1. Omzetten rekeningsnummers naar IBAN nummers

Transcriptie

1 1. Omzetten rekeningsnummers naar IBAN nummers Inleiding Binnen iedere kinderopvangorganisatie zullen er specifieke vragen zijn over bepaalde processen binnen The Nanny. Met dit document willen wij u een handreiking geven, zodat u uw specifieke vragen met betrekking tot processen en/of onderdelen van The Nanny kunt onderzoeken en behandelen in de op uw organisatie afgestemde en ingerichte administratie(s). Mocht onderstaande informatie in uw situatie niet toereikend zijn, dan kunt u uiteraard contact opnemen met klantondersteuning: of support@tecsoft.nl. Mocht uw situatie complexer zijn en/of om implementatie van processen vragen, dan adviseren wij u om een consultant in te schakelen. De consultant kan samen met u de administratie en processen doorlopen en bespreken. Onze consultant kan bovendien de inrichting van administraties, tijden en prijzen voor u verzorgen. Aan de inzet van een consultant zijn uiteraard kosten verbonden. Voor het bespreken van de mogelijkheden en/of het maken van een afspraak kunt u contact met ons opnemen via: of verkoop@tecsoft.nl. Doel van dit document Het omzetten van Nederlandse rekeningnummers in The Nanny naar IBAN rekeningnummers. Inhoud Van rekening- naar IBAN nummers Exporteren rekeningnummers Omzetten rekeningnummers Importeren IBAN nummers... 6 Pagina 1 van 8

2 Van rekening- naar IBAN nummers Als gevolg van het realiseren van één Europese betaalmarkt: de Single Euro Payments Area (SEPA) zal vanaf 1 februari 2014 als rekeningnummer het International Bank Account Number (IBAN) gebruikt gaan worden. Het IBAN nummer van Nederlandse bankrekeningnummers bestaat uit 18 tekens (cijfers en letters). Dit zijn twee letters voor het land (NL), twee cijfers voor een controle getal, vier letters voor de bank en tien cijfers voor het huidige rekeningnummer. Voorbeeld: het IBAN nummer van rekeningnummer van de Rabobank is NL44 RABO In The Nanny SEPA versie kunt u alle rekeningnummers tegelijkertijd omzetten naar IBAN nummers, hiervoor volgt u de volgende stappen: 1. U exporteert rekeningnummers uit The Nanny naar een CSV-bestand en levert dit bestand zelf aan bij de online conversiedienst: 2. De conversiedienst zet de rekeningnummers om naar IBAN nummers. U ontvangt het bestand met IBAN en BIC retour van sepaservice.nl 3. U importeert zelf het bestand met IBAN en BIC welke u retour heeft ontvangen van de conversiedienst in The Nanny SEPA versie. In dit document worden bovenstaande stappen uitgelegd. 1. Exporteren rekeningnummers LET OP: Voert u de stappen in deze handleiding uit op een computer waarop Excel is geïnstalleerd en waarmee u toegang tot internet heeft. Het exporteren van alle rekeningnummers uit alle administraties tegelijkertijd uit The Nanny voor het omzetten naar IBAN en BIC gaat als volgt: LET OP: Bij het omzetten van de rekeningnummers worden uw archief administraties niet meegenomen. 1. Ga naar Systeem Exporteren rekeningnummers voor omzetten naar IBAN. Pagina 2 van 8

3 Het volgende scherm verschijnt: Klik op de knop Volgende >>. 2. Het volgende scherm verschijnt: Kies de map waar u het CSV-bestand met de rekeningnummers wilt opslaan. Klik op de knop OK. 3. Het bestand is opgeslagen en het volgende scherm verschijnt: Pagina 3 van 8

4 KIik op de knop Open sepaservice.nl. 4. De volgende website verschijnt: Op deze website van dient u zich, in het blok linksboven op de pagina, te registreren met uw bank of giro nummer (bij gironummer beginnen met een P) en adres. Er wordt door de sepaservice vervolgens een naar het opgegeven adres verstuurd. Hiermee dient u uw registratie te voltooien. Pagina 4 van 8

5 LET OP: Bovenstaand mailadres dient u te gebruiken bij het versturen van het bestand. Zie verder stap 3. Er hoeft geen inhoud of onderwerp aan deze mail toegevoegd te worden. 2. Omzetten rekeningnummers Voor dit onderdeel van de procedure heeft u The Nanny niet nodig. 1. Stuur een met het opgeslagen CSV-bestand als bijlage naar het adres welke op sepaservice.nl wordt genoemd voor conversie per . Dit adres vindt u rechts op de pagina in het middelste blok, in ons voorbeeld: bbanconversie@sepaservice.nl 2. U ontvangt na enige tijd (uit ervaring blijkt binnen enkele minuten) een terug met daarin drie CSV-bestanden: Alles: een bestand met alle rekeningsnummers (omgezet en niet omgezet). Alles met reden: een bestand met alle rekeningsnummers eventueel voorzien van reden. Gevalideerd: een bestand met uitsluitend de omgezette rekeningnummers. In enkele gevallen ontvangt u 4 bestanden. De drie bovenstaande en onderstaande: Berekend: een bestand met rekeningnummers die niet eerder doorgegeven zijn. Het nummer gaat dan aan de hand van omliggende nummer berekend worden. Dit zal niet veel voorkomen en voornamelijk bij 10-cijferige spaarrekeningnummers. 3. Bewaar de bestanden in een map die vanuit een The Nanny werkplek toegankelijk is. LET OP: Deze bestanden niet wijzigen en niet opslaan als Excel bestand. Pagina 5 van 8

6 3. Importeren IBAN nummers 1. Indien het scherm Exporteren rekeningnummers voor IBAN en BIC nog openstaat dit scherm sluiten met de knop Klaar. 2. Het importeren van alle IBAN nummers binnen The Nanny gaat als volgt: Ga naar Systeem Importeren IBAN nummers. 3. Het volgende scherm verschijnt: Klik op de knop Volgende >>. 4. Het volgende scherm verschijnt: Ga naar de map waarin de CSV-bestanden zijn opgeslagen. Pagina 6 van 8

7 Selecteer het bestand met _alles_ in de bestandsnaam. (dus niet het bestand: _allesmetreden_ ) Klik op de knop Open. 5. Het volgende scherm verschijnt: Klik op de knop Volgende >>. 6. Het volgende scherm verschijnt: Klik op de knop KLAAR. 7. Indien er onverwerkte rekeningnummers zijn, verschijnt een Excel bestand waarin deze per bedrijf en administratie worden getoond. Dit Excel bestand wordt automatisch opgeslagen in de map waarin de te importeren CSV-bestanden zijn opgeslagen. Voor de betreffende records moet u zelf het juiste IBAN nummer achterhalen en handmatig in The Nanny invoeren. Na het sluiten van dit scherm ziet u het volgende scherm: Pagina 7 van 8

8 Klik op de knop Klaar. Het omzetten van rekeningnummers naar IBAN nummers is voltooid. Versie 2, September 2014 Copyright 2013 TecSoft B.V. Kaatsheuvel Niets uit de uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TecSoft B.V. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Pagina 8 van 8