Blijven betalen in 2014

Transcriptie

1 Blijven betalen in dagen te gaan Bijeenkomst SEPA 3 september 2013 Bennie Bergman

2 Pain Pain

3 SEPA

4 SEPA INHOUD Wat is SEPA? IBAN rekeningnummer Europese overschrijving Europese incasso Mandaatregister Hoe nu verder? Vragen?

5 SEPA Single Euro Payments Area (Gemeenschappelijk Euro BetalingsGebied)

6 SEPA WAT IS SEPA? SEPA duidt een gebied aan. Het is de afkorting van Single Euro Payments Area. Binnen dit gebied kan in de nabije toekomst met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar rekeningen in eigen land als naar rekeningen in andere landen worden betaald. Er komen overschrijvingen, incasso s en betaalpassen die voor binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen in dat hele gebied te gebruiken zijn.

7 SEPA IN WELKE LANDEN? Eurolanden: België, Cyprus, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Italië, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Slovenië en Slowakije en per 1 juli 2013 Kroatië. Overige EU-landen: Bulgarije, Denemarken, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk en Zweden. Overige Europese landen: Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. Overzeese gebieden: Frans Guyana, Guadeloupe, Martinique, Réunion, Gibraltar, Azoren, Madeira, Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla. Ook landen die niet de euro als betalingsmiddel hebben, zijn dus onderdeel van SEPA. De nieuwe technische standaarden en producten gelden echter alleen voor betalingen in euro s en niet voor betalingen in andere valuta.

8 SEPA WANNEER? Einddatum is 1 februari 2014 Nederlands migratieplan (NVB) o 1 oktober 2012: groot zakelijke klanten o 1 maart 2013: klein zakelijke klanten In SnelStart v11 o Mei 2013: opgeleverd

9 IBAN WAT IS IBAN? De overgang naar SEPA is gebaseerd op het gebruik van IBAN en BIC. IBAN staat voor 'International Bank Account Number' en wordt wereldwijd gebruikt. De IBAN is een al lang bestaande, internationale standaard voor bankrekeningnummers, die voornamelijk gebruikt werd voor grensoverschrijdende betalingen. De IBAN zal met de overgang naar SEPA voor alle girale betalingen, dus ook binnen Nederland, gebruikt gaan worden.

10 HOE ZIET IBAN ERUIT? IBAN

11 IBAN HOE ZIET IBAN ERUIT? De lengte van het IBAN verschilt per land Internationaal heeft het IBAN maximaal 34 posities In Nederland heeft het IBAN 18 posities, bestaande uit cijfers en letters Het IBAN eindigt altijd met uw Nederlandse rekeningnummer. Als dat rekeningnummer korter is dan tien cijfers, worden er nullen voor gezet. Het controlegetal wordt via een bepaalde formule berekend en helpt typefouten te voorkomen Internationale afspraak schrijfwijze in groepjes van vier NL99<spatie>BANK<spatie>0123<spatie>4567<spatie>etc.

12 BIC WAT IS ER MET BIC? Bank Identificatie Code BIC veelal niet verplicht De meeste banken vullen automatisch de BIC bij een betaling BIC wel verplicht bij betalingen buiten Europa Voorheen SWIFT code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication)

13 IBAN APP? IBAN

14 IBAN IN SNELSTART? Vanaf 10.6x IBAN-nummers o Extra instellingen (eigen bankrekening) o Klanten en leveranciers o Factuurlayout? o Herinneringen/aanmaningen? IBAN BIC Multichecker

15 REGISTRATIE MULTICHECKER IBAN

16 MUTATIEBESTANDEN CAMT EN MT940-STRUCTURED Vervanging huidige formaten (Mut.asc, MT940, CSV, etc.) MT940-STRUCTURED CAMT in de loop van 2013 beschikbaar

17 MUTATIEBESTANDEN Bekende uitdagingen ABN Amro gezipt afschriftenbestand Rabobank twee varianten afschriftbestanden ING per over op IBAN o Procedure voor import in versie 10 o Overgaan naar SnelStart versie 11.14

18 IBAN Demo

19 OVERSCHRIJVING (SCT) SEPA Credit Transfer (SCT) Europese overschrijving (of eurobetaling) Weinig verschillen o Bestandsformaat pain Voor Acceptgiro, idealen FiNBOXworden SEPA-varianten of alternatieven ontwikkeld De IBAN-Acceptgiro vervangt de huidige euro-acceptgiro

20 OVERSCHRIJVING (SCT) Kenmerken product Binnenlandse overschrijving Europese overschrijving Rekeningnummer 7 of 9 cijferig rekeningnummer IBAN/BIC Gebied Nederland SEPA Aantal karakters voor mededeling of omschrijving 128 karakters (4 x 32 posities) 140 karakters Aantal karakters voor betalingsreferentie Naam begunstigde Niet verplicht VERPLICHT!!! Formaat Clieop03 Pain

21 OVERSCHRIJVING (SCT) IN SNELSTART? Bankieren o Aanmaken betaalbestand

22 OVERSCHRIJVING (SCT) Demo

23 INCASSO (SDD) SEPA Direct Debet (SDD) Europese incasso Grote verschillen o Langere tijdlijnen o Vooraankondiging verplicht (14 dagen of korter indien met klant overeengekomen bv. via factuur) o Machtigingen (mandaat) vastleggen o Bestandsformaat pain Er zijn 2 soorten Europese incasso: o Standaard Europese incasso (CORE) o Zakelijke Europese incasso (B2B)

24 INCASSO (SDD) Standaard Europese incasso (CORE) Particulieren en bedrijven Klant heeft storneringsrecht o 8 weken: na afschrijving de incasso zonder opgave van een reden o 13 maanden: na afschrijving als geen rechtsgeldige machtiging is afgegeven Tijdlijnen: o 5 werkdagen: eenmalige en eerste in een reeks o 2 werkdagen: vervolg in een reeks Bestaande machtigingen overnemen o Begindatum machtiging: 1 november 2009

25 INCASSO (SDD) Tijdlijn (CORE) D-14 : Zodra de incassantde machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. D-5/2 D : Daarna levert de incassantincasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. : Deze bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de verschillende banken van de klanten. Deze banken schrijven de opgegeven bedragen op de opgegeven datum af van de betreffende rekeningen en maken dit over naar de bank van de incassant. Vervolgens schrijft die bank het ontvangen geld bij op de rekening van de incassant. D+8 wk : Intrekken door de klant kan zonder reden tot 8 weken na afschrijven incasso D+13 mnd : Tenslotte kan de klant binnen 13 maanden na afschrijving de incasso intrekken als geen rechtsgeldige machtiging is afgegeven D+36 mnd : Een ongebruikte machtiging is na 36 maanden niet meer te gebruiken

26 INCASSO (SDD) Zakelijke Europese incasso (B2B) Alleenbedrijven Klant heeft geen storneringsrecht Tijdlijn: 1 werkdag voor alle incasso s Alle machtigingen opnieuw o Bedraglimiet instellen Klant dient machtiging te registreren bij bank

27 INCASSO (SDD) Tijdlijn (B2B) D-14 : Zodra de incassantde machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn zakelijke klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. D : Daarna levert hij zijn zakelijke incasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. Zijn bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de banken van zijn klanten. Deze banken controleren de incasso-opdrachten met de machtiginggegevens die de zakelijke klanten verplicht bij hun eigen bank moeten laten registeren. Als alles klopt schrijven de banken de bedragen die de incassantheeft opgegeven, af van de betreffende rekeningen. Zij doen dit op de datum die hij heeft opgegeven. De banken maken de bedragen over naar de bank van de incassant. Vervolgens schrijft zijn bank het ontvangen geld bij op zijn rekening. D+13 mnd : Tenslotte kan de klant binnen 13 maanden na afschrijving de incasso intrekken als geen rechtsgeldige machtiging is afgegeven D+36 mnd : Een ongebruikte machtiging is na 36 maanden niet meer te gebruiken

28 INCASSO (SDD) Kenmerken product Binnenlandse incasso Europese incasso (SEPA) Rekeningnummer 7 of 9 cijferig rekeningnr IBAN/BIC Incassocontract Per incassovariant Eén incassocontract voor Incassovarianten Core, Zakelijk, doorlopend en eenmalig Incassant - Incassant ID dat bij iedere incassotransactie wordt vermeld. (bij verandering van bank wordt het zelfde Incassant ID behouden). Uniek machtigingskenmerk - Iedere machtiging heeft uniek kenmerk (max 35 posities) dat bij iedere incassotransactie wordt vermeld. In combinatie met Incassant ID moet het machtigingskenmerk uniek zijn. Datum ondertekening machtiging Aantal karakters voor Omschrijving Ligt vaak niet vast in Administratie 96 karakters 140 karakters Vastleggen in administratie. Voor lopende machtigingen kan een oude datum worden gehanteerd, zodat deze identificeerbaar zijn. Formaat Clieop03 Pain

29 MANDAAT Mandaatadministratie Mandaatadministratie is nieuw! Mandaatadministratie is verplicht! Bewaarplicht o Papier (originele machtiging) o Digitaal (SnelStart) De bewaartermijn bedraagt minimaal 14 maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken.

30 MANDAAT Mandaatadministratie IncassantID Eigen uniek kenmerk van de machtiging o (bijvoorbeeld klantnummer + datum aanmaak) o Geen vreemde tekens maar platte tekst IBAN van de debiteur BIC van de bank van de debiteur

31 MANDAAT Mandaatadministratie NAW-gegevens van de debiteur Type machtiging o doorlopend of eenmalig Datum ondertekening van de betreffende machtiging

32 MANDAAT Ik incasseer momenteel ook bij mijn klanten wat gebeurt er nu met mijn doorlopende machtigingen?

33 MANDAAT CORE incassocontract (standaard incasso) B2B enb2c

34 MANDAAT B2B incassocontract (zakelijke incasso) AlleenB2B De debiteur moet opnieuw machtigen! Debiteur moet machtiginggegevensook registreren bij hun eigen bank.

35 INCASSO (SDD) Demo

36 Verplichte velden Incassocontracten

37 Incassocontracten Teksten Eenmalig Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan <naam incassant> om een eenmalige incasso-opdrachtte sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en aan uw bank om eenmaligeen bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van <naam incassant>. Doorlopend Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan <naam incassant> om doorlopende incasso-opdrachtente sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en aan uw bank om doorlopendeen bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van <naam incassant>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden

38 IBAN ACCEPTGIRO 1. Er staat geen blauw vlak met het gele Euro teken op de controlestrook. 2. Bovenaan staat Acceptgiro in plaats van euro-acceptgiro. 3. Er staan 18 vakjes in plaats van 10 vakjes om een IBAN in het vullen. Boven die 18 vakjes staat de tekst van bankrekening (IBAN). 4. Boven het vak voor de handtekening staat de volgende tekst bij betalen uw IBAN invullen. 5. Het vak voor de handtekening staat lager. Het staat nu op dezelfde hoogte als de naam, het adres en de woonplaats van de betaler. 6. Er staat geen blauw vlak met het gele Euro teken aan de rechterkant van de Acceptgiro. Op die plek staat nu het vak voor de handtekening. 7. De formuliercode van een IBAN-Acceptgiro is altijd 17>. 8. BIC en IBAN van de Acceptgiroverspreider staan in de coderegel. 9. Het bedrijf dat de IBAN-Acceptgiro gestuurd heeft, heeft zijn IBAN ingevuld bij de tekst: op rekening, zowel op de controlestrook als op de IBAN-Acceptgiro zelf.

39 HOE NU VERDER?

40 HOE NU VERDER? MIGRATIE NAAR VERSIE 11 Vóór 1 februari 2014!! Omzetten bankrekeningnummers naar IBAN o Mogelijk vanaf SnelStart versie 10.6x o Eventueel met behulp van IBAN Multichecker Downloaden en installeren SnelStart versie 11 Openen administratie in SnelStart versie 11 (Eventueel nog te openen in versie 10.7x; Let op incasso) Aanpassen factuur- en aanmaning lay-out

41 HOE NU VERDER? INCASSO Nieuw incassocontract afsluiten (IncassantID) Nieuwe incassoformulieren aanmaken Per debiteur mandaatreferentie invullen Instellingen SnelStart Bankieren o Vinken SEPA rekening o Incassocontract Standaard incasso (CORE) o Incassant ID o Eventueel invullen grenzenincasso s (conform incassocontract) Eventueel uw debiteur op de hoogte stellen van de omzetting en informeren over uw Incassant ID en mandaatreferentie

42 HOE NU VERDER? AANSCHAF SNELSTART VERSIE 11 Gratis voor klanten met service abonnement Klanten zonder een service abonnement vraag een kostenraming op bij Account-IT

43 IBAN BUITEN SNELSTART? Briefpapier Factuurpapier Acceptgiro Loonadministratie en loonstroken Formulieren Contracten Website En overige communicatiemiddelen waar uw bankrekeningnummer op staat Meerdere zakelijke eurorekeningen omzetten naar één rekening

44 VRAGEN?

45 SnelStart versie 11 Nieuwe mogelijkheden Incasseren per factuur/order Krediettermijn per order/factuur instelbaar

46 SnelStart versie 11 Toekomstige ontwikkelingen BTW aangifte per niet meer met BAPI PIN Nieuwe wet incassokosten Per 1 juli 2012 is de nieuwe wet van kracht voor het regelen van incassokosten. Hierin is geregeld dat een onderneming 14 dagen na zijn eerst aanmaning incassokosten mag berekenen, met daarin een minimum en maximumbedrag. In SnelStart is hiervoor een basisopmaak tweede aanmaning toegevoegd. Hierop worden automatisch de incassokosten berekend. SnelStart Online

47 NUTTIGE SITES voor-bedrijven/

48 Contactgegevens Bennie Bergman (0654)