SEPA komt er aan! 1 februari Februari 2013 FJ Dalstra Doest

Transcriptie

1 SEPA komt er aan! 1 februari 2014 Februari 2013 FJ Dalstra Doest

2 Inleiding Naar aanleiding van de presentatie SEPA komt er aan!, ontvangt u deze hand out. Hierin staan de onderwerpen, die in de presentatie aan de orde zijn geweest, nog eens kort beschreven. Tot slot een beknopt stappenplan. Inhoudsopgave Wat is SEPA? 3 Ontstaansgeschiedenis 4 Wetgeving 5 Producten 5 SCT SDD Standaarden 7 IBAN ISO XML Migratieplan 7 SEPA Impactanalyse 8 Aanbevolen Leesvoer 8 Stappenplan 9 Over Cises 14 SEPA komt er aan! 2

3 Wat is SEPA? SEPA (Single Euro Payments Area) is een initiatief van de Europese Unie en gezamenlijke Europese banken om te komen tot een geharmoniseerd Euro betalingsverkeer binnen Europa. Het doel is : de EU een van de meest concurrerende economieën ter wereld maken. SEPA omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid zijn van de Europese Economische Ruimte) en Zwitserland en Monaco. In totaal gaat het om 32 SEPAlanden. Dit betekent dat ook landen die niet de Euro als valuta gebruiken, onderdeel zijn van SEPA. In de bovengenoemde SEPA landen kan iedereen vanaf 1 februari 2014 met 1 bankrekening en 1 set betaalmiddelen in zowel eigen land als rekeningen uit het buitenland betalen. Ook overschrijvingen, incasso's en betaalpassen kunnen dan zowel voor binnenlandse als voor grensoverschrijdende betalingen worden gebruikt. Om deze uniforme Euro betaalmarkt mogelijk te maken is er een set van regels, standaarden en afspraken bedacht die door alle deelnemende landen geïmplementeerd moeten worden. SEPA komt er aan! 3

4 Ontstaansgeschiedenis Na de Tweede Wereldoorlog had men het idee dat Europese integratie de enige manier was om af te rekenen met het verregaande nationalisme dat het continent tot dan toe geteisterd had. In 1957 werd de Europese Economische Gemeenschap (EEG) opgericht, later zou de naam veranderen in de Europese Unie. De grondleggers hiervan zijn België, Duitsland, Frankrijk, Italië, Luxemburg en Nederland. In de jaren hierna traden steeds meer landen toe tot de EU. Na ondertekening van Het verdrag van Maastricht in 1992 was de Economische en Monetaire Unie een feit. In 1992 werd in Maastricht besloten tot invoering van de euro. De euro moest de ontwikkeling van een stabiele, duurzaam groeiende economie in de Europese Unie (EU) stimuleren en daarnaast zou de Euro een belangrijke valuta op de wereldmarkt worden (gunstig voor financiële sector en bedrijfsleven). Er zou een einde komen aan de schommelende wisselkoersen en het vergelijken van prijzen makkelijker maken. Op 1 januari 2002 is de Euro gelijktijdig ingevoerd in 12 landen van de Europese Unie, alsmede in Monaco, San Marino en Vaticaanstad. Het verder bouwen aan een concurrerende en innovatieve betaalmarkt om zo het welvaartsniveau in Europa en Nederland te verhogen is de reden van het ontstaan van SEPA. Beoogde doelen van SEPA: Nationale verwerkers en aanbieders van betalingsverkeer zijn niet langer afgeschermd van buitenlandse concurrentie. Meer concurrentie leidt tot betere producten, meer efficiency en lagere kosten. Grensoverschrijdende fusies van verwerkers van betalingsverkeer in Europa kunnen de kosten verlagen door schaaleffecten en verdergaande standaardisatie. Voldoende concurrentie om te zorgen dat de voordelen bij alle marktpartijen terechtkomen. Dan kan op langere termijn de geïntegreerde betaalmarkt het welvaartsniveau in Europa en ook in Nederland verhogen. SEPA komt er aan! 4

5 Wetgeving Na de invoering van de Euro in 2002 wordt onder politieke druk banken in dat jaar verplicht om de tarieven van grensoverschrijdende betalingen in euro s gelijk te stellen aan die van vergelijkbare binnenlandse overboeking. Door de hoge kosten voor de banken is besloten tot het ontwerpen van Europese productstandaarden en verwerkingsafspraken om één uniforme eurobetaalmarkt mogelijk te maken. Volgens Europese Commissie (EC) en Europees Parlement ging de migratie te langzaam (2010). Daarop is besloten de migratie wettelijk te regelen. Indien men op 1 februari 2014 niet voldoet aan de SEPA normen (producten en standaarden) zal er geen betalingsverkeer meer kunnen plaatsvinden. Daarnaast zal elk EU land strafmaatregelen definiëren, die opgelegd kunnen worden aan zakelijke partijen bij het niet voldoen aan de SEPA wetgeving. Deze strafmaatregelen gelden niet voor consumenten. Producten De betaalproducten die wij binnen Nederland kennen worden met SEPA vervangen door 2 producten: SCT: SEPA Credit Transfer / De Europese overschrijving De Europese overschrijving is een betaalmiddel waarmee het mogelijk is om op dezelfde manier zowel binnenlandse als grensoverschrijdende betalingen te verrichten. Groot voordeel hiervan is dat men geen verschillende rekeningen meer hoeft aan te houden in andere SEPA landen. SEPA komt er aan! 5

6 De Europese overschrijving(sct) heeft de volgende kenmerken: Gebruik van IBAN is de standaard; Het formaat van betaalbestanden is ISO XML; De maximale verwerkingstijd is in het hele SEPA gebied gelijk; Bij de omschrijving is er ruimte voor 140 posities; een betalingsreferentie biedt ruimte voor 35 posities. Spelregels voor het gebruik van Europese Incasso De incassant dient een Europees incassocontract te sluiten met de eigen bank Bij nieuwe klanten of bestaande klanten waarbij de incassogegevens wijzigen zal de klant opnieuw om mandaat (incasso machtiging) gevraagd moeten worden. Dit mandaat dient te voldoen aan de SEPA normen Verplichte machtigingsadministratie (klant moet hiervoor wel in het bezit zijn van een bankrekening in één van de 32 SEPA landen) Klanten dienen door de incassant vooraf geïnformeerd te worden wanneer er welk bedrag afgeschreven zal worden (prenotificatie) Bij iedere betaling moet een unieke identificatiecode (het zogenaamde end to end id) vermeld worden op het (elektronische) betalingsoverzicht van de versturende partij. Hiermee kan in de administratie worden vastgelegd of de betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Ook in het betalingsoverzicht van de ontvangende partij zal dit id worden vermeld. Klanten hebben een terugboekrecht van 8 weken LET OP: Bij de zakelijke incasso (B2B) dient er bij zowel nieuwe klanten als bestaande klanten opnieuw mandaat gevraagd te worden. Klanten hebben bij zakelijke incasso geen terugboekingrecht SDD: SEPA Direct Debit / De standaard Europese incasso De standaard Europese incasso is een betaalmiddel waarmee de incassant de mogelijkheid krijgt om automatisch bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van de debiteuren, ten gunste van de eigen rekening. SEPA komt er aan! 6

7 Standaarden Naast de producten zijn ook een set internationale standaarden die vanaf 1 februari 2014 gebruikt dienen te worden. Het International Bank Account Number (IBAN) De standaard voor bankrekeningnummers ISO XML Het standaard bestandsformaat voor de bulkaanlevering van betaal en incasso opdrachten door zakelijke gebruikers. Deze XML standaard is veel rijker aan informatie dan bijvoorbeeld CLIEOP. Migratieplan Omdat alle landen vóór SEPA andere regels, producten en diensten hebben is er per land een Nationaal SEPA Migratieplan. In het migratieplan zijn data vastgelegd waarop de verschillende groepen gebruikers overstappen, evenals data waarop banken en softwareleveranciers de betaalproducten, infrastructuur en softwarepakketten gereed hebben om de overstap van gebruikers mogelijk te maken. Daarnaast bevat het plan ook afspraken over de acties die koepelorganisaties gaan ondernemen om de migratie goed te laten verlopen. SEPA komt er aan! 7

8 SEPA impact analyse De impact van de invoering van SEPA is per organisatie zeer verschillend. Zo is het afhankelijk van onder andere de volgende punten: Heeft de organisatie zakelijke klanten en/of consumenten Worden betalingen geïncasseerd (SDD) of worden de gelden overgemaakt (SCT) Waar worden bankrekeningnummers genoemd op zowel documenten als in het systeem (denk hierbij bijvoorbeeld ook aan de loonadministratie) Maakt de organisatie gebruik van een bestaande softwarepakket en/of heeft de organisatie eigen software. Aan te raden leesvoer Algemeen betalen/ Migratieplan pdf XML (XML SCT, SDD en Bank Costumer) (XML SDD) (XML Bank Costumer) SEPA komt er aan! 8

9 Stappenplan 1. Breng de bankrekeningnummers in kaart welke staan op naam van de organisatie/stichting/vereniging Naam bank Bankrekeningnummer Tip: Mocht uw organisatie/stichting/vereniging buitenlandse bankrekeningnummers aanhouden, zoek dan uit of dit een rekeningnummer in een SEPA land betreft. U kunt deze, indien u dit wenst, opheffen. Met een Nederlands bankrekeningnummer kan immers net zo makkelijk betaald en geïnd worden. 2. Zoek uit van het IBAN Nummer is van de rekeningnummers (punt 1); hiervoor kunt u gebruik maken van de website: 3. Breng in kaart op welke communicatiemiddelen het bankrekeningnummer vermeld staat. SEPA komt er aan! 9

10 4. Wijzig het bankrekening op de communicatiemiddelen in het IBAN bankrekeningnummer. Tip: Als er nieuw drukwerk besteld moet worden, wijzig dan eerst het bankrekeningnummer. Dit voorkomt dat u vanaf februari 2014 weer nieuw drukwerk moet bestellen. Tip: Controleer of u het bankrekening van uw website zelf kunt aanpassen. Zo niet, neem dan contact op met uw website bouwer/beheerder. Wacht hier niet te lang mee, u bent vast niet de enige. 5. Waar heeft u uw klantgegevens (lees: bankrekeningnummers) van uw klanten/leden opgeslagen? 6. Pas de bankrekeningnummers van uw klanten/leden aan Indien u de gegevens heeft opgeslagen in het adresboek van uw internetbankieren, dan hoeft u niets te doen. De bank zal de bankrekeningnummers automatisch voor u omzetten. U ontvangt hierover bericht van uw bank. Voor de andere bankrekeningnummers kunt u gebruik maken van Dit kan zowel door het invoeren van een enkel rekeningnummer als door middel van het opsturen SEPA komt er aan! 10

11 van een bestand met meerdere Nederlandse rekeningnummers. Voor dit laatste dient u zich eerst te registreren via de website. 7. Maak een overzicht of de producten/diensten van uw organisatie/stichting/vereniging worden afgenomen door: Welke betaalvorm wordt/worden gebruikt door uw Nederlandse zakelijke klanten/leden als zij uw producten/diensten afnemen? Welke betaalvorm(en) wordt/worden gebruikt door uw Nederlandse klanten/leden als zij uw producten/diensten afnemen SEPA komt er aan! 11

12 8. Gebruiken uw zakelijke klanten of consumenten/leden gebruik van Acceptgiro? Vanaf 1 januari 2019 verdwijnt de Acceptgiro. U kunt afwachten of zoek een nieuwe vorm van betaalvorm (bijvoorbeeld Finbox, betaalmail etc.). Het voordeel van een andere betaalvorm is dat het veelal significant goedkoper is dan het gebruik van acceptgiro. Indien u gebruik gaat maken van een nieuwe betaalvorm breng uw klanten/leden hiervan op de hoogte. 9. Gebruiken uw klanten/leden automatische incasso? a) Sluit een incassocontract met uw bank b) Start een machtigingenadministratie (mandaat) c) Stuur een pre notificatie naar uw klanten/leden d) Pas uw administratie aan met de nieuwe tijdlijnen voor het aanleveren van de betalingen 10. Gebruiken uw zakelijke klanten of uw leveranciers automatische incasso? Bij zakelijke Europese incasso is er geen terugboekrecht. Daarbij is er voor alle klanten en leveranciers een nieuw mandaat nodig. Dit mandaat wordt door de geïncasseerde aan de incassant alswel de bank gestuurd. Tip: bedenk goed welke leverancier incassomandaat krijgt er is immers geen terugboekrecht meer. SEPA komt er aan! 12

13 11. Maakt uw organisatie/stichting/vereniging gebruik van een softwarepakket voor facturen, incasseren, bestellen, boekhouden etc.? Softwareleveranciers passen hun pakketten aan, aan de eisen van de Europese betaalmiddelen test de aanpassingen in samenwerking met banken. Daarbij ondersteunen softwareleveranciers gedurende de gehele migratieperiode hun zakelijke klanten bij de migratie middels software en communicatie. Veelal is er meer informatie te vinden op de website van uw softwareleverancier. Maakt u gebruik van uw eigen programma? Zorg er dan voor dat uw programma SEPA proof wordt SEPA komt er aan! 13

14 Vragen? Verenigingen kunnen met vragen over SEPA of IBAN terecht bij Boschland Accountants. Mail uw vraag aan en u krijgt (gratis) antwoord. Over Cises Cises begeleidt organisaties bij de implementatie van wet en regelgeving. Ervaring leert dat voor een juiste invoering specifieke kennis nodig is over de betreffende wet of regel. Deze kennis samen met de juiste skills zijn belangrijke voorwaarden voor een geslaagde implementatie. Kijk voor meer informatie op SEPA komt er aan! 14