Workshop SEPA. Over Congressus. Incasso stappenplan SEPA. Terminologie. Mandaten. Tijdlijn

Transcriptie

1 SEPA incasso s Workshop LKvV - november 2014

2 Workshop SEPA Over Congressus Incasso stappenplan SEPA Terminologie Mandaten Tijdlijn

3 Over Congressus

4 Over Congressus Website, ledenadministratie en financiën Efficiënte administratie Meer tijd voor datgeen waarvoor de vereniging is opgericht Ondersteunt SEPA sinds mei 2013 Deel software als open source (github.com/congressus) 30+ verenigingen - meer dan leden

5 SEPA terminologie

6 SEPA terminologie SEPA Direct Debit Core B2B Creditor-ID / Incassant-ID Batches Batch types OOFF FRST RCUR FNAL R-transactions Reject Return Refund PAIN-format Mandates / machtigingen Mandate reference / Referentie van machtiging

7 Stappenplan

8 Stappenplan SEPA-contract bank afsluiten SEPA-machtiging afsluiten met leden Vooraankondiging (14 dagen voor incasso) Afwijken van deze termijn mag, mits duidelijk gecommuniceerd met leden Samenstellen incasso-bestand Bestand kan verschillende batches bevatten (FRST/RCUR/FNAL/OOFF) PAIN-format Verwerken incasso-bestand door bank Aanbieden incasso-bestand via internet bankieren Verwerken resultaten incasso in eigen administratie Geslaagd / gestorneerd

9 Mandate / incasso-machtiging

10 Mandate / incasso-machtiging (1) Machtiging getekend voor 1 feb 2014? automatisch omgezet naar SEPA mandate zelf IBAN, Creditor-ID en reference toevoegen datum van ondertekenen wijzigen in 1 nov 2009

11 Mandate / incasso-machtiging (2) Machtiging getekend op/na 1 feb 2014? Alleen geldig als deze op papier ondertekend is! Vinkje op de website is dus niet voldoende Toekomst: E-mandates

12 Mandate / incasso-machtiging (3) SEPA Machtiging heeft vaste elementen Naam + adres van vereniging Creditor-ID Naam + IBAN / BIC van lid Machtigingstekst Uniek kenmerk / referentie (mag ook later worden toegewezen, mits duidelijk gecommuniceerd met lid) Voorgeschreven door de bank Ondertekenen door lid, inclusief datum en plaats!

13 Machtigingstekst Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan <Naam vereniging> om doorlopend incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van <Naam vereniging>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden.

14 E-mandates Online machtiging geven Planning : medio 2015 via ideal

15 SEPA tijdlijn

16 SEPA incasso - tijdlijn -14 breng je leden op de hoogte van aanstaande incasso (verplicht?) -5 indienen bestand (FRST + OOFF) -2 indienen bestand (RCUR) -1 laatste dag om te annuleren (vereniging en lid) 0 uitvoeren incasso door bank +5 laatste dag waarop een lid een betaling kan storneren +8w laatste dag waarop een lid betaling kan laten terugboeken door de bank +13m laatste dag waarop bank van lid kan verzoeken om refund +36m laatste dag waarop je een mandaat mag gebruiken (indien tussentijds niet gebruikt)

17 In de praktijk

18 Geweigerde transacties (R-transacties) Reject Bank weigert de incasso of Lid weigert incasso vóór uitvoering Return Lid weigert incasso binnen 5 dagen na uitvoering Refund Lid vraagt geld terug (binnen 8 weken of 13 maanden)

19 Transactie geweigerd Wat nu?

20 Geweigerde transacties

21 Veranderingen op een rijtje Incasseren in alle SEPA landen* Alleen machtiging op papier geldig Vooraankondiging: breng leden vroegtijdig op de hoogte van incasso Lid kan incasso weigeren voordat deze wordt uitgevoerd * België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland IJsland Italië Letland Kroatië Liechtenstein Litouwen Luxemburg Malta Monaco Nederland Noorwegen Oostenrijk Polen Portugal Roemenië San Marino Slovenië Slowakije Spanje Tsjechië Verenigd Koninkrijk Zweden Zwitserland

22 Kop koffie? We horen graag hoe we de administratie van jouw vereniging efficiënter kunnen maken!!