Over op IBAN en SEPA Wat betekent dat voor uw organisatie? Wij zijn uw bank.

Transcriptie

1 Over op IBAN en SEPA Wat betekent dat voor uw organisatie? Wij zijn uw bank. 1

2 Over op IBAN en SEPA Op dezelfde manier betalen in heel Europa, dat is het doel van SEPA (Single Euro Payments Area). Vanaf 1 februari 2014 is er geen verschil meer tussen binnenlandse en Europese betalingen en incasso s. Er zijn dan geen aparte regels meer voor elk land. Wat betekent dit? Bestaande betaalmiddelen, zoals de overschrijving en automatische incasso, worden vervangen door Europese betaalmiddelen. En de huidige rekeningnummers worden vervangen door IBAN (International Bank Account Number). Na 1 februari 2014 betaalt iedereen in Europa op dezelfde manier. Met IBAN als rekeningnummer en met betaalmiddelen die zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen bruikbaar zijn. Alle banken binnen de Single Euro Payments Area (de 27 EU-lidstaten plus IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland en Monaco) doen daar aan mee. Voordelen van SEPA U betaalt binnen Nederland en grensoverschrijdend op dezelfde manier. U heeft maar één rekening nodig voor binnen- en buitenlandse betalingen. Geen kostenverschillen meer voor betalingsverkeer tussen Europese landen. U kunt incasseren bij buitenlandse klanten. 2

3 Wat verandert er voor u? Vanaf 1 februari 2014 gebruikt u alleen nog de nieuwe betaalmiddelen: Europese overschrijving. Europese incasso. IBAN als rekeningnummer. Europese acceptgiro's. Natuurlijk zorgen wij er voor dat betalen op deze nieuwe manier bij RegioBank goed geregeld is. Onze systemen en Zakelijk Internet Bankieren maken wij geschikt voor de Europese standaarden voor euro betalingen. Zo maken we het u zo makkelijk mogelijk. Zelf moet u ook nog een aantal acties ondernemen. Want de nieuwe regels hebben gevolgen voor uw financiële administratie en software. Maar ook voor de aanlevertermijnen die straks gelden voor het aanleveren van batches voor overschrijvingen en incasso s. In deze brochure leest u wat de veranderingen zijn die de Europese betaalmiddelen met zich meebrengen en wat de (mogelijke) gevolgen zijn voor uw organisatie. Zo helpen wij u met de stappen die u moet nemen om ervoor te zorgen dat u ook na 1 februari 2014 betalingen kunt doen. Dat lijkt misschien nog ver weg. Toch is het verstandig nu al aan de slag te gaan. Zo komt u niet voor verrassingen te staan. 3

4 Over op IBAN Wat is IBAN? Uw bankrekening heeft behalve het gewone rekeningnummer al een internationaal rekeningnummer. Dat is uw IBAN (International Bank Account Number). Vanaf 1 februari 2014 geldt dit nummer voor alle betalingen. Dus ook voor betalingen binnen Nederland. In Nederland bestaat IBAN uit 18 tekens, in andere landen varieert dit tot maximaal 34 tekens. Hoe is IBAN opgebouwd? De eerste twee letters zijn de landcode; voor Nederland is dat NL. Dan volgt een getal van twee cijfers, het zogeheten controlegetal. Dit is voor ieder rekeningnummer weer anders. Daarna zijn er 4 letters die staan voor de naam van de bank. Voor RegioBank is dit RBRB. De laatste 10 posities zijn voor het huidige rekeningnummer, aangevuld met een of meerdere nullen. IBAN ziet er als volgt uit (fictief rekeningnummer): NL98RBRB Landcode Bankcode NL99 BANK Controlegetal Uw huidige rekeningnummer aangevuld met één of meerdere nullen 4

5 IBAN en BIC Voor een overschrijving buiten Nederland heeft u naast IBAN ook BIC (Bank Identificatie Code) nodig. Dit is een unieke code die verwijst naar de bank waar u uw rekening heeft. Voor RegioBank is de BIC: RBRBNL21 Uw organisatie over op IBAN 1. Informeer uw klanten en leveranciers over uw IBAN en BIC. U vindt uw IBAN: Op uw papieren rekeningafschrift. In Zakelijk Internet Bankieren onder rekeningdetails. 2. Verzamel IBAN s van uw klanten, leveranciers en medewerkers. Heeft u maar voor een klein aantal Nederlandse rekeningnummers het IBAN en BIC nodig? Op de website ibanbicservice.nl kunt u deze eenvoudig opvragen. Wilt u van een groot aantal rekeningnummers het IBAN en BIC weten? Registreer u dan via de website als gebruiker van het IBAN BIC MultiChecker. Ook kunt u de handige over op iban app downloaden. Hiermee kunt u van ieder Nederlands rekening nummer het IBAN opvragen. Kijk op overopiban.nl voor meer informatie. In Zakelijk Internet Bankieren ziet u als u het huidige rekeningnummer van de begunstigde invult in de overschrijving eronder automatisch de bijbehorende IBAN verschijnen. De gegevens van de begunstigden die u in uw adresboek heeft verzameld, worden automatisch door ons aangevuld met de juiste IBAN. 3. Inventariseer in welke software en op welke documenten (briefpapier, facturen, acceptgiro s, machtigingen) een bankrekening staat. Zorg dat uw software en administratie geschikt zijn voor het langere rekeningnummer. Vul documenten waar uw huidige rekeningnummer staat vermeld aan met IBAN. Als u zaken in het buitenland doet is het raadzaam om ook de BIC te vermelden op uw briefpapier. 5

6 Europese betaalmiddelen 1. Europese overschrijving Behalve het IBAN veranderen er nog een paar zaken voor de Europese overschrijving. Vanaf 1 februari 2014 zijn de nieuwe regels voor overschrijvingen in euro s als volgt: Het rekeningnummer is IBAN. Een mededeling bestaat uit maximaal 140 tekens (dat is 44 tekens meer dan huidige overschrijvingen). Het betalingskenmerk wordt uitgebreid van 16 naar 35 tekens en heet voortaan betalingsreferentie. Het format voor het aanleveren van bulktransacties (batchbetalingen) wordt ISO XML. Voor rapportages komt er naast het bestaande MT940-formaat een nieuw formaat: CAMT053. Voordeel van dit nieuwe formaat is dat er meer informatie in de rapportage staat, waardoor het beter aansluit met uw eigen financiële systeem/administratie. Dit doen wij: Natuurlijk wordt het overschrijven in Zakelijk Internet Bankieren aangepast aan de nieuwe Europese standaarden. Daar hoeft u niets voor te doen. In de loop van het eerste kwartaal van 2013 kunt u kiezen of u het huidige rekeningnummer of IBAN invult in uw overschrijving. De omschrijving van de overboeking verandert daardoor ook. Naast IBAN wordt dan ook een kenmerk en omschrijving meegegeven in het afschrift. Vult u het huidige rekeningnummer in? Dan ziet u in het scherm onder dat rekeningnummer automatisch de bijbehorende IBAN verschijnen. De rekeningnummers in uw adresboek van Zakelijk Internet Bankieren worden automatisch door ons aangevuld met de juiste IBAN. Vanaf begin 2013 worden de rekeningnummers in uw adresboek van Zakelijk Internet Bankieren automatisch door ons aangevuld met de juiste IBAN. 6

7 Tot februari 2014 blijven de overschrijvingen zoals u ze nu kent en de Europese overschrijving naast elkaar bestaan. Maar we adviseren u zo snel mogelijk over te gaan op de Europese overschrijving. Dan weet u zeker dat u op tijd klaar bent en uw betalingen ook na 1 februari 2014 moeiteloos verlopen. Uw organisatie over op de Europese overschrijving 1.1. Controleer of uw financieel/administratief systeem klaar is voor de Europese overschrijving Om Europese overschrijvingen te kunnen verwerken moet uw software geschikt zijn voor PAIN. Voor betalingen naar niet eurolanden blijft het BTL91-formaat bestaan. Vraag uw softwareleverancier of en wanneer hij het betaalformaat PAIN kan leveren. Of zorg dat uw IT-afdeling hiermee aan de slag gaat. Beide bestandsformaten zijn te exporteren Nieuw bestandsformaat voor bulktransacties Levert u bulktransacties aan voor overschrijvingen? Er is een nieuw bestandsformaat (XML) nodig voor de Europese overschrijving (kijk voor de implementation guidelines op regiobank.nl onder Zakelijk > Klantenservice). Laat uw software hiervoor aanpassen. RegioBank kan dit nieuwe formaat vanaf begin 2013 verwerken. Vanaf dan kunt u de transacties in het nieuwe bestand bij ons aanleveren. Dit kan natuurlijk alleen als uw software hier ook geschikt voor is gemaakt. Tot februari 2014 blijven de huidige manier van aanleveren en dit nieuwe formaat naast elkaar bestaan. 7

8 2. Europese incasso De Europese incasso vervangt de bestaande (Nederlandse) automatische incasso s. Al vanaf juli 2010 kunnen we Europese incasso s ontvangen. Tot nu toe zijn er nog maar weinig organisaties die dit al gebruiken. Tot februari 2014 kunt u de huidige versie van de automatische incasso en de Europese incasso naast elkaar gebruiken. Na die datum kunt u alleen nog incasseren via de Europese incasso. De bestaande doorlopende incasso s blijven geldig. Wel moeten daarvoor extra gegevens worden ingevuld. De verschillen tussen een Europese incasso en de bestaande automatische incasso s Bestaande automatische incasso Incasseren in Nederland van particulieren. Huidige rekeningnummer. U moet de klant van te voren te informeren, maar niet binnen een bepaalde termijn. Debiteur kan incasso storneren binnen 8 weken. Er geldt geen aanlevertermijn. Machtiging kan schriftelijk en telefonisch worden gegeven. Europese incasso Incasseren in euro s in Nederland en Europa (particulier en zakelijk). IBAN als rekeningnummer. U moet uw klant 14 dagen van tevoren informeren over de komende incasso. Debiteur kan incasso vooraf weigeren. Storneren kan binnen 8 weken. Uiterste aanlevertermijn voor eerste of eenmalige incasso is 5 dagen en voor doorlopende incasso s 2 dagen van tevoren. Machtiging kan alleen schriftelijk worden gegeven. Uw organisatie over op Europese incasso 2.1. Zorg dat uw software klaar is voor de Europese incasso Om te kunnen incasseren met de Europese incasso moet uw bestandsformaat aangepast worden van ClieOp naar PAIN. Bij elke incasso-opdracht moet worden bijgehouden of het de eerste keer is dat u bij die 8

9 debiteur incasseert. De incasso-opdracht moet dan het type eerste krijgen. Controleer of uw software dit ook kan vastleggen. Is dit nog niet mogelijk? Vraag de leverancier van uw software wanneer dit ook voor uw pakket kan worden gebruikt Nieuw incassocontract Bij de Europese incasso hoort een nieuw incassocontract. Is uw administratie en software klaar voor de Europese incasso? Dan kunt u ons dat laten weten via uw Adviseur van RegioBank. U ontvangt dan een nieuw incassocontract en u uw Incassant ID. Dit is een uniek kenmerk dat iedereen in Europa die bedragen incasseert bij zijn debiteuren krijgt van zijn bank Stuur een vooraankondiging (prenotificatie) Als organisatie moet u uw klant 14 dagen van tevoren informeren over de komende incasso. Behalve als u hier andere afspraken over heeft gemaakt met uw klant. Meld uw Incassant ID en het kenmerk van de machtiging in deze vooraankondiging. Het kenmerk kan uit maximaal 35 tekens bestaan en mag u zelf bepalen. Denk bijvoorbeeld aan een contract-, klant- of polisnummer. Het te incasseren bedrag en de incassodatum van de uit voeren incasso moeten ook doorgegeven worden. Is er sprake van een doorlopende incasso? Dan is één aankondiging per jaar voldoende. Voorwaarde is wel dat het te incasseren bedrag niet wijzigt. Zet daarom alvast een herinnering in uw agenda voor volgend jaar dat u uw klanten die een doorlopende machtiging hebben afgegeven informeert over eventuele wijzigingen Bestaande machtigingen omzetten naar Europese incasso Uw huidige doorlopende incasso s blijven geldig, maar u moet ze wel omzetten naar Europese incasso. Om dit te kunnen doen, voegt u extra gegevens toe aan de bestaande machtiging. De gegevens die u moet toevoegen zijn: Incassant ID. Hiermee bent u als incassant herkenbaar in alle SEPA-landen. U ontvangt uw Incassant ID van RegioBank bij het nieuwe contract Kenmerk van de machtiging. Deze kan uit maximaal 35 tekens bestaan en mag u zelf bepalen. Denk bijvoorbeeld aan een contract-, klant- of polisnummer. IBAN en BIC van de geïncasseerde. Hoe u deze gegevens kunt verzamelen, leest u hierboven onder de kop Uw organisatie over op IBAN. Datum van ondertekening. Voor bestaande machtigingen is de datum van ondertekening 1 november Voor nieuwe machtigingen is dat de datum waarop de machtiging is ondertekend. 9

10 Als een bestaande incasso wordt omgezet naar de Europese variant, moet de klant een vooraankondiging ontvangen met daarin het machtigingskenmerk en uw incassant ID Leg de gegevens van de machtigingen vast in uw administratie U bent verplicht om de machtigingen voor de Europese incasso fysiek te archiveren. De bewaartermijn is minimaal 14 maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken. Als de de biteur hierom vraagt, moet u een kopie van de machtiging kunnen laten zien. Ook moet een deel van de gegevens van iedere machtiging elektronisch worden opgeslagen. Dit moet omdat deze gegevens met iedere incasso-opdracht moeten worden meegestuurd. Voor het juist opslaan van de machtigings gegevens zin verschillende pakketten in de markt beschikbaar. Het beheren van deze documentatie heet mandate management. Kijk of de leverancier van uw software hier ook oplossingen voor biedt Ontwerp nieuwe machtigingsformulieren Voor de Europese incasso moeten de machtigingsformulieren voldoen aan de Europese eisen. U kunt ook de combinatiekaart gebruiken. Dit zijn de rode, gele en groene kaarten. Deze worden standaard gebruikt voor het afgeven, wijzigen of intrekken van een machtiging. Deze standaard kaarten worden aangepast aan de eisen voor Europese incasso. Gebruikt u liever andere formulieren? Voorbeelden van machtigingsformulieren vindt u op regiobank.nl onder Zakelijk > Klantenservice Nieuw bestandsformaat voor bulktransacties Levert u bulktransacties aan voor incasso s? Er is een nieuw bestandsformaat (XML) nodig voor Europese incasso (kijk voor de implementation guidelines op regiobank.nl onder Zakelijk > Klantenservice). Hebben de nieuwe bestandsformaten gevolgen voor uw software? Laat deze dan aanpassen. RegioBank kan vanaf maart/april 2013 de bulktransacties in het nieuwe formaat verwerken. 3. Europese standaard voor acceptgiro Betalen uw klanten facturen met acceptgiro? Ook voor dit betaalmiddel komt een Europese variant. Rond juli 2013 zijn de specificaties hiervoor klaar. Vanaf februari 2014 gaat deze nieuwe standaard de huidige acceptgiro vervangen. We houden u op de hoogte via regiobank.nl. 10

11 Stappenplan Zoals u heeft kunnen lezen is er best veel te doen om ervoor te zorgen dat uw organisatie over kan op IBAN en de Europese betaalmiddelen. Nog een paar tips tot slot: Breng in kaart welke gevolgen IBAN en de nieuwe Europese betaalmiddelen voor uw organisatie hebben. Stel een datum vast waarop uw organisatie overstapt op de Europese betaalmiddelen. Stel een actieplan op met zaken die u moet regelen in uw organisatie. Informeer uw personeel over SEPA en de veranderingen die het met zich meebrengt in uw organisatie. Vragen? Meer informatie over SEPA en IBAN kunt u vinden op: SEPA.nl betaalvereniging.nl overopiban.nl Heeft u specifieke vragen over de Europese betaalmiddelen? Of over uw zakelijke betaalrekening bij RegioBank? Neem dan contact op met uw Adviseur van RegioBank. Hij helpt u graag. 11

12 ( ) 12