Nieuwsbrief november 2014

Transcriptie

1 Nieuwsbrief november 2014 In dit nummer: Hagru Workshops Nieuw in Scipio Documenten koppelen Nieuw in Scipio Online Gezinsselecties Brieven met afdrukregels Nieuw in CashflowPro (Foerage) Audit File Gewasbescherming Tips & Trucs Hierbij ontvangt u onze nieuwsbrief vol met tips & trucs, nieuwe ontwikkelingen, laatste updates en interessante informatie. Per softwarepakket; Scipio, Scipio Online en CashflowPro, hebben wij de informatie voor u uiteengezet. Aarhusweg 4-4, 9723 JJ, Groningen info@hagru.nl U kunt ook op de hoogte blijven van de laatste nieuwtjes via Twitter en Facebook! twitter.com/hagru Hagru Workshops Hagru Workshops is een nieuw service onderdeel van Hagru! Iedere maand worden op diverse locaties in Nederland verschillende opfris- en opstartcursussen en thema workshops gegeven. Een workshop specifiek op uw organisatie gericht? Ook dit is in overleg mogelijk. Met Hagru Workshops willen wij u nog meer tips & trucs geven voor het optimaal gebruik maken van de software. Iedere workshop staat in het teken van één van de pakketten; Scipio (Online), CashflowPro en Donate4all. Wilt u ook meer inzicht krijgen in uw organisatie en persoonlijker contact onderhouden met uw relaties/ leden? Schrijf u dan snel in voor één van de workshops en haal meer uit uw software! Voor het inschrijven en opvragen van informatie, kunt u contact met ons opnemen via workshops@hagru.nl of telefoonnummer en vraag naar Elise Mook.

2 Documenten koppelen Nieuw in Scipio Het is nu mogelijk om uw getekende machtigingsformulieren te koppelen aan uw gemeenteleden in Scipio. Zo houdt u uw mandaten en de machtigingsformulieren bij elkaar en zijn deze altijd terug te vinden! De nieuwste versie van Scipio vindt u op onze releasewebsite. Installeer deze en u kunt met de volgende stappen de formulieren koppelen aan uw leden! Stap 1: Ga naar Fondsadministratie Invoeren toezeggingen, zoek in dit venster het betreffende gemeentelid op. Stap 2: Klik op de knop Mandaten, alle mandaten worden nu weergegeven. Stap 3: Selecteer het mandaat waaraan u het getekende machtigingsformulier wilt koppelen en klik op Bewerken. Stap 4: Het mandaat wordt geopend in het venster Mandaatbeheer, klik hier op de knop Afbeelding. Stap 5a: Kies voor de knop Scannen wanneer u het formulier direct wilt inscannen en volg de instructies op uw scherm. Stap 5b: Kies voor de knop Bladeren wanneer het formulier al op uw PC is opgeslagen. Blader vervolgens naar de locatie op uw PC waar het formulier is opgeslagen. Stap 6: Klik op Opslaan en het machtigingsformulier is gekoppeld aan het betreffende lid.

3 Nieuw in Scipio Online Gezinsselecties Scipio Online biedt een nieuwe selectie mogelijkheid om eenvoudig gezinsleden te selecteren gebaseerd op een eerdere selectie. Dit kunt u op de volgende wijze uitvoeren om, bijvoorbeeld, de ouders te selecteren met jonge kinderen: Stap 1: Ga naar Selecties maken Selectiecriteria Criterium toevoegen, kies hier Leeftijd en geef de start en eindwaarde in (bv. 0 tot 15 jaar). Stap 2: Klik op de knop Doorgaan en vervolgens Zoeken. Nu krijgt u alle kinderen in de betreffende leeftijdsgroep Stap 3: Kies hier Toevoegen aan resultaat. Stap 4: Vervolgens krijgt u onderstaande melding in beeld. Hier kiest u Gezinsleden en daarna klikt u op de knop Start gezinsselectie en opnieuw Zoeken. Brieven met afdrukregels Stap 5: U keert terug in het selectiescherm en kunt de selectie naar wens aanpassen, bijvoorbeeld door te selecteren op gezinsrelatie, of gebruik te maken van de optie één per gezin. Klik op Zoeken om verder te gaan. Op uw scherm verschijnen nu de ouder(s) van de kinderen in de leeftijdsgroep die u oorspronkelijk geselecteerd heeft. Voorheen kon u slechts één pagina afdrukken via de rapportage-editor. Dit is verleden tijd! U kunt nu namelijk in afdrukregels vastleggen dat er meerdere pagina s worden geprint. Bovendien kunt u in deze afdrukregels onderverdelingen maken in groepen. Zo kunt u instellen dat de jongeren een andere brief ontvangt dan de oudere generatie. Het onderscheid kan worden gemaakt op groepen, kringen, kerkelijke staat, leeftijd en eigen indeling. Een groot voordeel van deze nieuwe tool is dat de (bezorg) volgorde intact blijft! Het beheren van afdrukregels vindt u bij de rapportage-editor:

4 Nieuw in CashflowPro (Foerage) Audit File Iedere organisatie krijgt vroeg of laat te maken met een financiële controle van de accountant of Belastingdienst. Met de ontwikkeling van de XML Audit File financieel (3.2) hebben wij dit makkelijk gemaakt voor u! CashflowPro (Foerage) maakt een Audit File met alle benodigde informatie uit het programma. Deze informatie kunt u vervolgens compleet aanleveren bij de Belastingdienst. Wilt u ook gebruik maken van deze tijdbesparende module? Installeer snel de nieuwste versie van CashflowPro! Deze kunt u vinden op onze release website. Gewasbescherming CashflowPro Foerage is verder uitgebreid! Ook gewasbescherming kan vanaf nu in detail bijgehouden worden. U heeft de mogelijkheid tot het bijhouden van toelatingsnummer(s), koppeling met UN nummers, de bijbehorende etikettering en ADR-punten (1.000 punten). De UN nummers en bijbehorende eigenschappen zitten standaard in het systeem verweven en worden automatisch up-to-date gehouden.

5 Tips & Trucs Scipio (Online) Bij het aanschrijven van een grote groep leden, kunt u uiteraard gebruik maken van de rapportage editor en samenvoegdocumenten. Hier nog enkele tips bij het samenstellen. Contactadresblok (Ind.) Wanneer u een dataveld plaatst, kunt u kiezen uit vele mogelijkheden. Eén van de mogelijkheden is Contactadresblok en Contactadresblok (Ind.). Het lijkt bijna hetzelfde, maar er is wel degelijk een verschil! Contactadresblok Het Contactadresblok houdt rekening met de opgegeven aanschrijfwijze. Dhr. J. Jansen Mevr. J. Jansen-Visser. Straatnaam AA PLAATSNAAM Contactadresblok (Ind.) Ind. staat voor individueel. Ongeacht de ingestelde aanschrijfwijze, de in het resultaat getoonde gemeentelid zal individueel worden aangeschreven. Dhr. J. Jansen. Straatnaam AA PLAATSNAAM Ook handig: het Contactadresblok houdt rekening met woon- en correspondentieadressen. Is er naast een woonadres ook een correspondentieadres? Dan zal het Contactadresblok het correspondentieadres afdrukken in plaats van het woonadres! Directmailnaam (Ind.) Het samenvoegveld Directmailnaam gebruikt u als aanhef bovenaan uw brief. Dit samenvoegveld houdt rekening met de ingestelde aanschrijfwijze en leeftijd van de persoon die wordt aangeschreven. Echtpaar dhr. J. Jansen en mevr. J. Jansen Visser Geachte heer Jansen en mevrouw Jansen, Zoon Dirk Jansen (15 jaar) Beste Dirk, Het samenvoegveld Directmailnaam (Ind.) staat voor individuele aanhef. Ongeacht de ingestelde aanschrijfwijze, de in het resultaat getoonde gemeentelid zal individueel worden aangeschreven. Echtpaar dhr. J. Jansen en mevr. J. Jansen Visser Geachte heer Visser,

6 Meer informatie Wilt u meer weten over één van onze producten? Of hebt u een vraag voor onze helpdesk? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer of per mail info@hagru.nl. Wij beantwoorden uw vragen en adviseren u graag over de aanschaf of overstap naar één van onze programma s. Veel gestelde vragen Op onze website, kunt u handleidingen vinden van alle programma s, maar ook tips voor het downloaden en veilig stellen van uw bestanden. Op deze manier kunt u 24 uur per dag, 7 dagen per week informatie opzoeken wanneer het u uitkomt. Komt u er met de handleidingen en tips niet uit? Dan kunt u mailen naar helpdesk@hagru.nl. Onze ervaren medewerkers zullen uw mail zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dit is een uitgave van Hagru B.V.