Handleiding capaciteitsplanning

Transcriptie

1 Handleiding capaciteitsplanning

2 Inhoud Inleiding Home... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Medewerker invoeren / wijzigen / verwijderen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Project invoeren / wijzigen / verwijderen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Actie invoeren / wijzigen / verwijderen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Overzicht projecten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Overzicht per project... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7. Rapportage per medewerker... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 8. Status toevoegen / aanpassen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Handleiding - capaciteitsplanning 2 van 11

3 Inleiding In deze handleiding laten we de werking zien van de capaciteitsplanning. Er wordt aangegeven welke velden ingevuld moeten worden en welke controlemechanismen zijn aangebracht. De capaciteitsplanning is bedoeld om op een eenvoudige en eenduidige wijze de organisatie, projecten en capaciteit vast te leggen en te onderhouden. Het bestand is gemaakt in Excel en bevat naast formules ook knoppen die extra functionaliteit aan Excel toevoegen. Handleiding - capaciteitsplanning 3 van 11

4 1. Projecten In het werkblad projecten kun je projecten toevoegen aan het bestand. Door op de knop Project toevoegen te klikken opent zich een formulier waarin de gewenste gegevens geplaatst kunnen worden. De Projectnaam, Begindatum, Einddatum en de Uren begroot dienen te worden ingevoerd. Na invoeren wordt de knop Project opslaan beschikbaar. Verder heb je in dit werkblad de mogelijkheid om oude en afgeronde projecten te verbergen of juist alle projecten te tonen. Handleiding - capaciteitsplanning 4 van 11

5 2. Functies In het werkblad functies is het mogelijk om de functies die zich binnen de organisatie (ten behoeve van de capaciteitsplanning) bevinden. Deze functies worden verder in de capaciteitsplanning gebruikt om aan activiteiten te kunnen koppelen. Handleiding - capaciteitsplanning 5 van 11

6 3. Rooster In het rooster staan de medewerkers, hun functie en op welke dagen zij hoeveel uur actief zijn. Door op de knop Medewerker toevoegen te klikken open je een formulier waarin de gegevens van een medewerker kunnen worden ingevoerd. De functie wordt gehaald uit het werkblad Functies. Een medewerker verwijderen kun je doen door op de knop Medewerker verwijderen te klikken. Je selecteert vervolgens de medewerker en kiest voor Verwijderen. Handleiding - capaciteitsplanning 6 van 11

7 4. Activiteiten In het werkblad Activiteiten is het mogelijk om per project de activiteiten daadwerkelijk in te plannen. Dit werkt ook via een formulier. Dit formulier is te bereiken door op de knop Activiteiten beheren te klikken. In eerste instantie zie je het formulier zoals hiernaast is afgebeeld. Bij Projectnaam zoeken kun je via een dropdownmenu kiezen voor het project waar je een activiteit aan wilt koppelen. Zodra je dit gedaan hebt zullen de gegevens die horen bij dit project automatisch getoond worden. Na het invullen van de projectnaam tonen zich de bijbehorende gegevens en taken. Indien je een nieuwe taak wilt toevoegen aan het project kies je voor Nieuwe taak. Het is nu mogelijk om aan te geven vanaf wanneer de activiteit gestart kan worden, welke functie daar bij hoort en wat de uren zijn. Op basis daarvan bepaalt het systeem wanneer medewerkers ingepland kunnen worden. Deze worden aangegeven in het onderste vak, je kunt dan een medewerker selecteren en kiezen voor Taak opslaan. De taak wordt dan vervolgens in het bovenste vakje geplaatst en vervolgens is het mogelijk om nog een taak in te voeren. Handleiding - capaciteitsplanning 7 van 11

8 Indien een activiteit is ingevoerd wordt deze zichtbaar in het werkblad. De gegevens die bij een activiteit horen worden tevens in het werkblad geplaatst. Met behulp van filters is het mogelijk om hier selecties op aan te brengen. Via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand kun je aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de planning. Indien je een project probeert in te plannen die buiten de datums uit dit overzicht lopen dan kun je de datums aanvullen door op de knop Aanvullen datums te klikken. Er worden dan datums toegevoegd tot een jaar na de datum van vandaag. Handleiding - capaciteitsplanning 8 van 11

9 5. Vakantieplanning In de vakantieplanning kan aangegeven worden wanneer een medewerker met vakantie is door het aantal uur vakantie onder de datum te plaatsen op de rij van de medewerker. De medewerker wordt in dit overzicht automatisch geplaatst nadat een medewerker in een eerder stadium is aangemaakt. Door achter BedrijfsSluiting een aantal uren te plaatsen kun je aangeven dat dit geen werkdag is voor jouw bedrijf. Ook hier kun je via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de vakantieplanning. Handleiding - capaciteitsplanning 9 van 11

10 6. Rapportage In de rapportage wordt een overzicht getoond van alle mogelijke uren weergegeven in een tabel en in een grafiek. Handleiding - capaciteitsplanning 10 van 11

11 7. Beschikbaarheid In het werkblad beschikbaarheid wordt een overzicht gegeven per medewerker hoeveel uur deze beschikbaar is. Dit overzicht wordt automatisch gevuld op basis van de andere werkbladen. Het biedt een overzicht voor de beschikbaarheid en zorgt er voor dat je voor alle medewerkers in één keer inzichtelijk hebt wie je voor een bepaalde taak kunt indelen. Ook hier kun je via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de vakantieplanning. Wil je meer weten over de opties om zelf een systeem op maat te laten maken? Neem dan contact op met Ter Zake Excel via mail of bel ons ( ). Handleiding - capaciteitsplanning 11 van 11