Ondernemers ga nu over op IBAN en SEPA!

Transcriptie

1 Ondernemers ga nu over op IBAN en SEPA! Regioavond BETA-leden november 2013 Michiel van Doeveren DNB Programmabureau SEPA Nederland 1

2 2

3 SEPA harmoniseert de interne betaalmarkt Binnen de Single Euro Payments Area kunnen consumenten en bedrijven met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar Nederlandse en naar buitenlandse rekeningen betalen.

4 Wat gaat er veranderen? Uiterlijk 1 februari 2014 moet het volgende gerealiseerd zijn: 1. Bankrekeningnummer wordt IBAN 2. Standaard voor overschrijving wordt SEPA Credit Transfer (SCT) 3. Standaard voor incasso wordt SEPA Direct Debit (SDD) 4. Technische standaard voor betaalformaten wordt XML (ISO 20022) Overzichtelijk, maar mogelijk met grote impact! 4 4

5 IBAN IBAN : International Bank Account Number Administrator van nationale IBAN Registers (uit naam van ISO): SWIFT Country code (ISO) Check digit Bank identifier Domestic account Number Opmerkingen: - De bank Identifier is landspecifiek - De lengte van de bank identifier varieert van land tot land - Elk land heeft zijn eigen Basic Bank Account Number system - Nederland heeft een IBAN van 18 digits

6 Meer informatie - Uw bank (sites, voorlichtingssessies, speciale desks) - Equens, Softwareleverancier - (algemene informatie en hulpmiddelen) - (product informatie en banken breed) - (conversie service voor rekening migratie) 6

7 Delen van kennis en ervaring versnellen via speciale LinkedIn Group

8 Ontwikkeling migratie Europa versus Nederland 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% SCT Europa SCT Nederland SDD Europa SDD Nederland 10,00% 0,00%

9 SEPA-monitor: ontwikkeling SEPA-bewustzijn MKB en middelgrootbedrijf 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% % Algemeen of volledig beeld van de veranderingen die SEPA voor het eigen bedrijf met zich meebrengt MKB Middelgrootbedrijf mrt-10 mei-10 jul-10 sep-10 nov-10 jan-11 mrt-11 mei-11 jul-11 sep-11 nov-11 jan-12 mrt-12 mei-12 jul-12 sep-12 nov-12 jan-13 mrt-13 mei-13 jul-13 sep-13

10 SEPA-monitor: status voorbereidingen bedrijven en organisaties (1) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Voorbereidingen SCT MKB Middelgrootbedrijf Grootbedrijf Gemeenten en waterschappen Nog niet begonnen Uitzoeken/impactanalyse Requirements/uitvoering Testen/implementatie Volledig over Publieke instellingen

11 SEPA-monitor: status voorbereidingen bedrijven en organisaties (2) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Voorbereidingen SDD MKB Middelgrootbedrijf Grootbedrijf Gemeenten en waterschappen Nog niet begonnen Uitzoeken/impactanalyse Requirements/uitvoering Testen/implementatie Volledig over Publieke instellingen

12 Uitdagingen zijn talrijk 12

13 Overschrijving SCT Acceptgiro Wordt SEPA proof, blijft tot 2019, maar vergt aanpassingen Wijzigingen in: Formulieren Printen Reconciliatie (einde VerwInfo)

14 Verschil twee typen incasso 1. Voorbereiding 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding Onderwerp SEPA Direct Debit Core SEPA Direct Debit Business-to- Business (B2B) Gebruiken voor Consumenten en bedrijven Uitsluitend bedrijven Stornotermijn Altijd 56 dagen maar 13 maanden bij ontbreken geldig mandaat Geen stornorecht, alleen debet bank kan transactie binnen 2 dagen terugdraaien Mandaat Aanlevering aan bank Uitsluitendtussen Debiteur (betaler) en Crediteur (incassant) Eenmalige en eerste transactie aanleveren >5 werkdagen voor verwerkingsdatum. Volgende SDD s> 2 dagen Prenotificatie > 14 dagen voor debitering idem Debiteur geeft mandaat aan Crediteur Debiteur registreert mandaat bij zijn bank. Debet bank vergelijkt transactie met mandaat voor uitvoering. Alle SDD s aanleveren aan de debtor bank > 1 werkdag voor verwerkingsdatum

15 Praktisch gebruik pre-notificatie - Door middel van pre-notificatie informeert de crediteur de debiteur over de aankomende incassotransactie - Eisen aan de pre-notificatie: - Minimaal 14 dagen voor de incassotransactie verstrekken - Vermelding bedrag en datum incasso - Moet persoonlijk aan debiteur geadresseerd zijn - Pre-notificatie is verder vormvrij: - Brief, , SMS, mijn portal - Integratie in bijv. polisblad, (energie)nota, andere correspondentie

16 1. Voorbereiding Incassocontract en incasso ID (1) 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding - Voor incasseren op basis van SDD is nieuw incasso-contract noodzakelijk - Als onderdeel van uw contract ontvangt u van uw bank een Incassant ID (ook wel Crediteur ID genoemd) - In overleg met uw bank kunt u oude en SEPA incassotransacties naast elkaar blijven gebruiken - Tot uiterlijk 1/2/ Advies: ga zo snel mogelijk over op gebruik SDD (eenvoud) - Neem voor al deze zaken contact op met uw bank - Advies: doe dit zo snel mogelijk (filevorming)

17 1. Voorbereiding Incassocontract en incasso ID (2) 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding Voorbeeld Nederlands Incassant ID (19 posities) NL 51 ZZZ Locatiecode. Meestal 0000, maar eventueel kunnen meer Incassant IDs onder één KVK nr worden uitgegeven. KVK nummer of, in overleg met uw bank, een dummy KvK Business code, standaard ZZZ, maar mag door incassant gevarieerd worden. Geen onderdeel berekening controlegetal. Controlegetal op basis van modulo 97 berekening Landcode: NL voor Nederland

18 1. Voorbereiding Incassocontract en incasso ID (3) 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding - Incassant ID - noodzakelijk om te kunnen incasseren via SDD - identificeert u als incassant uniek in Europa - staat los van de bank(rekening); u kunt uw ID meenemen of gebruiken om te incasseren via verschillende rekeningen - Voorkomende gevallen: - Geen Kamer van Koophandel inschrijving: in overleg met uw bank kunt u eventueel een Incassant ID verkrijgen op basis van een dummy KvK nummer - Meerdere handelsnamen met één KvK nummer: d.m.v. variatie in de locatie code kunnen meerdere Incassant IDs worden uitgegeven

19 Incasso machtiging wordt SEPA Mandaat 1. Voorbereiding 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding - Mandaat is de machtiging van debiteur aan crediteur om verschuldigde bedragen van zijn rekening af te schrijven - Twee vormen van mandaat geldig in SEPA - Schriftelijk mandaat met natte handtekening - emandate ( vinkje op het internet), momenteel in ontwikkeling en beschikbaar medio Schriftelijk mandaat dient te voldoen aan bepaalde inhoudsvereisten (volgende sheet)

20 Voorbeeld geldig mandaat Eenmalige/Doorlopende machtiging 1. Voorbereiding 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding Logo Incassant Gegevens incassant Naam Adres Postcode Woonplaats Land Kenmerk machtiging Incassant ID Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan <naam incassant> om eenmalig/doorlopende incasso-opdracht(en) testurennaaruwbank omeenbedragvan uwrekeningafgeschrijvenen aanuwbank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van <naam incassant>. Alsu het nieteensbent met dezeafschrijvingkuntu dezelatenterugboeken. Neemhiervoorbinnen8 wekenna afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam Adres Postcode Woonplaats Land IBAN BIC (optioneel) Plaats en datum Handtekening Zie voor uitgebreide voorbeelden

21 1. Voorbereiding Actief mandaatbeheer is noodzakelijk 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding - Mandaat management houdt in dat incassant verantwoordelijk is voor een juiste administratie en het correcte beheer en archivering van machtigingen - Aandachtspunten: - Bewaak geldigheid: mandaat blijft geldig tot uiterlijk 36 maanden na laatste incasso - Voor bewijslast bewaar papieren mandaat ten minste 13 maanden na laatste incasso - Juiste sequence type (eerste/frst en vervolg/rcur), wordt later nader toegelicht

22 Aandachtspunten SDD Business2Business (1) - B2B vereist twee administratieve acties: één machtiging richting de incassant en de registratie van de machtiging bij de eigen bank (debtor) Mandaat proces B2B Mandaat Mandaat data + instructions Debtor Bank Creditor Getekend Mandaat Debtor Opslaan en beheer gedigitaliseerd mandaat Hoe er voor te zorgen dat klant het mandaat registreert bij de eigen bank? - Twee mandaten retour vragen en zelf zorgdragen voor registratie (exclusief banken met elektronische registratie) - Begeleidende brief met uitleg proces meesturen - Zekerheid door testen met pennytest

23 Aandachtspunten SDD B2B (2) Banken hebben aanvullende acties ondernomen: - Verwerking papieren registratie is binnen 5 dagen - Formulieren die iets afwijken van standaard formulier worden toch geaccepteerd indien ze volledig ingevuld en juist ondertekend zijn - Het uniforme registratieformulier is voorzien van de mogelijkheid om twee handtekeningen te plaatsen - Informatie naar debiteur bij onjuist ingevuld formulier verbeterd - Meer aandacht in de communicatie over B2B (o.a. op websites) Maar, let op: - Niet alle banken ondersteunen het B2B product - Incasseren alleen mogelijk op zakelijke rekening

24 Bruto/netto boeking en terugmelding - Huidige incassoposten worden netto geboekt: - Op moment insturen controle op uitval (incassoblokkade, gesloten rekeningen, etc) - Alleen goede posten worden gecrediteerd - Achteraf alleen storno s - SDD transacties worden bruto geboekt: - Op moment insturen geen controle op uitval (bij correct bestand) - Totale ingestuurde batch wordt gecrediteerd - Uitvalposten (inclusief storneringen) worden vervolgens gedebiteerd - Uitvalcodes kunnen per bank verschilllen

25 25 25