Central Station Urenregistratie

Transcriptie

1 Central Station Urenregistratie

2 Inhoud 1 Inleiding Uren boeken in 4 stappen Stap 1: Urenregistratie starten Inloggen Aanmaken nieuw urenformulier (eenmaal per week) Stap 2: voorstelberekening voor urenformulier Stap 3: invoeren overige uren (handmatig) Stap 4: opslaan en indienen urenformulier Opslaan Indienen urenformulier (eenmaal per week) Uren formulier in detail Velden op urenformulier Eigenschappen urenformulier Urenregels Projecten afleiden uit Central Station Afspraken en taken Contacten Invoeren gewerkte uren Commentaar... 10

3 1 Inleiding Nadat u in dienst bent getreden bij uw werkgever wordt u verzocht om uw gewerkte uren te registreren. Uw werkgever heeft een jaar opgedeeld in perioden. Per periode (bijvoorbeeld week) dient u een urenformulier in te vullen welke u aan het eind van de periode indient. Op dit urenformulier geeft u aan wat u heeft gedaan en hoeveel tijd u daaraan heeft besteed. Daarbij is het de bedoeling dat u alle uren declareert, welke ook op uw dienstverband staan. Binnen Central Station wordt op verschillende plekken eigenlijk al tijd geregistreerd. Zo kunnen reeds afspraken worden gemaakt in de agenda en kan ook bij het aanmaken van contactmomenten met cliënten worden aangegeven hoeveel tijd daar aan besteed is. Verderop zal worden behandeld hoe deze reeds eerder ingevoerde tijdsregistratie kan worden overgenomen zodat dit geen dubbel werk oplevert.

4 2 Uren boeken in 4 stappen 2.1 Stap 1: Urenregistratie starten Inloggen Op het hoofdscherm van Central Station bevindt zich een icoontje in de knoppenbalk. 1) Start Central Station, indien u dit nog niet gedaan heeft. 2) Klik op het icoontje van Central Station Urenregistratie om het programma op te starten Aanmaken nieuw urenformulier (eenmaal per week) Per periode dient een nieuw urenformulier aangemaakt te worden. Als nog geen urenformulier is aangemaakt voor bepaalde periode, dient de volgende procedure gevolgd te worden: 1) U ziet het venster Selecteer periode. 2) Selecteer de gewenste periode. 3) Klik op OK. 4) U ziet het venster Aanmaken nieuw urenformulier. Vervolgens zijn er twee mogelijkheden: U kiest voor een leeg urenformulier (blank) U kiest ervoor om de reeds aangemaakte urenregels uit een ander urenformulier over te nemen. U kunt hierbij een periode selecteren waarvan u de urenregels wilt overnemen. 5) Klik op OK. 6) Het nieuwe urenformulier verschijnt, waarbij al dan niet alle urenregels uit een gekozen periode worden gekopieerd. Blanco urenformulier Aangemaakt urenformulier Ingediend Goedgekeurd Afgekeurd Geen dienstverband

5 2.2 Stap 2: voorstelberekening voor urenformulier Per dag kan het urenprogramma een voorstel berekenen aan de hand van afspraken, taken en contacten die reeds zijn ingevoerd in Central Station. Daarbij worden alleen afspraken, taken en contacten meegenomen waaraan een project, activiteit en uursoort is gekoppeld. Het berekenen van een voorstel gaat als volgt: 1) Klik op een dag van het urenformulier. 2) Het venster Bereken voorstel verschijnt. In het voorstel worden alle afspraken, taken, contacten en reeds bestaande urenregels getoond, welke betrekking hebben op de geselecteerde dag. Door middel van bijbehorende knoppen (de kleur geeft aan om welke categorie het gaat) kan worden gefilterd op afspraken, taken, contacten en reeds toegevoegd urenregels. Het vinkje aan de rechterkant van iedere regel geeft aan of deze al dan niet wordt opgenomen in het urenformulier. 3) Geef door middel van de vinkjes aan of een regel moet worden opgenomen in het urenformulier. 4) Klik op OK om het urenformulier te vullen. Let op: geplande tijd is ongelijk aan werkelijke tijd!! In het voorstel wordt de geplande tijd van een afspraak ingevuld. Dit wil niet zeggen dat dit ook de werkelijke tijd is.

6 2.3 Stap 3: invoeren overige uren (handmatig) 1) Klik op het urenformulier op nieuw. 2) Onderstaande venster,selectie project, wordt geopend. 3) Selecteer middels de linkermuisknop een project, activiteit en uursoort. 4) Klik op toevoegen en sluiten. 5) De urenregel wordt toegevoegd en het venster gesloten. Om meerdere regels toe te voegen kan op toevoegen worden geklikt; het venster wordt dan niet gesloten. U kunt ook op de reeds vertrouwde manier zoeken met het loepje. Zoekt naar eerstvolgende voorkomen van ingevoerde zoekterm. Vouwt de gehele projectboom dicht. Vouwt de gehele projectboom open. Zoeken naar projecten zoals u reeds gewend bent binnen Central Station. 2.4 Stap 4: opslaan en indienen urenformulier Opslaan Urenregels worden niet automatisch in de database opgeslagen. Daarom wordt bij het afsluiten van een urenformulier gevraagd of wijzigingen in de database opgeslagen dienen te worden. Tevens kunt u het formulier handmatig opslaan door via het menu bestand op opslaan te klikken.

7 2.4.2 Indienen urenformulier (eenmaal per week) Als een urenformulier is ingevoerd, kan deze worden ingediend. Dit gebeurt met de knop status. Als op deze knop wordt geklikt, verschijnt een keuzemenu (zie afbeelding). Klik op indienen om het formulier in te dienen. In onderstaand schema is weergegeven hoe de status van een urenformulier kan veranderen. Niet ingediend terugtrekken Indienen Ingediend Indienen Goedkeuren Afkeuren Goedgekeurd Afkeuren / goedkeuren Afgekeurd

8 3 Uren formulier in detail 3.1 Velden op urenformulier Eigenschappen urenformulier Opvoerperiode-jaar Periode Medewerker Datum Dienstverband Jaar waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Periodenummer waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Medewerker waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Startdatum en einddatum van betreffende periode Dienstverband waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Met behulp van dit icoontje kan een andere periode en / of dienstverband worden gekozen. Toont eigenschappen van betreffende medewerker (indien opgestart vanuit CS) Status Sluiten Wordt gebruikt om een urenformulier in te dienen, terug te trekken, goed te keuren of af te keuren. Naast de knop status wordt de status van het huidige formulier weergegeven Sluit het urenprogramma Dit icoontje toont commentaar op het huidige urenformulier Als op de datum wordt geklikt, wordt de gehele kolom geselecteerd (groen) Als op de dag wordt geklikt, wordt een voorstel gedaan voor betreffende dag. Daarbij wordt een overzicht gecreëerd van alle taken, afspraken en contactmomenten uit Central Station, waaraan een project, activiteit en uursoort is gekoppeld Urenregels Een urenregel is een combinatie van een project, activiteit en uursoort waarop uren kunnen worden geboekt. Knoppen Nieuw Verwijderen Opent venster om nieuwe urenregels toe te voegen Verwijdert geselecteerde urenregel

9 Rijen en kolommen Project Taak Uursoort Saldo (oud) Ma Vr Totaal (van regel)) Saldo (nieuw) Totaal (van kolom) Compensatie Contract Toont projectnaam waar urenregel betrekking op heeft Toont taak waar urenregel betrekking op heeft Toont uursoort waar urenregel betrekking op heeft Toont aantal uren welke in het verleden op betreffende regel zijn geboekt Toont alle dagen waarop urenformulier betrekking op heeft. Hier kunnen per regel het aantal uren op worden geregistreerd Totaal aantal uren van betreffende regel in betreffende periode Totaal aantal uren tot en met betreffende periode Toont totaal aantal uren van bepaalde datum Toont aantal uren dat gebruikt moet worden ter compensatie (compensatie = aantal contract uren - totaal aantal uren Toont aantal uren dat geboekt dient te worden op betreffende dag Als op het aantal contracturen wordt geklikt, kan worden ingegeven hoeveel uur die dag is gewerkt en wordt een overzicht getoond van het aantal contracturen Door middel van een dubbelklik op een uurcel kan commentaar op betreffende uurcel worden toegevoegd. 3.2 Projecten afleiden uit Central Station Afspraken en taken Om afspraken en taken automatisch te laten overnemen in het voorstel voor het urenformulier, dient u aan een taak of afspraak een project, activiteit en uursoort te koppelen. Dit kunt u doen in onderstaand scherm op de afgebeelde plaats.

10 Nadat een project is geselecteerd, worden automatisch bijbehorende activiteiten getoond in het veld activiteit. Dit geldt ook voor de uursoort, welke afhankelijk is van de geselecteerde activiteit Contacten Per contacttype (bijvoorbeeld lang contact) dient de applicatiebeheerder een project, activiteit en uursoort te specificeren. Alle contacten worden vervolgens automatisch opgenomen in het voorstel van het urenformulier. 3.3 Invoeren gewerkte uren Het invoeren van uren gaat als volgt: 1) Selecteer het vakje van de urenregel voor de betreffende dag. 2) Voor de tijd in. Hierbij gelden er een aantal regels die het u invoeren gemakkelijker moet maken. Kijk bijvoorbeeld naar de volgende invoervoorbeelden: 1. invoer: 3 = 3 uur 2. invoer: 2,3 of 2.3 = 2 uur en 30 min 3. invoer: 2.3 = 2 uur en 30 min 4. invoer: 10 = 10 min 5. invoer: 5:20 = 5 uur en 20 min 3.4 Commentaar Per regel kunt u per dag additionele informatie invoeren. 1) Dubbelklik op de gewenste uurcel. 2) Het volgende venster verschijnt: 3) Typ de gewenste tekst in. 4) Klik op OK. 5) De ingevoerde tekst wordt toegevoegd aan betreffende uurcel. Commentaar bij een uurcel. Deze kunt u opvragen door dubbel op betreffende icoon te klikken of via het rechtermuis menu..