevoerd? Kunt u nog steeds niet inloggen? Neem dan contact op met uw systeembeheerder om de gegevens te controleren. Page 3

5 3.1 Homepagina Welke knoppen zijn belangrijk? Na het inloggen wordt deze homepagina getoond. Het kan zijn dat u extra knoppen ziet. Dit is afhankelijk van de wensen. Hierop zijn de volgende onderdelen van belang: Berichten. Hier kunt u zien of u berichten hebt gekregen. Dit kan bijvoorbeeld een bericht zijn van een statuswijziging die aan u toegewezen is. Wie is LEVIY? Hier staat informatie over wat LEVIY doet en u kan doorklikken naar onze website. Te verzenden. Indien er onderdelen klaar staan voor verzending, staan deze hier vermeld. Door op een onderdeel te klikken, kan de actie eventueel bewerkt of verwijderd worden. Activiteiten. Hier staan alle geplande activiteiten. Klanten. In dit scherm zijn alle klanten en objecten te vinden waar u als gebruiker recht op heeft. Mijn Objecten. Deze knop leidt u naar de pagina Mijn objecten. Meer hierover in hoofdstuk 3.3 Meldingen. Via deze knop komt u terecht op de pagina Meldingen. Hier vindt u alle gemaakte meldingen. Activiteiten. Hier staan alle geplande activiteiten. Documenten. Onder Documenten kunt u aan u toegewezen documenten bekijken. Bijvoorbeeld protocollen. Logo organisatie. In het midden van het scherm wordt het logo van uw oganisatie getoond. Homepagina. Deze pagina is op dit moment actief. Naast het icoon ziet u altijd het aantal nog te verzenden onderdelen. Synchroniseerknop. Door op deze knop te klikken worden de nieuwste gegevens opgehaald uit het LEVIY dashboard. Daarnaast worden de nog te verzenden onderdelen verzonden. Instellingen. Op deze pagina kunt u uw taalkeuze, lettergrootte etc. aanpassen. Page 4

6 3.2 Instellingen Wat kan ik instellen? Op het instellingenscherm kunt u uw instellingen wijzigen. De volgende acties zijn mogelijk: Berichten. Hier kunt u zien of u berichten hebt gekregen. Dit kan bijvoorbeeld een bericht zijn van een statuswijziging die aan u toegewezen is. Taalkeuze. Hiermee kunt u de gewenste taal instellen. Tekstgrootte. Met deze knoppen kunt u de tekstgrootte in de app instellen. Internetkeuze. Dit is voor het automatisch synchroniseren, indien van belang, om onnodige Internetkosten te voorkomen. Notificaties. Hier kan ingesteld worden waar u notificaties van ontvangt of wilt ontvangen. Geheugen wissen. Hiermee wist u de opgeslagen afbeeldingen en gegevens uit het tijdelijke geheugen. Deze kunnen, indien nodig, later opnieuw gedownload worden. Uitloggen. Op deze manier kunt uitloggen op de app. Page 5

7 4. Plannen van een activiteit Hoe plan ik een activiteit? Wanneer er een activiteit, bijvoorbeeld een controle, ingepland moet worden, kan dit via de app en het dashboard. Wanneer u via de app een activiteit in wilt plannen kan u alleen voor u zelf een activiteit inplannen. Wanneer er ook voor anderen een activiteit ingepland moet worden kan dit alleen via het dashboard. Om een activiteit in te plannen via de app volgt u de volgende stappen. 1. Klik op de homepagina op de knop [Mijn Objecten]. 2. Kies een object waarvoor u een activiteit in wilt plannen. 3. Onderin het scherm staat een lijst met de titel Acties starten. Hier staan alle mogelijke acties voor dit object. 4. Klik in deze lijst op [Plan Activiteit], zie verwijspunt Klik in het venster dat verschijnt op [Start nu], zie verwijspunt Vul de gegevens in en plan de activiteit in. Zie hoofdstuk 4.1 voor meer uitleg. Staat Plan activiteit er niet bij? Dan kan het zijn dat u niet bevoegd bent om activiteiten in te plannen. Page 6

8 4.1 Vul de gegevens in Wat kan ik invullen? Wanneer u bij Plan Activiteit op Start nu heeft geklikt, komt u op een scherm terecht waarin u alle nodige informatie in kunt vullen. U kunt de volgende zaken invullen: Type controle. Met deze knop kunt u aangeven welk soort controle uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld een DKS-controle. Gehele dag? Met deze knop kunt u aangeven of de activiteit de gehele dag duurt of niet. Omschrijving. Hier kunt u een omschrijving invoeren. Wat hier wordt ingevoerd is per organisatie verschillend. Deadline. Door middel van deze knop kunt u aangeven binnen welke tijd de activiteit voltooid moet worden. Begin datum. Vul hier de begin datum van de activiteit in. Tijdsbestek. Door middel van deze balken kunt u aangeven, wanneer de activiteit niet de gehele dag duurt, in welk tijdsbestek de activiteit voltooid moet worden. Eind datum. Vul hier de eind datum van de activiteit in. Tijdsbestek. Door middel van deze balken kunt u aangeven, wanneer de activiteit niet de gehele dag duurt, in welk tijdsbestek de activiteit voltooid moet worden. Page 7

9 5. Openen van de activiteit Hoe open ik de activiteit? Wanneer u de activiteit ingepland heeft verschijnt deze op de homepagina onder het Activiteiten vandaag. Zie de afbeelding hiernaast. Om de activiteit te openen volgt u de volgende stappen: 1. Wanneer u de activiteit aanklikt ziet u de details van de activiteit en verschijnt de knop Start nu. Zie de afbeelding hiernaast. 2. Klik op de knop [Start nu] om de activiteit te starten. 3. Hierna komt u in de controle terecht die gelopen moet worden. Deze loopt u zoals u gewend bent. 4. Wanneer u de controle hebt uitgevoerd zoals gewend, klikt u op de [Diskette] om de controle op te slaan en te verzenden. Wanneer de controle verzonden is komt er bij de activiteit een vinkje te staan. Dit kunt u zien wanneer u terug op de objectpagina komt. Hiernaast ziet u een afbeelding waarop u kunt zien hoe het scherm er dan uit ziet. Wanneer de activiteit afgerond is kan deze niet meer worden aangeklikt. Tip: Ook kunt u de activiteiten terugvinden onder Mijn Objecten, onder het object waarvoor de activiteit is gepland. Ook kunt u de activiteit terugvinden via Klanten. Er staat dan de melding 1 activiteit vandaag onder de betreffende klant. Page 8

10 6. Inloggen op het LEVIY Dashboard Hoe log ik in op het Dashboard? Zodra een controle vanuit de LEVIY App is verstuurd, is deze direct beschikbaar in het LEVIY Dashboard. Het Dashboard is beschikbaar via Om toegang te krijgen tot het LEVIY Dashboard zijn de volgende twee zaken nodig: 1. Een computer (of tablet) met Internetverbinding. 2. Een gebruikersaccount om in te loggen in de LEVIY App en het LEVIY Dashboard. Hoe ga ik te werk? Volg de volgende stappen om in te loggen in het Dashboard: 1. Typ in de browser in. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Klik op de knop [Inloggen] om in te loggen. Page 9

11 6.1 Overzichtspagina Wat zie ik? Nadat u bent ingelogd komt u op de overzichtspagina terecht. In het overzichtsscherm zijn de gegevens verzameld over de gelopen DKS-controles en Checklistcontroles. Deze onderdelen staan onder elkaar weergegeven; bovenin staat het overzicht van de DKS-controles en onderin staat het overzicht van de Checklistcontroles. De volgende zaken worden weergegeven: Het gemiddeld aantal fouten van de gekozen periode en een overzicht van de best en de slechtst scorende locatie. DKS-controles met de minste fouten in de gekozen periode. Een taartgrafiek van het aantal DKS-fouten verdeeld over Vuil, Methode of Periodiek. Met deze knoppen is het mogelijk om een bepaalde periode te kiezen en de resultaten van een bepaalde klant te bekijken. Een overzicht met het element waarop de meeste fouten zijn geconstateerd. Door op deze knop te klikken kan u een andere taal selecteren. Een trendgrafiek waarin de resultaten over een bepaalde periode worden getoond. DKS-controles met de meeste fouten in de gekozen controle. Via deze knop kan er voor de persoonlijke pagina gekozen worden of er kan gekozen worden om uit te loggen. Page 10

12 7. Plannen van een activiteit Hoe plan ik een activiteit? Wanneer er een activiteit, bijvoorbeeld een controle, ingepland moet worden, kan dit via de LEVIY App en via het dashboard. Wanneer u via het dasboard een actiteit in wilt plannen kunt u voor iedereen een activiteit inplannen, mits u hier toe bevoegd bent. Om een activiteit in te plannen via het dashboard volgt u de volgende stappen: 1. U klikt op de overzichtspagina in het menu op [Beheer]. 2. Vervolgens klikt u op [Planning]. U komt dan op onderstaand beeldscherm terecht. Hier ziet u de volgende onderdelen: Naam Organisatie. Dit is de naam van de organisatie waar u voor werkt. Filters. Door middel van deze knoppen kunt u alles instellen, waardoor het overzicht van de activiteiten wordt aangepast naar de gekozen filters. Ongeplande activiteiten. Wanneer een activiteit wordt aangemaakt wordt deze automatisch in de lijst met Ongeplande activiteiten geplaatst. Sleep de activiteiten vanuit deze lijst naar de gewenste datum en tijdstip. Wanneer u dit heeft gedaan staat de activiteit gepland. Agenda. Hier kunt u alle ingeplande activiteiten inzien. Tevens is dit ook de plek waar u de ongeplande activiteiten heen kunt slepen. Acties. Hier kunt u acties toevoegen aan een activiteit. Toevoegen. Door op deze knop te klikken kunt u een activiteit toevoegen. Page 11

13 7.1. Vul de gegevens in Wat kan ik invullen? Wanneer u op de knop heeft geklikt op een activiteit toe te voegen, komt u op een scherm terecht waarin u alle nodige informatie in kunt vullen. U kunt de volgende zaken invullen: Type controle. Met deze knop kunt u aangeven welk soort controle uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld een DKS-controle. Deadline. Door middel van deze knop kunt u aangeven binnen welke tijd de activiteit voltooid moet worden. Controleur. Met deze knop kunt u aangeven welke controleur de betreffende activiteit moet uitvoeren. Omschrijving. Hier kunt u een omschrijvinginvoeren. Wat hier wordt ingevoerd is per organisatie verschillend. Aantal controles. Hier kunt u het aantal activiteiten invullen. Betreffend. Met deze knoppen kunt u bepalen voor welke klanten of objecten de activiteit betreft. Page 12

14 8. Actie toevoegen aan de activiteit Hoe plan ik een activiteit? Wanneer een activiteit is ingepland staat deze in de agenda, zie verwijspunt 1. Om de activiteit te selecteren kunt u klikken op het gele hoekje op de activiteit, waarna u een actie toe kunt voegen. Dit kunt u doen door op de knop [Acties] te klikken, zie verwijspunt 2. Volgende acties kunnen aan de activiteit toegevoegd worden: 1. Kies/wis gekoppelde controle. 2. Verplaats naar Ongeplande Activiteiten. 3. Kies/Wis gekoppelde controleur. 4. Verwijder activiteit. Wanneer u de activiteit probeert te verslepen komen er aan de linkerkant twee vakken naar voren: het vak Verwijderen en Verplaats naar Ongeplande Activiteiten. Op deze manier kunt u sneller een van deze acties koppelen aan de activiteit. Als een activiteit afgerond is kunt u het dashboard verversen door op de knop F5 op het toetsenbord te klikken. Hierna ziet u dat de activiteit donkerblauw is geworden en er een gekleurd vinkje of kruisje bij is gekomen, zoals op de afbeelding hieronder. Het vinkje of kruisje kan de kleur rood, blauw of groen hebben, afhankelijk van de uitkomst van de controle. Page 13