Automatische incasso. E-captain help E-captain help

Transcriptie

1 1 / 6 Automatische incasso Om incasso te gebruiken binnen e-captain moet de vereniging in het bezit zijn van een SEPA contract met de bank. Deze gegevens moeten worden overgenomen in e-captain. In dit document wordt hier verder op in gegaan. Activeren van automatische incasso bij een relatie Om gebruik te maken van incasso moet er een optie worden geactiveerd voor iedere persoon waarbij dit is toegestaan. Dit kan worden gedaan op de volgende manier. Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer Selecteer het juiste lid en open de ledenkaart Ga in de ledenkaart naar het tabblad Lidmaatschap Zorg dat het selectie vak bij Factureren ( ) is aangevinkt Geef een IBAN rekeningnummer en BIC code in op de ledenkaart Geef bij Automatische incasso aan welke bankrekening gekoppeld moet worden Aanmaken machtiging Automatische incasso Om te zorgen dat de banken de automatische incasso van de leden ook accepteert, moet er ook een machtiging worden aangemaakt. Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer Selecteer het juiste lid en open de ledenkaart Ga in de ledenkaart naar het tabblad Machtigingen

2 2 / 6 Klik op het gele plus icoon om een nieuwe machtiging toe te voegen Geef de juiste informatie op en klik op de knop Opslaan. Machtigingen zijn ook voor grote groepen ineens te maken. Dit kan via het Beheercentrum of via Collectief wijzigen. Aanmaken van incasso opdrachten Om een voorlopig overzicht van de openstaande posten zichtbaar te krijgen, kiest u voor SEPA incasso aanmaken: Kies in het hoofdmenu voor Factureren Klik in het submenu op SEPA incasso aanmaken

3 3 / 6 In dit scherm is het mogelijk om alvast een selectie te maken door de zoek opdracht te verfijnen. Maak een selectie op basis van Wie of Wat wilt u factureren. Wie wilt u factureren: Wat wilt u factureren: Met deze selectie is het bijvoorbeeld mogelijk van alle jeugdleden (wie) de openstaande contributie (wat) te incasseren. Na het maken van de selectie klik op de knop Uitvoeren. e-captain zal een pro forma overzicht van alle openstaande incasso facturen laten zien. In dit overzicht zijn het aantal batches, posten en het totaalbedrag zichtbaar. Door te klikken op het zijn hier de pro forma facturen al zichtbaar Als de incasso bedragen kloppen is het mogelijk een SEPA bestand aan te maken. Selecteer alle leden die u wilt incasseren Klik hierna op de knop Naar SEPA bestand om de geselecteerde leden toe te voegen aan de voorlopige selectie voor het incasso bestand.

4 4 / 6 Alle zo juist geselecteerde leden met openstaande artikelen worden verplaatst naar het onderstaande veld en de knop Genereer SEPA bestand wordt nu actief. Door te klikken op de knop Genereer SEPA bestand zal het pro forma overzicht nu worden omgezet naar de uiteindelijke facturen en weggeschreven in de boekhouding, worden de facturen per verstuurd naar de leden of klaar gezet om af te drukken. De knop Wat incasseer ik, geeft een overzicht van alle artikelregels die in het incasso bestand worden opgenomen. Bevestig de melding met OK als het SEPA bestand aangemaakt moet worden. De leden waarbij de factuurvoorkeur staat op (privé, werk, factuur) zullen direct een krijgen met daarin een link naar de factuur. Hiervan geeft e-captain een melding. Als alle facturen zijn aangemaakt zal het SEPA bestand klaar staan om te downloaden. Klik op de knop Download nu om het SEPA bestand op uw eigen PC op te slaan De browser zal met een vergelijkbare melding vragen of het bestand geopend of opgeslagen dient te worden. Kies voor Opslaan. Na het opslaan zal het SEPA bestand op uw computer staan zodat u het kan uploaden naar uw bank. Meld aan bij uw bank en volg de instructies van uw bank voor het uploaden van SEPA incasso bestanden.

5 5 / 6 Incasso bestanden archief Soms is het noodzakelijk om een bestand opnieuw te downloaden. Een bestand wordt bij het aanmaken automatisch opgeslagen in het archief wanneer het is gedownload. De bestanden zijn te selecteren op jaar. Om de bestanden te downloaden: Kies in het hoofdmenu voor Facturen Klik in het submenu op SEPA incasso archief Klik op de Download link rechts van de regel om het SEPA bestand nogmaals te downloaden naar uw computer. Een voorbeeld van de facturen in dit SEPA bestand zijn te bekijken door op het preview icoon te klikken. Incasso afkeur Als facturen op voorhand niet geïncasseerd kunnen worden, of u dient een gemaakt incassobestand niet in bij de bank, dan moet u dat aangeven in het incasso bestand. Een andere mogelijk is het volledige afkeuren van het incassobestand. Kies in het hoofdmenu voor Factureren Klik in het submenu voor Incasso afkeur

6 Powered by TCPDF ( 6 Bij het bewerken van het incasso bestand kunnen we de facturen aanvinken welke niet geïncasseerd konden worden. Nu wordt het openstaand bedrag van het incasso bestand verlaagd. Bij het afboeken in de boekhouding worden er ook geen betalingen geregistreerd voor mislukte incasso opdrachten Of u volgt de volgende stappen: Bij het bewerken van het incasso bestand kunnen we alle facturen aanvinken door middel van het plus icoon. Nu wordt bij opslaan, elke factuur afgekeurd en de status van de machtiging terug gezet naar de vorige status. Tevens het bankboek gecorrigeerd. Als dit een éérste incasso was wordt de status dus teruggezet naar éérste incasso, was het een vervolg incasso dan blijft de status staan. Let op! Dit is belangrijk voor de eerste incasso, omdat daar zonder afkeur de volgende incasso een foutcode oplevert: onjuiste machtiging MD01. / 6