Werken met verschillende lay-outs

Transcriptie

1 Werken met verschillende lay-outs Inleiding In deze handleiding vindt u een stappenplan voor het werken met verschillende lay-outs. Het werken met verschillende lay-outs kan een keuze zijn als u werkt met automatische incasso maar bijvoorbeeld ook als u meerdere bedrijven ingesteld hebt in RADAR wilt u mogelijk met verschillende lay-outs werken. In onderstaande hoofdstukken wordt u op weg geholpen bij het kopiëren van een bestaande lay-out en deze aan te passen naar uw wens. Tevens worden de mogelijkheden en daarvoor benodigde instellingen in RADAR besproken. Ook in RADAR Lite kunt u werken met meerdere lay-outs. Echter het maximaal aantal te gebruiken lay-outs is 4. Structuur van de bestanden In de map RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE staan de sjablonen en documenten die nodig zijn om een factuur te maken. Factuur.dot Verplicht Factuur_Periodiek.dot Indien u met periodieke facturen werkt Factuur_Herinnering.dot Indien u herinneringen verstuurd Factuur_Bijlage.dot Verplicht Factuur_Bijlage_uren.doc Verplicht Factuur_Bijlage_Producten.doc Verplicht Factuur_Bijlage_Concernrelaties.doc Indien u bij een factuur aan een holding een bijlage wilt sturen Bookmarks_*.* Voor elk Factuur bestand moet er ook een Bookmarks_*.* gegenereerd worden Dit zijn dus de mogelijkheden. U hoeft hier geen extra sjablonen aan te maken omdat deze niet door RADAR gebruikt kunnen worden. Indien u met meerdere lay-outs wilt werken dan zal hier per lay-out een map voor gemaakt moeten worden waarin bovenstaande bestanden in gekopieerd worden (en dezelfde bestandsnamen behouden). 1/10 Meerdere lay-outs 4.0

2 Bookmarks_*.* mogen niet via MS Word aangepast. Dit zijn de bestanden die RADAR aanmaakt bij het SJABLONEN SCANNEN. Hierin wijzigen heeft dus geen zin. Stappen automatische incasso Een aantal van uw klanten laten de factuurbedragen incasseren. Om verwarring en vragen te voorkomen wilt u deze klanten wel een factuur sturen maar hier wilt u wel duidelijk op aangegeven hebben dat het bedrag automatisch geïncasseerd zal worden. De factuur lay-out zal in de meeste gevallen voor een groot deel gelijk zijn aan uw huidige factuur. Aan de hand van het voorbeeld dat hieronder beschreven staat lopen we de diverse stappen door. Bijvoorbeeld: K. Antoor werkt op dit moment met twee soorten facturen. De periodieke factuur en de standaard factuur die gebruikt wordt voor regie(uren x tarief). Een aantal relaties heeft aangegeven liever via automatische incasso te betalen. Voor deze relaties wil men een incasso lay-out maken. Deze maken ze voor zowel de periodieke facturen als de regie facturen. 1) In de map RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE\ staan de bestaande lay-outs. Maak in deze map twee mappen aan. en geef deze de naam van de nieuwe onderverdeling, bijvoorbeeld STANDAARD en INCASSO. 2) Kopieer de MS Word bestanden naar beide mappen. 3) Verwijder de MS Word bestanden uit de map FACTURATIE. 4) In de map FACTURATIE staan nu alleen nog de mappen STANDAARD en INCASSO. 5) De standaard lay-outs in de map Standaard zijn al goed, daar hoeft nu verder niets meer mee te gebeuren. 6) De lay-outs in de map Incasso moeten aangepast worden. (Meer hierover in het hoofdstuk Lay-out wijzigen). 7) Na het aanpassen van een lay-out kiest u voor BEHEER SJABLONEN SCANNEN. 8) Nu kunt u aan gaan geven welke relatie welke soort lay-out krijgt. (Lees hiervoor het hoofdstuk Lay-out koppelen) Stappenplan Afwijkende facturen (de andere gevallen) Mogelijk heeft u een aantal klanten waarvoor afwijkende regels gelden. Dit wilt u zichtbaar maken op de factuur. Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld als een deel van de facturen op een ander rekeningnummer betaald moet worden. Hiervoor kunt u ook gebruik maken van meerdere lay-outs. Bijvoorbeeld: Bedrijf X werkt op dit moment met een soort factuur. Hiervan gebruiken ze de periodieke factuur en de standaard factuur die gebruikt wordt voor regie(uren x tarief). Men wil graag gaan werken met twee verschillende onderschriften. 1) In de map RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE\ staan de bestaande lay-outs. Maak in deze map twee mappen aan en geef deze de naam van de nieuwe onderverdeling, bijvoorbeeld layout1 en layout2 2) Kopieer de MS Word bestanden naar beide mappen. 3) Verwijder de MS Word bestanden uit de map FACTURATIE. 4) In de map FACTURATIE staan nu alleen nog de mappen layout1 en layout2 5) De standaard lay-outs in de map layout1 zijn in dit voorbeeld al goed, daar hoeft nu verder niets meer mee te gebeuren. 6) De lay-outs in de map layout2 moeten aangepast worden. (Meer hierover in het hoofdstuk Lay-out wijzigen). 7) Na het aanpassen van een lay-out kiest u voor BEHEER SJABLONEN SCANNEN. 8) Nu kunt u aan gaan geven welke relatie welke soort lay-out krijgt. (Lees hiervoor het hoofdstuk Lay-out koppelen) 2/10 Meerdere lay-outs 4.0

3 Voorbeeld: Lay-out wijzigen 1) In de map RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE\INCASSO staan een aantal MS Word bestanden die aangepast moeten worden: ide bestanden die beginnen met: bookmarks_ worden NIET gewijzigd, deze worden door RADAR aangepast tijdens het scannen van de sjablonen. 2) Het bestand dat we in dit voorbeeld aan gaan passen is: Factuur.dot. 3) Maak voordat u begint met het een aanpassen een kopie van het sjabloon. Als het dan niet gaat zoals u verwacht had dan kunt u direct weer terug naar de originele situatie. 4) Factuur.dot is een sjabloon(*.dot) en u kunt deze op de juiste wijze openen door op het bestand te klikken met uw rechter muisknop en in het menuutje te kiezen voor Openen. 3/10 Meerdere lay-outs 4.0

4 5) Als u het sjabloon op deze manier opent komt er boven aan in Word te staan: Factuur.dot ials u dubbelklikt op een sjabloon (*.dot) dan wordt er een kopie van dit sjabloon geopend. Het document wat dan geopend wordt zal niet dezelfde naam hebben als uw sjabloon. Sluit dan het document af en open het sjabloon opnieuw, maar nu op de wijze zoals beschreven bij stap 4 in dit hoofdstuk. 6) In onderstaande afbeelding ziet u een mogelijke lay-out van de Factuur.dot: 4/10 Meerdere lay-outs 4.0

5 ide codes waar een # voor en achter staat zorgen ervoor dat er gegevens uit de database van RADAR gehaald worden. Deze #...#codes zorgen er dus voor dat een factuur relevante gegevens bevat. De #...#codes kunnen verwijderd, vervangen of verplaatst worden maar wees hier voorzichtig mee Sommige codes zijn noodzakelijk om te kunnen factureren en kunnen als ze verwijderd worden of op een verkeerde plaats staan mogelijk foutcodes opleveren. Wilt u wijzigingen in de #...#codes aanbrengen en twijfelt u of dit mogelijk is neem dan contact op met onze Servicedesk. 7) U kunt nu onderaan, onder de Totaal regel bijvoorbeeld de tekst: ***Dit bedrag wordt automatisch geïncasseerd*** toevoegen. 8) Na de wijzigingen slaat u Factuur.dot op. 9) Pas op dezelfde wijze Factuur_Periodiek.dot aan 10) Ga in RADAR FACTURATIE naar BEHEER en druk op de knop SJABLONEN SCANNEN 11) U kunt nu in RADAR de gewenste lay-out aan de relaties gaan koppelen (Lees hiervoor het hoofdstuk Layout koppelen). 5/10 Meerdere lay-outs 4.0

6 Lay-out koppelen Na het aanpassen van de lay-out en het scannen van de sjablonen moet nog duidelijk worden aangegeven welke relatie welke lay-out krijgt. U heeft verschillende mogelijkheden. Deze staan hieronder beschreven. 1) Bij elke relatie aangeven welke lay-out gebruikt gaat worden. Dit kan via de knop BULK AANPASSINGEN in het menu BEHEER (1) Boven in het scherm Bulk Aanpassingen Relaties kunt u de lijst met relaties filteren zodat u alleen die relaties overhoudt die u aan wilt passen. (2) Als u de hele lijst(of de hele gefilterde lijst aan wilt passen kiest u voor ALLES SELECTEREN. U kunt de relaties ook stuk voor stuk aanvinken. Alleen geselecteerde relaties worden aangepast. (3) Geef rechts in het scherm in het veld Factuur layout de juiste lay-out op. (4) Kies voor AANPASSEN om dit veld voor alle geselecteerde relaties aan te passen. 2) U kunt ook vanuit het relatiescherm op het tabblad INSTELLING de juiste layout kiezen: 6/10 Meerdere lay-outs 4.0

7 1 3) Een derde mogelijkheid is om in een concept op het tabblad FACTUUR AFHANDELING een lay-out of een afwijkende layout aangeven 1 Stappenplan meerdere etiketsjablonen voor de labelprinter Indien u nu met 1 etiketsoort werkt binnen RADAR en u zou hier graag meerdere willen gebruiken dan heeft u de mogelijkheid om deze aan te maken. In dit voorbeeld gaan we uit van een etiket sjabloon waarop standaard het woord Vertrouwelijk geprint wordt naast een standaard etiket sjabloon. 7/10 Meerdere lay-outs 4.0

8 1. Maak binnen de map..\radar\sjablonen een map LABELPRINTER aan. ibinnen deze map kunnen verschillende sjablonen voor de labelprinter worden geplaatst. Het sjabloon hoeft dan ook niet meer Dymo Labelprinter Turbo.dot te heten, de naam mag zelf bepaald worden. 2. Het bestand Dymo Labelprinter Turbo.dot staat in de map RADAR\SJABLONEN\ 3. Kopieer dit bestand naar de map RADAR\SJABLONEN\LABELRPINTER\ Hiermee heeft u de standaard sjabloon verplaatst. 4. Klik met uw rechtmuisknop op de Dymo Labelprinter Turbo.dot en kies in het menu voor Openen. 5. Als u het sjabloon op deze manier opent komt er boven aan in Word te staan: ials u dubbelklikt op een sjabloon (*.dot) dan wordt er een kopie van dit sjabloon geopend. Het document wat dan geopend wordt zal niet dezelfde naam hebben als uw sjabloon. Sluit dan het document af en open het sjabloon opnieuw, maar nu op de wijze zoals beschreven bij stap 4 in dit hoofdstuk. De standaard lay-out ziet er bijvoorbeeld als onderstaand figuur uit: 8/10 Meerdere lay-outs 4.0

9 Via bestand pagina instellingen geeft u het etiket formaat op: 6. Dit sjabloon heeft een tabel van 1 cel. Klik met uw rechtermuisknop in de cel en kies voor tekstrichting om de tekstrichting weer te geven. 9/10 Meerdere lay-outs 4.0

10 Via Invoegen Bladwijzer kunt u de bladwijzer LABEL selecteren. 7. Kies in bestand opslaan als. Het volgende scherm verschijnt: Controleer of het aangepaste bestand opgeslagen wordt als Documentsjabloon. 9. Controleer of het sjabloon op de juiste locatie komt te staan. 10. Geef het bestand een duidelijke naam Wanneer u nu in RADAR CRM bij een relatie op de knop Label printen klikt, zal het volgende scherm verschijnen: Kies het label die u gebruiken wil en klik op de op de knop LABEL PRINTEN. 10/10 Meerdere lay-outs 4.0