Handleiding. Bedrijven SEPA Machtiging

Transcriptie

1 Handleiding Bedrijven SEPA Machtiging

2 Inhoud 1. INLEIDING 2. INLOGGEN BEDRIJVEN SEPA MACHTIGING 3. RAADLPLEGEN MACHTIGING 4. AANMAKEN MACHTIGING 5. WIJZIGEN MACHTIGING 6. VERWIJDEREN OF INTREKKEN VAN EEN MACHTIGING 7. VERTAALTABEL BEDRIJVEN SEPA MACHTIGING Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus

3 1. Inleiding U kunt gebruik maken van de toepassing Bedrijven SEPA machtiging om een machtiging te registreren voor uw Bedrijven Euro-incasso s 1. Alleen met deze registratie is afschrijving door de incassant mogelijk. 2. Inloggen Bedrijven SEPA machtiging Met de pas en paslezer kunt u inloggen in Transact of het Rabo Financial Logistics Portal (RFLP). Transact Rabo Transact> Cash Management> Rabo Mandaat Management Inloggen RFLP RFLP> Toepassing> Rabo Cash Management> Bedrijven SEPA machtiging Of u gebruik kunt maken van de beschreven functionaliteiten is afhankelijk van de rechten die voor u zijn aangevraagd. 3. Raadplegen machtiging Voer in het veld rekeningnummer uw International Bank Account Number (IBAN) in. Vanaf 3 tekens wordt er een set van rekeningen getoond waarin de gekozen tekens voorkomen. 1 Registratie van machtigingen is uitsluitend nodig voor incasso s van het type Bedrijven Euro-incasso. Deze kunt u ook tegenkomen onder namen als Zakelijke SEPA incasso of Business to business (B2B) Direct Debit Mandate. Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus

4 Selecteer de rekening en klik op Toepassen om uw machtigingen te zien. Per pagina kunt u 10 machtigingen bekijken. Indien gewenst kunt u de machtigingen filteren op het Kenmerk machtiging of Crediteur identificatie. Uw machtiging kan de volgende status hebben: Actief Nog niet gebruikt Ingetrokken Verlopen Niet meer geldig U heeft de machtiging geregistreerd en de incassant heeft al één of meerdere keren bij u geïncasseerd. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of inactief maken. U heeft de machtiging geregistreerd maar de incassant heeft hiervan nog geen gebruik gemaakt. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of verwijderen. De machtiging is door u (tijdelijk) ingetrokken. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of actief maken. Een machtiging krijgt automatisch de status "Verlopen" als er voor een machtiging van het type "Eenmalig" een transactie is verwerkt. Deze machtiging kunt u alleen raadplegen. Een machtiging krijgt automatisch de status "Niet meer geldig" als er gedurende 36 maanden geen transacties zijn verwerkt. Deze machtiging kunt u alleen raadplegen. Om de details van uw machtiging te bekijken klikt u op de regel van de gewenste machtiging. U krijgt dan de details van de machtiging te zien. 4. Aanmaken machtiging In het beginscherm klikt u op de knop Nieuwe machtiging 2. Voer bij de nieuwe machtiging het rekeningnummer in waarop u geïncasseerd wordt. Alle velden behalve de Omschrijving en de Adresgegevens incassant zijn verplicht. De velden die u moet invullen worden aangegeven met een *. 2 Het opgeven van een machtiging voor een gewone Nederlandse automatische incasso of een Euro-incasso is niet mogelijk, omdat u voor dit product geen machtiging hoeft te registreren. Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus

5 Vul de exacte gegevens in zoals die op de machtiging van uw leverancier vermeld staan. Het Incassant ID, Naam incassant en het Kenmerk machtiging dient u letterlijk over te nemen. Indien de machtigingsgegevens niet letterlijk overeenkomen met gegevens van de incassant zal de incasso worden afgekeurd. Het Maximum bedrag kunt u instellen. Dit hoeft niet op de papieren machtiging vermeld te worden. Wanneer alle velden zijn ingevuld,klikt u op de knop Opslaan en goedkeuren om de machtiging te bewaren. Klik daarna in het volgende scherm op de knop Ondertekenen. U kunt deze machtigingen zowel met een USB paslezer als met een paslezer ondertekenen. Of u kunt tekenen voor de machtiging is afhankelijk van de rechten die u heeft. Na ondertekening is de machtiging definitief geregistreerd. Naast het registreren van de machtiging moet u tevens de papieren machtiging ingevuld en ondertekend naar uw leverancier terug sturen. Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus

6 5. Wijziging machtiging Machtigingen kunnen gewijzigd of ingetrokken worden afhankelijk van de status. Het wijzigen van een machtiging kan op twee manieren geïnitieerd worden: U kunt het potloodicoon achter de machtiging selecteren. Binnen de details van een machtiging drukt u op de knop Wijzig. 6. Verwijderen of intrekken van een machtiging Een ongebruikte machtiging kunt u verwijderen, een actieve machtiging kunt u intrekken. Om het overzicht te bewaren blijft een ingetrokken machtiging zichtbaar. Een ongebruikte machtiging kunt u verwijderen door in het overzicht van de actieve machtigingen op het kruisje te klikken. Een actieve machtiging kunt u niet langer meer verwijderen, maar wel (tijdelijk) intrekken. Trek een machtiging in door op het pauze-icoon te klikken. Wanneer de incassant weer mag incasseren, kunt u de machtiging activeren door op het play-icoon te klikken. Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus

7 7. Vertaaltabel Bedrijven SEPA machtiging Als u machtigingen uit het buitenland ontvangt, kunt u de onderstaande tabel gebruiken. Rabobank Nederlands Engels Duits Belgisch Frans Kenmerk machtiging Kenmerkmachtiging/ Mandate Mandatsreferenz Mandaatreferentie Référence du mandat machtigingskenmerk/ machtigingsnummer/ Nummer machtiging/ Mandaat referentie reference Incassant ID Incassant ID Creditor Identifier Identifikationsnummer des Schuldeiseridentificatienummer Identification du créancier/ ICS Zahlungsempfängers / Gläubiger- Identifikationsnummer / Gläubiger-ID Doorlopende Doorlopende Recurrent Wiederkehrende terugkerende Encaissement récurrent machtiging machtiging payment Zahlung domiciliëring/ Terugkerende invordering Eenmalige Eenmalige One-off Einmalige Zahlung Eenmalige domiciliëring Encaissement unique machtiging machtiging/ Eenmalig mandaat payment Eenmalige invordering SWIFT BIC SWIFT BIC SWIFT BIC SWIFT BIC/ Bank BIC SWIFT BIC Identifier Code/ Internationale Bankleitzahl des Instituts des Zahlungspflichtigen Euro-incasso Europese incasso collection Lastschrift Europese domiciliëring prélèvement européen/ domiciliation européenne Bedrijven Euroincasso Zakelijke Europese incasso/ SEPA-incasso collection businessto-business Firmenlastschrift Business-to-Business /Europese domiciliëring prélèvement européen BtoB/ domiciliation européenne B2B Handleiding Bedrijven SEPA machtiging augustus