Basishandleiding. Employee Self Service/ App Werknemerloket (werknemer) loket.nl

Transcriptie

1 Basishandleiding Employee Self Service/ App Werknemerloket (werknemer) loket.nl

2 Inhoudsopgave 1 ESS LOKET.NL TOEGANG TOT ESS WERKNEMER TOEGANG TOT APP WERKNEMERLOKET ESS VIA BANKPORTALEN (FINBOX) DE HOMEPAGINA GEGEVENSPAGINA S VERLOF (OPTIONEEL) DE VERLOFKAART VERLOFAANVRAAG INDIENEN VERLOFAANVRAAG BIJWERKEN / INTREKKEN BEHANDELING VERLOFAANVRAAG VERLOFKAART IN ESS PERSONEELSDOSSIER (OPTIONEEL) WACHTWOORDEN WACHTWOORD VERGETEN WIJZIGEN WACHTWOORD WIJZIGEN GEBRUIKERSNAAM

3 1 ESS loket.nl Employee Self Service van loket.nl is een volledige webbased applicatie waarmee de werknemer altijd en overal waar een internettoegang beschikbaar is, toegang kan krijgen tot de gegevens zoals die in de salaris- en personeelsadministratie bekend zijn. De enige voorwaarde is een voldoende uitgeruste PC en een internetaansluiting met voldoende bandbreedte. Om optimaal te kunnen werken met loket.nl verwachten wij dat de PC voorzien is van de volgende opties: Adobe Reader (gratis te downloaden via ) Internet browser Als uw werkgever u toegang geeft tot ESS loket.nl ontvangt u een mail met daarin het webadres, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord. Het is verstandig om nadat u voor de eerste keer heeft ingelogd, het wachtwoord te wijzigen. Met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord is het ook mogelijk om de app Werknemerloket te downloaden voor iphone, ipad en Android. Werknemerloket biedt u toegang tot dezelfde functionaliteit als ESS. Uw werkgever kan uw toegang tot ESS loket.nl ook weer blokkeren. Ook hiervan zult u een mail ontvangen. 3

4 2 Toegang tot ESS Uw werkgever kan u toegang geven tot ESS loket.nl. U ontvangt dan een met daarin het webadres, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord. Het is verstandig om nadat u voor de eerste keer heeft ingelogd, het wachtwoord te wijzigen. De URL waarmee u ESS loket.nl opstart is Na het aanmelden met de juiste gebruikersnaam, wachtwoord en controlegetal komt u op de homepagina van ESS loket.nl. Vanzelfsprekend heeft u alleen toegang tot uw eigen gegevens. De internetverbinding die wordt gebruikt is beveiligd. U ziet dat aan de letter s achter http en tevens aan het slotje in uw internetbrowser. 3 Werknemer toegang tot App werknemerloket De App is te downloaden voor iphone, ipad en Android (zoek op werknemerloket). In de App zijn vele functionaliteiten van ESS beschikbaar. De werknemer kan inloggen met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord welke voor ESS van toepassing is. 4

5 iphone Android 4 ESS via bankportalen (FinBox) Indien uw werkgever ook het product Loonstroken via bank (520) heeft geactiveerd kan u na het inloggen bij uw bank (momenteel beschikbaar voor ABN AMRO, Rabobank en ING Bank) naar FinBox gaan. Daar wordt uit de lijst met aanbieders gekozen voor 'loket.nl'. Vervolgens kan u zich aanmelden met uw BurgerServiceNummer (BSN). Voor meer informatie omtrent het aanmelden via de bank verwijzen wij u naar de site De aanmelding zal door de banken naar loket.nl worden gezonden en geregisteerd. Na de ontvangst van een bevestigingsbrief ontvangt u na het goedkeuren van een loonrun voortaan telkens een nieuwe digitale nota in uw bankgegevens. Indien u vervolgens op dit bericht klikt zal automatisch ESS worden geopend met de bijbehorende loonstrook. Hierna is het mogelijk om de overige functionaliteiten van ESS zoals jaaropgaven,verlofkaart etc. te raadplegen. Het onthouden van de gebruikersnaam en het wachtwoord van ESS is dus niet meer nodig. 5 De homepagina Nadat u bent ingelogd in ESS loket.nl komt u op de homepagina. Indien u meerdere dienstverbanden heeft kunt u hier allereerst het dienstverband selecteren waarvan u gegevens wilt raadplegen. 5

6 Op de homepagina treft u ook een lijst aan met loonstroken. Door te kiezen voor Select kunt u de desbetreffende loonstrook oproepen. Hiervoor heeft u Acrobat Reader nodig. Veelal zal dit reeds geïnstalleerd zijn op uw pc. Is dit niet het geval dan kunt u het gratis downloaden. Op iedere pagina staat aan de linkerkant het menu. Via dit menu kunt naar de verschillende gegevens navigeren. 6 Gegevenspagina s Nadat u voor een menu-optie heeft gekozen zullen de bijbehorende pagina s worden getoond. Of er gegevens aanwezig zijn is afhankelijk van het feit of deze gegevens door uw werkgever worden geregistreerd. In een aantal gevallen zijn er meerdere voorkomens mogelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval bij kinderen. In dit geval zal de pagina altijd bestaan uit 2 delen. Het eerste deel is een lijst van de voorkomens. U kunt een bepaald voorkomen kiezen door te klikken op Select. Gegevens in een lijst kunnen worden gesorteerd door op de desbetreffende kolomkop te klikken. Het tweede deel is een detailpagina behorende bij het geselecteerde voorkomen in de lijst. Standaard is het eerste voorkomen steeds geselecteerd. Als er geen gegevens aanwezig zijn zal de lijst leeg zijn. 6

7 7 Verlof (optioneel) Indien uw werkgever de verlofadministratie verwerkt via loket.nl is het mogelijk dat u een verlofaanvraag in ESS of de App werknemerloket kunt doen en dat u tevens uw verlofkaart kunt raadplegen. 7.1 De Verlofkaart In ESS kan via de menuoptie HRM -> Verlofkaart de Verlofkaart worden geselecteerd. In de app is de verlofkaart via de menuopties Verlof -> Verlofkaart te zien. Tevens is het mogelijk om de verlofkaart van voorgaande jaren in te zien. Uiteraard moet uw werkgever wel gebruik maken van de verlofmodule. Op de verlofkaart is de opbouw, de opname en de verlofsaldi van de verschillende verlofsoorten te zien. 7.2 Verlofaanvraag indienen Het is mogelijk om in ESS en/ of via de App werknemerloket een verlofaanvraag in te dienen. In ESS kan dat via de menuoptie HRM -> Verlofaanvragen -> button verlof aanvragen (zie onderstaande schermafdruk) en in de App werknemerloket via de optie Verlof -> Verlofaanvraag. 7

8 Naast de ingangs- en einddatum vult u het aantal uren verlof in evenals het soort verlof. Ook is het mogelijk om een Opmerking aan de verlofaanvraag toe te voegen. Zodra op de button indienen wordt geklikt wordt de aanvraag doorgevoerd en krijgt de verlofbehandelaar een van de verlofaanvraag. Het is tevens mogelijk om een verlofaanvraag in te dienen op basis van uw arbeidspatroon. Voor meer informatie hierover verwijzen we u door naar uw werkgever. 7.3 Verlofaanvraag bijwerken / intrekken Zolang de verlofaanvraag niet is behandeld heeft u nog de mogelijkheid om uw verlofaanvraag te bewerken of in te trekken. Via de menuoptie HRM -> Verlofaanvragen -> button details kunt u de ingediende verlofaanvraag raadplegen. De tekst in het veld Opmerking is nog aan te passen. Zodra voor de button bijwerken wordt gekozen zal deze tekstuele aanpassing worden doorgevoerd. Wordt er gekozen voor de optie intrekken dan wordt de ingediende verlofaanvraag ingetrokken. De status veranderd dan naar Ingetrokken door aanvrager Let op!: de verlofbehandelaar krijgt hiervan geen bericht! 7.4 Behandeling verlofaanvraag Zodra er een verlofaanvraag in ESS of de App Werknemerloket is ingediend ontvangt de verlofbehandelaar een bericht. De verlofbehandelaar kan het verlof nu in behandeling nemen. De verlofbehandelaar zal de verlofaanvraag voorzien van de status Geaccepteerd of Geweigerd. Ook kan de verlofbehandelaar een opmerking toevoegen. In beide gevallen ontvangt u een bericht over de afwikkeling van de verlofaanvraag. 8

9 Bij een geaccepteerde verlofaanvraag worden de verlofmutaties direct in ESS of de App werknemerloket verwerkt en inzichtelijk gemaakt op de verlofkaart. 7.5 Verlofkaart in ESS Binnen ESS en de App werknemerloket kunt u de verlofkaart inzien. De verlofkaart is in ESS opgenomen onder HRM->Verlofkaart en in de App werknemerloket ziet u in het beginscherm direct uw verlofsaldo en kunt de onder de optie Verlof de verlofkaarten per jaar opvragen en downloaden. 8 Personeelsdossier (optioneel) Indien uw werkgever gebruik maakt van het product Dossiervorming is het mogelijk om in ESS toegang te verkrijgen tot documenten die in loket.nl onder werknemers- of werkgeversdossier zijn opgeslagen. U kunt 9

10 bijvoorbeeld in het werkgeversdossier het arbeidsvoorwaardenreglement of pensioenregeling downloaden en in het werknemerdossier de opgenomen documenten (bijv. arbeidsovereenkomst,legitimatiebewijs, beoordelingsdocumenten etc) raadplegen. Voorbeeld ESS met toegang tot werkgeversdossier Voorbeeld ESS met toegang tot werknemersdossier In de eerste regel van de tabel kunt u zoektermen intypen waarna de resultaten gefilterd worden. 10

11 9 Wachtwoorden 9.1 Wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u dit aangeven op de inlogpagina door te klikken op de tekst Wachtwoord vergeten?. U komt dan op een scherm waar u de gebruikersnaam kunt ingeven en vervolgens kunt klikken op de button toepassen. Vervolgens zal een worden verzonden naar uw adres met daarin een nieuw wachtwoord. Door te klikken op de tekst naar login pagina verschijnt de login pagina weer waar u de gebruikersnaam en uw nieuwe wachtwoord kunt ingeven. 9.2 Wijzigen wachtwoord Het is verstandig om direct nadat u een wachtwoord heeft ontvangen dit te wijzigen. Vanuit het menu kiest u hiervoor voor beheer en vervolgens voor wachtwoord wijzigen. Op het scherm dat vervolgens verschijnt moet u tweemaal het nieuwe wachtwoord invoeren. Dit wachtwoord moet voldoen aan een aantal regels. Het wachtwoord moet minimaal 8 tekens bevatten waaronder minimaal 1 11

12 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer. Als het nieuwe wachtwoord niet aan deze voorwaarden voldoet zal het niet worden gewijzigd. Als niet tweemaal hetzelfde nieuwe wachtwoord wordt ingevoerd krijgt u een foutmelding. 9.3 Wijzigen gebruikersnaam Het is mogelijk om ook uw gebruikersnaam te wijzigen. Vanuit het menu kiest u hiervoor voor beheer en vervolgens voor gebruikersnaam wijzigen. Op het scherm dat vervolgens verschijnt dient u de nieuwe gebruikersnaam en het huidige wachtwoord in te voeren. De gebruikersnaam moet voldoen aan een aantal regels. De gebruikersnaam moet minimaal 8 tekens lang zijn en mag geen speciale tekens bevatten. adressen zijn toegestaan. Als de nieuwe gebruikersnaam niet aan deze voorwaarden voldoet zal het niet worden gewijzigd. 12