(Ledenadministratie) Samenvoegdocumenten aanmaken

Transcriptie

1 Ledenadministratie, overzichten en selecties (Ledenadministratie) Samenvoegdocumenten aanmaken Vanuit Scipio Online bent u met de Rapportage editor in staat om elk overzicht, formulier of elke brief volledig zelf te creëren. In deze instructie leest u hoe u samenvoegdocumenten met behulp van de rapportage editor kunt aanmaken. Andere handleidingen die interessant kunnen zijn bij het werken met de Rapportage editor zijn: Ledenadministratie: Samenvoegdocumenten afdrukken Instellingen: Rapportage editor instellen Teams: Delen van informatie 1. Raadplegen Rapportage editor Om samenvoegdocumenten aan te kunnen maken en te wijzigen opent u de Rapportage editor. Dat doet u eenvoudig vanaf het Dashboard van Scipio Online, door te klikken op de knop Rapportage editor. 2. Een nieuw samenvoegdocument aanmaken Binnen de Rapportage editor klikt u op Nieuw samenvoegdocument om een nieuw document aan uw administratie toe te voegen.

2 Er opent een nieuw scherm. Hier selecteert u het sjabloon waar u het samenvoegdocument op wilt baseren (1) en klikt u op Doorgaan (2). Afhankelijk van het gekozen sjabloon wordt nu de editor met een leeg document of een reeds gevuld voorbeeld getoond. Van hieruit kunt u met behulp van de werkset uw samenvoegdocument opmaken. U heeft hierbij vanuit de werkset drie mogelijkheden. Tekstvak Een tekstvak gebruikt u om statische tekst toe te voegen aan uw document. Dataveld Een dataveld gebruikt u om dynamische tekst toe te voegen aan uw document. U kunt met behulp van een dataveld diverse ledengegevens of fondsgegevens aan een document toevoegen. Deze velden worden automatisch gevuld, op basis van de informatie die bij een lid bekend is. Afbeelding U heeft de mogelijkheid om bestaande of door uzelf toegevoegde afbeeldingen toe te voegen aan uw document. Tekstvak plaatsen Om een tekstvak toe te voegen aan uw document selecteert u Tekstvak plaatsen (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u het tekstvak wilt plaatsen (2).

3 Om tekst in te kunnen geven, dubbelklikt u op het tekstvlak. De cursor en het opmaakveld verschijnen. Een leeg document wordt standaard geopend met een tekstveld bovenaan de pagina. Door te dubbeklikken in dit veld, kunt u meteen beginnen met het toevoegen van een tekst. Met het opmaakveld kunt u diverse lettertypes, lettergroottes en opmaak selecteren. Dit doet u door de volledige tekst of een gedeelte daarvan te selecteren en vervolgens te kiezen voor het lettertype en/of de gewenste opmaak. U kunt het tekstveld verwijderen door op het kruisje te klikken. Wanneer u het formaat van een tekstveld wilt wijzigen of een tekstveld wilt verplaatsen, kunt u dit eenvoudig doen door het veld te selecteren. U kunt het veld nu met uw muis verplaatsen. Met behulp van de vierkantjes kunt u het formaat wijzigen. Dataveld plaatsen Om een dynamisch veld toe te voegen aan uw document selecteert u Dataveld plaatsen (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u het dataveld wilt plaatsen. Er zal nu een venster geopend worden waar u het gewenste samenvoegveld uit uw administratie kunt selecteren, onderverdeeld in persoonsgegevens, fondsgegevens en speciale gegevens (2). Selecteer een gewenst samenvoegveld uit de lijst (3) en klik op Doorgaan (4) om het veld toe te voegen aan uw document.

4 Het samenvoegveld Contactadresblok is een handig samenvoegveld wat alle NAWgegevens combineert. U hoeft dus geen aparte velden voor de naam, de straatnaam, het huisnummer, de postcode en de woonplaats te selecteren. Afbeelding plaatsen Om een afbeelding toe te voegen aan uw document selecteert u Afbeelding (1) en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u de afbeelding wilt plaatsen. Er zal nu een venster geopend worden waar u de gewenste afbeelding kunt selecteren. Selecteer de gewenste galerij (2), kies de afbeelding (3) en klik op Doorgaan (4) om de afbeelding toe te voegen aan uw document.

5 Hoe u eigen afbeeldingen toevoegt aan de Rapportage editor leest u in de handleiding (Instellingen) Rapportage editor instellen. 3. Een samenvoegdocument opslaan of openen Samenvoegdocument opslaan Voor het opslaan van een aangemaakt samenvoegdocument kiest u binnen de Rapportage editor voor Bestand (1) en vervolgens voor Opslaan als (2).

6 Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan het samenvoegdocument kunt toewijzen en deze beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Door te kiezen voor Doorgaan wordt het samenvoegdocument opgeslagen en, indien ingesteld gedeeld met andere gebruikers. Meer informatie over het delen van samenvoegdocumenten met andere gebruikers vindt u in de handleiding (Teams) Delen van informatie. Samenvoegdocument openen Een samenvoegdocument dat door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit de Rapportage editor. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Openen (2). Samenvoegdocumenten met acceptgiro s Met de rapportage editor is het mogelijk om de brief van een CombOLA te genereren. Om een samenvoegdocument met acceptgiro af te drukken, gaat u naar Bestand (1) en kiest u vervolgens voor Eigenschappen (2).

7 In het volgende scherm kiest u voor Document met acceptgiro (CombOla). Het kale samenvoegdocument zal er dan als volgt uitzien: De acceptgiro zoals getoond in bovenstaande schermafbeelding, wordt niet afgedrukt. Voor het afdrukken van een acceptgiro onder een samenvoegdocument is het van belang dat u beschikt over briefpapier met daaronder een acceptgiro.