3. Geef uw gewenste methode op in CASH onder: Financieel - Instellingen - Debiteuren-parameters - F6 SEPA DD

Transcriptie

1 Inleiding Met CASH kunt u op eenvoudige wijze posten incasseren. Wanneer de debiteur heeft toegestemd dat de openstaande posten geïncasseerd mogen worden, voorziet u deze van een eigenschap zodat deze voortaan automatisch meelopen in de incassoprocedure. Vervolgens maakt U een incasso-advies aan en aan de hand van dit advies een incassobestand, Dit bestand leest u in in uw online of offline banksoftware. 1. Informeer bij uw bank of deze gereed is voor de verwerking van uw automatische incasso's in SEPA-formaat. 2. Vraag een 'Incassant ID' aan bij uw bank. Als u dit doet, zal de bank vragen naar de door u gewenste methode: CORE of B2B. Laat u informeren over de mogelijkheden. Ons advies is CORE, maar beide methodes zijn mogelijk met CASH. 3. Geef uw gewenste methode op in CASH onder: Financieel - Instellingen - Debiteuren-parameters - F6 SEPA DD 4. Bij de eigenschappen in de Debiteurenparameters dient u minimaal eigenschap F, O of R aan te hebben staan. 5. Eigenschap T kunt u gebruiken als u voor iedere te incasseren relatie een zelfde betalingskenmerk wil gebruiken. Bijvoorbeeld voor een soort kosten of betreffende een bepaalde periode. 6. Indien u gebruikmaakt van CORE incasso's: Laat de machtigingen aanmaken door CASH: Favorieten - Relaties - F8 Menu - Maak machtiging. En bewaar deze in uw administratie. 7. Indien u gebruikmaakt van B2B incasso's: Laat de machtigingen aanmaken door CASH: Favorieten - Relaties - F8 Menu - Maak machtiging en stuur deze naar uw klanten om de machtiging te laten ondertekenen. Dit is verplicht omdat het een nieuwe incasso-contract betreft. De getekende machtigingen bewaart u eveneens in uw administratie. 8. Vul tevens de gegevens in van de ontvangen machtigingen onder: Favorieten - Relaties - F8 Menu - Mandaatgegevens incasso.

2 9. Als u alle gegevens compleet hebt, kunt u via Financieel - Instellingen - Crediteuren parameters - Betaalwijze - SEPA overstappen op SEPA. Mochten er dan toch nog gegevens van cliënten ontbreken, dan ziet u dat op uw incassoadvies: Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Incasso-advies. Het is aan te raden dit incasso-advies na het aanmaken te raadplegen 10. Zorg dat u op uw uitgaande facturen uw 'Incassant ID' + 'kenmerk machtiging' vermeldt! Bestaande Incasso's: Voor bestaande incasso's is het niet noodzakelijk dat u per relatie een machtiging aanmaakt: Voor bestaande Euro Incasso's (Core) gebruikt u de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Maak machtiging. De machtigingen hoeft u niet af te drukken, omdat deze niet naar de klant worden gezonden. Voor de bestaande Bedrijven Incasso (B2B) is het juist wel noodzakelijk dat de machtigingen worden afgedrukt. Deze worden namelijk naar de klant gezonden, omdat deze voor akkoord getekend moeten worden (de voorwaarden zijn immers gewijzigd). De ontvangen machtigingen dient u goed op te bergen. Zorg ervoor dat u bij de eigenschappen minimaal eigenschap F, O of R aan hebt staan. Bij de rubriek Eigenschappen kunt u aangeven: T; Als u een vaste tekst wilt meegeven bij het aanmaken van een incasso-opdracht. Als u deze eigenschap aanzet, kunt u bij het aanmaken van een incassobestand één tekst invoeren die dan voor alle te incasseren posten wordt gebruikt. O; Als u de omschrijving uit de boekregel van de factuur wilt overnemen. R; Als u het relatienummer van de debiteur wilt opnemen. F; Als u het factuurnummer van de debiteur wilt opnemen. De overige velden in deze functie hebben betrekking op de aanmaningen.

3 In de laatste rubriek 'INCASSO Bestandsnaam' kunt u het pad en de naam van het aan te maken bestand aangeven. Zorg ervoor dat de incassowijze op SEPA staat en dat uw IncassantID is ingevuld. Uw ID kunt u opvragen bij uw bank.

4 Onderhoud relaties Bij uw relaties geeft u aan of de openstaande debiteurenposten wel of niet door u geïncasseerd mogen worden. 1. Open de functie Favorieten - Relaties. 2. Kies de relatie waarvan u de openstaande facturen wilt incasseren. 3. U kunt ook per relatie een aantal Betaaldagen vastleggen. Dit kan in Deel 2 van de relatie. U voert dit veld alleen in als er voor deze klant een, van de standaard, afwijkend aantal betaaldagen geldt! De waarde, welke u bij Betaaldagen invoert, heeft altijd voorrang boven het algemeen geldende aantal Betaaldagen dat u in Financieel - Instellingen - Debiteurenparameters hebt ingevoerd. 4. Vul in deel 2 van de relatie een I (Incasso van debiteurenposten) in de rubriek Eigenschappen D/C. in gevolgd door een <Enter> om aan te geven dat u de openstaande posten van deze debiteur wilt incasseren. U herhaalt deze stap bij alle relaties, waarvan u de debiteurenposten wilt incasseren. 5. Verlaat de functie met <Esc>. Het onderhouden van een incasso advies U kunt zelf aangeven welke posten u mee wilt nemen in de incasso-opdracht. U kunt per openstaande post aangeven of deze geselecteerd moet worden of niet. 1. Open de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Incasso advies. 2. Kies bij 'Advies actualiseren' voor 'J'. Hiermee maakt u een nieuw incasso advies aan op basis van de nieuwste gegevens. Wilt u echter het vorig advies ophalen en bewerken, dan kiest u voor 'N'! 3. Bij 'Peildatum' geeft u de datum op op basis waarvan u een incasso-advies wilt maken. 4. Wanneer in een regel de machtiging BLAUW wordt weergegeven dan betreft het een FRST incasso. Is de regel zwart dan bereft het een RCUR incasso.

5 Het invullen van de peildatum beïnvloedt het al dan niet selecteren van een post. Desondanks kunt u een niet-geselecteerde post toch nog toevoegen aan de selectie. Dit geschiedt door middel van de keuze van de status, welke u aan de betreffende post meegeeft. 4. U kunt, per regel, in het eerste veld de status aangeven van een openstaande post. U kunt hierbij kiezen uit de volgende waarden: S Geselecteerd (geen deelbetaling) D Geselecteerd (deelbetaling) N Niet geselecteerd (post is nog niet vervallen) C Niet geselecteerd (creditnota's worden niet verrekend) I Niet geselecteerd (automatische incasso) B Niet geselecteerd (bankrekening niet ingevuld) U Niet geselecteerd (betaling uitgesteld) O Niet geselecteerd (betaling onderweg) X Niet geselecteerd (debiteuren creditnota)

6 De letter 'B' zal in principe niet door u worden ingegeven, maar door CASH. De betreffende post zal dan slechts worden toegevoegd aan de selectie, indien u, via de functietoets F6 of [6 OhRel], het bankrekeningnummer alsnog hebt ingevuld. Als u een deelincasso wilt uitvoeren op een bepaalde openstaande post, voert u bij de betreffende regel een D in. Daarna kunt in het veld 'Advies' invoeren hoeveel er moet worden geïncasseerd. Wilt u een post uitsluiten van selectie, dan geeft u bij de betreffende regel in dit veld een N in. 5. Verlaat de functie met <Esc> !NOTE: Wanneer een relatie voor de eerste keer geincasseerd gaat worden met SEPA dan mag voor deze relatie niet meer dan één te incasseren post geselecteerd worden! Het afdrukken van het incasso advies Als het incasso-advies is opgesteld, dan dient u dit advies te printen en, ter goedkeuring, voor te leggen aan de persoon, die over het geld gaat (functiescheiding, geldt voor de grotere ondernemingen). Nu kunnen er 2 situaties ontstaan: a. Het advies wordt afgekeurd. In dit geval gaat u terug naar de vorige stap, past het advies aan conform de opdracht, drukt het weer af en legt het advies weer ter goedkeuring voor. of b. Het advies wordt goedgekeurd. In dit geval wordt het advies voor goedkeuring door de betreffende medewerker geparafeerd. Dit is voor u de opdracht om door te gaan met de volgende stap, het daadwerkelijk aanmaken van de incasso-opdracht. Het geparafeerde advies bergt u zorgvuldig op.

7 Het maken van de incasso opdracht Nu gaat u daadwerkelijk het incassobestand aanmaken dat u aan uw bank aanlevert. Hierbij wordt een bestandje aangemaakt en, indien gewenst, de journaalposten vervaardigd, zodat de subadministratie wordt bijgewerkt. 1. Open de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Incasso-opdracht maken. 2. Geef aan via welke bankrekening of IBAN u wilt incasseren. U kunt met <F2> of [2 Zoek] kiezen uit de bestaande rekeningen. Deze vraag verschijnt als u in Financieel - Instellingen - Administratiegegevens onder <F3> of [3 NAW] meerdere bank- en/of girorekeningnummers hebt vastgelegd. 3. Het veld Bestandsnaam verschijnt met daarin een door Cash voorgestelde bestandsnaam. De inhoud van dit veld is gekopieerd uit de functie 'Debiteuren parameters'. U kunt de locatie wijzigen als dit nodig is. 4. Voer in 'Gewenste verw. datum' de datum in waarop uw banksoftware het incassobestand moet gaan uitvoeren. Dit kan op een later tijdstip zijn dan het moment waarop u het bestand aanmaakt. U maakt bijvoorbeeld voor uw vakantie alvast een bestand aan dat pas 2 weken later dient te worden verwerkt. 5. Geef bij Automatisch wegboeken aan of u de openstaande posten direct wilt afboeken. Zie ook Incasso onderweg voor meer informatie. Als u niet automatisch wilt wegboeken, worden de openstaande posten pas afgeboekt op het moment dat u, via het bankboek, de daadwerkelijke betaling/bijboeking boekt. Posten die niet automatisch zijn afgeboekt, worden bij een volgende incassoopdracht opnieuw aangeboden. Zij hebben dan status O (onderweg) Als u kiest voor automatisch wegboeken, worden de geselecteerde openstaande posten afgeboekt in een door u te selecteren memoriaaldagboek. Wij adviseren u om een afzonderlijk memoriaaldagboek voor de automatische incasso aan te maken, zodat u de mutaties die u hiervoor maakt apart houdt en snel kunt terugvinden. U dient wel een tegenrekening aan dit dagboek te koppelen. De journaalpost bestaat uit een afboeking van de openstaande post met de tegenrekening (uit rubriek 2) van het betreffende memoriaaldagboek. Als de daadwerkelijke betaling binnenkomt, boekt u die weg tegen de gebruikte tegenrekening.

8 Mocht er iets mis zijn gegaan bij de laatste incasso, dan kunt u, nadat u de boeking in het memoriaalboek heeft verwijderd en het terugdraaien van de incasso, opnieuw een incassobestand maken. Vervolgens selecteert u de openstaande posten opnieuw in een incasso advies en maakt u een nieuw incassobestand aan. Vanaf de versie B06a worden storno s door Cash verwerkt. 6. Voer de boekdatum in, welke wordt gebruikt voor de automatische boeking in CASH. 7. Kies het memoriaaldagboek waarin de automatische boeking moet worden aangemaakt. 8. Kies voor 'Verder. Het incassobestand wordt nu aangemaakt. 9. Het verslag met de te incasseren posten wordt gemaakt. Dit verslag is een uitdraai van de inhoud van het aangemaakte bestand. Vanzelfsprekend moet het saldo van dit overzicht overeenkomen met het saldo van het bewaarde betaal-advies. De 2 overzichten niet u aan elkaar en bewaart u zorgvuldig. 10. Verlaat de functie met <Esc>. U kunt nu het bestand inlezen in uw banksoftware of wordt automatisch aangeboden aan Rabobank InternetbankierenPro of ABN-AMRO. Zie ook de SEPA-overstap als u gaat incasseren met SEPA. Zie ook SEPA Compleet voor meer informatie over SEPA. Zie ook Incasso onderweg om de incasso zo makkelijk mogelijk te verwerken.