Hoofdstukindeling Incasso PC Leden

Transcriptie

1 Hoofdstukindeling Incasso PC Leden 1 Voorwoord SEPA Voorwaarden vooraf Inrichten PC Leden voor de incasso Inrichting contract PC Leden De machtigingen administratie Activeren machtiging Hoe past u eenmalig de machtiginggegevens aan naar lidnummers? Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen? Het incassoproces; stap voor stap komen tot een incasso Nota s aanmaken Incasso betalingsbestand aanmaken (uitvoer) Aanmaak van betalingsbestand(en) Boekhouding Nota s aanmaken Incasso betalingsbestand aangemaakt Storneren betaling Verwijderen gestorneerde open nota Voorbeeld Balans en Verlies/winst rekening Hulpmiddelen openstaande incassolijst Machtigingslijst Begrippenlijst

2 1 Voorwoord SEPA Wij zijn er bij het aanmaken van dit document vanuit gegaan dat u gebruik maakt van de meest recente versie van PC Leden. Waarin verschilt het SEPA-incasseren met het voorafgaande (clieop) incasseren: - Clieop bestanden kunnen met versie 7 niet meer worden aangemaakt. - IBAN: Alle bank of giro nummers worden IBAN - Sepa Direct Debit betalingsbestanden: Er kunnen nu 1 of 2 SDD betalingsbestanden voorkomen per incasso run. De incassobestanden zijn XML bestanden. Het formaat hiervan is PAIN format. - De machtigingen administratie: We leggen nu extra gegevens van ieder lid, waar die gekozen heeft voor incasso, vast onder de knop Machtiging. - Twee verwerkingsdata: Voor de uitvoer van verwerking van de betalingsbestanden zijn twee verwerkingsdata. PC Leden rekent dit voor u uit. Bij eerste incasso - Verwerkingsdatum is 10 dagen (7 werkdagen) na insturen betalingsbestand bij de bank voor eerste incasso. Bij vervolgincasso - Verwerkingsdatum is 7 dagen (5 werkdagen) na insturen betalingsbestand bij de bank voor herhalende incasso. Hier kan van afgeweken worden. Een maximale verwerkingstijd is ook aanwezig. Informeer voor de minimale en maximale verwerkingstijd bij uw bank. 2 Voorwaarden vooraf Bij de bank dient u een Euro incassocontract af te sluiten voor uw vereniging of stichting ( bron: Rabobank - Handleiding Euro-incasso, H editie augustus 2014) U heeft PC Leden 7 geïnstalleerd met licentie PC Leden 7 bevat alle (geconverteerde) gegevens na een upgrade vanuit versie 6.2. / 6.1. of oudere versies 7 of na een import via een Excel bestand. Het omzetten van de rekeningnummers heeft u in PC Leden 7 uitgevoerd. Bij de NIET geconverteerde bank/giro nummers heeft u de betaalwijze veranderd in kas of alsnog het juiste IBAN/BIC nummer opgezocht/nagevraagd bij het betreffende lid en verwerkt. In PC Leden wordt een machtigingen administratie bijgehouden. U bent in het bezit van een bestaande of nieuwe ondertekende machtiging van de leden om te mogen incasseren. 2

3 3 Inrichten PC Leden voor de incasso Bij de inrichting van PC Leden gaat het om instellingen die u eenmalig (correct) dient vast te leggen om de incasso mogelijk te maken conform SEPA. 3.1 Inrichting contract PC Leden U heeft een contract van uw bank om incasso s uit te mogen voeren voor de vereniging of stichting. In dit contract staan de (machtiging) gegevens van de vereniging bestaande uit: Incassant ID IBAN BIC Bovenstaande gegevens vult u eenmalig in PC Leden 7 in. Hierna wordt uitgelegd waar u deze gegevens moet invullen. a. Ga naar Hoofdfuncties > Systeembeheer > Diverse instellingen b. Voeg in in het licentie tabblad 3

4 het Incassant ID c. Ga naar tabblad SEPA-informatie: vul bij Incasso het IBAN (nummer) en de BIC code in. Beide in hoofdletters en zonder puntjes, spaties of streepjes vink het veld Productie aan. Indien u ook betalingen aan crediteuren gaat verrichten met PC Leden, moet u de velden bij Betalingen ook invullen Gebruikt u de boekhouding? d. Ga naar Boekhouding Controleer of de standaardrekeningnummers zijn ingevuld voor de boekhouding. Alleen dan bent u er van verzekerd dat de betalingen juist worden geboekt. U kunt zelf de rekeningen selecteren. 4

5 3.2 De machtigingen administratie Hier worden de verplichte en unieke machtiging kenmerken als onderdeel van de machtigingen administratie van het lid automatisch door PC Leden ingevuld. Deze gegevens liggen vast onder de knop Machtiging,. Deze is alleen zichtbaar bij betaalwijze incasso. De knop machtiging is in principe licht grijs en reageert niet op aanklikken. Om de knop te activeren moet u eerst op de knop onderstaande gegevens: (wijzigen) klikken. Klik vervolgens op de knop machtiging. U ziet dan De machtiginggegevens bestaan uit: Machtigingskenmerk: een uniek kenmerk dat kan bestaan uit nummers en letters. In eerste instantie wordt dit door PC Leden bepaald. Ondertekeningdatum: de datum afgifte machtiging door de geïncasseerde. Voor leden die op het moment van overgang naar de SEPA versie van PC Leden actief zijn wordt conform SEPA voorschriften de datum gegenereerd. Sequence: het betaaltype (eerste / FRST) of herhalend / RCUR) Landcode Activeren machtiging De gegevens zijn na de conversie van een oude versie naar de SEPA versie van PC Leden direct actief en zijn herkenbaar aan de ondertekeningdatum en sequence Eerste / FRST. Bij nieuw in te voeren leden of bij het aanpassen van de betaalwijze naar incasso dienen de machtigingsgegevens te worden gecontroleerd en eventueel geactiveerd. Indien u gebruik maakt van lidnummers en u wijzigt het lidnummer bij het invoeren van een nieuw lid, dan moet u dit ook in de machtiging wijzigen. Dit gebeurt door bij venster mandaatgegevens op opslaan te klikken en daarna nogmaals op opslaan voor de ledenkaart. 5

6 NB: Als u vergeet bij machtiging op de knop opslaan te klikken, kan het zijn dat er geen machtigingsgegevens worden vastgelegd voor de incasso. Bij een incasso ronde zal dit lid worden overgeslagen Hoe past u eenmalig de machtiginggegevens aan naar lidnummers? Maak eerst een backup omdat deze actie niet teruggedraaid kan worden anders dan met het terugzetten van een (deze) backup. U gaat naar Hoofdfuncties Systeembeheer Standaard machtiging bepalen Bij Nee verlaat u dit veld en verandert er niets. Bij Ja worden alle huidige kenmerken van het machtiging van het hele bestand aangepast naar Lidnummers! In bovenstaand voorbeeld hoort machtigingskenmerk Mndt bij: - lidnummer 1 6

7 - Is de ondertekeningdatum Staat de sequence op Eerste. Dit geeft aan dat deze machtigingsgegevens nog niet bekend zijn bij de bank (er is voor dit lid nog niet eerder met IBAN geïncasseerd) Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen? Dat mag als u maar aan de voorwaarden voor de machtigingskenmerken voldoet. Het lid is (of wordt) op de hoogte (gebracht) van het machtigingskenmerk (bijvoorbeeld via het te onderteken SEPA machtigingsformulier) en er is nog geen Eerste incasso aan de bank voor dit lid aangeboden. Indien er wel al een eerste incasso heeft plaatsgevonden, dan moet na deze aanpassing de sequence in de mandaatgegevens terug op eerste worden gezet. Bovendien moeten alle machtigingen uniek zijn. 7

8 4 Het incassoproces; stap voor stap komen tot een incasso De volgende situaties worden onderscheiden: 1) voor de eerste keer incasso doen bij geconverteerd lid met IBAN Bij de eerste incassoronde met IBAN dient bij de machtiginggegevens per lid: - de sequence op Eerste/FIRST te staan, ook al is het bewuste lid al jaren bij de vereniging en voorheen via Clieop geïnd en - de ondertekeningdatum op te staan (bij bestaande leden). Deze datum niet aanpassen. Hij geeft namelijk aan dat de geïncasseerde een bestaand lopend lid is. PC Leden heeft dit bij installatie automatisch vastgelegd. 2) voor de eerste keer incasso doen bij nieuw lid met IBAN Bij een nieuw toegevoegd lid of een lid dat wijzigt naar betaalwijze incasso moet de sequence altijd op Eerste (FRST)staan. De ondertekeningdatum is gelijk aan de invoerdatum of registratiedatum. PC Leden heeft dit automatisch bij de invoer vastgelegd. 3) Voor tweede of opvolgende keer incasso doen bij lid waarvan de machtiging bekend is Na de eerste (succesvol) uitgevoerde incasso is de sequence automatisch door PC Leden overgezet naar Herhalend (RCUR). Deze status blijft bij komende incasso s staan totdat het machtiging ( de machtiging tot incasso) wordt ingetrokken. 4) Wijzigingen in machtiginggegevens Het kan voorkomen dat een bestaande machtiging wijzigt doordat bij uw lid of bij u vereniging gegevens zijn veranderd. In PC Leden brengt u deze wijziging van de machtiginggegevens aan. Dit geldt voor de volgende wijzigingen: een nieuw machtigingskenmerk; een nieuw Incassant ID; een andere naam van de vereniging; een nieuw rekeningnummer van de debiteur (bij dezelfde bank). PC Leden zal automatisch bij de eerstvolgende incasso de oorspronkelijke én de gewijzigde gegevens meeleveren in de Euro-incasso-opdracht. Dit wordt een amendment (wijziging) genoemd. Ook zal de incasso-opdracht als Herhalend/Recurrend worden aangeleverd. LET OP: Bij wijziging rekeningnummer van een lid naar een andere bank moet u ook de sequence in de mandaatgegevens wijzigen in EERSTE. De eerstvolgende incasso moet namelijk als Eerste /FIRST worden uitgevoerd. Een machtiging heeft een beperkte geldigheidsduur. Als u in een aaneengesloten periode van twintig maanden niet met hetzelfde machtigingskenmerk heeft geïncasseerd,dan mag u deze 8

9 machtiging niet meer gebruiken. U moet een nieuwe machtiging laten ondertekenen. In PC Leden betekent dat u het machtigingsnummer en een nieuwe ondertekeningdatum toekent. Stap voor stap komen tot een incasso Als voorbeeld nemen we een lid dat elk jaar wordt geïncasseerd. Het lid heeft een IBAN en een BIC nummer en de betaalwijze is incasso. In dit voorbeeld voldoet het lid aan de eisen voor de machtiging 4.1 Nota s aanmaken Voorwaarde om te incasseren is dat u nota s heeft aangemaakt. Kies voor Nota s >> Nota s aanmaken Controle voorafgaand aan het aanmaken van nots s Als u op Selectie opties klikt kunt u via tellen en totaliseren nagaan of er nog openstaande nota s zijn. Bij Afdrukken openstaande incassolijst - kunt u zien welke (incasso) nota s nog openstaan. Als u hier niets mee doet gaan openstaande nota s opnieuw mee in het incasso proces! 9

10 U kunt hierop nu nog acties ondernemen zoals op betaald zetten/storneren of zelfs verwijderen. Let op. Als u de boekhouding binnen PC Leden gebruikt wordt die wel/niet bijgewerkt. Klik voor het eventueel wisselen van de ledenselectie op de knop met de 3 puntjes voor de standaard selectie. Klik op het pijltje achter de selectie en zoek de gewenste selectie 10

11 We gebruiken in dit voorbeeld de standaard ledenselectie, Hierbij wordt voor alle leden waar geen opzegdatum bij staat een nota aangemaakt. Klik op OK Vul de gewenste velden en klik op OK De gegevens in omschrijving LANG worden getoond op het bankafschrifty van de geincasseerde. De gegevens die u onder de knop omschrijving hebt staan/ingevuld prevaleren boven de ingevulde gegevens in de omschrijving lang. PC Leden gaat eerst een backup aanmaken. Als dit klaar is komt de volgende melding 11

12 Als er tijdens het hierop volgende proces, tot en met het bestand verwerken bij de bank, iets niet goed gaat, dient u ALTIJD deze backup terug te zetten alvorens u gegevens aan gaat passen in uw bestand. Klik op OK Klik op JA Klik op OK 12

13 Er zijn voor alle geselecteerde leden nota s aangemaakt. U kunt nu verder met het aanmaken van het incassobestand. Vaststellen aantal openstaande nota s voor de incasso Hiervoor kunt u gebruik maken van de openstaande incassolijst. Deze kunt u vinden bij Afdrukken. Het lid heeft een openstaand bedrag. Dus is het uitvoeren van de incasso op dit lid mogelijk. Vaststellen of geïncasseerde een machtiging heeft in PC leden Hiervoor kunt een machtiginglijst oproepen via Afdrukken >> machtigingslijst 4.2 Incasso betalingsbestand aanmaken (uitvoer) Aanmaken van incasso s gaat via: Nota s > Acceptgiro s, incasso en kwitanties Klik op het TABJE incasso en u krijgt nu het scherm van het incasso bestand te zien. Een opmerking vooraf met betrekking tot het pad: BESTAND uitvoeren naar (in dit voorbeeld wordt naar een verkeerde locatie verwezen) 13

14 Het pad waar het betalingsbestand(en) wordt(en) neergezet kunt u (of moet u zelfs in bepaalde gevallen) wijzigen: Als het huidige pad leeg is of niet meer bestaat dan dient het zeker te worden aangepast, anders krijgt u een foutmelding en wordt er geen bestand weggeschreven!!! Wijzigen van het PAD: Klik hiervoor op de knop met 3 puntjes, bij Bestand uitvoeren naar en zorg ervoor dat het bestand neergezet wordt in de map TRANSIT van de in gebruik zijnde versie van PCLeden. 4.3 Aanmaak van betalingsbestand(en) Wij kennen 2 soorten verwerkingen (de sequence). - Vervolg incasso - Eerste incasso. Gewenste verwerkingsdatum Bij de vervolgincasso staat de gewenste verwerkingsdatum voor ingevuld op 1 week (5 werkdagen) na aanmaak van het betalingsbestand. Bij de eerste incasso staat de gewenste verwerkingsdatum voor ingevuld op 10 dagen (7 werkdagen) na aanmaak van het betalingsbestand. Dit is conform hetgeen is vastgesteld in de SEPA regelgeving. Uw bank kan hier van afwijken. Informeer bij uw bank wat het minimale aantal dagen is. Omschrijving De omschrijving die u invult in deze velden wordt alleen op het afschrift van de vereniging getoond en komen niet op de afschriften van de leden. Deze velden zijn ook niet van invloed op de status van de incasso (Eerste (F) of Vervolg (R) incasso), dit wordt bepaald via de machtiging. Na het aanmaken is het aan te bevelen het (de) XML bestand(en) direct te verwerken in uw bank pakket. Als u de betalingsbestanden later aanlevert aan de bank, worden ze mogelijk niet meer verwerkt en dient u opnieuw de incasso bestanden aan te maken. Indien het bestand om wat voor reden dan ook wordt geweigerd, dan dient u de back-up die automatisch bij het aanmaken van NOTA s is gemaakt, terug te zetten. Hierdoor komt u weer op de uitgang situatie en kunt u opnieuw, na het aanbrengen van eventuele aanpassingen, het gehele incasso traject (inclusief nota s aanmaken) opnieuw uitvoeren. In de omschrijving kunt u per type (max 16 posities!) vastleggen wat de incasso inhoud. Bijvoorbeeld: Contributie 2013 Na het klikken op OK wordt het aantal gevonden posten en het totaal bedrag wat geïncasseerd gaat worden aangegeven. 14

15 Klikt u op Ja dan worden de betalingsbestanden gemaakt. - Bij de nota gegevens wordt de nota op betaald gezet. - Bij de machtiginggegevens wordt de sequence indien van toepassing van Eerste gewijzigd naar Herhalend. In dit voorbeeld zijn 97 posten verwerkt. De output van de incasso bestaat uit een betalingsbestand SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.xml of beide SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.xls Dit is een Excel bestand wat kan dienen als extra informatie voor de penningmeester Een SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.txt- Dit is een tekst documentje waarin het totaal bedrag van het betalingsbestand staat en het aantal nota s Het XML (SDD) bestand is het eigenlijke incassobestand welke verder kan worden verwerkt in de bank software (telebankieren) Voorbeeld In onderstaand voorbeeld is een EERSTE (First) betalingsbestand gemaakt met de naam SDD(F) XML (het gaat hier immers om een eerste keer incasseren met SEPA). De betekenis van deze naam: Single Direct Debit voor eerste incasso aangemaakt op 15 april 2015 om 11:03:02. Indien u al eerder heeft geïncasseerd met IBAN en u heeft nieuwe leden ingevoerd voor een euro incasso, dan worden er twee betalingsbestanden aangemaakt. 1 bestand met de naam SDD(F) waarbij de F staat voor First oftewel Eerste voor alle nieuwe incassanten en 1 bestand met de naam 15

16 SDD(R), waarbij de R staat voor Recurend ofwel Herhalend met alle reeds eerder geïncasseerde leden. U dient dan beide incassobestanden bij de bank aan te bieden. De betalingsbestanden zijn uitvoerig getest in speciale bank software van de Rabobank. De bestanden die wij leveren zijn dus, mits door u aan alle voorwaarden is voldaan, goed. Het is van belang de inhoud van deze XML bestanden niet aan te passen. Doet u dat toch, dan loopt u het risico dat ze niet meer kunnen worden verwerkt in de bank software. U dient dan een back-up terug te zetten vanaf het moment dat u de nota s ging aanmaken en het gehele incasso traject (inclusief nota aanmaak) opnieuw te starten/herhalen. WAARSCHUWING: De naamgeving van het bestand mag NOOIT worden aangepast! Indien u hier iets aan wijzigt, dan wordt het bestand door de bank software afgekeurd. 5. Boekhouding Indien u gebruik maakt van het boekhoudgedeelte van PC Leden is onderstaand van belang. Indien u GEEN gebruik maakt van de boekhouding in PC Leden, dan kunt u dit hoofdstuk overslaan. Gedurende het incassoproces vinden er mutaties plaats in de boekhouding. Hieronder achtereenvolgens de stappen: - Nota s aanmaken - Incasso betalingsbestand aanmaken - Storneren van een nota aan de geïncasseerde, oftewel terugdraaien van de incasso, waarbij nota weer openstaand wordt - Verwijderen van de nota die voorheen betaald was en gestorneerd is. Aan de debet zijde staan bezittingen (Balans) en/of de ontvangsten (verlies / winstrekening) aan de creditzijde staan de schulden (Balans) of de uitgaven ( verlies / winstrekening). Verder staan de standaard rekeningnummers als volgt in de boekhouding: 16

17 5.1 Nota s aanmaken Bij het aanmaken van de nota s voor bijvoorbeeld de contributie wijzigt de balansrekening 1300 Debiteuren en de verlies/winstrekening 8000 Contributie In dit voorbeeld ontvangt een geïncasseerde 1 incasso van 100,= De boeking wordt pas zichtbaar als het incasso betalingsbestand is aangemaakt. 5.1 Incasso betalingsbestand aangemaakt Als het incassobestand is aangemaakt gaat het pakket er vanuit dat het bedrag wordt bijgeschreven op balansrekening 1100 Bank en wordt de balansrekening 1300 Debiteuren met dat zelfde bedrag verminderd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als het incasso betalingsbestand is aangemaakt. 5.3 Storneren betaling Als het betalingsbestand niet wordt verwerkt bij de bank of een geïncasseerde heeft onvoldoende geld op de rekening of het IBAN klopt niet van de geïncasseerde dan komt er geen betaling binnen. Dit moet in de boekhouding worden verwerkt. Dit doen we door in de ledenkaart naar de nota of nota s te gaan in het nota venster en deze te storneren. Tijdens het storneren wordt de balansrekening 1100 Bank verminderd, immers er is geen geld bijgekomen en blijft vordering op de geïncasseerde bestaan, dus wordt de balansrekening 1300 Debiteuren met het gestorneerde bedrag verhoogd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als de stornering is uitgevoerd. 17

18 5.4 Verwijderen gestorneerde open nota Het kan zijn dat de openstaande nota na de stornering niet meer geïncasseerd kan worden. U kunt er dan voor kiezen de openstaande nota te verwijderen in het nota venster van de ledenkaart. Tijdens het verwijderen van de nota wordt de balansrekening 1300 Debiteuren verminderd immers er is geen vordering meer op de geïncasseerde. Op de verlies/winst rekening komen geen ontvangsten binnen, dus wordt het contributie bedrag verminderd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als de stornering is uitgevoerd. 5.5 Voorbeeld Balans en Verlies/winst rekening Alle stappen die we zojuist hebben uitgevoerd zijn allemaal zichtbaar in de balans en verlies/winst rekening. 18

19 Balansrekening Debiteuren Balansrekening Bank Verlies/winst rekening Contributie 19

20 6 Hulpmiddelen 6.1 openstaande incassolijst Afdrukken >> openstaande incassolijst Zet in het volgende veld het vinkje bij proefpagina uit. 6.2 Machtigingslijst 20

21 Zet in het volgende veld het vinkje bij proefpagina uit. Hier kunt u controleren of alle incasso leden een IBAN en een machtiging hebben en of de sequence (incassotype) op eerste (is F in de laatste kolom) of op herhalend (is R in de laatste kolom) staan. 21

22 7 Begrippenlijst Bestand uitvoeren naar Betaaltype IBAN In het scherm incassobestand juiste bestaande pad aangeven op de PC. Klik voor de zekerheid op blokje met 3 puntjes en ga naar de juiste folder toe Nieuw geïncasseerde heeft status Eerste (First) daarna herhalend (Recurrend). Eerste incasso dient 7 (werk)dagen voor uitvoerdatum aan de bank worden aangeleverd. Herhalende incasso dient 1 (werk)dagen voor uitvoerdatum aan de bank te worden aangeleverd CLIEOP Kan NIET meer worden gemaakt met versie 7. Alleen nog SDD worden geaccepteerd door de banken. IBAN Incassant id Machtiging Machtigingnummer Machtigingregistratie PC Leden SDD SEPA Sequence Uitvoerdatum verwerkingsdatum Incasso International Bank Account Number Het nieuwe rekeningnummer. Het incassant id is het nummer van het contract om te incasseren dat de vereniging of stichting ontvangt van de bank De machtiging die u nodig heeft van de geïncasseerde Het kenmerk van de machtiging van de geïncasseerde Alle machtigingen van de geïncasseerde worden vastgelegd. D.w.z. uniek machtiging kenmerk, Datum handtekening en Incasso type PC Ledenadministratie Single Direct Debit, het betalingsbestand dat de huidige incassobestand clieop vervangt Single Euro Payment Area, gebied waarin IBAN geldt Incassotype behorend bij machtiging. (F)irst eerste incasso na conversie of nieuw lid / donateur. (R)ecurrent, herhaalde incasso, reeds met PC Leden of andere applicatie voor dit lid met dit machtiging geïncasseerd bij de bank Dit is de datum dat de bank het betalingsbestand verwerkt voor u. Bij eerste incasso betalingsbestand aanleveren 7 (werk)dagen voor verwerkingsdatum. Bij herhalende incasso betalingsbestand aanleveren 5 (werk)dagen voor verwerkingsdatum. XML Extended Markup Language, formaat van het betalingsbestand 22